10 Sfaturi de gestionare a fișierelor pentru a vă menține fișierele electronice organizate

păstrarea documentelor electronice organizate poate fi o corvoadă în lumea „cu fir” de astăzi.pe lângă stocarea locală a documentelor pe desktop-uri, laptopuri sau dispozitive mobile, tot mai multe companii folosesc cloud-ul pentru aplicații de bază pentru afaceri și stocare de fișiere.complicarea suplimentară a problemei de stocare este necesitatea ca multe companii să partajeze documente între angajați., În cadrul unui birou, acest lucru se realizează de obicei prin utilizarea unui server de fișiere sau a unui dispozitiv de stocare atașat la rețea (NAS).dacă este necesar accesul mobil partajat, documentele pot fi stocate în cloud și partajate prin atribuirea permisiunilor de acces.rezultatul tuturor acestor lucruri poate fi un coșmar de gestionare a fișierelor cu unele documente ale unei persoane stocate în cloud și unele documente locale și chiar individuale stocate doar într-un loc sau altul.,

organizarea este cheia pentru gestionarea electronică a fișierelor

oriunde sunt stocate documentele, este important să le mențineți organizate și actualizate. Scopul gestionării electronice a fișierelor este să vă asigurați că puteți găsi ceea ce căutați, chiar dacă îl căutați la ani de la crearea sa.cei mai mulți oameni de afaceri au fost la un moment dat sau altul în poziția jenantă de a avea un apel de client și de a nu putea localiza rapid factura relevantă sau alte documente importante pentru clienți., La fel de enervant este de codare în jurul la sfârșitul anului încercarea de a găsi documente referitoare la conturile companiei pentru contabil sau chiar mai rău, taxman.organizarea corectă a documentelor digitale este deosebit de importantă într – un mediu comun-dacă unul dintre angajații dvs. este absent (temporar sau permanent!) ar trebui să puteți localiza cu ușurință orice documente create sau gestionate de acea persoană.pierderea potențială a problemelor legate de date cu angajații nemulțumiți, care pleacă, este încă un motiv pentru a vă proteja datele de afaceri.,

aceste sfaturi de gestionare a fișierelor vă vor ajuta să vă păstrați fișierele accesibile:

1. Utilizați folderele de instalare implicite pentru fișierele de programe

utilizați locațiile implicite ale fișierelor atunci când instalați programe de aplicații. În Windows, prin convenție, fișierele de program ale aplicației se află sub directorul (litera unității:)->Program Files. Instalarea aplicațiilor în altă parte este confuză și inutilă.

2. Un singur loc pentru toate documentele

plasați toate documentele sub un singur folder” rădăcină”., Pentru un singur utilizator într-un mediu Windows, locația implicită este folderul Documentele mele.

într-un mediu de partajare a fișierelor încercați să faceți același lucru. Creați un singur folder rădăcină (numit „Documente partajate”, de exemplu) și stocați toate documentele în subfoldere din folderul rădăcină. Având o singură locație pentru toate documentele electronice face mai ușor pentru a găsi lucruri și pentru a rula backup-uri și arhive.

3. Creați foldere într-o ierarhie logică

acestea sunt sertarele dulapului de Evidență al computerului, ca să spunem așa., Utilizați un limbaj simplu pentru a vă numi folderele; nu doriți să vă uitați la această listă de foldere în viitor și să vă întrebați ce înseamnă „TFK” sau orice altă abreviere interesantă pe care ați inventat-o.

4. Nest foldere în foldere

creați alte foldere în aceste foldere principale, după cum este necesar. De exemplu, un dosar numit „facturi” poate conține dosare numite „2018”, „2017” și „2016”. Un folder numit pentru un client ar putea include folderele „date despre clienți”și ” corespondență”., Scopul este de a avea fiecare fișier într-un dosar, mai degrabă decât având o grămadă de fișiere orfane enumerate.

5. Urmați convențiile de denumire a fișierelor

utilizați nume de fișiere descriptive pentru identificare și regăsire ușoară, dar nu treceți peste bord – numele de fișiere/căi au limite de lungime care variază între sistemele de operare.

în Windows lungimea maximă a căii complete pentru un fișier (de ex., litera de unitate + nume dosar + nume fișier) este de 260 de caractere. Utilizați abrevieri comune ori de câte ori este posibil, cum ar fi Jan pentru ianuarie sau Corp pentru Corporation.

6. Fii Specific

dă fișiere electronice logice, nume specifice și include date în nume de fișiere, dacă este posibil. Scopul atunci când numiți fișiere este să puteți spune despre ce este vorba fișierul fără a fi nevoie să îl deschideți și să priviți. Deci, dacă documentul este o scrisoare către un client care îi amintește că plata este întârziată, numiți-o ceva de genul „overdue_20180115”; mai degrabă decât ceva de genul „scrisoare”., Cum vei ști cui este scrisoarea fără să o deschizi?dacă partajați fișiere prin e-mail sau dispozitive portabile, este posibil să doriți ca numele fișierului să includă informații mai specifice, deoarece informațiile despre folder nu vor fi incluse în fișierul partajat. de exemplu, dacă documentul dvs. se află în Documentele mele\facturi\2017\clienți\Doe_John_20180416.doc și fișierul este partajat sau trimis prin e-mail tot destinatarul va vedea este Doe_John_20170416.doc și este posibil să nu poată spune că fișierul este o factură a clientului fără a-l deschide.

7., File as you Go

cel mai bun moment pentru a depune un document este atunci când îl creați pentru prima dată. Așadar, obișnuiți-vă să utilizați caseta de dialog „Salvați ca” pentru a vă depune documentul, precum și pentru a-l numi, punându-l în locul potrivit în primul rând.

8. Comandați fișierele pentru confortul dvs.

dacă există foldere sau fișiere pe care le utilizați foarte mult, forțați-le în partea de sus a listei de fișiere redenumindu-le cu a ! sau un AA la începutul numelui fișierului.

9., Uneori, ceea ce este vechi este evident ca în exemplul folderului numit „facturi” de mai sus. Dacă nu, păstrați folderele ordonate prin ștergerea fișierelor vechi.

nu ștergeți fișierele legate de afaceri decât dacă sunteți absolut sigur că nu veți mai avea nevoie de fișier. În schimb, în colecția principală de foldere din folderul rădăcină, creați un folder numit „vechi” sau „inactiv” și mutați fișierele vechi în el atunci când le întâlniți.

10., Faceți backup regulat la fișiere

indiferent dacă copiați fișierele pe o altă unitate sau pe bandă, este important să configurați și să urmați un regim regulat de backup.

buna gestionare a fișierelor face ușor găsirea a ceea ce doriți

gestionarea documentelor electronice ar trebui să facă parte dintr-o strategie generală de gestionare a documentelor pentru afacerea dvs. Un plan adecvat de gestionare a documentelor ar trebui să includă toate aspectele legate de gestionarea documentelor, inclusiv stocarea, recuperarea, copiile de rezervă și securitatea.,funcția de căutare este un lucru minunat, dar nu se va potrivi niciodată cu ușurința de a putea merge direct într-un folder sau fișier. Dacă urmați aceste sfaturi de gestionare a fișierelor în mod consecvent, chiar dacă nu știți unde este ceva, știți unde ar trebui să fie – un avantaj imens atunci când vine vorba de găsirea a ceea ce căutați. Bunele practici de gestionare a fișierelor vă vor economisi timpul și banii de afaceri.,div>