prawidłowe obliczanie płac może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy jesteś właścicielem małej firmy. Twoja wiedza leży w przedsiębiorczości – niekoniecznie w śledzeniu różnych przepisów dotyczących pracy i podatków, które mają zastosowanie do każdego z twoich pracowników. Niezależnie od tego, czy masz jednego pracownika, czy duży personel, utworzenie dokładnego, niezawodnego systemu płac zapobiegnie poważnym problemom dla Twoich pracowników i Twojej firmy.,
Złóż wniosek o numer identyfikacyjny pracodawcy (ein)
Twój EIN jest unikalnym numerem przypisanym specjalnie do Twojej firmy do celów IRS. Ten numer identyfikuje Twoją firmę podczas przekazywania informacji o Twoich pracownikach federalnym i stanowym agencjom rządowym. Przykłady tych informacji obejmują całkowity dochód i podatki zapłacone w ich imieniu. Możesz usłyszeć EIN określany jako formularz SS-4 lub identyfikator podatkowy — są to takie same jak EIN.
Złóż wniosek o EIN bezpośrednio przez Urząd Skarbowy., Najwygodniejszym sposobem realizacji tej transakcji jest aplikacja online. Jednakże wnioski przyjmowane są również faksem i pocztą.
Sprawdź przepisy stanowe i lokalne, aby uzyskać dodatkowe wymagania EIN
chociaż wiele stanów i miejscowości akceptuje Twój federalny EIN do identyfikacji, niektóre wymagają osobnych numerów do celów podatkowych. Przykładami są Nowy Jork, Massachusetts i Karolina Południowa. Możesz określić swoje miasto i/lub przepisy stanowe, odwiedzając odpowiednią stronę internetową dla małych firm.,
zrozum różnicę między niezależnym wykonawcą a pracownikiem
to, czy zatrudniasz niezależnych wykonawców lub pracowników, znacząco wpływa na sposób płacenia podatków dochodowych, Medicare, Social Security i od bezrobocia, dlatego ważne jest zrozumienie rozróżnienia między tymi dwoma.
test podstawowy sprowadza się do następujących trzech pytań:
- czy pracodawca kontroluje kiedy, gdzie i w jaki sposób wykonuje pracę? Jeśli tak, pracownik jest prawdopodobnie pracownikiem.
- czy pracodawca kontroluje finansowe aspekty pracy?, Na przykład, czy koszty są zwracane? Czy pracodawca udostępnia narzędzia związane z pracą, takie jak komputery? Jeśli tak, pracownik jest prawdopodobnie pracownikiem.
- czy związek trwa, czy pracownik jest zatrudniony na konkretny projekt i nie oczekuje dalszego zatrudnienia? Czy pracodawca oferuje pracownikowi świadczenia, takie jak ubezpieczenie zdrowotne i płatny czas wolny? Jeśli związek trwa i/lub jeśli oferowane są świadczenia, pracownik jest prawdopodobnie pracownikiem.,
uzyskaj wymagane formularze pracownicze
Po zamówieniu własnych dokumentów jesteś gotowy do zatrudnienia swoich pracowników. Pamiętaj, aby zebrać informacje podatkowe i płacowe w ciągu pierwszych kilku dni od zatrudnienia, aby upewnić się, że otrzymują pierwszą wypłatę w odpowiednim czasie. Możesz zachęcić pracowników do korzystania z bezpośredniego depozytu w celu szybszych płatności.
każdy pracownik musi wypełnić federalny formularz potrącenia podatku dochodowego W-4, który pozwala obliczyć prawidłowe potrącenie podatku., Pracownicy muszą również wypełnić formularz I-9, aby sprawdzić, czy zgodnie z prawem mogą pracować w Stanach Zjednoczonych.
