Wie halten Sie Ihr Projekt auf dem Richtigen Weg mit Projektstatusberichten

Warum sind Statusberichte wichtig?

Die besten Projektstatusberichte schaffen Verantwortlichkeit und Eigenverantwortung in Ihrem Team. Sie decken Probleme auf, mindern Risiken und stellen vor allem sicher, dass Sie auf dem richtigen Weg zu Ihren Projektzielen sind.

Für Kunden liefern Projektstatusberichte einen Wert. Es gibt ihnen Vertrauen, dass ihr Geld Wert liefert. Es kann sie für ihre Chefs gut aussehen lassen., Es kann sicherstellen, dass die Finanzierung auch in Zukunft fortgesetzt wird. Es kann auch total sparen Sie Ihren Arsch, dass Sie eine Papierspur haben, falls die Dinge von den Schienen gehen.

Projektstatusberichte werden erstellt, nachdem Ihr Projektplan erstellt wurde und die Dinge in Bewegung sind. Wenn wir super präzise werden wollen, ist es während der Überwachungsphase & Controlling. In der Regel werden sie wöchentlich oder monatlich gesendet. Heck, Sie können es sogar täglich tun – aber nur bei Bedarf.

Projektstatusberichte können in einer Vielzahl von Methoden geliefert werden. Es gibt keinen perfekten Weg, es zu tun. Email., Überwachung & Steuerung. Verbal, und dann folgte mit einem PDF. Die Optionen und Kombinationen sind endlos.

Projektstatusberichte sind nicht, und sollte nicht als Task dienen. & PMs tun, weil es Teil der Jobverantwortung ist. Es ist die Pflicht eines Produzenten/Projektmanagers, aussagekräftige und nützliche Statusberichte zu erstellen. Nicht nur um „den Statusbericht zu machen“, den niemand liest.

Was beinhaltet ein Projektstatusbericht?,

In Ihrem Statusbericht müssen Sie Folgendes angeben:

Projektname / Clientname

Dieser Schritt sollte offensichtlich sein. Stellen Sie sicher, dass Sie aufzeichnen, für wen der Bericht bestimmt ist und WAS der Bericht mit sich bringt (dh. welches Projekt).

Project Vision

Dies sollte ein einfacher Satz darüber sein, was Ihr Projekt ist und was das Hauptziel/Vision ist. Eine 10.000 ft Ansicht. Die gute Nachricht ist, dass Sie es nicht überarbeiten müssen, sobald es fertig ist.,

Beispiele:

• Treiben Sie qualifizierte Kunden dazu, Kombucha über mobile Geräte basierend auf einer verbesserten Benutzeroberfläche zu“ kaufen“.
• Mit diesem Projekt hoffen wir, den Online-Kombucha-Umsatz durch die Implementierung einer Drip-E-Mail-Marketingkampagne zu steigern.
• Starten Sie bis Juni 2018 eine Website, auf der Kunden Killer Kombucha kaufen können und Killer Kombucha als das hochwertigste & best-tasting-Produkt seiner Kategorie widerspiegelt.,

Project Health

Es gibt ein paar verschiedene Möglichkeiten, wie Sie dies drehen können, aber ich mag die „Stoplight-Methode“. Grün für immer. Gelb für einige Probleme. Rot dafür ist ein heißes Durcheinander. Ein Hinweis zur Unterstützung ist immer hilfreich.

Beispiele:

• Grün: Wir haben die Genehmigung für Tropf-E-Mail-Designs erhalten. Keine Budgetbedenken zu diesem Zeitpunkt.
• Gelb: Die Tropf-E-Mail-Designs müssen erheblich überarbeitet werden, daher wurde der endgültige Liefertermin um 1 Woche verzögert.
• Red: Die Tropf-E-Mail-Kampagne hat sich seit dem Start drastisch in die Richtung verschoben., Wir müssen ein Treffen einberufen, um eine Lösung für das Projekt zu finden.

