att göra-listor är ett bra sätt att hålla reda på enastående uppgifter, men de kan vara dåliga motivatorer. De hamnar ofta för länge, för korta, för vaga, för förvirrande, överkommna, otympliga, inaktuella och glömda, eller till och med alltför minutiöst planerade.
det verkar inte som en komplicerad övning—skriva ner några saker du vill få gjort varje dag—men så ofta är det.,
om du har hittat din enkla att göra-lista att vara något annat än, använd en eller flera av dessa sju tekniker för att skapa en bättre att göra-lista.
notera varför varje att göra på din lista är viktigt
För många av oss, att göra-listor känns som bojor. De gör oss olyckliga och sap vår energi i stället för att motivera oss att få mer gjort.,
Konst Markman, professor i psykologi och marknadsföring vid University of Texas i Austin, säger att detta beror på vår att-göra-listor är det alltför ofta bara samlingar av tråkigt, påfrestande, eller banala arbetsuppgifter:
Om du konfrontera dig själv varje dag med påminnelser om endast den minst roligaste delarna av jobbet, det kommer förmodligen hamnar påfrestande din motivation att gå till jobbet.
om det låter som din att göra-lista föreslår Markman en mycket enkel lösning: omforma din lista för att vara fokuserad kring ditt större syfte på jobbet., Om du ansluter uppgifterna på din att göra-lista till ditt större syfte, kommer de att känna sig mindre tråkiga och banala och viktigare och motiverande.
överväg att lägga till en mening i varje uppgift i din att göra-lista som förklarar värdet av att slutföra den uppgiften. Om du tydligt kan definiera varför en uppgift behöver göras, kommer du att känna dig mer motiverad för att slutföra det.
Delete Low / No-Value Tasks and Nice-to-Dos
en annan fördel med att definiera värdet av uppgifterna på din att göra-lista: det hjälper dig att hitta de uppgifter som förmodligen inte är värda att göra., Om du inte kan räkna ut vilket värde att slutföra en uppgift kommer att ge, bör du förmodligen bara ta bort den från din lista.
ett av de vanligaste problemen med att göra-listor är att de är överväldigande. När du ständigt lägger till nya uppgifter i din lista när de dyker in i ditt huvud, hamnar du ofta med dussintals eller hundratals till-dos.
varje dag måste du analysera alla dessa objekt för att bestämma vad du ska fokusera på nästa. Och varje dag betonar den växande storleken på din lista dig ut. Du kanske aldrig kommer igenom dem alla.,
Om du tar bort lågvärdiga, no-value Och nice-to-do-uppgifter från din lista hjälper du dig att skapa en bättre att göra-lista eftersom det gör din lista mer hanterbar, mindre stressande och mer skimmable. Det håller dina mest angelägna och viktiga uppgifter top-of-mind och hjälper dig att undvika att bli distraherad av uppgifter som inte kommer att flytta nålen.,
och om du är orolig för att du kommer att förlora reda på uppgifter som du kanske så småningom vill göra tid för genom att ta bort dem från din lista, kan du använda ett verktyg som MeisterTask för att flytta dessa uppgifter till sin egen” someday ” – lista som du kan granska ibland när du har slut på saker att göra.
detta håller dina viktiga och oviktigt att göra-listor åtskilda men låter dig hålla reda på de trevliga-till-dos Du kanske vill ta itu med när arbetet är långsamt.,
skapa en att göra-lista för varje vecka eller varje dag
om du har tagit bort alla dina no/low-value och nice-to-ha uppgifter från din att göra-lista och fortfarande tycker att det är överväldigande, överväga att använda en av följande prioriteringstekniker för att skapa en individuell att göra-lista för varje vecka eller dag:
- MITs – Zen till Done: s Leo Babauta rekommenderar att du börjar varje dag genom att välja mellan en och tre uppgifter du kommer att fokusera på den dagen. Det här är dina viktigaste uppgifter (MITs), och du borde inte arbeta med något annat tills dessa uppgifter är klara.,
- Ivy Lee Method-i slutet av varje arbetsdag väljer du sex uppgifter att fokusera på imorgon, beställ dem i prioritet från 1-6 och arbeta sedan med dessa uppgifter i prioriteringsordning nästa dag tills alla sex uppgifterna är klara.
