listas de itens por-fazer são uma ótima maneira de manter o controle das tarefas pendentes, mas eles podem ser motivadores pobres. Muitas vezes acabam por ser demasiado longos, demasiado curtos, demasiado vagos, demasiado confusos, demasiado sobrecarregados, pesados, velhos e esquecidos, ou mesmo demasiado meticulosamente planeados.
não parece uma prática complicada—escrever algumas coisas que você quer fazer a cada dia—mas muitas vezes é.,
Se você achou que sua lista de itens por-fazer simples era qualquer coisa, use uma ou mais dessas sete técnicas para criar uma lista de itens por-fazer melhor.
Note Porque cada item por – fazer na sua lista é importante
para muitos de nós, as listas de itens por-fazer parecem correntes. Tornam-nos miseráveis e destroem a nossa energia, em vez de nos motivarem a fazer mais.,
Art Markman, professor de psicologia e marketing na Universidade do Texas em Austin, diz que isso é porque a nossa lista estão, muitas vezes, apenas coleções de chato, estressante ou banal tarefas:
Se você confrontar-se cada dia com lembretes de apenas o menos agradável partes de seu trabalho, ele provavelmente vai acabar minando a sua motivação para vir para o trabalho.
Se isso soa como a sua lista de Tarefas, Markman sugere uma solução muito simples: reformular a sua lista para ser focada em torno do seu maior propósito no trabalho., Se você conectar as tarefas na sua lista de tarefas para o seu maior propósito, elas se sentirão menos chatas e banais e mais importantes e motivadoras.
considere adicionar uma frase a cada tarefa na sua lista de tarefas que explique o valor de completar essa tarefa. Se você pode definir claramente por que uma tarefa precisa ser feita, você vai se sentir mais motivado para completá-la.
Delete tarefas de baixo/sem valor e Nice-To-Dos
outra vantagem de definir o valor das tarefas na sua lista de tarefas por-fazer: ajuda-o a encontrar as tarefas que provavelmente não valem a pena fazer., Se você não pode descobrir que valor completar uma tarefa irá fornecer, você provavelmente deve apenas apagá-lo da sua lista.
Um dos problemas mais comuns com listas de Tarefas é que eles são esmagadores. Quando você está constantemente adicionando novos itens por-fazer à sua lista à medida que eles aparecem em sua cabeça, você muitas vezes acaba com dezenas ou centenas de itens por-fazer.
Todos os dias, você tem que analisar todos esses itens para decidir em que se concentrar a seguir. E todos os dias, o tamanho crescente da tua lista stressa-te. Pode nunca passar por todos.,
excluir tarefas de baixo valor, sem valor e nice-to-do da sua lista ajuda-o a criar uma lista de Tarefas melhor para fazer porque torna a sua lista mais fácil de gerir, menos stressante e mais escassa. Mantém as suas tarefas mais prementes e importantes no topo da mente e ajuda-o a evitar distrair-se com tarefas que não movem a agulha.,
E se você está preocupado que você vai perder o controle de tarefas, eventualmente, você pode querer dar tempo para por excluí-los da sua lista, você pode usar uma ferramenta como MeisterTask para mover as tarefas para a sua própria “algum dia” lista do que você pode rever, ocasionalmente, quando você executar fora das coisas para fazer.
isto mantém as suas listas de tarefas importantes e sem importância separadas, mas permite-lhe manter o registo dos itens por-fazer que poderá querer abordar quando o trabalho for lento.,
Criar uma Lista De tarefas para Cada Semana ou a Cada Dia
Se tiver eliminado todos os seus não/de baixo valor e legal de ter tarefas a partir de sua lista de coisas a fazer e ainda encontrá-lo irresistível, considere utilizar uma das seguintes técnicas de priorização para criar um indivíduo lista de tarefas para cada semana ou dia:
- MITs – Zen, para Feito do Leo Babauta recomenda começar cada dia, escolhendo entre um e três tarefas que você vai se concentrar em um dia. Estas são as suas tarefas mais importantes (MITs), e você não deve trabalhar em mais nada até que essas tarefas estejam completas.,método Ivy Lee-no final de cada dia de trabalho, escolha seis tarefas para se concentrar em amanhã, ordená-las em prioridade de 1-6, e depois trabalhar nessas tarefas em ordem de prioridade no dia seguinte até que todas as seis tarefas estejam completas.
