Die korrekte Berechnung der Gehaltsabrechnung kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie ein Kleinunternehmer sind. Ihre Expertise liegt im Unternehmertum — nicht unbedingt in der Verfolgung der verschiedenen Arbeits – und Steuergesetze, die für jeden Ihrer Mitarbeiter gelten. Unabhängig davon, ob Sie einen einzelnen Mitarbeiter oder einen großen Mitarbeiter haben, die Einrichtung eines genauen und zuverlässigen Gehaltsabrechnungssystems verhindert schwerwiegende Probleme für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen.,
Beantragen Sie eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN)
Ihr EIN ist eine eindeutige Nummer, die speziell Ihrem Unternehmen für IRS-Zwecke zugewiesen wurde. Diese Nummer identifiziert Ihr Unternehmen, wenn Informationen über Ihre Mitarbeiter an Bundes-und Landesbehörden gemeldet werden. Beispiele für diese Informationen sind das Gesamteinkommen und die in ihrem Namen gezahlten Steuern. Möglicherweise hören Sie das EIN, das als Formular SS-4 oder Steuer — ID bezeichnet wird-dies sind die gleichen wie das EIN.
Bewerben Sie sich direkt über das IRS für Ihre BEWERBUNG., Der bequemste Weg, diese Transaktion abzuschließen, ist eine Online-Bewerbung. Bewerbungen werden jedoch auch per Fax und Post angenommen.
Überprüfen Sie die staatlichen und lokalen Vorschriften auf zusätzliche EIN-Anforderungen
Obwohl viele Bundesstaaten und Gemeinden Ihr BUNDESEIN zur Identifizierung akzeptieren, benötigen einige separate Nummern für Steuerzwecke. Beispiele HIERFÜR sind New York, Massachusetts und South Carolina. Sie können Ihre Stadt und/oder staatlichen Vorschriften bestimmen, indem Sie die Website des entsprechenden Staates für kleine Unternehmen besuchen.,
Verstehen Sie den Unterschied zwischen unabhängigen Auftragnehmer und Mitarbeiter
Ob Sie unabhängige Auftragnehmer oder Mitarbeiter beschäftigen erhebliche Auswirkungen, wie Einkommen, Medicare, Sozialversicherung und Arbeitslosigkeit Steuern bezahlt werden, so ist es wichtig, die Unterscheidung zwischen den beiden zu verstehen.
Der Basistest läuft auf folgende drei Fragen hinaus:
- Kontrolliert der Arbeitgeber wann, wo und wie die Arbeit abgeschlossen ist? Wenn ja, ist der Arbeiter wahrscheinlich ein Angestellter.
- Kontrolliert der Arbeitgeber die finanziellen Aspekte der Arbeit?, Werden zum Beispiel Kosten erstattet? Bietet der Arbeitgeber arbeitsbezogene Tools wie Computer an? Wenn ja, ist der Arbeiter wahrscheinlich ein Angestellter.
- Ist die Beziehung im Gange oder ist der Arbeitnehmer für ein bestimmtes Projekt ohne Erwartung einer weiteren Beschäftigung beschäftigt? Bietet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Leistungen wie Krankenversicherung und bezahlte Freizeit an? Wenn die Beziehung andauert und / oder wenn Leistungen angeboten werden, ist der Arbeitnehmer wahrscheinlich ein Arbeitnehmer.,
Erhalten Sie erforderliche Mitarbeiterformulare
Sobald Ihre eigenen Dokumente in Ordnung sind, sind Sie bereit, Ihre Mitarbeiter einzustellen. Stellen Sie sicher, dass Sie innerhalb der ersten Arbeitstage Steuer-und Gehaltsabrechnungsinformationen sammeln, um sicherzustellen, dass sie ihren ersten Gehaltsscheck rechtzeitig erhalten. Möglicherweise möchten Sie die Verwendung der direkten Einzahlung für schnellere Zahlungen fördern.
Jeder Mitarbeiter muss ein Bundeseinkommensteuer-Quellenformular W-4 ausfüllen, mit dem Sie die korrekte Steuereinbehaltung berechnen können., Mitarbeiter müssen außerdem ein I-9-Formular ausfüllen, um zu überprüfen, ob sie legal in den USA arbeiten dürfen.
