Leverantörsskulder Process

leverantörsskulder process eller funktion är oerhört viktigt eftersom det innebär nästan alla av ett företags betalningar utanför lönelistan. Leverantörsskulder kan utföras av en leverantörsskulder avdelning i ett stort företag, av en liten personal i ett medelstort företag, eller av en bokförare eller kanske ägaren i ett litet företag.

oavsett företagets storlek är uppdraget att betala leverantörsskulder att endast betala företagets räkningar och fakturor som är legitima och korrekta., Detta innebär att fakturan måste återspegla:

vad företaget hade beställt
vad företaget har fått
de korrekta enhetskostnaderna, beräkningarna, totalsummorna, villkoren etc. innan en leverantörs faktura förs in i bokföringen och planeras för betalning.

för att skydda ett företags kontanter och andra tillgångar bör leverantörsprocessen ha interna kontroller., Några orsaker till interna kontroller är att:

förhindra att betala en bedräglig faktura
förhindra att betala en felaktig faktura
förhindra att betala en leverantörsfaktura två gånger
vara säker på att alla leverantörsfakturor redovisas

periodvis företag bör söka professionell hjälp för att förbättra sina interna kontroller.

leverantörsprocessen måste också vara effektiv och korrekt för att företagets finansiella rapporter ska vara korrekta och fullständiga., På grund av dubbel bokföring kommer en utelämnande av en leverantörsfaktura faktiskt att orsaka två konton att rapportera felaktiga belopp. Till exempel, om en reparationskostnad inte registreras i tid:

skulden kommer att utelämnas från balansräkningen, och
reparationskostnaden kommer att utelämnas från resultaträkningen.

om leverantörsfakturan för en reparation registreras två gånger kommer det också att finnas två problem:

skulderna kommer att överskattas, och
reparationskostnader kommer att överskattas.,

med andra ord, utan att leverantörsprocessen är aktuell och välskött, kommer företagets ledning och andra användare av bokslutet att få felaktig feedback om företagets resultat och finansiella ställning.

en dåligt kör leverantörsskulder process kan också innebära att missa en rabatt för att betala vissa räkningar tidigt. Om leverantörsfakturor inte betalas när de förfaller, kan leverantörsrelationer vara ansträngda. Detta kan leda till att vissa leverantörer kräver kontanter vid leverans., Om det skulle inträffa kan det få extrema konsekvenser för ett kontantband.

precis som förseningar i att betala räkningar kan orsaka problem, så kunde betala räkningar för tidigt. Om leverantörsfakturor betalas tidigare än nödvändigt kan det inte finnas kontanter tillgängliga för att betala några andra räkningar vid förfallodagen.

inköpsorder

en inköpsorder eller PO är förberedd av ett företag för att kommunicera och dokumentera exakt vad företaget beställer från en leverantör. Pappersversionen av en inköpsorder är en flerkopieform med kopior som distribueras till flera personer., De personer eller avdelningar som tar emot en kopia av PO inkluderar:

den person som begär att en PO utfärdas för varorna eller tjänsterna
leverantörsavdelningen
den mottagande avdelningen
säljaren
den person som förbereder inköpsordern

inköpsordern kommer att ange ett PO-nummer, datum som upprättats, företagsnamn, leverantörsnamn, namn och telefonnummer till en kontaktperson, en beskrivning av de varor som köps, kvantiteten, enhetspriser, fraktmetod, datum som behövs och annan relevant information.,

en kopia av inköpsordern kommer att användas i trevägsmatchen, som vi kommer att diskutera senare.

mottagande rapport

en mottagande rapport är ett företags dokumentation av de varor som den har mottagit. Den mottagande rapporten kan vara ett pappersform eller det kan vara en datorpost. Kvantiteten och beskrivningen av de varor som anges i den mottagande rapporten bör jämföras med informationen om företagets inköpsorder.

Efter att den mottagande rapporten och inköpsorderinformationen har avstämts måste de jämföras med leverantörsfakturan., Därför är den mottagande rapporten den andra av de tre dokumenten i trevägsmatchen (som kommer att diskuteras inom kort).

