cum este sistemul dvs. de evidență? Frustrant? Ți se pare că e prea greu să-ți amintești unde merg lucrurile? Aveți vreodată probleme în a găsi un anumit documentdin nou, odată ce l-ați ascuns? Este posibil să aveți chiar trei sau patru fișiereconțin aceleași informații, dar sunt etichetate diferit – ce mizerie!
rezolvarea problemei
Ce cauzează căderea unui sistem de evidență? Sansele sunt că nu a fost mult ofa „sistem” pentru a începe cu., Mai probabil, a fost doar un sortiment aleator defișiere individuale care nu aveau nicio legătură între ele. pentru a crea un sistem de arhivare cu adevărat eficient, trebuie să începeți cu un plan.Pur și simplu pălmuirea unei etichete pe un dosar nu o va tăia. Nu vă faceți griji, deși; we ‘ reging să înființeze un sistem de evidență care poate găzdui orice tip de hârtie – birou homeor., Pentru livrările de tot ce ai nevoie sunt mai multe culori de 2/5 cuttab foldere de culoare, iar unele cutia jos perdeaua foldere
Crearea de Categorii de Fișiere
Uită-te la actualul sistem de evidență (sau teancul de hârtie pe care le-am beenmeaning să fișier pentru luni) și începe sortarea documentelor în categorii mai largi.”Finanțe” ar putea fi una; „chestii de casă” ar putea fi alta. În acest moment, nu ne concentrăm pe detaliile sistemului dvs. de evidență. Sincer, nu contează dacă este o factură de card de credit sau o declarație bancară chiar acum. Ne vom îngrijora de aceste distincții mai târziu.,
Subcategorizare
alegeți una dintre categoriile Dvs.” majore ” și să o sortăm din nou.De data aceasta, gândiți-vă la ruperea hârtiei în subcategorii mai mici. De exemplu, grămada dvs. de „finanțe” ar putea fi împărțită în:
- cont de economii
- cont de verificare
- împrumut pentru studenți
- cont de card de credit
fii specific; nu spune doar că sunt „declarații bancare”. Determinați de care aparțin și rupeți fiecare într-o grămadă separată. Noi nu vrem orice fișiere „bunking” cu alte fișiere – toată lumea devine propria sa separatefolder.,fiecare categorie majoră de documente ar trebui să i se atribuie o culoare diferită (yourchoice) – și apoi vom pune fiecare subcategorie într-un dosar de fișiere individualhanging. În exemplul de mai sus,” finanțele ” ar putea fi verzi șifiecare dintre conturile dvs. primește un dosar separat de fișiere verzi. Se pare ca un smallthing, dar culoare-codificare sistemul dvs. vă va salva o mare cantitate de timp infiling și regăsirea lucrări.
a fi capabil să te uiți în sertarul de fișiere și să vezi corpuri distincte de informațiirupte de culoare are sens doar pentru creierul tău., Atunci când știi că yourfinancial secțiune este verde, casa secțiune este albastru și mașina ta papersare în roșu, nici măcar nu trebuie să crezi că mâna ta doar naturallygoes a dreptul parte din sertar.acum, că toată lumea are propriul dosar colorat, trebuie să etichetăm fiecare fișier.Când creați etichetele, treceți de la general la specific. Nu-mi spuneți că depuneți documente pentru „cardul dvs. de credit Visa „- numiți-l”card de credit: Visa”.,Când aranjați folderele în ordine alfabetică, toate fișierele ” card de credit „(indiferent cât de multe Aveți) – vor fi împreună în secțiunea” Finanțe”.
scopul nostru este de a păstra fișierele conexe în imediata apropiere unele de altele. Nu thisagain și din nou, pentru fiecare grup de fișiere până când ați etichetat fiecare filein fiecare categorie majoră. Eu personal folosesc etichetele Viewables® pentru că sunt îngrijite, ușor de citit și le pot imprima de pe computerul meu.,
umplerea sertarului
tot ce trebuie să faceți acum este să puneți fișierele din fiecare categorie majoră în alphabeticalorder, apoi să puneți categoriile majore în sertar în alphabeticalorder.
plasați folderele colorate în folderele de jos ale cutiei suspendate pentru a le menține corectîn sertar. Filele tăiate 2/5 arată deasupra fișierelor agățate, iar filele sunt în linie dreaptă pentru o citire ușoară. ori de câte ori trebuie să găsiți un document sau să puneți ceva într-un dosar, căutați mai întâi categoria majoră corectă (ușor de identificat atât de eticheteși de culoare)., Cu sistemul de depunere potrivit, este ușor să vă puneți mâinilefișierul corect fără o mulțime de căutări.urmăriți sau ascultați despre cum să configurați un sistem de evidență eficient pe Podcast-ul „Keeping You Organized”.