av: Karin Eldor
Monster bidragande författare
sociala medier är ett tveeggat svärd för arbetsgivare. Å ena sidan fungerar det som ett gratis PR-verktyg för ditt företag tack som tillåter anställda att dela arbetsrelaterade bilder och positiva nyheter på sina personliga sociala medier. Å andra sidan har den infört behovet av att reglera dessa kommunikationer utan att kväva dem. Som Voltaire först sa, ” med stor kraft kommer stort ansvar.,”
med tekniskt kunniga Millennials i arbetskraften och nu Generation Z (de som föddes 1995 eller senare) på sina klackar har linjerna mellan” personliga ”och” professionella ” blivit alltmer suddiga online. Som ett resultat skulle ditt företag göra klokt i att behålla vissa skyddsräcken för att säkerställa att inga affärshemligheter eller varumärkes negativitet delas offentligt.
det är därför många företag har inrättat en arbetsplatspolicy för sociala medier som en del av sina utbildningsinsatser för ombord-eller personalresurser., Detta dokument ger anställda en tydlig förståelse för vad de får lägga på sina egna kanaler och vad som är förbjudet.
utan en sådan policy riskerar ditt företag att möta juridiska problem eller till och med en PR-mardröm på grund av ett kontohack.
har ditt företag en policy för sociala medier på arbetsplatsen? Innan du börjar skriva en, överväga några grundläggande riktlinjer.
fördelarna med en social mediepolitik
Kom ihåg att två separata sociala medier kan vara nödvändiga:
1. En för varje anställds personliga sociala medier.
2., En som hänför sig till företagens sociala medier konton, som kan hanteras av flera anställda. (Community management är vanligtvis en del av följande avdelningar: kundservice, mänskliga resurser och/eller marknadsföring / sociala medier).
det senare beror naturligtvis på verksamhetens art och gäller inte alla företag.
en viktig ansvarsfriskrivning för alla företag: vad du än lägger på sociala medier är skrivet i permanent bläck och kan inte raderas permanent (även om det kan raderas). Och det gäller alla.,
om någon tweets ett beklagligt uttalande och tar bort det några minuter senare, finns det alltid risken att någon tog en ”skärmdump” av det inlägget och började cirkulera det online. Det betyder att även raderade inlägg kan gå viral. (Och du kan säkert tänka på vissa människor i rampljuset eller till och med företag vars tweets har gjort rubriker. Det här är saker av företags mardrömmar!,)
genom att tydligt beskriva ”dos” och ”don ’ ts” av sociala medier till alla anställda (samt store associates, om tillämpligt), ser du till att de tänker två gånger om att dela en bild eller ett uttalande. Och det här är kritiskt, särskilt med tanke på att för yngre generationer i arbetsvärlden är delning på sociala medier andra natur.
vad går in i en social mediepolitik?
följande är några riktlinjer att överväga, inklusive i en allmän social mediepolitik, för alla anställda., Detta dokument ska distribueras till alla som en del av deras ombordstigning eller utbildning; det kan också rullas ut som en ny policy för alla nuvarande anställda:
proprietär information är förbjudet: detta inkluderar (men är inte begränsat till) bilder av kommande produktmeddelanden, eller någon information om prototyper, brainstorm sessioner och utvecklingsmöten, till exempel., Detta förbjuder också detaljhandelsförbund från att skicka bilder av kundkvitton (även om kunden är en kändis eller köpt en stor order), eller kassaregistret POS-systemet om butiken hade en rekordbrytande försäljningsdag, till exempel.
Huvud office bilder kan också ifrågasättas: vissa företag är hemlighetsfulla om deras huvudkontor, och blyg från att dela bilder av deras huvudkontor. Om så är fallet för ditt företag, var mycket tydlig om vilka rum som får presenteras på sociala medier och vilka som är utanför gränserna.,
personliga inlägg på personliga sociala medier: när det gäller anställdas personliga kanaler är inte alla områden kristallklara. Lagligt, anställda är fria att lägga upp vad de väljer på sina personliga sociala medier (så länge de inte bryter någon av den kanalens villkor).,
och medan vissa anställda lägger till en juridisk ansvarsfriskrivning som ””de åsikter som uttrycks på denna webbplats är mina egna och representerar inte nödvändigtvis min arbetsgivares åsikter” till deras Twitter bio, kommer dessa ansvarsfriskrivningar inte att räcka för att skydda en anställd som går på en vulgär rant om sin chef eller drar sin arbetsgivares namn i leran efter att ha blivit godkänd för en kampanj.
i slutet av dagen måste anställda påminnas om att vad de än lägger på sociala medier representerar sitt eget professionella varumärke. Därför är det viktigt att trampa försiktigt.,
arbetsplatskonflikter bör vara offline: så frestande som det kan vara, undvik att ventilera om arbetsplatsens frustrationer eller konflikter, oavsett om de involverar chefer, kollegor eller kunder. Även ofarliga inlägg som: ”TGIF: det här var en hemsk vecka på jobbet!”kan öppna dörren för negativ prat kring ditt företag. Instagram Facebook, LinkedIn, Twitter och Instagram: eftersom LinkedIn och Twitter är öppna för allmänheten, anställda bör vara ännu mer uppmärksam på vad de lägger på dessa sociala nätverk.
sekretess på Facebook, LinkedIn, Twitter och Instagram: eftersom LinkedIn och Twitter är öppna för allmänheten, anställda bör vara ännu mer uppmärksam på vad de lägger på dessa sociala nätverk., Facebook Instagram-flöden om en anställd kanske inte vill att deras sociala aktiviteter exponeras, så är de bäst att hålla sina Facebook-och Instagram-flöden inställda på ”privat”.”
din övervakning av inlägg: allt detta betyder inte att du ska gå på en häxjakt för att leta efter anställda som bryter mot din uppförandekod för sociala medier. Helt enkelt övervaka alla varumärken nämner på sociala medier, med hjälp av en social media lyssningsverktyg eller göra enkla varumärkessökningar på Twitter och Instagram., Det kan också finnas en allmän ”om du ser något, säga något” regel i fallet med en missnöjd anställd utstationering hotar språk till sina sociala medier konton.,
corporate social media policies for corporate accounts: om vissa interna anställda har tillgång till ditt företags sociala mediekonton ingår vanligtvis följande två Säkerhetsåtgärder (och läggs till i ovanstående regler):
fil under ”datastyrning eller säkerhet”: se till att endast ett fåtal interna teammedlemmar har lösenord till ditt företags sociala medieplattformar och uppdaterar lösenorden ofta för att minimera risken för att de hamnar i fel händer.,
hantera ex-anställda: om en anställd släpps eller avgår, se till att du tar bort den personens tillgång till alla företags sociala medier och ändra alla sociala medier lösenord ASAP, för att säkerställa att den tidigare medarbetaren inte kan hacka kontot.
en allmän riktlinje för sociala medier: alla anställda är ambassadörer för ditt arbetsgivarvarumärke. Om de är på väg att lägga upp något som de skulle skämmas för att säga högt, eller som kan hemsöka dem i (på kort sikt eller på lång sikt) framtiden, då de bör tänka två gånger om publicera det.,
som arbetsgivare kan du minska denna risk genom att utbilda anställda och skydda ditt varumärke samtidigt. I en tid av överskridande där allt verkar vara rättvist spel, kommer ditt företag att undvika att skada sitt rykte genom att ha dessa policyer på plats.
Legal Disclaimer: ingen av de uppgifter som häri utgör juridisk rådgivning på uppdrag av Monster.