dlaczego raporty o statusie są ważne?
najlepsze raporty o statusie projektu tworzą odpowiedzialność i odpowiedzialność w Twoim zespole. Wykrywają problemy, ograniczają ryzyko, a przede wszystkim zapewniają, że jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia celów projektu.
dla klientów raporty statusu projektu zapewniają wartość. Daje im pewność, że ich pieniądze przynoszą wartość. To może sprawić, że będą wyglądać dobrze dla swoich szefów., Może zapewnić dalsze finansowanie w przyszłości. Może to również całkowicie uratować twój tyłek, ponieważ masz papierowy ślad na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.
raporty o statusie projektu są tworzone po wdrożeniu planu projektu i uruchomieniu projektu. Jeśli chcemy uzyskać super precyzję, to jest to podczas monitorowania& fazy kontrolnej. Zazwyczaj są one wysyłane co tydzień lub co miesiąc. Do licha, można to robić nawet codziennie-ale tylko wtedy, gdy jest to konieczne.
raporty o statusie projektu mogą być dostarczane różnymi metodami. Nie ma na to idealnego sposobu. E-mail., Monitorowanie & kontrolowanie. Słownie, a następnie z PDF. Opcje i kombinacje są nieograniczone.
raporty o statusie projektu nie są i nie powinny służyć jako producenci zadań& PMS robią to, ponieważ jest to część obowiązków związanych z pracą. Obowiązkiem producenta/kierownika projektu jest sporządzanie sensownych i przydatnych raportów o statusie. Nie tylko „zrobić raport o stanie”, którego nikt nie czyta.
co zawiera raport o stanie projektu?,
w raporcie stanu musisz podać:
Nazwa projektu/Nazwa klienta
ten krok powinien być oczywisty. Upewnij się, że rejestrujesz, dla kogo jest raport i co pociąga za sobą raport(tj. jaki projekt).
wizja projektu
powinno to być proste zdanie o tym, czym jest Twój projekt i jaki jest główny cel / wizja. Widok na 10 000 stóp. Dobrą wiadomością jest to, że gdy już to zrobisz – nie będziesz musiał tego poprawiać.,
przykłady:
- zachęcaj wykwalifikowanych klientów do „zakupu” kombuchy za pośrednictwem urządzeń mobilnych opartych na ulepszonym interfejsie użytkownika.
- dzięki temu projektowi mamy nadzieję zwiększyć sprzedaż kombucha online poprzez wdrożenie kampanii mailingowej drip.
- uruchomić stronę internetową do czerwca 2018, który pozwala klientom na zakup Killer Kombucha i odzwierciedla Killer Kombucha jako posiadające najwyższą jakość & najlepiej smakujący produkt w swojej kategorii.,
Zdrowie projektu
istnieje kilka różnych sposobów, aby to obrócić, ale bardzo podoba mi się „metoda stoplight”. Zielony na dobre. Żółty dla niektórych problemów. Czerwony za to jest gorący bałagan. Uwaga do wsparcia jest zawsze pomocna.
przykłady:
- Green: uzyskaliśmy zgodę na projekty e-maili. W tej chwili nie ma problemów z budżetem.
- Yellow: projekty e-mail drip wymagają znaczących poprawek, dlatego ostateczny termin dostawy został opóźniony o 1 tydzień.
- Red: kampania Mailowa drip drastycznie zmieniła kierunek od początku., Musimy zorganizować spotkanie w celu ustalenia chęci / życzenia dla projektu.
kolejną pozycją, do której gorąco zachęcam będzie projekt & timeline. Dostarczając swojemu klientowi & zespół regularnie aktualizuje wyniki projektu w porównaniu z budżetem i osią czasu, będziesz zachęcać do świadomości i podnosić wartość wysiłków projektowych. Jest to również świetny rekord, aby zobaczyć trendy i zapobiec projektowi z dala od szlaków.,
co zrobiliśmy w tym przedziale czasowym
powinny one być wymienione w formacie bullet. Zachowaj te krótkie & proste. To nie są bilety na Jira. Nie wyjaśniaj ” jak ” tylko co.
przykład:
- uzyskaliśmy zatwierdzenie dla 3 projektów e-mail drip
- zakończone przekazanie do zespołu programistów & potwierdzona oś czasu dostawy
co planujemy ukończyć w następnym przedziale czasowym
jasne, precyzyjne lista zadań prezentowana w formacie Bullet.,
przykład:
- rozwiń trzy wiadomości e-mail
- wykonaj wewnętrzną kontrolę jakości & testowanie
- przekazywanie do klienta kontroli jakości & testowanie
problemy/blokady dróg
tutaj możesz podnieść wszelkie czerwone flagi lub przeszkody uniemożliwiające Ci poruszanie się do przodu.
