jak Twój system archiwizacji? Frustrujące? Czy uważasz, że to zbyt trudne, aby pamiętać, gdzie rzeczy idą? Czy kiedykolwiek miałeś problem ze znalezieniem konkretnego dokumentu po jego ukryciu? Możesz nawet mieć trzy lub cztery pliki, które zawierają te same informacje, ale są oznaczone inaczej – co za bałagan!
naprawianie problemu
Co powoduje upadek systemu archiwizacji? Są szanse, że nie było to dużo „systemu” na początku., Bardziej prawdopodobne, że był to tylko losowy asortyment indywidualnych plików, które naprawdę nie miały ze sobą żadnego związku.
aby stworzyć naprawdę skuteczny system archiwizacji, musisz zacząć od planu.Zwykłe przyklejenie etykiety do folderu nie spowoduje jej przecięcia. Nie martw się jednak; zamierzamy stworzyć system archiwizacji, który pomieści każdy rodzaj papieru-domowy lub biurowy., Dla dostaw wszystko, czego naprawdę potrzebujesz, to kilka kolorów kolorowych folderów 2/5 cuttab i niektóre foldery wiszące na dole pudełka
Tworzenie kategorii plików
spójrz na swój obecny system archiwizacji (lub ten stos papieru, który musisz złożyć od miesięcy) i zacznij sortować dokumenty na szerokie kategorie.”Finanse” mogą być jednym, „sprawy domowe” mogą być innym. W tym momencie nie skupiamy się na szczegółach Twojego systemu plików. Szczerze mówiąc, nie ma znaczenia, czy jest to rachunek z karty kredytowej, czy wyciąg z konta bankowego. Później będziemy się martwić o te wyróżnienia.,
Podkategoria
Wybierz jedną ze swoich „kategorii głównych” i przejrzyj ją jeszcze raz.Tym razem zastanów się nad podzieleniem artykułu na mniejsze podkategorie. Na przykład twój stos „finansów” można podzielić na:
- konto oszczędnościowe
- konto czekowe
- kredyt studencki
- konto karty kredytowej
bądź konkretny; nie mów tylko, że są to „wyciągi bankowe”. Określ, do którego konta należą i rozbij je na osobny stos. Nie chcemy, aby pliki” kojarzyły się ” z innymi plikami-każdy dostaje swój oddzielny folder.,
kodowanie kolorami
każdej z głównych kategorii dokumentów należy przypisać inny kolor (Twój) – a następnie umieścimy każdą z podkategorii w osobnym folderze plików. W powyższym przykładzie „Finanse” mogą być zielone, iniektóre z Twoich kont otrzymuje osobny zielony folder plików. Wydaje się, że to drobnostka, ale kodowanie kolorami Twojego systemu pozwoli Ci zaoszczędzić ogromną ilość czasu na wypełnianie i odzyskiwanie dokumentów.
możliwość zaglądania do szuflady z plikami i dostrzegania odrębnych ciał informacji rozbitych kolorami po prostu ma sens dla twojego mózgu., Kiedy wiesz, że Twoja sekcja finansowa jest zielona, twoja sekcja domowa jest niebieska, a Twoje papiery samochodowe są w kolorze czerwonym, nawet nie musisz myśleć, ponieważ twoja ręka po prostu naturalnie trafia do prawej części szuflady na dokumenty.
Tworzenie etykiet
teraz, gdy każdy ma swój własny kolorowy folder, musimy oznaczyć każdy plik.Podczas tworzenia etykiet należy przejść od ogólnych do szczegółowych. Nie mów mi, że wypełniasz dokumenty dla swojej „karty Kredytowej Visa” – nazwij ją „karta kredytowa: Visa”.,Po ułożeniu folderów Alfabetycznie, wszystkie pliki” karty kredytowej „(bez względu na to, ile masz) – będą razem w sekcji” Finanse”.
naszym celem jest utrzymywanie powiązanych plików w bliskiej odległości od siebie. Wykonuj to samo dla każdej grupy plików, dopóki nie oznaczysz KAŻDEGO pliku w każdej głównej kategorii. Osobiście korzystam z etykiet Viewables®, ponieważ są schludne, łatwe do odczytania i mogę je wydrukować z komputera.,
wypełnianie szuflady
wszystko, co musisz teraz zrobić, to umieścić pliki w każdej głównej kategorii w alphabeticalorder, a następnie umieścić główne kategorie same w szufladzie w alphabeticalorder.
umieść kolorowe foldery w wiszącym pudełku na dole folderów, aby utrzymać je w dobrej pozycji w szufladzie. Zakładki cięcia 2/5 są wyświetlane nad wiszącymi plikami, A zakładki są w linii prostej dla łatwego czytania.
za każdym razem, gdy chcesz znaleźć dokument lub umieścić coś w folderze, po prostu najpierw poszukaj właściwej kategorii głównej (łatwo rozpoznawalnej zarówno po etykietach, jak i kolorze)., Dzięki odpowiedniemu systemowi archiwizacji łatwo jest położyć ręce na prawidłowym pliku bez długiego wyszukiwania.
by Ramona Creel
Zobacz lub posłuchaj, jak skonfigurować skuteczny system archiwizacji na podcaście „Keeping You Organized”.