Von: Karin Eldor
Monster Contributing Writer
Social Media ist ein zweischneidiges Schwert für Arbeitgeber. Einerseits dient es als kostenloses Werbemittel für Ihr Unternehmen, mit dem Mitarbeiter arbeitsbezogene Fotos und positive Nachrichten auf ihren persönlichen Social-Media-Kanälen teilen können. Andererseits hat es die Notwendigkeit eingeführt, diese Kommunikation zu regulieren, ohne sie zu ersticken. Wie Voltaire zuerst sagte: „Mit großer Macht kommt große Verantwortung.,“
Mit technisch versierten Millennials in der Belegschaft und jetzt Generation Z (die 1995 oder später geboren wurden) auf den Fersen, verschwimmen die Grenzen zwischen „persönlich“ und „professionell“ zunehmend online. Infolgedessen tut Ihr Unternehmen gut daran, bestimmte Leitplanken aufrechtzuerhalten, um sicherzustellen, dass keine Geschäftsgeheimnisse oder Markennegativität öffentlich weitergegeben werden.
Aus diesem Grund haben viele Unternehmen im Rahmen ihrer Onboarding-oder Personalschulungsbemühungen eine Social-Media-Richtlinie für den Arbeitsplatz eingeführt., Dieses Dokument gibt den Mitarbeitern ein klares Verständnis dafür, was sie auf ihren eigenen Kanälen posten dürfen und was nicht.
Ohne eine solche Richtlinie besteht die Gefahr, dass Ihr Unternehmen aufgrund eines Kontohacks mit rechtlichen Problemen oder sogar einem PR-Albtraum konfrontiert wird.
Hat Ihr Unternehmen eine Workplace Social Media Policy? Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie einige grundlegende Richtlinien beachten.
Die Vorteile einer Social-Media-Richtlinie
Denken Sie daran, dass möglicherweise zwei separate Social-Media-Richtlinien erforderlich sind:
1. Eine für die persönlichen Social-Media-Kanäle jedes Mitarbeiters.
2., Eine, die sich auf die Social-Media-Konten des Unternehmens bezieht, die möglicherweise von mehreren Mitarbeitern verwaltet werden. (Community Management ist in der Regel Teil der folgenden Abteilungen: Kundenservice, Personal und/oder Marketing / Social Media).
Letzteres hängt natürlich von der Art des Geschäfts ab und gilt nicht für jedes Unternehmen.
Ein wichtiger Haftungsausschluss für alle Unternehmen: Was auch immer Sie in sozialen Medien veröffentlichen, ist in permanenter Tinte geschrieben und kann nicht dauerhaft gelöscht werden (auch wenn es gelöscht werden kann). Und das gilt für alle.,
Für den Fall, dass jemand eine bedauerliche Aussage twittert und sie einige Minuten später löscht, besteht immer das Risiko, dass jemand einen „Screenshot“ dieses Beitrags erstellt und damit begonnen hat, ihn online zu verbreiten. Das bedeutet, dass sogar gelöschte Beiträge viral werden können. (Und Sie können sicherlich an einige Leute im Rampenlicht oder sogar an Unternehmen denken, deren Tweets Schlagzeilen gemacht haben. Das ist das Zeug von Unternehmens-Albträumen!,)
Indem Sie die „Dos“ und „Don ‚ ts“ von Social Media für alle Mitarbeiter (sowie gegebenenfalls Geschäftspartner) klar umreißen, stellen Sie sicher, dass sie zweimal darüber nachdenken, ein Bild oder eine Aussage zu teilen. Und dies selbst ist kritisch, insbesondere wenn man bedenkt, dass das Teilen in sozialen Medien für jüngere Generationen in der Arbeitswelt die zweite Natur ist.
Was geht in eine social media policy?
Im Folgenden sind einige Richtlinien zu prüfen, auch in einer allgemeinen Social-Media-Politik, für alle Mitarbeiter., Dieses Dokument sollte im Rahmen seines Onboardings oder Trainings an alle verteilt werden; Es kann auch als neue Richtlinie für alle aktuellen Mitarbeiter eingeführt werden:
Proprietäre Informationen sind tabu: Dazu gehören (aber nicht beschränkt auf) Fotos bevorstehender Produktveröffentlichungen oder Informationen zu Prototypen, Brainstorming-Sitzungen und Entwicklungstreffen., Dies verbietet es Einzelhandelspartnern auch, Fotos von Kundeneinnahmen zu veröffentlichen (auch wenn der Kunde eine Berühmtheit ist oder eine große Bestellung gekauft hat) oder das Kassensystem, wenn das Geschäft beispielsweise einen rekordverdächtigen Verkaufstag hatte.