- 1-3-9-i början av varje arbetsdag väljer du 13 uppgifter att fokusera på den dagen: en högprioriterad uppgift, tre medelprioriterade uppgifter och nio lågprioriterade uppgifter. Slutföra högprioriterade uppgiften först, följt av medelprioriterade uppgifter, och slutligen lågprioriterade uppgifter.,
beroende på storleken på dina uppgifter kan du slutföra dessa övningar i början av varje dag eller början av varje vecka. Om dina uppgifter tar bara några timmar att slutföra, bör dagligen fungera bra. Om du har mestadels flera dagars uppgifter, planera och prioritera varje vecka.
När du använder dessa metoder, det hjälper till att ha en att göra-lista verktyg som gör det enkelt att dra och släppa din dos i olika körfält. Så här kan du till exempel ställa in MeisterTask att fungera perfekt för 1-3-9-metoden.,
Bryt stora To-Dos ner i mindre To-Dos
ett av de snabbaste sätten att bli överväldigad när man tittar på din att göra-lista är att ha en lista fylld med monstruösa uppgifter som tar veckor att slutföra.
låt oss säga att en av dina uppgifter är ”plan 2020 editorial calendar.,”Det är ett massivt företag som består av många mindre uppgifter som:
- genomföra sökordsforskning
- genomföra konkurrenskraftig forskning
- revision och katalog befintligt innehåll
- granska idéer eftersläpning
- värva idéer från kundservice och försäljning
- fråga kunderna om idéer
- utvärdera alla idéer
- skapa kalender
det är veckor värt av arbete du har kombinerat med en enda att göra-rad objekt.
i stället för att ha massor av mycket stora uppgifter på dina listor, spendera lite tid att bryta de stora uppgifterna ner i de minsta kompletta komponenterna.,
detta kommer inte bara att göra det lättare att planera dina dagar och veckor, men det kommer också att ge dig nöjet att se fler färdiga objekt på din lista, vilket bör bidra till att motivera dig att fortsätta arbeta dig igenom din lista.,
Bryt ner stora uppgifter enkelt med MindMeister
Kom igång
Skriv en ”What I’ ll Probably Do”-lista
Mark Forster, författaren till många produktivitetsböcker, en gång genomfört ett produktivitetsexperiment där han skrev sin att göra-lista för dagen och sedan lägga bort den i en låda. Forster hoppades att skriva listan skulle räcka för att få honom att komma ihåg vad som fanns på den och få allt gjort.,
tyvärr, när slutet av dagen rullade runt, drog Forster listan ur lådan och insåg att han inte hade gjort ens en uppgift på listan!
Tänk på varför experimentet misslyckades, Forster kom upp med ett annat tillvägagångssätt: nästa dag skrev han en lista över vad han trodde att han faktiskt skulle göra. Detta var mer av en förutsägelse lista än den typ av hoppfulla önskelista de flesta av oss gör för våra dagliga uppgiftslistor.
igen lägger Forster bort listan i lådan. Men den här gången lyckades han slutföra varje uppgift på listan—och allt utan att titta på det en gång!,
tricket till detta tillvägagångssätt, Forster säger, gör listan som svar på frågan:
vad tror jag faktiskt att jag ska göra idag?
Om du ställer den frågan ändras hur du närmar dig att skapa en att göra-lista för dagen. Istället för att planera baserat på vad du hoppas uppnå, planerar du baserat på vad du tror att du faktiskt kommer att uppnå, vilket hjälper dig att skapa en bättre, mer realistisk plan.,
med hjälp av detta tillvägagångssätt fann Forster att han inte bara fick mer gjort under dagen, men han lyckades till och med få igenom några uppgifter som han hade skjutit upp länge.
om du hittar din verklighet sällan matchar den plan du gör i förväg, försök att göra din att göra-lista som svar på Forsters fråga och se vilken skillnad det gör för din produktivitet.
gör din att göra-lista Offentlig
Även om det kanske inte är praktiskt för varje att göra-lista, är ett annat sätt att skriva en bättre att göra-lista att göra din lista Offentlig så att vem som helst kan se den.,
detta är något mjukvaruutvecklare Joe Reddington gjorde i 2016, säger ”Det har varit den mest effektiva förändringen i min produktivitet i minst två, eventuellt fem år.”