Ein weiterer Punkt, zu dem ich Sie dringend ermutigen möchte, wäre die Projektzeitleiste &. Indem Sie Ihrem Kunden & Team regelmäßige Updates zur Ausführung des Projekts anhand des Budgets und der Zeitachse zur Verfügung stellen, fördern Sie das Bewusstsein und steigern den Wert der Projektbemühungen. Dies ist auch ein großartiger Rekord für Sie, um Trends zu sehen und zu verhindern, dass Ihr Projekt von den Wegen geht.,

Was wir diesen ZEITRAHMEN abgeschlossen haben

Diese sollten im Aufzählungsformat aufgeführt sein. Halten Sie diese kurz & einfach. Das sind keine Jira-Tickets. Erklären Sie nicht das „Wie“ genau was.

Beispiel:

• Genehmigung für 3 Tropf-E-Mail-Designs erhalten

• Übergabe an das Entwicklungsteam abgeschlossen & bestätigte Lieferfrist

Was wir planen, den nächsten ZEITRAHMEN abzuschließen

Übersichtliche, präzise Aufgabenliste hier im Aufzählungsformat.,

Beispiel:

• Entwickeln Sie die drei E-Mails
• Führen Sie interne QA durch & Testen
• Übergeben Sie an den Client QA & Testen

Probleme/Straßensperren

Diese ist, wo Sie alle roten Fahnen oder Hindernisse heben können, die Sie davon abhalten, sich vorwärts zu bewegen.

Beispiel:

• Wenn wir bis zum 06/02 kein Kundenfeedback erhalten, sind wir in Gefahr, die E-Mail nicht am selben Tag an die Verbraucher senden zu können, an dem das Produkt im Handel erhältlich ist.,

Bevorstehende Aufgaben & Meilensteine

Eine 10000 ft Ansicht dessen, was los ist. Gibt es etwas, das der Betrachter überprüfen sollte? Was kommt als Nächstes?,

Beispiele:

• dd/mm: Client QA& Testing
• dd/mm: Email Deployment

So sieht es zusammen aus:

Optionale Elemente Basierend Auf Ihrem Projekt:

• Links zu Ihrer Projektzeitleiste
• Links zu abgeschlossenen Leistungen
• Aktionselemente
• Lustige Gifs, Links zu Team-Wiedergabelisten usw.,
• Wöchentliches Dankeschön oder Dankeschön an Teammitglieder und Kunden
• Links zu relevanten Artikeln/Branchentrends
• Ein RAID-Protokoll

Schließen Sie nichts davon ein:

• Werfen Sie Schatten
• Blabber
• Fragen

So erstellen Sie einen Projektstatusbericht

Jetzt, wo Sie eine aufgeschlüsselte Liste von allem haben, was sollte in einen Status aufgenommen werden report…it ‚ s Zeit, Berichterstattung zu starten! Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, in der beschrieben wird, wie Sie sich tatsächlich hinsetzen und einen Statusbericht erstellen.,

Sammeln Sie Ihre Daten

Bevor Sie einen Bericht schreiben, müssen Sie die Informationen sammeln, über die Sie berichten müssen. Dies bedeutet, dass Sie Daten aus verschiedenen Quellen abrufen müssen, damit Sie den Zeitrahmen, das Budget, die Ereignisse und andere wichtige Elemente vollständig verstehen.

Holen Sie sich Daten von Ihrem Projekt-Management-Software

Wenn Sie eine PM-Software verwenden, werden viele Ihrer wichtigsten Projektdaten für Sie bereit sein, in Ihrem Bericht zu verwenden, wie Budget verwendet oder verbrachte Stunden., Hier sind einige der Top-Tools, die ich empfehlen würde, wenn Sie noch keines verwenden:

Sie können auch die vollständigen Übersichten dieser Projektmanagementtools sehen.

Daten aus Ihrer Projektzeitleiste abrufen

Ihre Projektzeitleiste sollte alle Daten, Ereignisse und/oder Aktionen in der Reihenfolge enthalten, in der sie aufgetreten sind. Dies ist ein großartiger erster Ort, um Informationen für Ihren Statusbericht zu sammeln. Dieses Dokument erinnert Sie auch an bevorstehende Fristen, auf die Sie achten sollten.

