w dzisiejszym „przewodowym” świecie utrzymywanie porządku w dokumentach elektronicznych może być bardzo trudnym zadaniem.
oprócz przechowywania dokumentów lokalnie na komputerach stacjonarnych, laptopach lub urządzeniach mobilnych coraz więcej firm korzysta z chmury do podstawowych aplikacji biznesowych i przechowywania plików.
jeszcze bardziej komplikuje problem przechowywania danych, ponieważ wiele firm musi dzielić się dokumentami między pracownikami., W ramach pakietu office zwykle odbywa się to za pomocą serwera plików lub sieciowego urządzenia pamięci masowej (NAS).
jeśli wymagany jest współdzielony dostęp mobilny, dokumenty można przechowywać w chmurze i udostępniać, przypisując uprawnienia dostępu.
rezultatem tego wszystkiego może być koszmar zarządzania plikami z niektórymi dokumentami danej osoby przechowywanymi w chmurze, a niektórymi lokalnie, a nawet pojedynczymi dokumentami przechowywanymi tylko w jednym lub drugim miejscu.,
organizacja jest kluczem do elektronicznego zarządzania plikami
wszędzie tam, gdzie dokumenty są przechowywane, ważne jest, aby były uporządkowane i aktualne. Celem elektronicznego zarządzania plikami jest zapewnienie, że możesz znaleźć to, czego szukasz, nawet jeśli szukasz go wiele lat po jego utworzeniu.
większość ludzi biznesu w tym czy innym czasie był w kłopotliwej sytuacji o klienta połączenia i nie jest w stanie szybko zlokalizować odpowiednią fakturę lub inne ważne dokumenty klienta., Równie irytujące jest wygłupianie się na koniec roku w poszukiwaniu dokumentów dotyczących księgowości firmowej dla księgowego lub co gorsza fiskusa.
prawidłowa organizacja dokumentów cyfrowych jest szczególnie ważna w środowisku współdzielonym – jeśli jeden z twoich pracowników jest nieobecny (tymczasowo lub na stałe!) powinieneś być w stanie łatwo zlokalizować wszelkie dokumenty utworzone lub zarządzane przez tę osobę.
potencjalna utrata danych przez niezadowolonych, odchodzących pracowników to kolejny powód do ochrony danych biznesowych.,
te wskazówki dotyczące zarządzania plikami pomogą Ci zachować dostęp do plików:
1. Użyj domyślnych folderów instalacyjnych dla plików programów
Użyj domyślnych lokalizacji plików podczas instalacji programów aplikacji. W systemie Windows, zgodnie z konwencją pliki programów znajdują się w katalogu (Drive Letter:)->Program Files. Instalowanie aplikacji w innym miejscu jest mylące i niepotrzebne.
2. Jedno miejsce dla wszystkich dokumentów
Umieść wszystkie dokumenty w jednym folderze „głównym”., Dla pojedynczego użytkownika w środowisku Windows domyślną lokalizacją jest folder Moje dokumenty.
w środowisku udostępniania plików spróbuj zrobić to samo. Utwórz pojedynczy folder główny (na przykład” udostępnione dokumenty”) i przechowuj wszystkie dokumenty w podfolderach wewnątrz folderu głównego. Posiadanie jednej lokalizacji dla wszystkich dokumentów elektronicznych ułatwia znajdowanie rzeczy oraz uruchamianie kopii zapasowych i archiwów.
3. Twórz foldery w logicznej hierarchii
są to Szuflady Szafki na dokumenty twojego komputera, że tak powiem., Używaj prostego języka, aby nazwać swoje foldery; nie chcesz patrzeć na tę listę folderów w przyszłości i zastanawiać się, co oznacza „TFK” lub jakikolwiek inny ciekawy skrót, który wymyśliłeś.
4. Zagnieżdżanie folderów w folderach
Utwórz inne foldery w tych folderach Głównych w razie potrzeby. Na przykład folder o nazwie „faktury” może zawierać foldery o nazwach „2018”,” 2017 „i”2016”. Folder nazwany dla Klienta może zawierać foldery „dane Klienta” i „korespondencja”., Celem jest umieszczenie KAŻDEGO pliku w folderze, a nie Lista plików osieroconych.
nie tworzy złożonych, głęboko warstwowych struktur folderów. Tam, gdzie to możliwe, używaj zamiast tego opisowych nazw plików.
