como está o seu sistema de arquivo? Frustrante? Achas que é muito difícil lembrar – me para onde vão as coisas? Alguma vez tiveste dificuldade em encontrar um documento específico depois de o esconderes? Você pode até ter três ou quatro arquivos que contêm a mesma informação, mas são rotulados de forma diferente – que confusão!
corrigir o problema
o que causa a queda de um sistema de arquivo? É provável que não tenha sido um grande “sistema” para começar., Mais provavelmente, foi apenas um sortimento aleatório de arquivos individuais que realmente não tinham nenhuma conexão um com o outro.
para criar um sistema de arquivo verdadeiramente eficaz, você precisa começar com um plano.Simplesmente bater uma etiqueta em uma pasta não vai cortá-lo. Não se preocupe, vamos criar um sistema de arquivo que pode acomodar qualquer tipo de escritório em papel., Para as fontes, tudo o que realmente necessita são de várias cores de pastas coloridas 2/5, e algumas pastas penduradas em baixo
a criar categorias de Ficheiros
Olhe para o seu sistema de ficheiros actual (ou para a pilha de papel que tem vindo a enviar para Ficheiro durante meses) e comece a classificar os seus documentos em grandes categorias.”Finanças “pode ser uma,” coisas da casa ” pode ser outra. Neste momento, não estamos focados nos detalhes do seu sistema de arquivo. Francamente, não importa se é uma conta de cartão de crédito ou um extracto bancário. Preocupamo-nos com essas distinções mais tarde.,
Subcategoria
Escolha uma das suas pilhas de “categoria principal” e vamos separá-la novamente.Desta vez, pense em quebrar seu papel em subcategorias menores. Por exemplo, a sua pilha de “finanças” pode ser dividida em:
- conta de poupança
- conta corrente
empréstimo a estudantes
conta de cartão de crédito
seja específica; não diga apenas que são “extractos bancários”. Determinar a que conta pertencem e dividir cada uma numa pilha separada. Nós não queremos nenhum arquivo “bunking” com outros arquivos – todo mundo recebe o seu próprio separatefolder.,
código de cores
cada categoria principal de papelada deve ser atribuída uma cor diferente (yourchoice) – e então vamos colocar cada uma de suas subcategorias em uma pasta de arquivo individual. No exemplo acima, “finanças” pode ser verde, e cada uma de suas contas recebe uma pasta de arquivo verde separado. Parece ser uma pequena coisa, mas codificação de cores o seu sistema irá poupar-lhe uma enorme quantidade de tempo a filtrar e a recuperar papéis. ser capaz de olhar na gaveta do seu ficheiro e ver corpos distintos de informação desfeitos por cor faz sentido para o seu cérebro., Quando você sabe que sua seção financeira é verde, sua seção da casa é azul e seus papéis do carro estão em vermelho, você nem precisa pensar porque sua mão apenas naturalmente vai para a parte direita de sua gaveta de arquivos.
Label Making
Agora que todos têm sua própria pasta colorida, precisamos rotular cada arquivo.Ao criar suas etiquetas, mova-se de geral para específico. Não me digas que estás a preencher papelada para o teu “cartão de Crédito Visa”, chama – lhe “Cartão De Crédito: Visa”.,Quando você organizar suas pastas alfabeticamente, todos os arquivos” cartão de crédito “(não importa quantos você tem) – estarão juntos em sua seção” Finanças”.
nosso objetivo é manter arquivos relacionados em estreita proximidade um com o outro. Faça isto de novo e de novo para cada grupo de Ficheiros até que tenha marcado cada ficheiro em cada categoria maior. Eu pessoalmente uso os rótulos Viewables® porque eles são limpos, fáceis de ler e eu posso imprimi-los a partir do meu computador.,
preenchendo a sua gaveta
tudo o que tem de fazer agora é colocar os ficheiros dentro de cada categoria principal na ordem alfabética, e depois colocar as categorias principais em si na gaveta na ordem alfabética.
coloque as pastas coloridas nas pastas penduradas em baixo para as manter no topo da gaveta. As páginas de corte 2/5 mostram acima dos arquivos suspensos, e as Tabs são em linha reta para uma leitura fácil.
sempre que precisar de encontrar um documento ou colocar algo numa pasta, basta procurar primeiro a categoria principal correcta (facilmente identificada pelos rótulos e pela cor)., Com o sistema de arquivo certo é fácil colocar suas mãos no arquivo correto, sem muita pesquisa.
por Ramona Creel
ssistir ou ouvir sobre como configurar um sistema de arquivo eficaz no Podcast “Keeping You Organized”.