Finanzinformationen zusammenstellen

Sie werden höchstwahrscheinlich über Kosten und Budgetierung berichten., Daher ist es unerlässlich, diese Details leicht verfügbar zu haben, wenn Sie sich hinsetzen, um Ihren Statusbericht zu erstellen. Ziehen Sie aus Arbeitszeittabellen, Spesenberichten, Kontoauszügen und Schätzungen…was auch immer es braucht, um ein vollständiges finanzielles Bild zu erhalten.

Bestimmen Sie den RAG-Status

Sie möchten Ihren Kunden und/oder Ihr Team wissen lassen, ob das Projekt gesund, ins Stocken geraten oder in einer Krise ist. Sie müssen jedoch zuerst recherchieren und eine Dissertation entwickeln, in welchen Bereich Sie fallen. Es ist Sache des Projektmanagers, auf Statusänderungen aufmerksam zu machen, von Rot (schlecht), Gelb (okay) oder Grün (alles gut).,

Check-In mit Ihrem Team

Sie haben jetzt die Informationen, die Sie A) kennen und B) für wichtig erachtet haben. Es kann jedoch ratsam sein, sich bei Ihrem Team anzumelden und festzustellen, ob zusätzliche Updates oder Details hinzugefügt werden müssen.

Erstellen Sie eine Statusberichtsvorlage (optional)

Sie müssen keinen Statusbericht von Grund auf neu erstellen. Wie viele Arten von Dokumenten, gibt es eine breite Palette von Vorlagen für Sie zu verwenden, wenn Sie so wählen. Tauschen Sie einfach das Holding Place-Logo gegen Ihr Firmenlogo und Voila aus, um mit der Berichterstattung zu beginnen.,

Nachfolgend erfahren Sie mehr über die Vorlage des Projektstatusberichts in der DPM-Mitgliedschaft.

Umreißen Schlüsselsegmente

Für Ihre eigene Vernunft, zip durch das gesamte Dokument und lassen kurze 3-4 Wort jot Notizen in den wichtigsten Kategorien zu helfen, führen Sie als Gliederung. Es ist viel zu einfach, etwas zu vergessen oder auf eine Tangente zu gehen. Ihre Umrisse helfen, die Dinge auf Kurs zu halten.

Die Zusammenfassung

Der erste Abschnitt, den Sie skizzieren möchten, ist die Berichtszusammenfassung. Im Gegensatz zum Rest Ihrer Gliederung möchten Sie hier möglicherweise 2-3 vollständige, makellose Sätze erstellen., Dies wird den Ton und die Richtung bestimmen, die der Rest des Berichts einnehmen wird.

Beispiel: In diesem Bericht wird der aktuelle Status des Online-Marketing-Projekts für Killer Kombucha beschrieben. Wir werden auf den Status der Drip-E-Mail-Marketingkampagne eingehen, mit einem Fokus auf die aktuellen Designaufgaben und die Segmentierung von Zielgruppenlisten.

Die Schlüsselelemente / Meilensteine

Notieren Sie 2-3 Schlüsselelemente und/oder Meilensteine, die Sie in Ihrem Bericht behandeln möchten. Sie werden nicht jedes Detail Ihrer Arbeit berühren können, also sollten Sie einen kohärenten Fokus wählen.,

Beispiel:

• E-blast header-Bild zugelassen
• Warten Sie auf die text-Revisionen von client
• Abgeschlossen Segmentierung des Publikums Empfehlungen

Noten & Links

Etwas hinzufügen? Etwas, mit dem Sie sich verbinden möchten? Haben Sie einen Gedanken, der anderswo nicht passt? Lassen Sie sich hier eine Notiz.

Schreibe einen hässlichen ersten Entwurf

Als erstes wirst du einen hässlichen ersten Entwurf deines Statusberichts erstellen., Ich habe von „Everybody Writes“ von Ann Handley etwas über den hässlichen ersten Entwurf gelernt und ihn auf viele Anstrengungen als PM angewendet.

