Wie ist Ihr Anmeldesystem? Frustrierend? Finden Sie, dass es zu schwer ist, sich zu erinnern, wohin die Dinge gehen? Haben Sie jemals Probleme, eine bestimmte Documentagain zu finden, sobald Sie sie verstaut haben? Möglicherweise haben Sie sogar drei oder vier Dateien, dieenthalten die gleichen Informationen, sind aber unterschiedlich gekennzeichnet – was für ein Durcheinander!
Beheben des Problems
Was verursacht den Ausfall eines Ablagesystems? Die Chancen stehen gut, dass es anfangs nicht viel von einem „System“ war., Wahrscheinlicher war es nur eine zufällige Auswahl vonindividuelle Dateien, die wirklich keine Verbindung zueinander hatten.
Um ein wirklich effektives Ablagesystem zu erstellen, müssen Sie mit einem Plan beginnen.Wenn Sie einfach ein Etikett auf einen Ordner klopfen, wird es nicht geschnitten. Aber keine Sorge; wir planen, ein Ablagesystem einzurichten, das jede Art von Papier aufnehmen kann – Heim oder Büro., Für Lieferungen alles, was Sie wirklich brauchen, sind mehrere Farben von 2/5 cuttab farbigen Ordnern und einige Box bottom Hanging folders
Erstellen von Dateikategorien
Schauen Sie sich Ihr aktuelles Dateisystem an (oder diesen Stapel Papier, den Sie monatelang abgelegt haben) und beginnen Sie, Ihre Dokumente in breite Kategorien zu sortieren.“Finanzen“ könnte eins sein; „House Stuff“ könnte ein anderes sein. An diesem Punkt konzentrieren wir uns nicht auf die Details Ihres Anmeldesystems. Ob es sich jetzt um eine Kreditkartenrechnung oder einen Kontoauszug handelt, ist offen. Wir werden uns später um diese Unterscheidungen kümmern.,
Unterkategorisierung
Wählen Sie einen Ihrer „Hauptkategoriestapel“ aus und sortieren wir ihn erneut.Denken Sie dieses Mal darüber nach, Ihr Papier in kleinere Unterkategorien aufzuteilen. Forexample, Ihre „Finanzen“ Haufen könnte werden unterteilt in:
- Sparkonto
- Girokonto
- student loan
- Kreditkarte
spezifisch Sein; sagen Sie nicht nur, dass Sie „Kontoauszüge“. Bestimmen Sie, zu welchem Konto sie gehören, und teilen Sie jedes in einen separaten Stapel auf. Wir wollen nicht, dass viele Dateien mit anderen Dateien“ bunkern “ – jeder bekommt seinen eigenen separatefolder.,
Farbcodierung
Jeder Hauptkategorie von Papierkram sollte eine andere Farbe zugewiesen werden (yourchoice) – und dann werden wir jede ihrer Unterkategorien in einen einzelnen Ordner einfügenhängende Datei. Im obigen Beispiel ist „Finanzen“ möglicherweise grün undJeder Ihrer Konten erhält einen separaten grünen Dateiordner. Es scheint ein kleines Problem zu sein, aber durch die Farbcodierung Ihres Systems sparen Sie viel Zeit beim Einfüllen und Abrufen von Papieren.
In der Lage zu sein, in Ihre Dateischublade zu schauen und verschiedene Informationskörper zu sehen, die nach Farbe durchbrochen sind, macht für Ihr Gehirn SINN., Wenn Sie wissen, dass Ihr Finanzabschnitt grün ist, Ihr Hausabschnitt blau ist und Ihr Auto papersare in rot, müssen Sie nicht einmal denken, weil Ihre Hand nur natürlichgeht in den rechten Teil Ihrer Datei Schublade.
Label Making
Jetzt, da jeder seinen eigenen farbigen Ordner hat, müssen wir jede Datei beschriften.Wechseln Sie beim Erstellen Ihrer Etiketten von allgemein zu spezifisch. Sagen Sie mir nicht, dass Sie Papierkram für Ihre „Visa-Kreditkarte“ einreichen – nennen Sie es „Kreditkarte: Visa“.,Wenn Sie Ihre Ordner alphabetisch anordnen, werden alle „Kreditkarte“ Dateien – egal wie viele Sie haben) – zusammen in Ihrem „Finanzen“ Abschnitt sein.
Unser Ziel ist es, verwandte Dateien in unmittelbarer Nähe zueinander zu halten. Tun Sie dies immer wieder für jede Gruppierung von Dateien, bis Sie jede Datei in jeder Hauptkategorie beschriftet haben. Ich persönlich verwende die Viewables ® – Etiketten, weil sie ordentlich und leicht lesbar sind und ich sie von meinem Computer aus drucken kann.,
Füllen Sie Ihre Schublade
Alles, was Sie jetzt tun müssen, ist, die Dateien in jeder Hauptkategorie in alphabetischer Reihenfolge abzulegen und dann die Hauptkategorien selbst in alphabetischer Reihenfolge in die Schublade zu legen.
Legen sie die farbigen ordner in hängenden box boden ordner zu halten sie uprightin die schublade. Die 2/5 cut tabs zeigen über die hängen dateien, und die tabsare in eine gerade linie für einfache lesen.
Wenn Sie ein Dokument finden oder etwas in einen Ordner legen möchten, suchen Sie einfach zuerst nach der richtigen Hauptkategorie (leicht sowohl durch die Beschriftungen als auch durch die Farbe zu identifizieren)., Mit dem richtigen Ablage-System ist es einfach, Ihre Hände aufdie richtige Datei ohne viel Suche.
von Ramona Creel
Sehen oder hören Sie sich im Podcast „Keeping You Organized“ an, wie Sie ein effektives Ablage-System einrichten.