manter seus documentos eletrônicos organizados pode ser uma grande tarefa no mundo “wired” de hoje.
além de armazenar documentos localmente em desktops, laptops ou dispositivos móveis, cada vez mais empresas estão usando a nuvem para aplicações básicas de negócios e armazenamento de arquivos.para complicar ainda mais a questão do armazenamento, muitas empresas têm de partilhar documentos entre empregados., Dentro de um escritório, isso é normalmente realizado usando um servidor de arquivos ou dispositivo de armazenamento anexado à rede (NAS).
Se for necessário um acesso móvel partilhado, os documentos podem ser armazenados na nuvem e partilhados através da atribuição de permissões de acesso.
o resultado de tudo isso pode ser um pesadelo de gerenciamento de arquivos com alguns dos documentos de uma pessoa armazenados na nuvem e alguns localmente, e até mesmo documentos individuais armazenados apenas em um lugar ou outro.,
a organização é a chave para a gestão electrónica de Ficheiros
onde quer que os documentos sejam armazenados, é importante mantê-los organizados e actualizados. O objetivo da Gestão de arquivos eletrônicos é garantir que você pode encontrar o que você está procurando, mesmo se você está procurando por Ele anos após a sua criação.
a maioria das pessoas de negócios tem em um momento ou outro Estado na posição embaraçosa de ter uma chamada do cliente e não ser capaz de localizar rapidamente a fatura relevante ou outros documentos importantes do cliente., Igualmente irritante é andar por aí, no final do ano, a tentar encontrar documentos relativos às contas da empresa para o contabilista ou, pior ainda, para o fiscal.
organização adequada de documentos digitais é especialmente crítica em um ambiente compartilhado – se um de seus funcionários está ausente (temporária ou permanentemente!) você deve ser capaz de localizar facilmente quaisquer documentos criados ou gerenciados por essa pessoa.
a perda potencial de problemas de dados com os trabalhadores descontentes e demitidos é mais uma razão para proteger os seus dados de Negócio.,
estas dicas de gestão de ficheiros irão ajudá-lo a manter os seus ficheiros acessíveis:
1. Use as pastas de instalação predefinidas para os ficheiros do programa
Use as localizações predefinidas do ficheiro ao instalar os programas da aplicação. Sob O Windows, por convenção os arquivos de Aplicação residem sob o diretório (Drive Letter:)->Program Files directory. Instalar aplicações noutro local é confuso e desnecessário.
2. Um lugar para todos os documentos
Coloque todos os documentos sob uma única pasta “root”., Para um único usuário em um ambiente Windows, a localização padrão é a pasta de Meus Documentos.
num ambiente de partilha de ficheiros tente fazer o mesmo. Crie uma única pasta de raiz (chamada de “documentos compartilhados”, por exemplo) e guarde todos os documentos em subpastas dentro da pasta de raiz. Ter um único local para todos os documentos eletrônicos torna mais fácil encontrar coisas e executar backups e arquivos.
3. Crie pastas numa hierarquia lógica
estas são as gavetas do arquivo do seu computador, por assim dizer., Use uma linguagem simples para nomear suas pastas; você não quer estar olhando para esta lista de pastas no futuro e se perguntando o que “TFK” ou qualquer outra abreviação interessante que você inventou significa.
4. Aninhar as pastas dentro das pastas
criar outras pastas dentro destas pastas principais, sempre que necessário. Por exemplo, uma pasta chamada “faturas” pode conter pastas chamadas “2018”, “2017” e “2016”. Uma pasta com o nome de um cliente pode incluir as pastas “dados do cliente”e ” correspondência”., O objetivo é ter cada arquivo em uma pasta ao invés de ter um monte de arquivos órfãos listados.
não crie estruturas de pastas complexas e de camadas profundas. Sempre que possível, use nomes de arquivos descritivos.
5. Siga as Convenções de nomenclatura de arquivos
Use nomes descritivos de arquivos para fácil identificação e recuperação, mas não ir borda fora – os nomes de arquivo / Caminho têm limites de comprimento que variam entre os sistemas operacionais.
Sob O Windows o comprimento máximo do caminho completo para um arquivo (e.g., a letra da unidade + nomes das pastas + nome do ficheiro) é de 260 caracteres. Utilizar abreviaturas comuns sempre que possível, como Jan para janeiro ou Corp para Corporação.
6. Ser específico
dar arquivos eletrônicos lógicos, nomes específicos e incluir datas em nomes de arquivos, se possível. O objetivo ao nomear arquivos é ser capaz de dizer o que o arquivo é sobre sem ter que abri-lo e olhar. Então, se o documento é uma carta para um cliente lembrando-lhe que o pagamento está atrasado, chame-lhe algo como “overduee_20180115”; em vez de algo como “carta”., Como você vai saber a quem a carta é sem abri-la?
Se estiver a partilhar ficheiros através de E-mail ou dispositivos portáteis, poderá querer que o nome do ficheiro inclua informações mais específicas, uma vez que a informação da pasta não será incluída com o ficheiro partilhado.
por exemplo, se o seu documento estiver nos meus documentos\faturas \ 2017\clientes\Doe_John_20180416.doc e o arquivo é compartilhado ou enviado por e-mail todo o destinatário vai ver é o Doe_John_20170416.doc e pode não ser capaz de dizer que o arquivo é uma fatura do cliente sem abri-lo.
7., File as you Go
The best time to file a document is when you first create it. Por isso, tenha o hábito de usar a caixa de diálogo “Save As” para arquivar o seu documento, bem como nome-lo, colocando-o no lugar certo em primeiro lugar.
8. Ordene seus arquivos para sua conveniência
Se existem pastas ou arquivos que você usa muito, force – os para o topo da lista de arquivos, renomeando-os com um ! ou um AA no início do nome do ficheiro.
9., Coll seus arquivos regularmente
às vezes o que é velho é óbvio como no exemplo da pasta chamada “faturas” acima. Se não for, mantenha as suas pastas abertas, limpando os arquivos antigos.
não apague os ficheiros relacionados com os negócios a menos que tenha a certeza absoluta de que nunca mais precisará do ficheiro. Em vez disso, na sua colecção principal de pastas sob a sua pasta de topo, crie uma pasta chamada “antiga” ou “inactiva” e mova os ficheiros antigos para ela quando os encontrar.
10., Faça backup de seus arquivos regularmente
Se você está copiando seus arquivos em outra unidade ou em fita, é importante configurar e seguir um regime de backup regular.
a boa gestão de Ficheiros torna fácil encontrar o que deseja.
a gestão de documentos electrónicos deve fazer parte de uma estratégia global de gestão de documentos para a sua empresa. Um plano adequado de gestão de documentos deve incluir todos os aspectos do tratamento de documentos, incluindo armazenamento, recuperação, backups e segurança.,
a função de pesquisa é uma coisa maravilhosa, mas nunca irá corresponder à facilidade de ser capaz de ir diretamente para uma pasta ou arquivo. Se você seguir estas dicas de gerenciamento de arquivos consistentemente, mesmo se você não sabe onde algo está, você sabe onde ele deve estar – uma enorme vantagem quando se trata de encontrar o que você está procurando. Boas práticas de gestão de arquivos irá economizar seu tempo de negócio e dinheiro.,