przykład:
- Jeśli nie uzyskamy opinii klientów do 06/02, będziemy w niebezpieczeństwie, że nie będziemy mogli wysłać wiadomości e-mail do konsumentów tego samego dnia, w którym produkt będzie dostępny w sklepach.,
nadchodzące zadania & kamienie milowe
widok 10000 stóp, co się dzieje. Czy jest coś, co widz powinien przejrzeć? Co będzie dalej?,
przykłady:
- dd/mm: klient QA & testowanie
- dd/mm: wdrożenie poczty e-mail
Oto, Jak to wygląda razem:
opcjonalne elementy do dołącz na podstawie Twojego projektu:
- linki do osi czasu twojego projektu
- linki do zakończonych rezultatów
- elementy akcji
- śmieszne gify, linki do playlist zespołu itp.,
- cotygodniowe podziękowania lub podziękowania dla członków zespołu i klientów
- linki do odpowiednich artykułów/trendów w branży
- dziennik RAID
nie dołączaj tego:
- rzucaj Cień
- Blabber
- pytania
Jak utworzyć raport statusu projektu
teraz, gdy masz już raport o stanie projektu szczegółowa lista wszystkiego, co powinno być zawarte w statusie report…it czas zacząć raportować! Oto przewodnik krok po kroku, w którym opisano, jak faktycznie usiąść i utworzyć raport stanu.,
Zbierz swoje dane
zanim napiszesz raport, musisz zebrać informacje, które musisz zgłosić. Oznacza to pobieranie danych z różnych źródeł, dzięki czemu masz pełne zrozumienie ram czasowych, budżetu, wydarzeń i innych ważnych elementów.
Pobierz dane z oprogramowania do zarządzania projektami
Jeśli używasz oprogramowania PM, wiele kluczowych danych projektu będzie gotowych do użycia w raporcie, takich jak wykorzystany budżet lub spędzone godziny., Oto kilka najlepszych narzędzi, które polecam, jeśli jeszcze ich nie używasz:
Możesz również zobaczyć pełny przegląd tych narzędzi do zarządzania projektami.
Pobierz dane Z osi czasu projektu
oś czasu projektu powinna zawierać wszelkie daty, zdarzenia i / lub działania w kolejności, w jakiej wystąpiły. Jest to świetne pierwsze miejsce do zbierania informacji do raportu stanu. Ten dokument przypomni Ci również o nadchodzących terminach, na które powinieneś zwrócić uwagę.
Skompiluj informacje finansowe
najprawdopodobniej będziesz raportował koszty i budżetowanie., Dlatego konieczne jest, aby te dane były łatwo dostępne, gdy usiądziesz, aby utworzyć raport statusu. Wyciągnij z arkuszy czasu, raportów wydatków, wyciągów bankowych i szacunków … wszystko, czego potrzeba, aby uzyskać pełny obraz finansowy.
Określ Status RAG
będziesz chciał poinformować swojego klienta i / lub zespół, czy projekt jest zdrowy, wstrzymany, czy w kryzysie. Jednak najpierw musisz zrobić swoje badania i opracować pracę dyplomową, w którą dziedzinę wpadasz. Do kierownika projektu należy zwrócenie uwagi na zmiany statusu, od czerwonego (zły), bursztynowego (w porządku) lub Zielonego (w porządku).,
zameldowanie się w zespole
masz teraz informacje, które A) jesteś świadomy i B) uznałeś za ważne. Warto jednak skontaktować się z zespołem i sprawdzić, czy mają do dodania jakieś dodatkowe aktualizacje lub szczegóły.