Im Grunde ist dies, wo Sie nur Wort erbrechen alles, was Sie über das Projekt in Ihrer Set-Vorlage wissen. Für mich ist dies die Zeit, in der ich zurückdenke und mich darauf freue, was los ist. Diese Übung ist wichtig, da Sie die Ereignisse in Ihrem Projekt wirklich durchdenken und verdauen können. Es ermöglicht Ihnen, alle Informationen auszugeben-ohne sich selbst zu bestrafen, um sie unterwegs zu bearbeiten und zu formatieren.

Dann machen Sie eine Pause.,

Bearbeiten Sie Ihre Arbeit

Kommen Sie zurück und bearbeiten Sie Ihren Statusbericht. Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Statusbericht korrekt und fehlerfrei ist. Das Senden perfekter Berichte zeigt Ihren Kunden und Ihrem Team, dass Sie Zeit und Gedanken in den Statusbericht gesteckt haben – dass dies wichtig und von Wert ist. Einfache Fehler können die Nachricht senden, die Ihnen egal ist.,

Überprüfen Sie, ob Ihr Statusbericht Folgendes enthält:

• Projektname/Clientname
• Projektvision
• Projektgesundheit
• Was wurde kürzlich abgeschlossen
• Was planen Sie als nächstes abzuschließen
• Probleme/Straßensperren
• Bevorstehende Aufgaben & Meilensteine

h5 > Auch…..

• Schneiden Sie das Wort Fett. Können Sie die Dinge einfacher sagen? Direkter?
• Korrekte Grammatik, Interpunktion, Rechtschreibung
• Fügen Sie alles hinzu, was Sie vergessen haben oder das sich seit Ihrem ersten Entwurf geändert hat.
• Können Sie es auf eine Seite bringen?, Nicht erforderlich – dies hilft Ihnen jedoch, Informationsüberlastungen zu vermeiden.

Send & Deliver

Jetzt haben Sie Ihren Projektstatusbericht erstellt und können ihn senden. Gut gemacht! Hier sind einige Tipps, um sicherzustellen, dass es vom Team und Ihrem Kunden positiv aufgenommen wird.

Fügen Sie Zucker hinzu, bevor Sie senden

Wichtig ist hier, dass Sie mit etwas „Zucker“an Ihr Team und Ihre Kunden verteilen. Ich habe diese wertvolle Fähigkeit vor einigen Jahren von einem Chef gelernt. Seien Sie kostenlos. Sei freundlich. Gehen Sie aus dem Weg, um diesen Statusbericht mit einer Dosis schriftlichen Jubel zu liefern., Mit anderen Worten, vermeiden Sie es, wie ein Roboter zu klingen.

Ihre Projektstatusberichte werden positiver mit einer durchdachten Notiz empfangen als nur einem Link zu „Hier schauen“, der eine Nachricht an andere sendet, dass das Dokument nicht wichtig ist.

Liefern Neben einer Statussitzung

Es ist üblich, dass Statusberichte gleichzeitig mit einer Statusberichtssitzung ausgegeben werden. Es dient als allgemeine Tagesordnung und hinterlässt einen Punkt für andere., Dies ist nicht erforderlich, bietet aber dem Team und/oder Kunden sicherlich eine großartige Gelegenheit, das Projekt zu diskutieren und Risiken, Herausforderungen oder Bedenken zu verbessern. Geben Sie den Statusbericht erneut aus, wenn während der Statussitzung Änderungen vorgenommen wurden.

Effektive Möglichkeiten, einen Statusbericht zu senden

Slack, E-Mail, Basecamp, Teamweek usw. Wählen Sie eine Methode und bleiben Sie dabei. Ich würde versuchen, Sie zu ermutigen, das Senden mehrerer Medien zu vermeiden, damit Sie weniger Arbeit für sich selbst erstellen und sicherstellen, dass das Publikum weiß, wie und wann es geliefert wird.,

Empfang bestätigen &>

Als letztes können Sie den Statusbericht“ senden “ und auschecken. Ihr Team und Ihr Kunde sind für das Lesen verantwortlich – es ist Ihre Aufgabe, diese Rechenschaftspflicht durchzusetzen.

