procesul sau funcția de plată a conturilor este extrem de importantă, deoarece implică aproape toate plățile unei companii în afara salariilor. Procesul de plată a conturilor poate fi efectuat de un departament de plată a conturilor într-o corporație mare, de un personal mic într-o companie de dimensiuni medii sau de un contabil sau poate proprietarul unei întreprinderi mici.indiferent de mărimea companiei, misiunea conturilor plătibile este de a plăti numai facturile și facturile companiei care sunt legitime și exacte., Aceasta înseamnă că, înainte ca factura unui Furnizor să fie introdusă în evidențele contabile și programată pentru plată, factura trebuie să reflecte:
- ce a comandat compania
- ce a primit compania
- costurile unitare corespunzătoare, calculele, totalurile, termenii etc.pentru a proteja numerarul unei companii și alte active, procesul de plată a conturilor ar trebui să aibă controale interne., Câteva motive pentru controalele interne sunt:
- a preveni plata unei facturi false
- a preveni plata unei inexacte factură
- prevenire a plăti o factură furnizor de două ori
- fii sigur ca toate furnizori facturile sunt contabilizate
Periodic, companiile ar trebui să solicite asistență profesională pentru a îmbunătăți sale de control intern.procesul de plată a conturilor trebuie, de asemenea, să fie eficient și precis pentru ca situațiile financiare ale companiei să fie corecte și complete., Din cauza contabilității cu dublă intrare, o omisiune a unei facturi a furnizorului va determina de fapt două conturi să raporteze sume incorecte. De exemplu, dacă o cheltuială de reparație nu este înregistrată în timp util:
- datoria va fi omisă din bilanț, iar
- cheltuiala de reparație va fi omisă din contul de profit și pierdere.dacă factura furnizorului pentru o reparație este înregistrată de două ori, vor exista și două probleme:
- datoriile vor fi supraevaluate și
- cheltuielile de reparații vor fi supraevaluate.,cu alte cuvinte, fără ca procesul de plată a conturilor să fie actualizat și bine gestionat, conducerea companiei și alți utilizatori ai situațiilor financiare vor primi feedback inexact cu privire la performanța și poziția financiară a companiei.un proces slab de plată a conturilor poate însemna, de asemenea, lipsa unei reduceri pentru plata unor facturi mai devreme. Dacă facturile furnizorilor nu sunt plătite atunci când devin scadente, relațiile cu furnizorii ar putea fi tensionate. Acest lucru poate duce la unii furnizori care solicită numerar la livrare., În cazul în care s-ar întâmpla ar putea avea consecințe extreme pentru o companie de numerar legat.la fel cum întârzierile în plata facturilor pot cauza probleme, la fel ar putea plăti facturile prea curând. Dacă facturile furnizorilor sunt plătite mai devreme decât este necesar, este posibil să nu existe numerar disponibil pentru a plăti alte facturi până la datele scadente.
comandă de cumpărare
o comandă de achiziție sau PO este pregătită de o companie pentru a comunica și documenta exact ceea ce compania comandă de la un furnizor. Versiunea pe hârtie a unei comenzi de achiziție este un formular cu mai multe copii, cu copii distribuite mai multor persoane., Persoanele sau departamentele care primește o copie a OP include:
- persoana care solicită ca o PO fi emise pentru bunuri sau servicii
- conturi de plătit departamentul
- departamentul de recepție
- vânzătorul
- persoana pregătirea ordin de cumpărare
comanda se va indica numărul PO, data pregătit, numele companiei, numele producătorului, numele și numărul de telefon al unei persoane de contact, o descriere a elementelor de a fi cumpărate, cantitatea, prețurile unitare, metoda de livrare, data este necesar, și alte informații pertinente.,o copie a comenzii de cumpărare va fi utilizată în meciul cu trei căi, pe care îl vom discuta mai târziu.
primirea raportului
un raport de primire este documentația unei companii a bunurilor pe care le-a primit. Raportul de primire poate fi un formular de hârtie sau poate fi o intrare pe calculator. Cantitatea și descrierea mărfurilor indicate în raportul de primire trebuie comparate cu informațiile din comanda de cumpărare a companiei.după ce raportul de primire și informațiile privind comanda de cumpărare sunt reconciliate, acestea trebuie comparate cu factura furnizorului., Prin urmare, raportul de primire este al doilea dintre cele trei documente din meciul cu trei căi (care va fi discutat în curând).furnizorul sau furnizorul va trimite o factură companiei care a primit bunurile și/sau serviciile pe credit. Când factura sau factura este primită, clientul se va referi la aceasta ca la o factură a furnizorului. Fiecare factură a furnizorului este direcționată către Conturi plătibile pentru procesare., După verificarea și aprobarea facturii, suma va fi creditată în contul de plată al companiei și va fi, de asemenea, debitată într-un alt cont (adesea ca cheltuială sau activ).
o tehnică comună pentru verificarea facturii furnizorului este potrivirea cu trei căi.