Wählen Sie Ihre Lohnperiode
Je weniger Lohnperioden Sie haben, desto einfacher ist es, Ihre Gehaltsabrechnung abzuschließen. Einige Staaten verlangen jedoch, dass Mitarbeiter nach einem bestimmten Zeitplan bezahlt werden, beispielsweise wöchentlich oder zweiwöchentlich. Wenn Sie weniger als einmal pro Woche eine Gehaltsabrechnung durchführen möchten, wenden Sie sich an Ihr Arbeitsministerium, um festzustellen, ob Ihre vorgeschlagene Lohnperiode den staatlichen Vorschriften entspricht.,
Payroll-bezogene Prozesse erstellen
Bevor Sie genaue Gehaltsschecks ausgeben können, benötigen Sie eine Methode zur Verfolgung der Mitarbeiterstunden. Zu diesem Zweck stehen viele Tools zur Verfügung, von einfachen Anmeldeblättern bis hin zu Plattformen, die die Aktivitäten von Mitarbeitern auf Telefonen oder Computern verfolgen. Es ist auch wichtig, Richtlinien für bezahlte Freizeit einzurichten, wenn Sie dies anbieten möchten, Überstunden und andere Vorteile.,
Auf der anderen Seite müssen Sie über einen Prozess verfügen, um sicherzustellen, dass Abzüge von Leistungen, Steuern und ähnlichem im Namen Ihrer Mitarbeiter an die entsprechenden Anbieter und Agenturen gezahlt werden.
Wählen Sie eine Abrechnungsplattform
Wenn Sie die Abrechnung im eigenen Haus durchführen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie oder Ihr Buchhalter mit den Nuancen dieser Aufgabe vertraut sind. Es gibt mehrere hochwertige Abrechnungsplattformen zur Verfügung, um die Dinge einfacher zu machen., Die meisten kleinen Unternehmen bevorzugen jedoch ausgelagerte Controller-Dienste, da diese Fachleute über das Wissen und die Erfahrung verfügen, um die Gehaltsabrechnung genau und pünktlich zu erstellen.
Erstellen Sie Ihre Gehaltsabrechnung
Sobald Sie oder Ihr Controller die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter in Ihr Gehaltsabrechnungssystem eingegeben haben, können Sie Ihre erste Gehaltsabrechnung erstellen. Geben Sie mithilfe der Zeitmessungstools, die Sie für stündliche (nicht befreite) Arbeitnehmer eingerichtet haben, die Anzahl der Stunden für jeden ein oder melden Sie sie. Angestellte (befreite) Arbeitnehmer müssen ihre Stunden nicht melden. Sie werden jede Woche den gleichen Betrag bezahlt.,
Hinweis: Wenn Sie die Arbeitskosten in Ihrer Buchhaltung berechnen, möchten Sie dennoch, dass Angestellte ihre Stunden verfolgen. Es wird nicht in ihre wöchentlichen Lohn Faktor, aber Sie wollen in der Lage sein, genau Zeit, um Arbeitsplätze zuzuweisen, um Kosten zu verstehen. Erwägen Sie die Verwendung eines Zeiterfassungsprogramms, das mit Ihrer General Ledger-Buchhaltungssoftware synchronisiert wird, um diese Berichte zu erstellen. Viele haben auch eine Synchronisierung mit Ihrer Gehaltsabrechnung, sodass Sie sie sowohl für angestellte als auch für stündliche Mitarbeiter verwenden können.,
Erforderliche Datensätze beibehalten
Bestimmte lohnbezogene Datensätze müssen für IRS-Zwecke aufbewahrt werden. In der Regel müssen Sie alle Aufzeichnungen für Personen, die aktiv beschäftigt sind, unabhängig von der Dauer ihrer Amtszeit aufbewahren. Viele Aufzeichnungen müssen für einen bestimmten Zeitraum nach Beendigung der Beschäftigung aufbewahrt werden. Zum Beispiel müssen Arbeitssteuerunterlagen für mindestens vier Jahre aufbewahrt werden. Spezifische Anweisungen sind über das IRS verfügbar.,
Berechnen und zahlen Sie die Lohnsteuer von Bund und Ländern
Schließlich sind Sie als Arbeitgeber für die Lohnsteuerzahlungen und die Erstellung bestimmter Berichte verantwortlich. Im Allgemeinen werden Berichte vierteljährlich oder jährlich fällig. Nutzen Sie die über die IRS und Ihr staatliches Finanzamt verfügbaren Ressourcen, um sicherzustellen, dass alle Steuern und Berichte angemessen behandelt werden.
Genaue, pünktliche Abrechnung ist eine der wichtigsten Aufgaben Ihres Unternehmens. Erstens sind Gehaltsabrechnungsfehler eine todsichere Möglichkeit, Mitarbeiter zu verärgern., Zweitens können Steuerfehler zu erheblichen Geldbußen und Strafen führen. Überlegen Sie sorgfältig, wie Ihre Gehaltsabrechnung gehandhabt wird, um sicherzustellen, dass Sie die häufigsten Fallstricke vermeiden.,