porque é que os relatórios de Estado são importantes?
os melhores relatórios de Estado do projeto criam responsabilidade e propriedade dentro de sua equipe. Eles descobrem problemas, atenuam riscos, e acima de tudo – garantem que você está no caminho certo para seus objetivos de projeto.para os clientes, os relatórios de Estado do projecto dão valor. Dá-lhes confiança de que o seu dinheiro está a dar valor. Pode fazê-los parecer bons para os seus chefes., Pode garantir a continuidade do financiamento no futuro. Também pode salvar – te completamente, porque tens um rasto de papel, no caso de as coisas saírem dos trilhos.
os relatórios de Estado do projecto são criados após o seu plano de projecto estar pronto e as coisas estarem em movimento. Se queremos ser super precisos, é durante o monitoramento & fase de controle. Normalmente, eles são enviados em uma base semanal ou mensal. Até podes fazê – lo diariamente, mas só se for necessário.os relatórios de Estado do projecto podem ser apresentados em vários métodos. Não há uma maneira perfeita de o fazer. Mail., Monitoring & Controlling. Verbalmente, e depois seguido com um PDF. As opções e combinações são infinitas.
os relatórios de Estado do projecto não são, e não devem servir como produtores de Tarefas & PMs do porque faz parte das responsabilidades de trabalho. É dever de um produtor/Gerente de projeto fazer relatórios de status significativos e úteis. Não só para “fazer o relatório da situação” que ninguém lê.
o que inclui um relatório de Estado do projecto?,
no seu relatório de Estado, deve incluir o seguinte:
nome do projecto / nome do cliente
este passo deve ser óbvio. Certifique-se de registrar para quem o relatório é e o que o relatório implica (ie. que Projecto).
Project Vision
esta deve ser uma frase simples sobre o que é o seu projecto e qual é o principal objectivo / visão. Uma vista de 10.000 pés. A boa notícia, é que uma vez feito – você não precisará revisá-lo.,exemplos:
- Drive qualified customers to “purchase” kombucha via mobile devices based on an improved UI.com este projeto, esperamos aumentar as vendas online do Kombuchá através da implementação de uma campanha de email marketing.
- lance um site até junho de 2018 que permite aos clientes comprar Kombuchá assassino e reflete Kombuchá Assassino como tendo a mais alta qualidade & produto de melhor degustação em sua categoria.,
Project Health
existem algumas maneiras diferentes de girar isto, mas eu gosto muito do”método stoplight”. Verde para sempre. Amarelo para alguns problemas. Vermelho para isto é uma confusão. Uma nota de apoio é sempre útil.exemplos:
exemplos:
- Green: obtivemos aprovação em modelos de E-mail por gotejamento. Neste momento, não se trata de Orçamento.Amarelo: os projetos de E-mail gotejando precisam de revisões significativas, portanto a data de entrega final foi adiada por 1 semana.
- Red: a campanha de E-mail gota mudou drasticamente a direção desde o início., Precisamos de organizar uma reunião para estabelecer um desejo/desejo para o projecto.
outro item que o encorajo a incluir seria o projeto gastar & linha do tempo. Ao fornecer ao seu cliente & actualizações regulares da equipa sobre o desempenho do projecto contra o orçamento e a linha temporal, irá incentivar a sensibilização e orientar o valor dos esforços do projecto. Este também é um grande recorde para você ver tendências e evitar que seu projeto saia dos trilhos.,
o que completamos neste prazo
estes devem ser listados no formato de bala. Keep these short & simple. Não são bilhetes para o Jira. Não expliques o “como” apenas o quê.
Exemplo:
- Obteve aprovação de 3 de gotejamento e-mail projetos
- Concluído entrega para a equipe de desenvolvimento & entrega confirmada linha do tempo
o Que planejamos Para Completar PERÍODO de tempo
Limpar, preciso da lista de tarefas aqui apresentadas em formato de marcador.,
Exemplo:
- Desenvolver a três e-mails
- Executar interno QA & teste
- Passar para o cliente QA & teste
Problemas/Obstáculos
Este é o lugar onde você pode levantar bandeiras vermelhas ou obstáculos que o impedem de avançar.
Exemplo:
- Se nós não obter feedback do cliente por 06/02, estaremos em perigo de não ser capaz de enviar o e-mail para os consumidores mesmo dia que o produto estará disponível nas lojas.,
Upcoming Tasks & Milestones
a 10000 ft view of what’s going on. Há alguma coisa que o espectador deva rever? O que vem a seguir?,
Exemplos:
- dd/mm: Cliente QA & Teste
- dd/mm: e-Mail de Implantação
Aqui é o que parece, todos juntos:
Itens Opcionais Para Incluir com Base Em Seu Projeto:
- Links para seu cronograma de projeto
- Links para concluídas resultados
- itens de Ação
- Engraçado, gifs, links para equipe de listas de reprodução, etc.,
- Semanal de agradecimentos ou gratidão aos membros da equipe e clientes
- Links para artigos relevantes/tendências da indústria
- UM RAID de registo
não Incluem Este:
- Lançar Sombra
- Blabber
- Dúvidas
Como Criar Um Relatório de Estado do Projecto
Agora que você tem uma lista específica de itens, tudo o que deveria ser incluído em um relatório de status…é hora de iniciar o relato! Aqui está um guia passo a passo detalhando como realmente se sentar e criar um relatório de Estado.,
Reúna os seus dados
Antes de escrever um relatório, tem de recolher a informação sobre a qual precisa de comunicar. Isto significa extrair dados de várias fontes para que você tenha uma compreensão completa do calendário, orçamento, eventos e outros itens que são importantes.
