listy zadań to świetny sposób na śledzenie zaległych zadań, ale mogą być słabym motywatorem. Często kończą się one zbyt długie, zbyt krótkie, zbyt niejasne, zbyt mylące, zbyt skomplikowane, nieporęczne, nieświeże i zapomniane, a nawet zbyt skrupulatnie zaplanowane.
nie wydaje się to skomplikowaną praktyką—zapisywanie kilku rzeczy, które chcesz zrobić każdego dnia—ale tak często jest.,
Jeśli twoja prosta lista rzeczy do zrobienia nie jest niczym innym, użyj jednej lub więcej z tych siedmiu technik, aby stworzyć lepszą listę rzeczy do zrobienia.
zauważ, dlaczego każde zadanie na twojej liście jest ważne
dla wielu z nas listy zadań wyglądają jak kajdany. Sprawiają, że jesteśmy nieszczęśliwi i zużywają naszą energię, a nie motywują nas do zrobienia czegoś więcej.,
Art Markman, profesor psychologii i marketingu na University of Texas at Austin, mówi, że to dlatego, że nasze listy rzeczy do zrobienia są zbyt często tylko kolekcjami nudnych, stresujących lub banalnych zadań:
Jeśli codziennie konfrontujesz się z przypomnieniami tylko o najmniej przyjemnych częściach swojej pracy, prawdopodobnie skończy się to osłabieniem twojej motywacji do pracy.
Jeśli brzmi to jak Lista zadań, Markman proponuje bardzo proste rozwiązanie: przeformułowanie listy, aby skupić się na większym celu w pracy., Jeśli połączysz zadania na liście zadań z większym celem, będą one mniej nudne i banalne, a także ważniejsze i motywujące.
rozważ dodanie zdania do każdego zadania na liście zadań, które wyjaśnia wartość wykonania tego zadania. Jeśli możesz jasno określić, dlaczego zadanie musi zostać wykonane, poczujesz się bardziej zmotywowany do jego wykonania.
Usuń zadania o niskiej wartości i łatwe do wykonania
kolejna zaleta definiowania wartości zadań na liście zadań do wykonania: pomaga znaleźć zadania, które prawdopodobnie nie są warte wykonania., Jeśli nie możesz dowiedzieć się, jaką wartość zapewni ukończenie zadania, prawdopodobnie powinieneś po prostu usunąć je z listy.
jednym z najczęstszych problemów z listami zadań jest to, że są one przytłaczające. Gdy stale dodajesz nowe zadania do listy, gdy pojawiają się one w twojej głowie, często kończysz z dziesiątkami lub setkami zadań.
każdego dnia musisz przeanalizować wszystkie te elementy, aby zdecydować, na czym się skupić. I każdego dnia, rosnący rozmiar listy cię stresuje. Możesz nigdy nie przejść przez nich wszystkich.,
usuwanie zadań o niskiej wartości, bez wartości i przyjemnych do zrobienia z listy pomaga stworzyć lepszą listę rzeczy do zrobienia, ponieważ sprawia, że lista jest łatwiejsza do zarządzania, mniej stresująca i bardziej skimmable. Utrzymuje najważniejsze i najważniejsze zadania w głowie i pomaga uniknąć rozpraszania się przez zadania, które nie poruszają igłą.,
a jeśli obawiasz się, że stracisz kontrolę nad zadaniami, na które możesz chcieć znaleźć czas, usuwając je z listy, możesz użyć narzędzia takiego jak MeisterTask, aby przenieść te zadania na ich własną listę „someday”, którą możesz przeglądać od czasu do czasu, gdy skończą ci się rzeczy do zrobienia.
dzięki temu Twoje ważne i nieistotne listy zadań są oddzielone, ale możesz śledzić zadania, które chcesz rozwiązać, gdy praca jest powolna.,
Utwórz listę zadań do zrobienia dla każdego tygodnia lub każdego dnia
jeśli usunąłeś wszystkie swoje zadania nie/niskowartościowe i ładne do zrobienia z listy zadań i nadal uważasz, że są one przytłaczające, rozważ użycie jednej z następujących technik ustalania priorytetów, aby utworzyć indywidualną listę zadań do zrobienia dla każdego tygodnia lub dnia:
- Mits-Zen to Done Leo Babauta zaleca rozpoczynanie każdego dnia od wybrania od jednego do trzech zadań, na których skupisz się w danym dniu. To są Twoje najważniejsze zadania( mit) i nie powinieneś pracować nad niczym innym, dopóki te zadania nie zostaną ukończone.,
- metoda Ivy Lee-pod koniec każdego dnia roboczego wybierz sześć zadań, aby skupić się na jutrze, zamów je z priorytetem od 1-6, a następnie pracuj nad tymi zadaniami w kolejności priorytetowej następnego dnia, aż wszystkie sześć zadań zostanie ukończonych.
