beräkning av lönelistan korrekt kan vara en utmaning, särskilt när du är ett litet företag ägare. Din expertis ligger i entreprenörskap – inte nödvändigtvis i att hålla reda på de olika arbets-och skattelagar som gäller för var och en av dina anställda. Oavsett om du har en enda arbetare eller en stor personal, inrätta en korrekt, tillförlitlig lönesystem kommer att förhindra allvarliga problem för dina anställda och ditt företag.,
Ansök om ett Employer Identification Number (ein)
ditt EIN är ett unikt nummer som tilldelats specifikt till ditt företag för IRS-ändamål. Detta nummer identifierar ditt företag när du rapporterar information om dina anställda till federala och statliga myndigheter. Exempel på denna information är totala intäkter och skatter som betalas för deras räkning. Du kan höra EIN kallas en Form SS-4 eller en skatt ID-dessa är samma som EIN.
ansöka om din EIN via IRS direkt., Det bekvämaste sättet att slutföra denna transaktion är genom en online-applikation. Ansökningar accepteras dock också via fax och post.
kontrollera statliga och lokala regler för ytterligare ein-krav
även om många stater och orter accepterar din federala EIN för identifiering, kräver vissa separata nummer för skatteändamål. Exempel är New York, Massachusetts och South Carolina. Du kan bestämma din stad och/eller statliga regler genom att besöka lämplig Statens small business webbplats.,
förstå skillnaden mellan oberoende entreprenör och anställd
om du anställer oberoende entreprenörer eller anställda väsentligt påverkar hur inkomst, Medicare, Social trygghet och arbetslöshetsskatt betalas, så det är viktigt att förstå skillnaden mellan de två.
grundtestet handlar om följande tre frågor:
- kontrollerar arbetsgivaren när, var och hur arbetet är klart? Om så är fallet är arbetstagaren förmodligen en anställd.
- kontrollerar arbetsgivaren de ekonomiska aspekterna av arbetet?, Till exempel ersätts kostnader? Ger arbetsgivaren arbetsrelaterade verktyg, till exempel datorer? Om så är fallet är arbetstagaren förmodligen en anställd.
- pågår relationen, eller är arbetstagaren anställd för ett specifikt projekt utan förväntan om fortsatt anställning? Erbjuder arbetsgivaren förmåner, såsom sjukförsäkring och betald ledighet, till arbetstagaren? Om förhållandet pågår och / eller om förmåner erbjuds, är arbetstagaren förmodligen en anställd.,
skaffa nödvändiga Anställningsformulär
När dina egna dokument är i ordning är du redo att anställa dina anställda. Var noga med att samla in skatte-och löneuppgifter inom de första dagarna av anställning för att säkerställa att de får sin första lönecheck i tid. Du kanske vill uppmuntra anställd användning av direkt insättning för snabbare betalningar.
varje anställd måste fylla i en Federal inkomstskatt Källformulär W-4, vilket gör att du kan beräkna rätt skatt källskatt., Anställda måste också fylla i en i-9-blankett för att verifiera att de är lagligt tillåtna att arbeta i USA.
Välj din löneperiod
ju färre löneperioder du har desto lättare är det att slutföra din Lönelista. Vissa stater kräver dock att anställda betalas enligt ett visst schema, till exempel veckovis eller varannan vecka. Om du vill köra lönesumman mindre ofta än en gång i veckan, kontakta din State Department of Labor för att avgöra om din föreslagna löneperiod överensstämmer med statliga föreskrifter.,
skapa lönerelaterade processer
innan du kan utfärda korrekta lönecheckar behöver du en metod för att spåra anställdas timmar. Det finns många verktyg tillgängliga för detta ändamål, från grundläggande inloggningsblad till plattformar som spårar anställdas aktivitet på telefoner eller datorer. Det är också viktigt att ställa in politik för betald ledighet om du planerar att erbjuda det, övertid lön och andra förmåner.,
på andra sidan måste du ha en process för att säkerställa att avdrag för förmåner, skatter och liknande betalas till lämpliga leverantörer och byråer för dina anställdas räkning.
välj en Löneplattform
om du planerar att hantera löner internt, var noga med att du eller din bokhållare är bekväm med nyanserna i den här uppgiften. Det finns flera högkvalitativa löneplattformar tillgängliga för att göra det enklare., De flesta små företag föredrar dock outsourcade registeransvariga tjänster, eftersom dessa yrkesverksamma har kunskap och erfarenhet för att producera löner exakt och i tid.
producera din lön
När du eller din kontrollant har angett anställdas personliga information i ditt lönesystem, är du redo att producera din första lönekörning. Använd de tidvisningsverktyg som du har på plats för timvis (ej undantagna) arbetstagare, ange eller rapportera antalet timmar för varje. Avlönade (undantagna) arbetstagare behöver inte rapportera sina timmar. De betalas samma belopp varje vecka.,
Obs: Om du gör jobb kostar i din redovisning, kommer du fortfarande vill avlönade anställda att spåra sina timmar. Det kommer inte att faktor i deras veckolön men du kommer att vilja kunna exakt fördela tid till jobb för att förstå kostnaderna. Överväg att använda ett tidspårningsprogram som synkroniseras med din allmänna redovisningsprogramvara för att producera dessa rapporter. Många kommer att ha en synkronisering med din lön samt så att du kan använda dem för avlönade och Tim anställda lika.,
behåll obligatoriska poster
vissa lönerelaterade poster måste behållas för IRS-ändamål. Som en allmän regel måste du behålla alla poster för personer som är aktivt anställda, oavsett hur länge de är anställda. Många poster måste behållas under en viss period efter att anställningen har avslutats. Till exempel måste arbetsskatteuppgifter behållas i minst fyra år. Särskilda instruktioner finns tillgängliga via IRS.,
beräkna och betala federala och statliga löneskatter
slutligen är du som arbetsgivare ansvarig för att betala löneskatt och producera vissa rapporter. I allmänhet är rapporter förfallna antingen kvartalsvis eller årligen. Utnyttja resurser tillgängliga via IRS och din statliga Skatteverket för att säkerställa att alla skatter och rapporter hanteras på lämpligt sätt.
korrekt, i tid lön är en av de viktigaste ansvarsområden i ditt företag. För det första är lönefel ett säkert sätt att störa anställda., För det andra kan skattefel leda till betydande böter och påföljder. Noggrant överväga hur din Lönelista kommer att hanteras för att säkerställa att du undviker de vanligaste fallgroparna.,