Pobierz szablon raportu o stanie (opcjonalnie)
nie musisz tworzyć raportu o stanie od zera. Podobnie jak wiele rodzajów dokumentów, istnieje szeroka gama szablonów dostępnych do użycia, jeśli tak zdecydujesz. Po prostu zamień logo holding place na logo Twojej firmy i voila, gotowy do rozpoczęcia raportowania.,
poniżej dowiesz się o szablonie raportu statusu projektu w programie DPM Membership.
zarysuj kluczowe segmenty
dla własnego zdrowia psychicznego, przejrzyj cały dokument i pozostaw krótkie 3-4 notatki Word jot w głównych kategoriach, aby pomóc ci jako zarys. Zbyt łatwo jest o czymś zapomnieć lub odejść na styku. Twój kontur pomoże utrzymać wszystko na dobrej drodze.
podsumowanie
pierwszą sekcją, którą chcesz zarysować, jest podsumowanie raportu. W przeciwieństwie do reszty konturu, możesz tutaj zbudować 2-3 pełne, nieskazitelne zdania., To będzie dyktować ton i kierunek, w którym będzie obrała reszta sprawozdania.
przykład: ten raport przedstawi aktualny status projektu marketingu internetowego dla Killer Kombucha. Poruszymy status kampanii drip email marketing, z naciskiem na bieżące zadania projektowe i segmentację list odbiorców.
kluczowe elementy/kamienie milowe
zanotuj 2-3 kluczowe elementy i/lub kamienie milowe, które planujesz uwzględnić w raporcie. Nie będziesz w stanie dotknąć każdego szczegółu swojej pracy, więc powinieneś wybrać spójny fokus.,
przykład:
- zatwierdzony obraz nagłówka e-blast
- oczekiwanie na poprawki tekstu od klienta
- sfinalizowane zalecenia dotyczące segmentacji odbiorców
uwagi & linki
coś jeszcze dodać? Chcesz coś powiązać? Masz pomysł, który nie pasuje gdzie indziej? Zostaw wiadomość.
napisz brzydki pierwszy szkic
pierwszą rzeczą, którą zrobisz – jest stworzenie brzydkiego pierwszego szkicu raportu o stanie., Dowiedziałem się o brzydkim pierwszym szkicu z” Everybody Writes ” Ann Handley i zastosowałem go do wielu wysiłków jako premier.
W Zasadzie to tutaj po prostu Word wymiotować wszystko, co wiesz o projekcie w swoim szablonie zestawu. Dla mnie jest to czas, w którym myślę Wstecz i myślę do przodu, aby to, co się dzieje. To ćwiczenie jest ważne, ponieważ pozwala naprawdę przemyśleć i przetrawić wydarzenia w Twoim projekcie. Pozwala zrzucić wszystkie informacje – bez karania się za edycję i formatowanie po drodze.
w takim razie zrób sobie przerwę.,
Edytuj swoją pracę
wróć i Edytuj swój raport o stanie. Chcesz mieć pewność, że raport o stanie jest dokładny i wolny od błędów. Wysyłanie doskonałych raportów pokazuje klientom i zespołowi, że poświęciłeś czas i przemyślenia na raport stanu – że jest on ważny i wartościowy. Proste błędy mogą wysłać wiadomość, że nie obchodzi cię to.,
Sprawdź dwukrotnie, czy twój raport statusu zawiera następujące informacje:
- nazwa projektu/Nazwa klienta
- wizja projektu
- Zdrowie projektu
- co zostało ostatnio ukończone
- co planujesz ukończyć dalej
- problemy/blokady dróg
- nadchodzące zadania & kamienie milowe
również…..
- Wytnij słowo tłuszcz. Możesz mówić prostsze rzeczy? Bardziej bezpośredni?
- popraw gramatykę, interpunkcję, ortografię
- dodaj wszystko, o czym zapomniałeś, lub to się zmieniło od pierwszego szkicu.
- możesz to ściągnąć na jedną stronę?, Nie jest to wymagane – ale pomoże Ci to uniknąć przeciążenia informacjami.
Wyślij& dostarcz
teraz utworzyłeś raport statusu projektu i jest gotowy do wysłania. Dobra robota! Oto kilka wskazówek, aby upewnić się, że został on pozytywnie odebrany przez zespół i Twojego klienta.
Dodaj Sugar zanim wyślesz
ważne jest, abyś rozdawał swoim zespołom i klientom odrobinę „sugar”. Nauczyłem się tej wartościowej umiejętności od szefa kilka lat temu. Bądź komplementarny. Bądź Miły. Z drogi, aby dostarczyć ten raport stanu z dawką pisemnego cheer., Innymi słowy, unikaj brzmienia jak robot.