- 1-3-9-na początku każdego dnia roboczego wybierz 13 zadań, aby skupić się na tym dniu: jedno zadanie o wysokim priorytecie, trzy zadania o średnim priorytecie i dziewięć zadań o niskim priorytecie. Najpierw wykonaj zadanie o wysokim priorytecie, następnie zadania o średnim priorytecie, a na koniec zadania o niskim priorytecie.,
w zależności od wielkości zadań, możesz wykonać te ćwiczenia na początku każdego dnia lub na początku każdego tygodnia. Jeśli Twoje zadania zajmują tylko kilka godzin, codziennie powinno działać dobrze. Jeśli masz głównie zadania wielodniowe, planuj i ustalaj priorytety co tydzień.
korzystając z tych metod, warto mieć narzędzie listy zadań, które ułatwia przeciąganie i upuszczanie zadań na różne tory. Na przykład, oto jak można skonfigurować MeisterTask, aby działał idealnie dla metody 1-3-9.,
podziel duże zadania na mniejsze
jednym z najszybszych sposobów na przytłoczenie się podczas przeglądania listy zadań jest posiadanie listy wypełnionej potwornymi zadaniami, których wykonanie zajmie tygodnie.
Załóżmy, że jednym z Twoich zadań jest „kalendarz wydawniczy Plan 2020.,”To ogromne przedsięwzięcie składające się z wielu mniejszych zadań, takich jak:
- przeprowadzanie badań słów kluczowych
- przeprowadzanie badań konkurencyjnych
- audyt i katalog istniejących treści
- przegląd pomysłów backlog
- pozyskiwanie pomysłów z obsługi klienta i sprzedaży
- pytaj klientów o pomysły
- oceń wszystkie pomysły
- Utwórz kalendarz
To tygodnie warte pracy, które połączyłeś w pojedynczy element wiersza zadań.
zamiast mieć wiele bardzo dużych zadań na listach, poświęć trochę czasu na rozbicie tych dużych zadań na najmniejsze kompletne komponenty.,
ułatwi to nie tylko zaplanowanie dni i tygodni, ale także da satysfakcję z zobaczenia większej liczby ukończonych pozycji na liście, co powinno zmotywować cię do dalszej pracy nad listą.,
łatwo rozbij duże zadania za pomocą MindMeister
Zacznij
napisz listę „co prawdopodobnie zrobię”
Mark Forster, autor wielu książek o produktywności, przeprowadził kiedyś eksperyment produktywności, w którym napisał swoją listę zadań do wykonania na dzień, a potem Schowaj do szuflady. Forster miał nadzieję, że napisanie listy wystarczy, aby zapamiętał, co było na niej i zrobił to wszystko.,
Niestety, gdy koniec dnia minął, Forster wyciągnął listę z szuflady i zdał sobie sprawę, że nie wykonał nawet jednego zadania na liście!
zastanawiając się, dlaczego eksperyment się nie powiódł, Forster wymyślił inne podejście: następnego dnia napisał listę tego, co myślał, że faktycznie zrobi. To była bardziej lista przewidywania niż rodzaj nadziei lista życzeń większość z nas zrobić dla naszych codziennych list zadań.
znowu Forster odłożył listę do szuflady. Ale tym razem udało mu się wykonać każde zadanie z listy—i to bez spojrzenia na nie ani razu!,
sztuką takiego podejścia jest zrobienie listy w odpowiedzi na pytanie:
co właściwie zrobię dzisiaj?
pytanie to zmienia sposób tworzenia listy zadań na dany dzień. Zamiast planować w oparciu o to, co chcesz osiągnąć, planujesz w oparciu o to, co uważasz, że faktycznie osiągniesz, co pomaga stworzyć lepszy, bardziej realistyczny plan.,
korzystając z tego podejścia, Forster stwierdził, że nie tylko zrobił więcej w ciągu dnia, ale nawet udało mu się przejść przez niektóre zadania, które odkładał od dawna.
Jeśli uważasz, że twoja rzeczywistość rzadko pasuje do planu, który robisz z wyprzedzeniem, spróbuj zrobić listę zadań w odpowiedzi na pytanie Forstera i zobacz, jaka to różnica w twojej produktywności.
Upublicznij listę zadań
chociaż może to nie być praktyczne dla każdej listy zadań, innym sposobem na napisanie lepszej listy zadań jest upublicznienie listy, aby każdy mógł ją zobaczyć.,
programista Joe Reddington zrobił to w 2016 roku, mówiąc: „była to najskuteczniejsza zmiana w mojej produktywności od co najmniej dwóch, może pięciu lat.”
Dlaczego publiczna Lista zadań miała tak duży wpływ na produktywność Reddingtona? Chodziło o to, jak napisał listę rzeczy do zrobienia.