5. Postępuj zgodnie z konwencjami nazw plików
używaj opisowych nazw plików do łatwej identyfikacji i wyszukiwania, ale nie przesadzaj – nazwy plików/ścieżek mają ograniczenia długości, które różnią się w zależności od systemu operacyjnego.
w systemie Windows maksymalna długość pełnej ścieżki dla pliku (np., litera dysku + nazwy folderów + nazwa pliku) wynosi 260 znaków. W miarę możliwości używaj popularnych skrótów, takich jak Jan dla stycznia lub Corp dla korporacji.
6. Be Specific
podaj pliki elektroniczne logiczne, konkretne nazwy i podaj daty w nazwach plików, jeśli to możliwe. Celem podczas nazywania plików jest możliwość określenia, o czym jest plik, bez konieczności otwierania go i szukania. Więc jeśli dokument jest listem do klienta przypominającym mu, że płatność jest przeterminowana, nazwij to czymś w stylu „overdue_20180115”; a nie czymś w stylu „letter”., Skąd będziesz wiedział, do kogo jest ten List, nie otwierając go?
jeśli udostępniasz pliki za pośrednictwem poczty e-mail lub urządzeń przenośnych, możesz chcieć, aby nazwa pliku zawierała bardziej szczegółowe informacje, ponieważ informacje o folderze nie zostaną dołączone do udostępnionego pliku.
na przykład, jeśli twój dokument znajduje się w My Documents\Invoices\2017\Customers\Doe_John_20180416.doc i plik jest udostępniany lub wysyłany e-mailem, a odbiorca zobaczy tylko Doe_John_20170416.doc i może nie być w stanie stwierdzić, że plik jest fakturą klienta bez jej otwarcia.
7., File as You Go
najlepszym czasem na złożenie dokumentu jest jego utworzenie po raz pierwszy. Więc w nawyku korzystania z okna dialogowego „Zapisz jako”, Aby zapisać dokument, a także nazwać go, umieszczając go we właściwym miejscu.
8. Zamów Pliki dla Twojej wygody
Jeśli są foldery lub pliki, których często używasz, Wymuś je na górze listy plików, zmieniając ich nazwę za pomocą ! lub AA na początku nazwy pliku.
9., Regularnie usuwaj pliki
czasami to, co stare jest oczywiste, jak w przykładzie folderu o nazwie „faktury” powyżej. Jeśli tak nie jest, zachowaj porządek w folderach, usuwając stare pliki.
nie usuwaj plików związanych z firmą, chyba że masz całkowitą pewność, że nigdy więcej nie będziesz potrzebować tego pliku. Zamiast tego w głównej kolekcji folderów pod folderem głównym utwórz folder o nazwie „Stary” lub „nieaktywny” i przenieś do niego stare pliki, gdy je napotkasz.
10., Regularnie wykonuj kopie zapasowe plików
niezależnie od tego, czy kopiujesz pliki na inny dysk, czy na taśmę, ważne jest, aby skonfigurować i postępować zgodnie z regularnym schematem tworzenia kopii zapasowych.
dobre zarządzanie plikami ułatwia znalezienie tego, czego chcesz
zarządzanie dokumentami elektronicznymi powinno być częścią ogólnej strategii zarządzania dokumentami dla Twojej firmy. Odpowiedni plan zarządzania dokumentami powinien obejmować wszystkie aspekty obsługi dokumentów, w tym przechowywanie, pobieranie, kopie zapasowe i bezpieczeństwo.,
funkcja wyszukiwania to wspaniała rzecz, ale nigdy nie dorówna łatwości przechodzenia bezpośrednio do folderu lub pliku. Jeśli konsekwentnie stosujesz się do tych wskazówek dotyczących zarządzania plikami, nawet jeśli nie wiesz, gdzie coś jest, wiesz, gdzie powinno być – ogromna zaleta, jeśli chodzi o znalezienie tego, czego szukasz. Dobre praktyki zarządzania plikami pozwolą zaoszczędzić czas i pieniądze Twojej firmy.,