Twoje raporty o statusie projektu otrzymają bardziej pozytywnie przemyślaną notkę, a jedynie link do „zajrzyj tutaj”, który wysyła wiadomość do innych, że dokument nie jest ważny.
dostarczaj wraz ze spotkaniem o statusie
często raporty o statusie są wysyłane w tym samym czasie, co spotkanie o statusie. Służy jako ogólny porządek obrad i pozostawia punkty dla innych., Nie jest to wymagane, ale z pewnością stanowi doskonałą okazję dla zespołu i / lub klienta do omówienia projektu i wyrównania wszelkich zagrożeń, wyzwań lub obaw. Ponownie wydaj raport o statusie, jeśli zmiany zostały wprowadzone podczas spotkania o statusie.
skuteczne sposoby wysyłania raportu stanu
Slack, email, basecamp, Teamweek, itp. Wybierz metodę i trzymaj się jej. Chciałbym spróbować i zachęcić Cię do unikania wysyłania wielu mediów, aby stworzyć mniej pracy dla siebie i upewnić się, że publiczność wie, jak i kiedy zostanie dostarczona.,
Potwierdź odbiór &
ostatnią rzeczą, jaką możesz zrobić, to „wysłać” raport o stanie i sprawdzić. Twój zespół i klient są odpowiedzialni za czytanie go – Twoim zadaniem jest śledzić, aby wyegzekwować tę odpowiedzialność.
poproś odbiorców raportu o potwierdzenie, że przeczytali raport w ciągu 24 godzin. Proste” mam to ” lub kciuki w górę emoji przez Slack jest świetny. Mają pytania? Chcesz mieć pewność, że raport o stanie projektu jest czytany i jest skutecznym narzędziem komunikacji w projekcie.,
każdy kto nie odpowiada – proszę o bezpośredni kontakt. Nie odpowiadaj na wszystkie i dzwoń. Kiepska forma.
& powtórz (+ feedback)!
ostatnia rada, jaką mam, to poprosić odbiorców o przekazanie opinii. To jest dokument dla nich. Chcesz mieć pewność, że to pomaga, a nie boli.
od czasu do czasu sprawdzaj, czy jest coś, co możesz wyciąć, dołączyć lub poprawić, aby raporty statusowe lepiej służyły twojemu zespołowi i klientom.,
raport o stanie projektu najlepsze praktyki
ok, teraz, gdy wiemy, co to jest, co obejmuje, i jak je stworzyć – oto kilka ogólnych działań i zakazów, które pomogą Ci w tym. Oto moja najlepsza rada dla tworzenia raportu statusu dla grup wiekowych:
Dostosuj różne style uczenia się
pamiętaj: nie każdy może przeczytać cały dokument tekstowy i trzymać go. Dołącz tekst, notatki jot, wizualizacje i łącza w raporcie stanu, aby wyróżnić ważne obszary. Dodatkowo zaplanuj niektóre facetime klienta z każdym raportem., Mówienie o tym i zadawanie pytań w locie będzie miało większy wpływ na twojego klienta.
trzymaj rzeczy proste, głupku! [KISS]
Ach, tak—dobry stary dyrektor K. I. S. S. Zachowaj prosty raport o stanie, dla dobra Twojego klienta i Twojego. Jeśli tworzenie lub odczytywanie raportu o stanie zajmuje zbyt dużo czasu, zmniejszasz prawdopodobieństwo, że takie rzeczy się wydarzą (lub przynajmniej wydarzą się z dowolnym poziomem dokładności).,
Bądź odpowiedzialny, planując cykliczne spotkania o statusie
pierwszy raport o statusie + spotkanie może wydawać się trochę zamieszany, ale z czasem staje się łatwiejszy. Wkrótce wpadniesz w rutynę, która sprawia, że tworzenie i udostępnianie raportu stanu jest drugą naturą. Zaplanuj cykliczne spotkania statusowe od razu, a nie tak, jak jesteś na nie gotowy, aby wziąć odpowiedzialność za termin.
Postaraj się, aby spotkania statusowe były nieco zabawniejsze
interakcja z ludźmi czyni nas, cóż, ludźmi. Poświęć krótką chwilę, aby nadrobić zaległości w sprawach niezwiązanych z pracą., Po prostu trzymaj się z dala od tematów „faux pas”, takich jak plotki lub Polityka. Bądź aktywnym słuchaczem i postaraj się rozmawiać w sposób, który wydaje się naturalny, a nie tak, jak masz plan.
Zawsze miej raport o stanie w podróży
nie zostawiaj raportu o stanie do ostatniej chwili. Zamiast tego miej dokument w toku, który możesz dodać do wydarzeń w czasie rzeczywistym. Pomyśl o tym w ten sposób: jeśli ktoś potrzebuje natychmiastowego raportu stanu, natychmiast chcesz coś, co możesz mu pokazać. Zawsze bądź przygotowany!,