obtenha dados do seu Software de gestão de projectos
Se estiver a utilizar um software PM, muitos dos seus principais dados do projecto estarão prontos para ser utilizados no seu relatório, tais como o orçamento utilizado ou as horas gastas., Aqui estão algumas das ferramentas de Topo que eu recomendaria se você não estiver usando uma já:
Você também pode ver as vistas completas dessas ferramentas de gerenciamento de projetos.
obtenha dados da sua linha temporal do projecto
a sua linha temporal do projecto deverá incluir quaisquer datas, eventos e/ou acções na ordem em que ocorreram. Este é um ótimo primeiro lugar para procurar obter informações para o seu relatório de situação. Este documento também irá lembrá-lo de quaisquer próximos prazos que você deve chamar a atenção para.
Compile informações financeiras
você provavelmente estará reportando sobre custos e orçamentação., Portanto, é imperativo ter estes detalhes prontamente disponíveis quando você se senta para construir o seu relatório de situação. Retirar de folhas de tempo, relatórios de despesas, extractos bancários e estimativas…o que for preciso para obter uma imagem financeira completa.
Determine RAG Status
você vai querer deixar o seu cliente e / ou equipe saber se o projeto é saudável, parado, ou em crise. No entanto, você primeiro precisa fazer sua pesquisa e desenvolver uma tese para qual área você se encaixa. Cabe ao gerente de projeto chamar a atenção para as mudanças de status, de vermelho (mau), âmbar (OK), ou verde (tudo bom).,
Check-In com sua equipe
você agora tem a informação que você a) Está ciente e B) ter considerado importante. Mas pode ser sensato fazer o check-in com sua equipe e ver se eles têm alguma atualização adicional ou detalhes a adicionar.
fonte um modelo de relatório de Estado (opcional)
não tem de criar um relatório de Estado do zero. Como muitos tipos de documentos, há uma ampla gama de modelos disponíveis para você usar se você assim escolher. Basta trocar o logotipo do lugar de espera para o logotipo da sua empresa e voilá, pronto para começar a relatar.,
Saiba mais abaixo sobre o modelo de relatório de Estado do projecto na qualidade de membro do DPM.
delinear segmentos chave
para a sua própria sanidade, percorrer todo o documento e deixar notas curtas de 3-4 palavras jot nas principais categorias para ajudar a guiá-lo como um esboço. É demasiado fácil esquecer alguma coisa ou explodir numa tangente. O seu esboço vai ajudar a manter as coisas no caminho certo.
o resumo
a primeira secção que pretende descrever é o resumo do relatório. Ao contrário do resto de seu contorno, você pode querer construir 2-3 frases completas, pristine aqui., Isto vai ditar o tom e a direcção que o resto do relatório irá tomar.
exemplo: Este relatório irá descrever o estado actual do projecto de marketing online para Killer Kombucha. Vamos tocar no status da campanha de email marketing gota-a-gota, com foco nas tarefas de design atuais e segmentação de listas de audiência.
os principais itens / Marcos
anotem 2-3 itens chave e / ou marcos que você planeja abordar no seu relatório. Você não será capaz de tocar em todos os pequenos detalhes de seu trabalho, então você deve escolher um foco coerente.,
exemplo:
- e-blast header image approved
- Waiting on body text revisions from the client
- finalized audience segmentation recommendations
The Notes & Links
Anything else to add? Queres ligar-te a alguma coisa? Tens um pensamento que não se encaixa noutro lado? Deixe um bilhete aqui.
Escreva um primeiro rascunho feio
a primeira coisa que você vai fazer – é criar um primeiro rascunho feio do seu relatório de Estado., Aprendi sobre o primeiro rascunho feio de “Everybody Writes” de Ann Handley e apliquei-o a muitos esforços como PM.
basicamente, é aqui que você só diz vômito tudo o que você sabe sobre o projeto dentro do seu modelo definido. Para mim, este é o momento em que eu penso para trás e eu penso para a frente para o que está acontecendo. Este exercício é importante porque permite que você realmente pense e digere os acontecimentos em seu projeto. Ele permite que você descarregue todas as informações – sem punir a si mesmo para editar e formatar ao longo do caminho.então faça uma pausa.,
edite o seu trabalho
volte e edite o seu relatório de Estado. Você quer garantir que seu relatório de Estado é preciso e livre de erros. Enviar relatórios perfeitos mostra seus clientes e equipe que você colocou tempo e pensamento no relatório de status – que é importante e de valor. Erros simples podem enviar a mensagem de que você não se importa.,
verifique que o seu relatório de status inclui o seguinte:
- Nome do Projeto/Nome do Cliente
- Visão do Projeto
- Projeto de Saúde
- Que recentemente foi concluída
- o Que você planeja para completar
- Problemas/Obstáculos
- Tarefas Futuras & Marcos
Também…..corte a palavra gordura. Podes dizer as coisas mais simples? Mais directo?
