Hur håller du ditt projekt på rätt spår med Projektstatusrapporter

Varför är statusrapporter viktiga?

de bästa statusrapporterna för projekt skapar ansvarsskyldighet och äganderätt inom ditt team. De avslöjar problem, mildra risker och mest av allt – se till att du är på rätt spår mot dina projektmål.

för klienter ger statusrapporter för projekt värde. Det ger dem förtroende för att deras pengar levererar värde. Det kan få dem att se bra ut för sina chefer., Det kan garantera att finansieringen fortsätter i framtiden. Det kan också helt rädda din röv genom att du har en pappersspår om saker går av skenorna.

statusrapporter för projektet skapas när projektplanen är på plats och saker och ting är i rörelse. Om vi vill få super exakt, är det under övervakningen & kontrollerande fas. Vanligtvis skickas de veckovis eller månadsvis. Heck, du kan även göra det på den dagliga – men bara om det behövs.

projektstatusrapporter kan levereras i en mängd olika metoder. Det finns inget perfekt sätt att göra det. E., Övervakning& styrning. Verbalt, och sedan följde upp med en PDF. Alternativen och kombinationerna är oändliga.

projektstatusrapporter är inte, och bör inte fungera som Uppgiftsproducenter & PMs gör eftersom det är en del av arbetsansvaret. Det är en producent/Projektledare skyldighet att göra meningsfulla och användbara statusrapporter. Inte bara för att ”göra statusrapporten” som ingen läser.

Vad innehåller en statusrapport för projektet?,

i din statusrapport måste du inkludera följande:

Projektnamn / Klientnamn

det här steget bör vara uppenbart. Se till att du registrerar vem rapporten är för och vad rapporten innebär (dvs. vilket projekt).

Projektvision

detta bör vara en enkel mening om vad ditt projekt är och vad huvudmålet / visionen är. En 10,000 ft vy. Den goda nyheten är att när det är gjort – behöver du inte ändra det.,

exempel:

• kör kvalificerade kunder för att ”köpa” kombucha via mobila enheter baserat på ett förbättrat användargränssnitt.
• med detta projekt hoppas vi öka Online kombucha försäljning genom genomförandet av en dropp e-post marknadsföringskampanj.
• starta en webbplats i juni 2018 som tillåter kunder att köpa Killer Kombucha och återspeglar Killer Kombucha som har högsta kvalitet & best-tasting produkt i sin kategori.,

Project Health

det finns några olika sätt du kan snurra detta, men jag gillar ganska ”stoplight method”. Grönt för gott. Gult för vissa problem. Röd för detta är en het röra. En anteckning till stöd är alltid till hjälp.

exempel:

• Grön: vi har fått godkännande på dropp e-mönster. Inga budgetproblem just nu.
• gul: DROPP e-postdesignen behöver betydande revideringar, därför har det slutliga leveransdatumet försenats med 1 vecka.
• röd: dropp e-postkampanjen har drastiskt skiftat riktning sedan starten., Vi måste inrätta ett möte för att fastställa önskemål/önskemål för projektet.

ett annat objekt som jag starkt uppmuntrar dig att inkludera skulle vara projektet spendera& tidslinje. Genom att ge din klient& team regelbundna uppdateringar om hur projektet presterar mot budget och tidslinje, kommer du att uppmuntra medvetenhet och driva värdet av projektinsatser. Detta är också en stor post för dig att se trender och förhindra ditt projekt från att gå utanför spåren.,

vad vi slutförde denna tidsram

dessa bör anges i punktformat. Håll dessa korta& enkelt. Det är inte Jira-biljetter. Förklara inte” hur ” bara vad.

exempel:

• erhöll godkännande för 3 dropp e-mönster

• avslutade handoff till utvecklingsteam& bekräftad leverans tidslinje

vad vi planerar att slutföra nästa tidsram

tydlig, exakt uppgiftslista här presenteras i bulletformat.,

exempel:

• utveckla de tre e-postmeddelandena
• utföra interna QA & testa
• skicka till klient QA & testa

problem/vägspärrar

> det är där du kan höja några röda flaggor eller hinder som hindrar dig från att gå framåt.

exempel:

• Om vi inte får kundrespons från 06/02 kommer vi att vara i fara för att inte kunna skicka e-postmeddelandet till konsumenterna samma dag som produkten kommer att finnas tillgänglig i butikerna.,

kommande uppgifter& milstolpar

en 10000 ft vy över vad som händer. Finns det något som tittaren bör granska? Vad händer härnäst?,

exempel:

• dd/mm: klient QA& testning
• DD/mm: e-postdistribution

så här ser det ut tillsammans:

valfria objekt att inkludera baserat på ditt projekt:

• länkar till projektets tidslinje
• länkar till slutförda resultat
• åtgärdsobjekt
• roliga gifs, länkar till lagspellistor etc.,
• weekly tack eller tacksamhet till gruppmedlemmar och kunder
• länkar till relevanta artiklar/branschtrender
• en RAID log

inkludera inte något av detta:

• kasta skugga
• Blabber
• frågor

hur man skapar en Projekt statusrapport

Nu när du har ett projekt, kan du specificerad lista över allt som ska ingå i en status report…it dags att börja rapportera! Här är en steg-för-steg-guide som beskriver hur man faktiskt sätter sig ner och skapar en statusrapport.,

samla in dina Data

innan du skriver en rapport måste du samla in den information du behöver rapportera om. Detta innebär att dra data från olika källor så att du har en fullständig förståelse för tidsram, budget, händelser och andra punkter som är av betydelse.

hämta Data från din projekthanteringsprogramvara

om du använder en PM-programvara kommer många av dina nyckelprojektdata att vara redo för dig att använda i din rapport, till exempel budget som används eller timmar som spenderas., Här är några av de bästa verktygen som jag skulle rekommendera om du inte använder en redan:

Du kan också se fullständiga översikter av dessa projekthanteringsverktyg.

hämta Data från din Projekttidslinje

din projekttidslinje ska innehålla datum, händelser och / eller åtgärder i den ordning de inträffade. Detta är ett bra första ställe att leta efter att samla in information för din statusrapport. Detta dokument kommer också att påminna dig om eventuella kommande tidsfrister som du bör uppmärksamma.

sammanställa finansiell Information

Du kommer sannolikt att rapportera om kostnader och budgetering., Därför är det absolut nödvändigt att ha dessa uppgifter lättillgängliga när du sätter dig ner för att bygga din statusrapport. Dra från tidrapporter, kostnadsrapporter, kontoutdrag och uppskattningar … vad som än krävs för att få en fullständig ekonomisk bild.

Bestäm RAG-Status

du vill låta din klient och / eller team veta om projektet är hälsosamt, avstannat eller i kris. Men först måste du göra din forskning och utveckla en avhandling för vilket område du faller i. Det är upp till projektledaren att uppmärksamma statusändringar, från rött (dåligt), gult (okej) eller grönt (allt bra).,

incheckning med ditt Team

Du har nu den information som du A) är medveten om och B) har ansett viktig. Men det kan vara klokt att checka in med ditt team och se om de har några ytterligare uppdateringar eller detaljer att lägga till.

Source a status Report Template (optional)

du behöver inte skapa en statusrapport från grunden. Liksom många typer av dokument, det finns ett brett utbud av mallar tillgängliga för dig att använda om du så väljer. Byt bara ut innehavslogotypen för din företagslogotyp och voila, redo att börja rapportera.,

läs nedan om mall för projektstatusrapport i DPM-medlemskap.

skissera Nyckelsegment

för din egen sanity, zip genom hela dokumentet och lämna korta 3-4 ord jot anteckningar i huvudkategorierna för att hjälpa dig som en disposition. Det är alldeles för lätt att glömma något eller gå av på en tangent. Din disposition hjälper till att hålla saker på rätt spår.

sammanfattningen

det första avsnittet du vill beskriva är rapportsammanfattningen. Till skillnad från resten av din disposition kanske du vill bygga 2-3 fulla, orörda meningar här., Detta kommer att diktera tonen och riktningen som resten av betänkandet kommer att ta.

exempel: den här rapporten beskriver den aktuella statusen för online-marknadsföringsprojektet för Killer Kombucha. Vi kommer att beröra statusen för dropp e-marknadsföringskampanjen, med fokus på nuvarande designuppgifter och segmentering av publiklistor.

de viktigaste punkterna/milstolparna

anteckna 2-3 nyckelposter och/eller milstolpar som du planerar att ta itu med i din rapport. Du kommer inte att kunna beröra varje liten detalj i ditt arbete så du bör välja en sammanhängande fokus.,

exempel:

• e-blast header image godkänd
• väntar på kroppstext revideringar från klienten
• slutfört målgrupp segmentering rekommendationer

noterna & länkar

något annat att lägga till? Något du vill länka ut till? Har du en tanke som inte passar in någon annanstans? Lämna en lapp här.

Skriv ett fult första utkast

det första du ska göra är att skapa ett fult första utkast till din statusrapport., Jag lärde mig om det fula första utkastet från” Everybody Writes ” av Ann Handley och jag har tillämpat det på många ansträngningar som PM.

i grund och botten, det är där du bara word kräkas allt du vet om projektet i din uppsättning mall. För mig är det här den tid då jag tänker tillbaka och jag tänker fram emot vad som händer. Denna övning är viktig eftersom det låter dig verkligen tänka igenom och smälta händelserna på ditt projekt. Det låter dig dumpa all information ut-utan att straffa dig själv för att redigera och formatera längs vägen.

ta sedan en paus.,

redigera ditt arbete

Kom tillbaka och redigera din statusrapport. Du vill se till att din statusrapport är korrekt och klar för fel. Skicka perfekta rapporter visar dina kunder och team som du har lagt tid och tänkte i statusrapporten – att det är viktigt och av värde. Enkla misstag kan skicka meddelandet att du inte bryr dig.,

dubbelkolla att din statusrapport innehåller följande:

• Projektnamn/Klientnamn
• Projektvision
• Projekthälsa
• vad som nyligen slutfördes
• vad du planerar att slutföra nästa
• problem/vägspärrar
• kommande uppgifter & milstolpar

även … .

