Entwurf von Richtlinien und Verfahren, um das Beste aus Sachgeschenken herauszuholen
Obwohl sich gemeinnützige Organisationen häufig auf die Beschaffung von Geldspenden konzentrieren, können Geschenke von Spendern in vielen Formen vorliegen. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation Sachbeiträge erhält, Hier ist Hilfe, ihren Wert zu verstehen und zu wissen, wie man sie verwaltet.,
Sachspenden können sich aufgrund der Pandemie noch stärker auf Ihre finanzielle Stabilität auswirken
Sachspenden definieren
Sachspenden sind Sachspenden von Waren, Dienstleistungen oder Zeit-statt Bargeld.
Zu den materiellen Gütern gehören Dinge wie Ausrüstung, Bücher, Autos, Kleidung, Möbel und Zubehör. Waren können auch immateriell sein, wie Werbung, Patente, Lizenzgebühren und Urheberrechte. Waren können verwendet, Überschuss, nagelneu oder sogar ausgeliehen werden.,
Sachleistungen sind professionelle Dienstleistungen, die von Gruppen wie Unternehmen, kleinen Unternehmen, Anbietern, Hochschulen, Einzelfachleuten oder Handwerkern gespendet werden. Beispielsweise könnte Ihre Organisation Transport-oder Veröffentlichungsunterstützung erhalten.
Eine Sachspende, die Zeit beinhaltet, tritt auf, wenn Menschen ihre Zeit kostenlos oder für die Zahlung durch Dritte im Namen der gemeinnützigen Organisation geben. Ein Arbeitgeber kann auch bezahlte Mitarbeiter ausleihen, um eine gemeinnützige Organisation zu unterstützen.,
Sacheinlagen als Einnahmequelle und mehr
Sacheinlagen können insbesondere in Zeiten wirtschaftlicher Rezession eine wichtige Einnahmequelle für gemeinnützige Organisationen sein. Aber es gibt noch mehr.
Sachgeschenke können wertvoll sein, wenn gespendete Gegenstände für die Mission Ihrer Organisation von zentraler Bedeutung sind, z. B. Kleidung für Obdachlose. Andere Sachgeschenke können Ihrer gemeinnützigen Organisation helfen, ihre Programme und Aktivitäten zu reduzierten Kosten anzubieten. Sachgeschenke können sogar das Geld Ihrer gemeinnützigen Organisation für betriebsnotwendige Zwecke wie Lohnsteuern freigeben.,
Über Einnahmen und Kosteneinsparungen hinaus finden viele Wohltätigkeitsorganisationen Sachbeiträge eine effektive Möglichkeit, Unterstützer zu fördern und Kapazitäten aufzubauen.
Ermittlung des Wertes von Sachbeiträgen
Wenn Ihre gemeinnützige Organisation ein Sachgeschenk erhält, müssen Sie es anhand des beizulegenden Zeitwerts des Geschenks und des Eingangsdatums als Umsatz aufzeichnen. Der beizulegende Zeitwert ist der Preis, den Sie erhalten würden, um einen Vermögenswert zu verkaufen oder für die Übertragung einer Verbindlichkeit bezahlt zu werden.
Sie können den Wert eines Geschenks bestimmen-oder den vom Spender vorgeschlagenen Wert bestätigen-auf verschiedene Arten., Zum Beispiel könnten Sie:
- Überprüfen Sie den Preis, den Sie für ein Gut auf dem offenen Markt zahlen würden
- Erhalten Sie Angebote von Wettbewerbern, um den Zinssatz zu bestimmen
- Verwenden Sie eine Gehaltsumfrage, um die durchschnittlichen Kosten des Qualifikationsniveaus zu bestimmen, das für den gespendeten Dienst benötigt wird
Sobald Sie eine Bewertungsmethode ausgewählt haben, wenden Sie sie konsistent an und legen Sie sie in Ihrem Jahresabschluss offen.