- 1-3-9 – no início de cada dia de trabalho, escolha 13 tarefas para se concentrar nesse dia: uma tarefa de alta prioridade, três tarefas de média prioridade e nove tarefas de baixa prioridade. Concluir a tarefa de alta prioridade em primeiro lugar, seguido pelas tarefas de média prioridade e, finalmente, as tarefas de baixa prioridade.,
dependendo do tamanho de suas tarefas, você pode completar estes exercícios no início de cada dia ou início de cada semana. Se as suas tarefas demorarem apenas algumas horas a completar, o dia deve funcionar bem. Se você tem principalmente tarefas multi-dias, planejar e priorizar semanalmente.
ao usar estes métodos, ajuda a ter uma ferramenta de Lista de itens por-fazer que torna mais fácil arrastar e largar os itens por-fazer em diferentes faixas. Por exemplo, aqui está como você pode configurar MeisterTask para funcionar perfeitamente para o método 1-3-9.,
Quebra de Grandes tarefas para Baixo Em Pequenas tarefas
Uma das maneiras mais rápidas para ficar sobrecarregado ao olhar para a sua lista de coisas a fazer é ter uma lista repleta de monstruoso tarefas que vai levar semanas para ser concluído.digamos que uma das suas tarefas é o calendário editorial do plano 2020.,”É um empreendimento gigantesco composto de muitas pequenas tarefas como:
- realizar pesquisa de palavras-chave
- conduta competitiva de pesquisa
- auditoria e catálogo de conteúdo existente
- análise de ideias de pendências
- solicitar idéias de atendimento ao cliente e vendas
- pedir aos clientes para ideias
- avaliar todas as ideias
- criar calendário
Que semanas de trabalho que combinadas em um único tarefas item de linha.
em vez de ter muitas tarefas muito grandes em suas listas, gastar algum tempo quebrando essas tarefas grandes para baixo nos menores componentes completáveis.,
isto não só tornará mais fácil planear os seus dias e semanas, como também lhe dará a satisfação de ver itens mais completos na sua lista, o que deverá ajudar a motivá-lo a continuar a trabalhar através da sua lista.,
Quebra de grandes tarefas facilmente com o MindMeister
introdução
Escrever “o Que eu Provavelmente vou Fazer” Lista
Marc Forster, o autor de muitos produtividade livros, uma vez realizada a produtividade experimento onde escreveu a sua lista de tarefas para o dia e, em seguida, colocar em uma gaveta. Forster esperava que escrever a lista seria suficiente para fazê-lo lembrar o que estava nela e fazer tudo.,
infelizmente, quando o final do dia rolou ao redor, Forster puxou a lista de sua gaveta e percebeu que ele não tinha feito nem uma tarefa na lista!no dia seguinte, ele escreveu uma lista do que ele pensava que iria realmente fazer. Esta era mais uma lista de predições do que o tipo de Lista de desejos esperançosa que a maioria de nós faz para nossas listas de tarefas diárias.mais uma vez, Forster colocou a lista na gaveta. Mas desta vez, ele conseguiu completar todas as tarefas da lista—e tudo sem olhar para ela uma vez!,
O truque para esta abordagem, diz Forster, está fazendo a lista em resposta à pergunta:
o que eu realmente acho que vou fazer hoje?
fazer essa pergunta muda como você se aproxima criando uma lista de itens por-fazer para o dia. Em vez de planejar com base no que você espera realizar, você planeja com base no que você acredita que realmente vai realizar, o que ajuda a criar um plano melhor, mais realista.,usando esta abordagem, Forster descobriu que não só fez mais durante o dia, mas também conseguiu passar por algumas tarefas que estava adiando por muito tempo.se achar que a sua realidade raramente corresponde ao plano que faz antes do tempo, tente fazer a sua lista de tarefas em resposta à pergunta de Forster e veja que diferença faz à sua produtividade.
