10 Filhanteringstips för att hålla dina elektroniska filer organiserade

att hålla dina elektroniska dokument organiserade kan vara ganska chore i dagens ”Trådbundna” Värld.

förutom att lagra dokument lokalt på stationära datorer, bärbara datorer eller mobila enheter använder fler och fler företag molnet för grundläggande affärsapplikationer och fillagring.

ytterligare komplicera problemet lagring är behovet av många företag att dela dokument mellan anställda., Inom ett kontor uppnås detta vanligtvis genom att använda en filserver eller nätverksansluten lagringsenhet (NAS).

resultatet av allt detta kan vara en filhantering mardröm med några av en persons dokument som lagras i molnet och några lokalt, och även enskilda dokument som lagras endast på ett eller annat ställe.,

organisation är nyckeln till elektronisk filhantering

varhelst dokumenten lagras är det viktigt att hålla dem organiserade och uppdaterade. Målet med elektronisk filhantering är att se till att du kan hitta det du letar efter, även om du letar efter det år efter skapandet.

de flesta företag har vid ett eller annat tillfälle varit i pinsamt läge att ha ett kundsamtal och inte kunna snabbt hitta relevant faktura eller andra viktiga kunddokument., Lika irriterande är förvränga runt vid årsskiftet försöker hitta dokument som rör företagskonton för revisorn eller ännu värre, taxman.

korrekt organisation av digitala dokument är särskilt kritisk i en gemensam miljö – om en av dina anställda är frånvarande (tillfälligt eller permanent!) du bör kunna enkelt hitta alla dokument som skapats eller hanteras av den personen.

den potentiella förlusten av dataproblem med missnöjda, avgående anställda är ytterligare en anledning att skydda dina affärsdata.,

dessa filhanteringstips hjälper dig att hålla dina filer tillgängliga:

1. Använd Standardinstallationsmapparna för programfiler

använd standardfilplatserna när du installerar program. Under Windows, av konventions programfiler finns under (enhetsbeteckning:)->programfiler katalog. Installera program på annat håll är förvirrande och onödigt.

2. En plats för alla dokument

placera alla dokument under en enda ”root” – mapp., För en enskild användare i en Windows-miljö är standardplatsen mappen Mina dokument.

i en fildelningsmiljö försöker du göra detsamma. Skapa en enda rotmapp (kallad ”delade dokument” till exempel) och lagra alla dokument i undermappar i rotmappen. Att ha en enda plats för alla elektroniska dokument gör det lättare att hitta saker och att köra säkerhetskopior och arkiv.

3. Skapa mappar i en logisk hierarki

det här är lådorna på datorns arkiveringsskåp, så att säga., Använd vanligt språk för att namnge dina mappar; du vill inte titta på den här listan över mappar i framtiden och undrar vad ”TFK” eller vilken annan intressant förkortning du uppfann betyder.

4. Nest mappar i mappar

skapa andra mappar i dessa huvudmappar som behov uppstår. Till exempel kan en mapp som heter ” fakturor ”innehålla mappar som heter” 2018″,” 2017 ”och”2016”. En mapp som heter för en klient kan innehålla mapparna ”kunddata”och ” korrespondens”., Målet är att ha varje fil i en mapp snarare än att ha en massa föräldralösa filer som anges.

5. Följ Filnamnskonventionerna

använd beskrivande filnamn för enkel identifiering och hämtning men gå inte överbord – fil/sökvägsnamn har längdgränser som varierar mellan operativsystem.

under Windows den maximala hela sökvägen längd för en fil (t. ex., enhetsbeteckningen + mappnamn + filnamn) är 260 tecken. Använd vanliga förkortningar när det är möjligt, till exempel Jan för januari eller Corp för Corporation.

6. Var specifik

ge elektroniska filer logiska, specifika namn och inkludera datum i filnamn om möjligt. Målet när du namnger filer är att kunna berätta vad filen handlar om utan att behöva öppna den och titta. Så om dokumentet är ett brev till en kund som påminner honom om att betalningen är försenad, kalla det något som ”overdue_20180115″; snarare än något som”brev”., Hur vet du vem brevet är utan att öppna det?

om du delar filer via e-post eller bärbara enheter kanske du vill att filnamnet ska innehålla mer specifik information, eftersom mappinformationen inte kommer att inkluderas i den delade filen.

till exempel om dokumentet finns i Mina dokument\fakturor\2017\kunder\Doe_John_20180416.doc och filen delas eller skickas alla mottagaren kommer att se är Doe_John_20170416.doc och kanske inte kan berätta att filen är en kundfaktura utan att öppna den.

7., Fil när du går

den bästa tiden att lämna in ett dokument är när du först skapar det. Så vana att använda dialogrutan” Spara som ” för att lämna in ditt dokument samt namnge det, sätta det på rätt plats i första hand.

8. Beställ dina filer för din bekvämlighet

om det finns mappar eller filer som du använder mycket, tvinga dem till toppen av fillistan genom att byta namn på dem med en ! eller en AA i början av filnamnet.

9., Dra dina filer regelbundet

Ibland är det som är gammalt uppenbart som i exemplet på mappen ”fakturor” ovan. Om det inte är, Håll dina mappar uncluttered genom att rensa ut de gamla filerna.

10., Säkerhetskopiera dina filer regelbundet

oavsett om du kopierar dina filer till en annan enhet eller på band, är det viktigt att ställa in och följa en vanlig säkerhetskopiering.

bra filhantering gör att hitta vad du vill ha lätt

hantera elektroniska dokument bör vara en del av en övergripande strategi för dokumenthantering för ditt företag. En korrekt dokumenthanteringsplan bör innehålla alla aspekter av hantering av dokument, inklusive lagring, hämtning, säkerhetskopiering och säkerhet.,

sökfunktionen är en underbar sak men det kommer aldrig att matcha lätt att kunna gå direkt till en mapp eller fil. Om du följer dessa filhantering tips konsekvent, även om du inte vet var något är, du vet var det ska vara – en stor fördel när det gäller att hitta vad du letar efter. God filhantering praxis kommer att spara ditt företag tid och pengar.,