Bestimmung der Vorteile und Risiken von Sachleistungen
Einige Sachleistungen sind den damit verbundenen Aufwand und Aufwand möglicherweise nicht wert., Die Annahme bestimmter Geschenke widerspricht beispielsweise möglicherweise der Mission und den Werten Ihrer Organisation oder Sie sind möglicherweise nicht für die Verwaltung und Aufrechterhaltung des Wertes eines Geschenks wie Immobilien gerüstet.
Wie kann man feststellen, ob sich ein Sachgeschenk lohnt? Erstellen Sie zunächst Ihre eigene Geschenkannahmerichtlinie. Eine schriftliche Richtlinie kann dazu beitragen, die Erwartungen Ihrer Spender zu verwalten und Mitarbeitern und Vorstandsmitgliedern zu helfen, die möglicherweise Beiträge verlangen oder erhalten.,p>
- Bestimmte Arten von Geschenken, die angemessen und nicht angemessen sind
- Schwellenwerte für die Annahme von Geschenken, z. B. Spenden eines bestimmten Betrags oder Werts über einen bestimmten Zeitraum
- Details zur Bewertung von Geschenken und zum Umgang mit inakzeptablen Geschenken
- Eine Erklärung, in der erklärt wird, dass Ihre gemeinnützige Organisation vor der Annahme bestimmter Arten von Geschenken, z. B. Immobilien, eine Überprüfung durchführt und bei Bedarf Rechtsberatung einholt
- Ob Geschenke anonym sein können
Um Spender anzuleiten, veröffentlichen Sie Ihre Richtlinie auf Ihrer Website oder stellen Sie die Richtlinie in Papierform zur Verfügung.,
Parameter für Sachspenden festlegen
Um Sachspenden effektiv zu verwalten, müssen Sie einen Prozess zum Akzeptieren, Dokumentieren und Anerkennen von Geschenken einrichten.
Geschenkvereinbarungen
Wenn es sich um ein großes Sachgeschenk handelt, das für bestimmte Zwecke (z. B. Baumaterial für Katastrophenhilfe) oder ein Sachgeschenk mit spezifischen oder komplexen Anfragen des Spenders gegeben wird, können Sie eine schriftliche Geschenkvereinbarung verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass sich Ihre Organisation und der Spender über Art und Zweck des Geschenks einig sind., Das Dokument kann auch als Referenz verwendet werden, sollte ein Streit entstehen. Obwohl es sich nicht um ein rechtliches Dokument handelt, kann es dazu beitragen, dass die Erwartungen beider Parteien im Laufe der Zeit erfüllt werden.,falls zutreffend, Enddatum
Erwägen Sie dann die Erstellung eines Sachformulars, um das Aufzeichnen, Melden und Bestätigen von Geschenken zu erleichtern., Bitten Sie Ihre Spender, die folgenden Informationen anzugeben:
- Eine detaillierte Beschreibung des Geschenks, wobei Sie angeben, ob das Geschenk verwendet wurde und wenn ja, wie alt es ist und in welchem Zustand es ist
- Das Datum, an dem das Geschenk von Ihrer gemeinnützigen Organisation erhalten wurde
- Die Kontaktinformationen des Spenders
- Der geschätzte Marktwert des Geschenks und wie der Wert bestimmt wurde
Geschenkbestätigungsformulare
Erwägen Sie auch, ein Geschenk bestätigungsformular, das Spender benötigen, um einen Steuerabzug für Geschenke im Wert von mehr als 250 US-Dollar geltend zu machen., Darüber hinaus zeigt das Senden einer Geschenkbestätigung Ihren Spendern, dass Sie Sachgeschenke genauso schätzen und schätzen wie Geldspenden.,hat Ihre gemeinnützige Organisation ist eine Wohltätigkeitsorganisation, die von der IRS gemäß Abschnitt 501(c)(3)
Obwohl — kind Spende fällt auf den Spender, als Höflichkeit können Sie den beizulegenden Zeitwert einer Sachspende anerkennen., Betrachten Sie Wörter wie: „Wäre es nicht für Ihre Spende, hätten wir $ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ausgeben müssen, um einen solchen Artikel zu beschaffen.“
Sie können nach jedem Geschenk, das Sie erhalten, eine separate Geschenkbestätigung vorlegen oder bis zum 31.Januar des auf die Spende folgenden Jahres eine jährliche Zusammenfassung der Beiträge senden. So oder so, Es ist üblich, dass Sie so schnell wie möglich ein Dankeschön senden, nachdem Sie ein Geschenk erhalten haben, entweder per Post oder E-Mail. Wenn Sie diesen Schritt unternehmen, wird der Spender beruhigt, dass das Geschenk erhalten wurde, und Ihre Beziehung festigen.,
Beispiele für schriftliche Vereinbarungen
Bevor Sie eine schriftliche Vereinbarung für Ihre gemeinnützige Organisation erstellen, schauen Sie sich Beispiele anderer gemeinnütziger Organisationen an.