enviar & entregar
Agora que criou o seu relatório de Estado do projecto e está pronto para enviar. Muito bem! Aqui estão algumas dicas para garantir que ele é recebido positivamente pela equipe e seu cliente.
adicione açúcar antes de enviar
o que é importante aqui é que distribua para a sua equipa e clientes com um pouco de “açúcar”. Aprendi esta valiosa habilidade com um chefe há alguns anos. Seja cortesia. Sê Gentil. Saia do seu caminho para entregar este relatório de estado com uma dose de alegria escrita., Por outras palavras, evite soar como um robô.
seus relatórios de status do projeto serão recebidos de forma mais positiva com uma nota pensativa vs. apenas um link para “olhar aqui” que envia uma mensagem para outros que o documento não é importante.
entregar juntamente com uma reunião de Estado
é comum que os relatórios de Estado sejam emitidos ao mesmo tempo que uma reunião de relatório de Estado. Ele serve como uma agenda geral e deixar para trás item para os outros., Isso não é necessário, mas certamente oferece uma grande oportunidade para a equipe e/ou cliente para discutir o projeto e uplevel quaisquer riscos, desafios e preocupações. Reemitir o relatório de situação se tiverem sido feitas alterações durante a reunião de estatuto.
formas eficazes de enviar um relatório de Estado
Slack, email, basecamp, Teamweek, etc. Escolhe um método e segue-o. Eu tentaria encorajá-lo a evitar o envio de múltiplos meios para que você crie menos trabalho para si mesmo e garantir que o público sabe como e quando ele será entregue.,
confirmação de recepção & compromisso
a última coisa que pode fazer é “enviar” o relatório de estado e verificar. Sua equipe e cliente são responsáveis por lê – lo-é seu trabalho acompanhar para impor essa responsabilidade.peça à audiência do seu relatório para confirmar que leu o relatório em 24 horas. Um simples” consegui ” ou um emoji de polegares para cima com folga é óptimo. Eles têm perguntas? Você quer garantir que o relatório de Estado do projeto está sendo lido e é uma ferramenta eficaz para a comunicação do projeto.,qualquer pessoa que não responda – siga diretamente. Não respondas a tudo e chama-os. Isso é mau.
Rinse & Repeat (+ feedback)!
o último conselho que tenho é pedir ao seu público para fornecer feedback. Isto é um documento para eles. Queres garantir que está a ajudar, não a magoar.
Check-in ocasionalmente para ver se há alguma coisa que você pode cortar, incluir ou melhorar para fazer seus relatórios de Estado servir a sua equipe e clientes melhor.,
relatório de Estado do projecto melhores práticas
OK, agora que sabemos o que é, e o que ele inclui, e como fazer um – aqui estão alguns do’s gerais e don’TS para ajudar a guiá-lo ao longo. Aqui está o meu melhor conselho para elaborar um relatório de Estado para as idades:
acomodar diferentes estilos de aprendizagem
lembre-se: nem todos podem ler um documento de texto inteiro e tê-lo colar. Incluir texto, notas jot, visuais e links em seu relatório de status para destacar áreas importantes. Além disso, agendar algum facetime do cliente com cada relatório., Falar sobre isso e fazer perguntas no momento vai causar mais impacto para o seu cliente.mantenha as coisas simples, estúpidas! Ah, sim, o bom e velho director da K. I. S. S. Mantenha o relatório de situação simples, pelo bem do seu cliente e do seu. Se um relatório de status está levando muito tempo para criar ou ler, você está diminuindo a probabilidade de que essas coisas vão acontecer (ou, pelo menos, acontecer com qualquer nível de precisão).,
Mantenha-se responsável ao agendar reuniões recorrentes de Estado
o primeiro relatório de Estado + Reunião pode parecer um pouco de confusão, mas só fica mais fácil com o passar do tempo. Em breve, você vai cair em uma rotina que torna a segunda natureza para construir e compartilhar um relatório de status. Agendar reuniões de status recorrentes imediatamente, não como você está pronto para eles,para se responsabilizar por um prazo.
tente tornar as reuniões de Estado um pouco mais divertidas
a interacção humana torna-nos, bem, humanos. Tira um breve momento para pôr a conversa em dia sobre coisas não relacionadas com o trabalho., Quebrar o gelo com algo casual e memorável, apenas fique longe de” faux pas ” tópicos como fofoca ou política. Seja um ouvinte ativo e faça um esforço para conversar de uma forma que se sinta natural, não como se você tivesse uma agenda.
tenha sempre um relatório de Estado no-go
não deixe os seus preparativos para o relatório de Estado até ao último minuto. Em vez disso, ter um documento em andamento que você pode adicionar à medida que os eventos acontecem em tempo real. Pense desta forma: se alguém precisa de um relatório de Estado imediato, você quer algo que você pode mostrar-lhes imediatamente. Estejam sempre preparados!,