hur är ditt arkiveringssystem? Frustrerande? Tycker du att det är för svårt attkom ihåg var saker går? Har du någonsin problem med att hitta ett specifikt dokumentagen när du har gömt bort det? Du kan till och med ha tre eller fyra filer sominnehåller samma information men är märkta annorlunda – vilken röra!
åtgärda problemet
vad orsakar fall av ett arkiveringssystem? Chansen är att det inte var mycket omett ”system” till att börja med., Mer sannolikt var det bara ett slumpmässigt sortiment avindividuella filer som verkligen inte hade någon anslutning till varandra.
för att skapa ett verkligt effektivt arkiveringssystem måste du börja med en plan.Att bara slå en etikett på en mapp kommer inte att klippa den. Oroa dig inte dock; vi kommer att inrätta ett arkiveringssystem som kan rymma alla typer av papper – homeor kontor., För leveranser allt du egentligen behöver är flera färger 2/5 cuttab färgade mappar, och vissa rutan längst ned hängande mappar
att Skapa Filen Kategorier
Titta på din nuvarande systemet för registrering (eller den där högen av papper som du har beenmeaning att filen månader) och börja sortera dina dokument i breda kategorier.”Finanser” kan vara en; ”hus grejer” kan vara en annan. Vid denna tidpunkt fokuserar vi inte på detaljerna i ditt arkivsystem. Uppriktigt sagt är det inte bättre om det är en kreditkortsräkning eller ett kontoutdrag just nu. Vi kommer att oroa oss för dessa skillnader senare.,
underkategori
Välj en av dina ”huvudkategorier” – högar och låt oss sortera igenom den igen.Den här gången, tänk på att bryta ditt papper i mindre underkategorier. Till exempel kan din ”ekonomi” – stapel delas in i:
- sparkonto
- checkkonto
- studielån
- kreditkort konto
var specifik; säg inte bara att de är ”kontoutdrag”. Bestäm vilkenkonto de tillhör och bryta ut i en separat hög. Vi vill inte ha några filer ”bunking” med andra filer – alla får sin egen separatefolder.,
färgkodning
varje större kategori av pappersarbete bör tilldelas en annan färg (yourchoice) – och sedan kommer vi att sätta var och en av sina underkategorier i en individualhanging filmapp. I exemplet ovan kan ”Ekonomi” vara grön, ochvar och en av dina konton får en separat grön filmapp. Det verkar som en littring, men färgkodning ditt system kommer att spara en enorm mängd tid infiling och hämta papper.
att kunna titta i din fil låda och se olika organ av informationbroken ut efter färg bara vettigt att din hjärna., När du vet att yourfinancial sektionen är grön, ditt hus avsnitt är blå och din bil papersare i rött, du behöver inte ens tänka eftersom din hand bara naturallygoes till den högra delen av filen lådan.
Etiketttillverkning
nu när alla har sin egen färgade mapp måste vi märka varje fil.När du skapar dina etiketter flyttar du från allmänt till specifikt. Don ’t tell me youär arkivering pappersarbete för din ”Visa kreditkort” – kalla det”kreditkort: visum”.,När du ordnar dina mappar alfabetiskt, alla” kreditkort ” filer (oavsett hur många du har) – kommer att vara tillsammans i din ”ekonomi” avsnitt.
vårt mål är att hålla relaterade filer i närheten av varandra. Gör detta igen och igen för varje grupp av filer tills du har märkt varje Fili varje huvudkategori. Jag använder personligen Viewables ® – etiketterna eftersom deär snygga, lätta att läsa och jag kan skriva ut dem från min dator.,
fylla din låda
allt du behöver göra nu är att sätta filerna inom varje huvudkategori i alfabetisk ordning, och sedan sätta de viktigaste kategorierna själva i lådan i alfabetisk ordning.
placera de färgade mapparna i hängande box bottenmappar för att hålla dem upprätt i lådan. 2/5-klippflikarna visar ovanför de hängande filerna och flikarnaär i en rak linje för enkel läsning.
När du behöver hitta ett dokument eller lägga något i en mapp, leta först efter rätt huvudkategori (lätt identifieras av både etiketternaoch färgen)., Med rätt arkiveringssystem är det lätt att lägga händerna påden rätta filen utan mycket sökning.
av Ramona Creel
titta på eller lyssna på hur du ställer in ett effektivt arkiveringssystem på ”hålla dig organiserad” Podcast.