torne a sua lista de Tarefas pública
embora possa não ser prática para cada lista de Tarefas, outra forma de escrever uma lista de Tarefas melhor é tornar a sua lista pública para que qualquer pessoa a possa ver.,isso é algo que o desenvolvedor de software Joe Reddington fez em 2016, dizendo: “tem sido a mudança mais eficaz na minha produtividade em pelo menos dois, possivelmente cinco anos.porque é que uma lista pública de Tarefas teve um efeito tão grande na produtividade do Reddington? Era tudo sobre como ele escreveu a sua lista de afazeres.assim que tornou a lista pública e percebeu que outras pessoas a podiam ler, o Reddington viu coisas que tinha ignorado quando a lista era privada. Ele tinha incluído tarefas duplicadas, tarefas escritas como perguntas, em vez de declarações que ele poderia agir, e tinha muitas tarefas mal escritas em sua lista.,Reddington reviu a sua lista e reescreveu muitas das suas tarefas, assim como apagou duplicados. O processo de reconfiguração de tarefas de modo que eles fizeram sentido para outras pessoas, Reddington disse, fê-lo pensar sobre eles cuidadosamente e defini-los melhor:
Quando você escreve um item para alguém ler, diga-lhes o que realmente tem de acontecer, mas quando você escreve por si mesmo, deixar-se de uma enigmática observação.,
mesmo que você não queira tornar toda a sua lista de Tarefas pública, você pode replicar os benefícios da experiência de Reddington imaginando que alguém vai ler a sua lista de Tarefas.
escrever suas tarefas como se fossem ser lidas por outra pessoa irá forçá-lo a articulá-las e defini-las mais claramente, tornando mais fácil e mais rápido agir sobre elas mais tarde.
desenhe a sua lista de Tarefas
deseja apenas recordar o que precisa de fazer em vez de ter de se referir constantemente a uma lista?, Se assim for, você provavelmente terá a melhor chance de lembrar o que você precisa fazer se você desenhar sua lista de tarefas em vez de apenas escrever tarefas.
em um estudo de 2016, pesquisadores deram 40 segundos às pessoas para desenhar palavras ou escrevê-las repetidamente. Depois de desenhar/escrever uma variedade de palavras, os participantes foram convidados a recordar as palavras. Aqueles que desenharam as palavras recordaram mais do dobro de palavras que aqueles que escreveram suas palavras.os pesquisadores acreditam que a diferença pode ser devido a quantas habilidades diferentes usamos ao desenhar., Temos que imaginar o item em nossa mente, pensar sobre suas propriedades físicas para descobrir como retratá-lo em um desenho, e usar nossas habilidades motoras para desenhá-lo na página.
os autores do estudo dizem que esta combinação pode nos fazer criar uma memória mais forte da palavra:
acreditamos que o benefício surge porque o desenho ajuda a criar um traço de memória mais coeso que integra melhor a informação visual, motora e semântica.,
portanto, se descobrir que não está a fazer o suficiente porque se esquece do que planeou para o dia—ou está a perder tempo a olhar para a sua lista de Tarefas vezes sem conta durante o dia-tente desenhá—la em alternativa. Pode surpreender-se com o quão melhor se lembra de tudo o que queria fazer.
Se o desenho não é o seu forte, você também pode tentar usar uma ferramenta de mapeamento da mente como o MindMeister para criar listas de itens por-fazer mais visuais.,
A natureza visual de um mapa mental vai ajudar você a criar uma imagem em sua mente de coisas que você precisa para ficar pronto, e você também pode anexar imagens para o seu mapa mental para ainda mais visuais para referência quando você está tentando lembrar o que precisa ser feito.
comece a construir uma lista de Tarefas melhor
embora as técnicas certas possam certamente ajudá-lo a construir uma lista de Tarefas melhor, as ferramentas certas também podem ajudar. Se está à procura de uma ferramenta melhor para fazer, pense em usar o MindMeister e a Meistertrask juntos.,
Ferramenta de mapeamento da mente MindMeister torna mais fácil criar listas de tarefas visuais por – fazer, analisar as tarefas que você precisa fazer, e dividir grandes tarefas em componentes menores.
então, com a integração MindMeister-MeisterTask, poderá enviar as suas tarefas directamente para a meta-tarefa da ferramenta de gestão de tarefas, onde poderá planear os seus dias usando MITs ou 1-3-9 e partilhar a sua lista de tarefas com outros.
com as técnicas certas e as ferramentas certas, você estará bem em seu caminho para uma melhor lista de Tarefas.,
originalmente publicado em novembro de 2016, este post foi atualizado com algumas dicas adicionais sobre como construir uma lista de Tarefas melhor.
Iniciar a Construção de uma Melhor Lista De tarefas
Tente MeisterTask