varför hade en offentlig att göra-lista en så stor effekt på Reddingtons produktivitet? Det handlade om hur han skrev sin att göra-lista.
så snart han gjorde listan offentlig och insåg att andra människor kunde läsa den såg Reddington saker han hade förbisett när listan var privat. Han hade inkluderat dubbla uppgifter, skriftliga uppgifter som frågor snarare än uttalanden han kunde agera på och hade många dåligt skrivna uppgifter på sin lista.,
Reddington gick över sin lista och skrev om många av sina uppgifter, liksom att ta bort dubbletter. Processen med att skriva om uppgifter så att de var meningsfulla för andra människor, sa Reddington, fick honom att tänka på dem noggrant och definiera dem bättre:
När du skriver ett att göra-objekt för någon annan att läsa, berättar du för dem vad som faktiskt måste hända, men när du skriver det själv lämnar du dig en kryptisk anteckning.,
Även om du inte vill göra hela uppgiftslistan Offentlig kan du replikera fördelarna med reddingtons experiment genom att föreställa dig att någon annan kommer att läsa din att göra-lista.
skriva dina uppgifter som om de kommer att läsas av någon annan kommer att tvinga dig att formulera och definiera dem tydligare, vilket gör det enklare och snabbare att agera på dem senare.
rita din att göra-lista
Vill du bara komma ihåg vad du behöver göra istället för att behöva hänvisa till en lista hela tiden?, Om så är fallet har du förmodligen den bästa chansen att komma ihåg vad du behöver göra om du ritar din att göra-lista istället för att bara skriva ner uppgifter.
i en 2016-studie gav forskare människor 40 sekunder för att antingen rita ord eller skriva ner dem upprepade gånger. Efter att ha ritat/skrivit en mängd olika ord blev deltagarna ombedda att återkalla orden. De som hade ritat orden återkallade mer än dubbelt så många ord som de som skrev ner sina ord.
forskarna tror att skillnaden kan bero på hur många olika färdigheter vi använder vid ritning., Vi måste föreställa oss objektet i vårt sinne, tänka på dess fysiska egenskaper för att räkna ut hur man skildrar det i en ritning och använda våra motoriska färdigheter för att rita den på sidan.
studiens författare säger att denna kombination kan få oss att skapa ett starkare minne av ordet:
Vi tror att fördelen uppstår eftersom ritning bidrar till att skapa ett mer sammanhängande minnesspår som bättre integrerar visuell, motor och semantisk information.,
så om du upptäcker att du inte får tillräckligt gjort eftersom du glömmer vad du har planerat för dagen—eller om du slösar tid på att titta på din att göra-lista om och om igen under dagen—försök att rita den istället. Du kan bli förvånad över hur mycket bättre du minns allt du ville få gjort.
om ritningen inte är din starka sida kan du också försöka använda ett mindmappningsverktyg som MindMeister för att skapa mer visuella att göra-listor.,
den visuella karaktären hos en Tankekarta hjälper dig att skapa en bild i ditt sinne av de saker du behöver göra, och du kan också bifoga bilder till din Tankekarta för ännu mer visuella signaler som referens när du försöker komma ihåg vad som behöver göras.
börja bygga en bättre att göra-lista
medan rätt tekniker säkert kan hjälpa dig att bygga en bättre att göra-lista, kan rätt verktyg också hjälpa. Om du letar efter ett bättre att göra verktyg, överväga att använda MindMeister och MeisterTask tillsammans.,
Mind-mapping tool MindMeister gör det enkelt att skapa visuella att göra-listor, att brainstorma de uppgifter du behöver göra, och att bryta ner stora uppgifter i mindre komponenter.
med mindmeister-MeisterTask integration kan du skicka dina uppgifter direkt till uppgiftshanteringsverktyget MeisterTask där du kan planera dina dagar med MITs eller 1-3-9 och dela din att göra-lista med andra.
med rätt teknik och rätt verktyg, kommer du att vara på god väg till en bättre att göra-lista.,
ursprungligen publicerad i November 2016, det här inlägget har uppdaterats med några ytterligare tips om hur man bygger en bättre att göra-lista.
börja bygga en bättre att göra-lista
prova MeisterTask