Leverantörsfaktura

leverantören eller leverantören skickar en faktura till det företag som hade mottagit varorna och / eller tjänsterna på kredit. När fakturan eller fakturan tas emot kommer kunden att hänvisa till den som en leverantörsfaktura. Varje leverantörsfaktura dirigeras till leverantörsskulder för bearbetning., När fakturan är verifierad och godkänd krediteras beloppet till företagets leverantörskonto och debiteras också till ett annat konto (ofta som kostnad eller tillgång).

en vanlig teknik för att verifiera en leverantörsfaktura är trevägsmatchen.

trevägs match

leverantörsprocessen använder ofta en teknik som kallas trevägs match för att försäkra att endast giltiga och korrekta leverantörsfakturor registreras och betalas., Trevägsmatchen innebär följande:

endast när detaljerna i de tre dokumenten är överens kommer en leverantörs faktura att anges på kontot för leverantörsskulder och schemalagd betalning.

god intern kontroll av ett företags resurser förbättras när företaget tilldelar en separat anställd med ett specifikt, begränsat ansvar., Följande diagram illustrerar begreppet separation (eller segregering) av uppgifter som omfattar leverantörsskulder:

När uppgifterna separeras kommer det att kräva mer än en oärlig person att stjäla från företaget. Därför kommer små företag utan tillräcklig personal för att skilja arbetstagarnas ansvar att ha större risk för stöld.

för att illustrera trevägsmatchen, låt oss anta att BuyerCo behöver 10 tonerkassetter för sina skrivare., BuyerCo utfärdar en inköpsorder till Leverantörcorp för 10 patroner på $ 60 per patron som ska levereras om 10 dagar. En kopia av PO skickas till Leverantörcorp, en kopia går till den person som rekvirerar patronerna, en kopia går till mottagningsavdelningen, en kopia går till leverantörsskulder och en kopia behålls av den person som förbereder PO. När BuyerCo tar emot patronerna utarbetas en mottagningsrapport.

trevägsmatchen innebär att man jämför följande information:

beskrivning, kvantitet, kostnad och villkor på företagets inköpsorder.,
varubeskrivning och kvantitet som visas i den mottagande rapporten.
beskrivning, kvantitet, kostnad, villkor och matematik på leverantörsfakturan.

Efter att ha fastställt att informationen stämmer överens, kan leverantörsfakturan föras in i skuldkontot leverantörsskulder. Den information som anges i redovisningsprogrammet kommer att innehålla fakturareferensinformation (leverantörens namn eller kod, fakturanummer och datum etc.), det belopp som ska krediteras leverantörsskulder, det eller de belopp och konton som ska debiteras och det datum då betalningen ska göras., Betalningsdatumet baseras på de villkor som anges på fakturan och företagets policy för att göra betalningar.

slutligen bör dokumenten stämplas eller perforeras för att indikera att de har införts i redovisningssystemet, vilket undviker en dubbel betalning.

kuponger

vissa företag använder en kupong för att dokumentera eller ”garantera” godkännandeprocessens fullständighet. Du kan visualisera en kupong som ett täckblad för att fästa de verifikationer (inköpsorder, ta emot rapport, leverantörens faktura, etc.,) och för att notera godkännanden, kontonummer och annan information för varje leverantörsfaktura eller faktura.

När leverantörsfakturan betalas kommer kupongen och dess bilagor (inklusive en kopia av kontrollen som utfärdades) att lagras i en betald kupong / fakturafil. Om pappersdokument är inblandade kan en kontorsmaskin perforera ordet ”betalt” genom kupongen och dess bilagor. Detta görs för att säkerställa att en dubblett betalning inte kommer att ske.

obetalda fakturor och kuponger kommer att hållas i en öppen fil.,

leverantörsfakturor utan inköpsorder eller mottagande av rapporter

inte alla leverantörsfakturor kommer att ha inköpsorder eller mottagande rapporter. Därför är trevägsmatchen inte alltid möjlig. Till exempel utfärdar ett företag inte en inköpsorder till sitt elverktyg för en förutbestämd mängd el för följande månad. Detsamma gäller för telefon, naturgas, avlopp och vatten, frakt-in och så vidare.

det finns också betalningar som krävs Varje månad för att uppfylla hyresavtal eller andra kontrakt., Exempel är månadshyran för en lagringsanläggning, kontorshyra, bilbetalningar, utrustningshyror, underhållsavtal etc. Även om dessa skyldigheter inte kommer att ha inköpsorder är ansvaret oförändrat: betala endast de belopp som är legitima och korrekta.

uttalanden från leverantörer

leverantörer skickar ofta uttalanden till sina kunder för att ange de belopp (listade efter fakturanummer) som förblir obetalda. När en leverantörsdeklaration tas emot bör detaljerna i uttalandet jämföras med företagets poster.,

det faktum att ett företag kan ta emot både fakturor och uttalanden från en leverantör innebär att det finns potential för en dubblettbetalning. För att undvika att göra en dubblett betalning, företag ofta fastställa följande regel: betala endast från leverantörsfakturor; aldrig betala från leverantörsdeklarationer.