mod de Trei meci
conturi De plătit proces de multe ori folosește o tehnică cunoscută sub numele de trei-mod de meci pentru a se asigura că numai valide și corecte furnizor facturi sunt înregistrate și plătite., Cele trei sensuri meci implică următoarele:
Numai atunci când detaliile în cele trei documente sunt în acord vor un furnizor de factură fi intrat în Conturile de Plătit cont și programată pentru plată.
un bun control intern al resurselor unei companii este îmbunătățit atunci când compania atribuie un angajat separat cu o responsabilitate specifică, limitată., Următoarea diagramă ilustrează conceptul de separare (sau segregare) sarcinilor care implică conturile de plătit:
atunci Când sarcinile sunt separate, va fi nevoie de mai mult de o persoană necinstită care să fure de la compania. Prin urmare, întreprinderile mici, fără personal suficient pentru a separa responsabilitățile angajaților, vor avea un risc mai mare de furt.pentru a ilustra potrivirea cu trei căi, să presupunem că BuyerCo are nevoie de 10 cartușe de toner pentru imprimantele sale., BuyerCo emite o comandă de achiziție către Furnizorcorp pentru 10 cartușe la 60 USD pe cartuș care urmează să fie livrate în 10 zile. O copie a PO este trimisă Furnizoruluicorp, o copie merge la persoana care rechiziționează cartușele, o copie merge la Departamentul de primire, o copie merge la conturile plătibile și o copie este reținută de persoana care pregătește PO. Când BuyerCo primește cartușele, este pregătit un raport de primire.
potrivirea cu trei căi implică compararea următoarelor informații:
- descrierea, cantitatea, costul și termenii comenzii de achiziție a companiei.,
- descrierea și cantitatea mărfurilor indicate în raportul de primire.
- descrierea, cantitatea, costul, termenii și matematica de pe factura furnizorului.
după ce se stabilește că informațiile se reconciliază, factura furnizorului poate fi introdusă în conturile contului de răspundere plătibile. Informațiile introduse în software-ul de contabilitate vor include informații de referință pentru factură (numele sau codul furnizorului, numărul și data facturii etc.), suma care trebuie creditată în conturile de plătit, suma(sumele) și contul(conturile) care trebuie debitate și data la care trebuie efectuată plata., Data plății se bazează pe termenii indicați pe factură și pe politica companiei de efectuare a plăților.în cele din urmă, documentele ar trebui să fie ștampilate sau perforate pentru a indica faptul că au fost introduse în sistemul contabil, evitând astfel o plată duplicată.unele companii folosesc un voucher pentru a documenta sau” garanta ” caracterul complet al procesului de aprobare. Puteți vizualiza un voucher ca o foaie de acoperire pentru atașarea documentelor justificative (comanda de cumpărare, primirea raportului, factura vânzătorului etc.).,) și pentru notarea aprobărilor, a numerelor de cont și a altor informații pentru fiecare factură sau factură a furnizorului.când factura furnizorului este plătită, voucherul și atașamentele acestuia (inclusiv o copie a cecului care a fost emis) vor fi stocate într-un fișier de voucher/Factură plătit. Dacă sunt implicate documente pe hârtie, o mașină de birou ar putea perfora cuvântul „plătit” prin voucher și atașamentele sale. Acest lucru se face pentru a vă asigura că nu va avea loc o plată duplicată.facturile și voucherele neachitate vor fi păstrate într-un fișier deschis.,
facturi de la furnizori fără comenzi de achiziție sau primirea de rapoarte
nu toate facturile de la furnizori vor avea comenzi de achiziție sau vor primi rapoarte. Prin urmare, meciul cu trei căi nu este întotdeauna posibil. De exemplu, o companie nu emite un ordin de achiziție pentru utilitatea sa electrică pentru o cantitate prestabilită de energie electrică pentru luna următoare. Același lucru este valabil și pentru telefon, gaze naturale, canalizare și apă, transport de marfă și așa mai departe.există, de asemenea, plăți care sunt necesare în fiecare lună pentru a îndeplini contractele de închiriere sau alte contracte., Exemplele includ chiria lunară pentru o instalație de depozitare, chirie de birou, plăți auto, leasing de echipamente, acorduri de întreținere etc. Chiar dacă aceste obligații nu vor avea comenzi de cumpărare, responsabilitatea este neschimbată: plătiți doar sumele care sunt legitime și corecte.
Declarații de la furnizori
vânzătorii trimit adesea declarații clienților lor pentru a indica sumele (listate după numărul facturii) care rămân neplătite. Atunci când se primește o declarație de furnizor detaliile privind declarația ar trebui să fie comparate cu înregistrările companiei.,faptul că o companie poate primi atât facturi, cât și declarații de la un furnizor înseamnă că există potențialul unei plăți duplicate. Pentru a evita efectuarea unei plăți duplicate, companiile stabilesc adesea următoarea regulă: plătiți numai din facturile furnizorilor; nu plătiți niciodată din declarațiile furnizorilor.