Bitten Sie die Zielgruppe Ihres Berichts, zu bestätigen, dass sie den Bericht innerhalb von 24 Stunden gelesen haben. Ein einfaches“ got it “ oder Daumen hoch Emoji über Slack ist großartig. Haben Sie Fragen? Sie möchten sicherstellen, dass der Projektstatusbericht gelesen wird und ein effektives Werkzeug für die Projektkommunikation ist.,

Jeder, der nicht reagiert-folgen Sie direkt. Antworten Sie nicht alle und rufen Sie sie an. Das ist schlechte form.

& Wiederholen (+Feedback)!

Der Letzte Rat, den ich habe, ist, bitten Sie Ihr Publikum um feedback zu geben. Dies ist ein Dokument für Sie. Sie wollen sicherstellen, dass es hilft – nicht zu verletzen.

Check-in gelegentlich, um zu sehen, ob es etwas gibt, das Sie schneiden, einschließen oder verbessern können, damit Ihre Statusberichte Ihrem Team und Ihren Kunden besser dienen.,

Projektstatusbericht Best Practices

Okay, jetzt, da wir wissen, was es ist und was es enthält und wie man es macht – hier sind einige allgemeine Do ’s und Don‘ ts, die Sie dabei unterstützen. Hier ist mein bester Rat für die Erstellung eines Statusberichts für die Altersgruppen:

Verschiedene Lernstile aufnehmen

Denken Sie daran: Nicht jeder kann ein ganzes Textdokument lesen und es kleben lassen. Fügen Sie Text, Jot-Notizen, Visuals und Links in Ihren Statusbericht ein, um wichtige Bereiche hervorzuheben. Planen Sie außerdem einige Client-Facetime mit jedem Bericht., Sprechen Sie es aus und Fragen on-the-fly wird mehr Einfluss auf Ihren Kunden machen.

Halte die Dinge einfach, dumm! (KUSS)

Ah, ja-der gute alte K. I. S. S. Principal. Halten Sie den Statusbericht einfach, um Ihres und Ihres Kunden willen. Wenn das Erstellen oder Durchlesen eines Statusberichts viel zu lange dauert, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass diese Dinge passieren (oder zumindest mit jeder Genauigkeit passieren).,

Bleiben Sie rechenschaftspflichtig, indem Sie wiederkehrende Statusmeetings planen

Der erste Statusbericht + das erste Meeting mag sich wie ein Gerangel anfühlen, aber es wird nur mit der Zeit einfacher. Bald werden Sie in eine Routine verfallen, die es zur zweiten Natur macht, einen Statusbericht zu erstellen und zu teilen. Planen Sie wiederkehrende Statusmeetings sofort ein, nicht so, wie Sie dazu bereit sind, um sich für eine Frist zur Rechenschaft zu ziehen.

Versuchen Sie, Status-Meetings ein bisschen mehr Spaß zu machen

Menschliche Interaktion macht uns, na ja, menschlich. Nehmen Sie sich einen kurzen Moment Zeit, um sich über nicht arbeitsbezogene Dinge zu informieren., Brechen Sie das Eis mit etwas lässig und unvergesslich, bleiben Sie einfach weg von „Fauxpas“ Themen wie Klatsch oder Politik. Seien Sie ein aktiver Zuhörer und bemühen Sie sich, sich auf eine Weise zu unterhalten, die sich natürlich anfühlt, nicht wie Sie eine Agenda haben.

Immer einen Statusbericht on-the-go

Lassen Sie Ihren Statusbericht nicht bis zur allerletzten Minute warten. Haben Sie stattdessen ein laufendes Dokument, das Sie hinzufügen können, wenn Ereignisse in Echtzeit auftreten. Stellen Sie sich das so vor: Wenn jemand einen sofortigen Statusbericht aus heiterem Himmel benötigt, möchten Sie etwas, das Sie ihm sofort zeigen können. Immer vorbereitet sein!,