Head Office Fotos können auch fragwürdig sein: Einige Unternehmen sind geheimnisvoll über ihre Zentrale, und scheuen Fotos von ihrem Hauptsitz zu teilen. Wenn dies für Ihr Unternehmen der Fall ist, sollten Sie sich genau darüber im Klaren sein, welche Räume in sozialen Medien gezeigt werden dürfen und welche nicht.,
Persönliche Beiträge in persönlichen Social-Media-Feeds: Wenn es um die persönlichen Kanäle der Mitarbeiter geht, sind nicht alle Bereiche kristallklar. Rechtlich gesehen steht es den Mitarbeitern frei, alles, was sie wählen, auf ihren persönlichen Social-Media-Kanälen zu veröffentlichen (solange sie keine der Geschäftsbedingungen dieses Kanals verletzen).,
Und während einige Mitarbeiter fügen Sie einen rechtlichen Haftungsausschluss wie „Die Meinungen auf dieser Website ausgedrückt sind meine eigenen und nicht unbedingt die Ansichten meines Arbeitgebers darstellen“, um ihre Twitter-Bio, diese Haftungsausschlüsse werden nicht genug sein, um einen Mitarbeiter zu schützen, der auf einem vulgären Schimpf über ihren Chef geht oder schleppt den Namen ihres Arbeitgebers in den Schlamm, nachdem er für eine Beförderung übergeben.
Am Ende des Tages müssen die Mitarbeiter daran erinnert werden, dass alles, was sie in sozialen Medien veröffentlichen, ihre eigene professionelle Marke darstellt. Daher ist es wichtig, vorsichtig zu treten.,
Konflikte am Arbeitsplatz sollten offline bleiben: So verlockend es auch sein mag, vermeiden Sie es, Frustrationen oder Konflikte am Arbeitsplatz zu entfachen, unabhängig davon, ob es sich um Manager, Kollegen oder Kunden handelt. Sogar harmlose Posts wie: „TGIF: Das war eine schreckliche Woche bei der Arbeit!“kann die Tür für negatives Geschwätz rund um Ihr Unternehmen öffnen.
Datenschutz auf Facebook, LinkedIn, Twitter und Instagram: Da LinkedIn und Twitter für die Öffentlichkeit zugänglich sind, sollten die Mitarbeiter noch mehr darauf achten, was sie in diesen sozialen Netzwerken veröffentlichen., Wenn ein Mitarbeiter möglicherweise nicht möchte, dass seine sozialen Aktivitäten offengelegt werden, halten sie seine Facebook-und Instagram-Feeds am besten auf „privat“.“
Ihre Überwachung von Beiträgen: All dies bedeutet nicht, dass Sie auf Hexenjagd gehen sollten, um nach Mitarbeitern zu suchen, die gegen Ihren Social-Media-Verhaltenskodex verstoßen. Überwachen Sie einfach alle Markenbezeichnungen in sozialen Medien, mit Hilfe eines Social-Media-Listening-Tools oder führen Sie einfache Markennamensuche auf Twitter und Instagram durch., Es kann auch eine allgemeine Regel „Wenn Sie etwas sehen, sagen Sie etwas“ geben, wenn ein verärgerter Mitarbeiter eine bedrohliche Sprache auf seinen Social-Media-Konten veröffentlicht.,
Unternehmens-Social-Media-Richtlinien für Unternehmenskonten: Wenn einige interne Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Social-Media-Konten haben, werden normalerweise die folgenden zwei Sicherheitsmaßnahmen enthalten (und zu den oben genannten Regeln hinzugefügt):
Datei unter „Data Governance oder Sicherheit“: Stellen Sie sicher, dass nur wenige interne Teammitglieder Kennwörter für die Social-Media-Plattformen Ihres Unternehmens haben, und aktualisieren Sie die Kennwörter häufig, um das Risiko zu minimieren, dass sie in die falschen Hände geraten.,
Umgang mit Ex-Mitarbeitern: Wenn ein Mitarbeiter entlassen wird oder zurücktritt, stellen Sie sicher, dass Sie den Zugriff dieser Person auf alle Social-Media-Kanäle des Unternehmens löschen und alle Social-Media-Passwörter so schnell wie möglich ändern, um sicherzustellen, dass der ehemalige Mitarbeiter das Konto nicht hacken kann.
Eine allgemeine Richtlinie für Social-Media-Richtlinien: Alle Mitarbeiter sind Botschafter Ihrer Arbeitgebermarke. Wenn sie dabei sind, etwas zu posten, für das sie sich schämen würden, es laut auszusprechen, oder das sie in der (nahen oder langfristigen) Zukunft verfolgen kann, sollten sie zweimal darüber nachdenken, es zu veröffentlichen.,
Als Arbeitgeber können Sie dieses Risiko mindern, indem Sie Mitarbeiter schulen und gleichzeitig Ihre Marke schützen. In einer Zeit des Überschattens, in der alles fair zu sein scheint, wird Ihr Unternehmen vermeiden, seinen Ruf zu schädigen, indem es diese Richtlinien anwendet.
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