Gdy tylko upublicznił listę i zorientował się, że inni ludzie mogą ją przeczytać, Reddington zobaczył rzeczy, które przeoczył, gdy lista była prywatna. Zawierał zduplikowane zadania, zadania pisemne jako pytania, a nie oświadczenia, na których mógł działać, i miał wiele słabo napisanych zadań na swojej liście.,
Reddington przejrzał swoją listę i przepisał wiele swoich zadań, a także usuwał duplikaty. Proces przepisywania zadań tak, aby miały sens dla innych ludzi, powiedział Reddington, sprawił, że przemyślał je dokładnie i zdefiniował lepiej:
kiedy piszesz artykuł do zrobienia, aby ktoś inny mógł go przeczytać, mówisz mu, co tak naprawdę ma się stać, ale kiedy piszesz go dla siebie, zostawiasz sobie tajemniczą notatkę.,
nawet jeśli nie chcesz upubliczniać całej listy zadań, możesz odtworzyć korzyści płynące z eksperymentu Reddingtona, wyobrażając sobie, że ktoś inny przeczyta Twoją listę zadań.
pisanie zadań tak, jakby miały być przeczytane przez kogoś innego zmusi cię do wyraźniejszego sformułowania i zdefiniowania ich, co ułatwi i przyspieszy działanie na nich później.
narysuj listę zadań
chcesz po prostu pamiętać, co musisz zrobić, zamiast stale odwoływać się do listy?, Jeśli tak, prawdopodobnie będziesz miał największą szansę zapamiętania, co musisz zrobić, jeśli narysujesz listę zadań, zamiast tylko zapisywać zadania.
w badaniu z 2016 r. naukowcy dali ludziom 40 sekund, aby narysować słowa lub zapisać je wielokrotnie. Po narysowaniu/napisaniu różnych słów uczestnicy zostali poproszeni o przypomnienie słów. Ci, którzy narysowali słowa, przypomnieli ponad dwa razy więcej słów niż ci, którzy zapisali swoje słowa.
badacze uważają, że różnica może wynikać z tego, jak wiele różnych umiejętności używamy podczas rysowania., Musimy wyobrazić sobie przedmiot w naszym umyśle, zastanowić się nad jego właściwościami fizycznymi, aby dowiedzieć się, jak go przedstawić na rysunku, i wykorzystać nasze umiejętności motoryczne, aby narysować go na stronie.
autorzy badania twierdzą, że taka kombinacja może sprawić, że stworzymy silniejszą pamięć słowa:
uważamy, że korzyści wynikają z tego, że rysunek pomaga stworzyć bardziej spójny ślad pamięci, który lepiej integruje informacje wizualne, motoryczne i semantyczne.,
więc jeśli okaże się, że nie robisz wystarczająco dużo, ponieważ zapominasz o tym, co zaplanowałeś na dany dzień—lub tracisz czas na przeglądanie listy zadań w kółko w ciągu dnia-spróbuj narysować ją zamiast. Możesz być zaskoczony, jak lepiej przypominasz sobie wszystko, co chciałeś zrobić.
Jeśli rysowanie nie jest twoją mocną stroną, możesz również spróbować użyć narzędzia do mapowania myśli, takiego jak MindMeister, aby utworzyć bardziej wizualne listy zadań.,
wizualny charakter mapy myśli pomoże Ci stworzyć obraz w twoim umyśle rzeczy, które musisz zrobić, a także możesz dołączyć obrazy do mapy myśli, aby uzyskać jeszcze więcej wizualnych wskazówek do odniesienia, gdy próbujesz zapamiętać, co należy zrobić.
zacznij budować lepszą listę rzeczy do zrobienia
chociaż odpowiednie techniki mogą z pewnością pomóc w stworzeniu lepszej listy rzeczy do zrobienia, odpowiednie narzędzia również mogą pomóc. Jeśli szukasz lepszego narzędzia do zrobienia, rozważ użycie MindMeister i MeisterTask razem.,
narzędzie do mapowania myśli MindMeister ułatwia tworzenie wizualnych list zadań, burzę mózgów zadań, które musisz wykonać, i rozbicie dużych zadań na mniejsze komponenty.
następnie, dzięki integracji MindMeister-MeisterTask, możesz wysyłać swoje zadania bezpośrednio do narzędzia do zarządzania zadaniami MeisterTask, gdzie możesz planować swoje dni za pomocą MITs lub 1-3-9 i dzielić się listą zadań z innymi.
dzięki odpowiednim technikom i odpowiednim narzędziom będziesz na dobrej drodze do lepszej listy rzeczy do zrobienia.,
Ten post został zaktualizowany o kilka dodatkowych wskazówek, jak zbudować lepszą listę rzeczy do zrobienia.
zacznij budować lepszą listę zadań
Wypróbuj MeisterTask