• skär ordet fett. Kan du säga saker enklare? Mer direkt?
• korrekt grammatik, skiljetecken, stavning
• Lägg till i allt du glömde, eller det har ändrats sedan ditt första utkast.
• kan du få ner den till en sida?, Krävs inte – men det här hjälper dig att undvika överbelastning av information.

skicka& leverera

nu har du skapat din projektstatusrapport och den är redo att skickas. Bra gjort! Här är några tips för att säkerställa att det tas emot positivt av laget och din klient.

Lägg till socker innan du skickar

det viktiga här är att du distribuerar till ditt team och kunder med lite ”socker”. Jag lärde mig denna värdefulla skicklighet från en chef för några år sedan. Var gratis. Var Snäll. Gå ur vägen för att leverera denna statusrapport med en dos av skriftligt cheer., Med andra ord, undvik att låta som en robot.

dina projektstatusrapporter kommer att tas emot mer positivt med en tankeväckande anteckning vs. bara en länk till ”titta här” som skickar ett meddelande till andra att dokumentet inte är viktigt.

leverera vid sidan av ett Statusmöte

det är vanligt att statusrapporter utfärdas samtidigt som ett statusrapport möte. Det fungerar som en allmän dagordning och lämnar efter sig punkt för andra., Detta krävs inte, men det ger verkligen en stor möjlighet för laget och / eller kunden att diskutera projektet och uppnivå eventuella risker, utmaningar eller problem. Återutfärda statusrapporten om ändringar har gjorts under statusmötet.

effektiva sätt att skicka en statusrapport

Slack, email, basecamp, Teamweek, etc. Välj en metod och håll fast vid den. Jag skulle försöka uppmuntra dig att undvika att skicka in flera medier så att du skapar mindre arbete för dig själv och se till att publiken vet hur och när det kommer att levereras.,

bekräfta kvitto & engagemang

det sista du kan göra är att” skicka ” statusrapporten och kolla in. Ditt team och klient är ansvariga för att läsa det – det är ditt jobb att följa upp för att upprätthålla denna ansvarighet.

be publiken i rapporten bekräfta att de har läst rapporten inom 24 timmar. En enkel ”fick det” eller tummen upp emoji via Slack är bra. Har de frågor? Du vill se till att projektstatusrapporten läses och är ett effektivt verktyg för projektkommunikation.,

alla som inte svarar – följ upp direkt. Svara inte alla och ropa ut dem. Det är dålig form.

Skölj & Upprepa (+ feedback)!

det sista råd jag har är att be publiken att ge feedback. Detta är ett dokument för dem. Du vill se till att det hjälper – inte skadar.

checka in ibland för att se om det finns något du kan klippa, inkludera eller förbättra för att göra dina statusrapporter tjäna ditt team och kunder bättre.,

Project Status Report Best Practices

Okej, nu när vi vet vad det är, och vad det innehåller, och hur man gör en – här är några allmänna göra och inte göra för att hjälpa dig med. Här är mitt bästa råd för att skapa en statusrapport för åldrarna:

rymma olika inlärningsstilar

Kom ihåg: inte alla kan läsa ett helt textdokument och få det att hålla fast. Inkludera text, jot anteckningar, grafik och länkar i din statusrapport för att markera viktiga områden. Dessutom schemalägga vissa klient facetime med varje rapport., Prata ut och ställa frågor on-the-fly kommer att göra mer av en inverkan för din klient.

håll det enkelt, dumt! (PUSS)

Ah, ja—den goda ol’ K. I. S. S. huvudman. Håll statusrapporten enkel, för din klients och din skull. Om en statusrapport tar alldeles för lång tid att skapa eller läsa igenom, minskar du sannolikheten för att dessa saker kommer att hända (eller åtminstone hända med någon nivå av noggrannhet).,

Håll dig ansvarig genom att schemalägga återkommande statusmöten

det första statusrapporten + mötet kan kännas lite av en scramble men det blir bara enklare när tiden går vidare. Snart kommer du att falla i en rutin som gör det andra natur att bygga och dela en statusrapport. Schemalägg återkommande statusmöten direkt från fladdermusen, inte som du är redo för dem, för att hålla dig ansvarig för en deadline.

försök att göra statusmöten lite roligare

mänsklig interaktion gör oss, ja, mänskliga. Ta en kort stund att komma ikapp på icke-arbetsrelaterade saker., Bryt isen med något avslappnat och minnesvärt, håll dig bara borta från ”faux pas” ämnen som skvaller eller politik. Var en aktiv lyssnare och gör ett försök att samtala på ett sätt som känns naturligt, inte som om du har en agenda.

ha alltid en statusrapport on-the-go

lämna inte dina statusrapport förberedelser förrän i sista minuten. I stället har en pågående dokument som du kan lägga till som händelser händer i realtid. Tänk på det så här: om någon behöver en omedelbar statusrapport Out-of-the-blue, vill du ha något som du kan visa dem direkt. Var alltid beredd!,