wybierz okres wypłaty
im mniej masz okresów wypłaty, tym łatwiej jest wypełnić listę płac. Jednak niektóre stany wymagają, aby pracownicy byli wypłacani zgodnie z określonym harmonogramem, na przykład co tydzień lub co dwa tygodnie. Jeśli chcesz prowadzić listę płac rzadziej niż raz w tygodniu, skontaktuj się ze swoim Stanowym Departamentem pracy, aby ustalić, czy proponowany okres płacy jest zgodny z przepisami stanowymi.,
Utwórz procesy związane z płacami
zanim będziesz mógł wystawić dokładne czeki, będziesz potrzebował metody śledzenia godzin pracy. Do tego celu dostępnych jest wiele narzędzi, od podstawowych arkuszy logowania po platformy, które śledzą aktywność pracowników na telefonach lub komputerach. Ważne jest również, aby skonfigurować polisy na płatny czas wolny, jeśli planujesz go zaoferować, wynagrodzenie za nadgodziny i wszelkie inne świadczenia.,
z drugiej strony musisz wdrożyć proces, aby zapewnić, że odliczenia z tytułu świadczeń, podatków i podobnych płatności są wypłacane odpowiednim sprzedawcom i agencjom w imieniu Twoich pracowników.
Wybierz platformę płacową
jeśli planujesz obsługiwać płace we własnym zakresie, upewnij się, że ty lub twój księgowy są zadowoleni z niuansów tego zadania. Dostępnych jest kilka wysokiej jakości platform płacowych, które ułatwiają pracę., Jednak większość małych firm preferuje outsourcing usług kontrolerów, ponieważ specjaliści ci mają wiedzę i doświadczenie, aby dokładnie i terminowo sporządzać listy płac.
sporządzanie listy płac
Po wprowadzeniu danych osobowych pracowników do systemu płac ty lub twój kontroler jesteś gotowy do sporządzenia pierwszej listy płac. Korzystając z dostępnych narzędzi do pomiaru czasu dla pracowników godzinowych (nie zwolnionych), wprowadź lub zgłoś liczbę godzin dla każdego z nich. Pracownicy najemni (zwolnieni) nie muszą zgłaszać swoich godzin pracy. Są one wypłacane w tej samej wysokości co tydzień.,
Uwaga: jeśli wykonujesz pracę w księgowości, nadal będziesz chciał, aby pracownicy najemni śledzili swoje godziny. Nie wpłynie to na ich tygodniowe wynagrodzenie, ale będziesz chciał dokładnie przydzielić czas na zadania, aby zrozumieć koszty. Rozważ użycie programu do śledzenia czasu, który synchronizuje się z oprogramowaniem księgowym księgi głównej do tworzenia tych raportów. Wiele z nich będzie miało synchronizację z listą płac, dzięki czemu można ich używać zarówno dla pracowników najemnych, jak i pracowników godzinowych.,
Zachowaj wymagane rejestry
niektóre rejestry związane z płacami muszą być przechowywane dla celów IRS. Co do zasady, należy zachować wszystkie zapisy dla osób, które są aktywnie zatrudnione, niezależnie od długości ich kadencji. Wiele zapisów musi być przechowywanych przez pewien okres po rozwiązaniu stosunku pracy. Na przykład zapisy podatkowe dotyczące zatrudnienia muszą być przechowywane przez co najmniej cztery lata. Szczegółowe instrukcje są dostępne za pośrednictwem IRS.,
Obliczanie i płacenie federalnych i stanowych podatków od wynagrodzeń
wreszcie, jako pracodawca jesteś odpowiedzialny za dokonywanie płatności podatku od wynagrodzeń i sporządzanie określonych raportów. Zazwyczaj sprawozdania są sporządzane kwartalnie lub co roku. Wykorzystaj zasoby dostępne za pośrednictwem urzędu skarbowego i Państwowego Urzędu Skarbowego, aby zapewnić, że wszystkie podatki i raporty są odpowiednio obsługiwane.
dokładne, terminowe płace to jeden z najważniejszych obowiązków Twojej firmy. Po pierwsze, błędy w płacach są niezawodnym sposobem na zdenerwowanie pracowników., Po drugie, błędy podatkowe mogą skutkować znacznymi grzywnami i karami. Dokładnie zastanów się, jak będą obsługiwane płace, aby uniknąć najczęstszych pułapek.,