Berücksichtigen Sie diese vom gemeinnützigen Risk Management Center erstellten Musterrichtlinien zur Annahme von Geschenken, die von kurz und einfach bis detailliert reichen. Denken Sie über die Art von Sachgeschenken nach, die Ihre gemeinnützige Organisation höchstwahrscheinlich anbietet, und versuchen Sie, ein Muster auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abzustimmen.
Sie können diese Beispielbestätigung einer Noncash-Spende von Blue Avocado auch als Ausgangspunkt für Ihre eigenen Bestätigungsschreiben verwenden.,
Bewertung der Auswirkungen von Sachbeiträgen
Die Bewertung der Auswirkungen von Sachbeiträgen kann schwierig sein. Verfolgen Sie so weit wie möglich bestimmte Arten, wie Sachgeschenke Ihrem Unternehmen helfen, bestimmte Ziele zu erreichen.
Angenommen, Ihre gemeinnützige Organisation ist ein Museum und Ihr Ziel ist es, Ihren Umsatz zu steigern und die Anzahl der jährlichen Besucher in den kommenden fünf Jahren um 50.000 zu steigern. Wenn Ihr Unternehmen 10,000 US-Dollar an Sachanzeigen und Bannern erhält, können Sie dem Werbegeschenk nach dem ersten Jahr einen Anstieg der Einnahmen oder Besucherzahlen zuschreiben.,
Sie können auch die Auswirkungen eines Sachbeitrags angeben, indem Sie sich einfach ansehen, was Sie für eine ähnliche Ware oder Dienstleistung ausgegeben hätten und wo Sie dieses Geld stattdessen verwenden, um Ihre Mission voranzutreiben.
Schließlich decken Sie Ihre Erfolgsgeschichten in Newslettern, Social-Media-Websites und anderen Marketingmaterialien. Dies kann andere dazu inspirieren, es auch auszuprobieren.
Dieser Artikel stützt sich auf die Expertise von Grace Davies, einem in Minneapolis ansässigen Anwalt mit besonderem Interesse an Produkthaftung, medizinischem Fehlverhalten und Diskriminierung am Arbeitsplatz.
Herbein+Company, Inc.,: Geschenke in-kind: Die A, B und C der richtigen Aufnahme von Lydia Miller (2014)
Raise-Funds: In-Kind-Geschenke: Wie man sie anerkennt und erkennt von Tony Poderis
Stärkung gemeinnütziger Organisationen: Planung, Sicherung und Dokumentation von Sachspenden
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National Council of Nonprofits: Geschenk Danksagung: die Sagen „danke“ an die Spender
BoardSource: Beyond cash: Eine Anleitung, wie man nonprofit boards können Tippen Sie auf pro-bono-und in-Kind resources
National Council of Nonprofits: Gift acceptance policies
Community-Tool-Box: Spendenaufruf und in-Kind support
Grant Thornton: Geschenke, die in Art: New look bei herkömmlichen Einnahmen von Jennifer Hoffman und Dennis Morrone (2014)
Karen Eber Davis Consulting: Kann Ihre gemeinnützige erhalten mehr Einkommen?, Die 7 Quellen
Rat für Förderung und Unterstützung der Bildung: Geschenkvereinbarungen
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IRS: Spenden (2016)