Door: Karin Eldor
Monster bijdragende schrijver
sociale media is een tweesnijdend zwaard voor werkgevers. Aan de ene kant dient het als een gratis promotietool voor uw bedrijf dankzij die medewerkers in staat stelt om werkgerelateerde foto ‘ s en positief nieuws te delen op hun persoonlijke social media kanalen. Anderzijds heeft zij de noodzaak ingevoerd om deze communicatie te reguleren zonder ze te verstikken. Zoals Voltaire voor het eerst zei: “met grote kracht komt grote verantwoordelijkheid.,”
met technologie-savvy Millennials in de beroepsbevolking en nu Generatie Z (degenen geboren in 1995 of later) op hun hielen, de lijnen tussen “persoonlijk” en “professioneel” zijn steeds meer vervagen online. Als gevolg daarvan zou uw bedrijf er goed aan doen om bepaalde vangrails te behouden om ervoor te zorgen dat er geen handelsgeheimen of merknegativiteit openbaar worden gedeeld.
Dit is de reden waarom veel bedrijven een beleid voor sociale media op de werkplek hebben ingevoerd als onderdeel van hun inspanningen op het gebied van onboarding of opleiding op het gebied van human resources., Dit document geeft werknemers een duidelijk inzicht in wat ze op hun eigen kanalen mogen posten en wat verboden is.
zonder een dergelijk beleid loopt uw bedrijf het risico juridische problemen of zelfs een public relations nachtmerrie te krijgen als gevolg van een account hack.
heeft uw bedrijf een beleid voor sociale media op de werkplek? Voordat u begint met het schrijven van een, overwegen een paar basisrichtlijnen.
De voordelen van een Social Media beleid
onthoud dat twee afzonderlijke social media beleid nodig kunnen zijn:
1. Eén voor de persoonlijke social media kanalen van elke werknemer.
2., Een die betrekking heeft op de corporate social media-accounts, die kunnen worden beheerd door verschillende werknemers. (Community management is meestal onderdeel van de volgende afdelingen: klantenservice, Human Resources en / of Marketing / sociale Media).
dit laatste hangt natuurlijk af van de aard van het bedrijf en geldt niet voor elk bedrijf.
een belangrijke disclaimer voor alle bedrijven: alles wat u op sociale media plaatst, is geschreven in permanente inkt en kan niet permanent worden gewist (zelfs als het kan worden verwijderd). En dat geldt voor iedereen.,
in het geval dat iemand een betreurenswaardige uitspraak twittert en deze een paar minuten later verwijdert, is er altijd het risico dat iemand een “screenshot” van dat bericht nam en het online begon te verspreiden. Dat betekent dat zelfs verwijderde berichten viraal kunnen gaan. (En je kunt zeker denken aan sommige mensen in de schijnwerpers of zelfs bedrijven wiens tweets de krantenkoppen hebben gehaald. Dit is het spul van zakelijke nachtmerries!,)
door duidelijk de “dos” en “don ‘ ts” van sociale media aan alle werknemers (evenals winkelmedewerkers, indien van toepassing) te schetsen, zorgt u ervoor dat ze twee keer nadenken over het delen van een foto of een verklaring. En dit is op zich van cruciaal belang, vooral gezien het feit dat delen op sociale media voor jongere generaties in de werkende wereld een tweede natuur is.
wat gaat er in een social media beleid?hieronder volgen enkele richtlijnen om te overwegen om een algemeen beleid voor sociale media op te nemen voor alle werknemers., Dit document moet aan iedereen worden verspreid als onderdeel van hun onboarding of training; het kan ook worden uitgerold als een nieuw beleid voor alle huidige werknemers:
propriëtaire informatie is verboden: dit omvat (maar is niet beperkt tot) foto ‘ s van komende product releases, of informatie over prototypes, brainstormsessies en ontwikkelingsbijeenkomsten, bijvoorbeeld., Dit verbiedt ook retail associates van het plaatsen van foto ‘ s van de klant ontvangsten (zelfs als de klant is een beroemdheid of kocht een enorme bestelling), of de kassa POS-systeem als de winkel had een record-brekende verkoopdag, bijvoorbeeld.
Foto ’s van het hoofdkantoor kunnen ook twijfelachtig zijn: sommige bedrijven zijn geheimzinnig over hun hoofdkantoor en durven geen foto’ s van hun hoofdkantoor te delen. Als dit het geval is voor uw bedrijf, heel duidelijk over welke kamers mogen worden weergegeven op social media en welke zijn verboden-limits.,
persoonlijke berichten op persoonlijke sociale media-feeds: als het gaat om persoonlijke kanalen van werknemers, zijn niet alle gebieden glashelder. Wettelijk zijn werknemers vrij om te posten wat ze kiezen op hun persoonlijke social media kanalen (zolang ze niet breken een van de voorwaarden van dat kanaal).,
en hoewel sommige werknemers een wettelijke disclaimer toevoegen zoals “”de meningen die op deze site worden geuit zijn van mij en vertegenwoordigen niet noodzakelijkerwijs de standpunten van mijn werkgever” aan hun Twitter-bio, zullen deze disclaimers niet genoeg zijn om een werknemer te beschermen die op een vulgaire tirade over hun baas gaat of de naam van hun werkgever in de modder sleept nadat hij voor een promotie is geslaagd.
aan het eind van de dag moeten werknemers eraan worden herinnerd dat wat ze op sociale media posten hun eigen professionele merk vertegenwoordigt. Daarom is het belangrijk om voorzichtig te zijn.,
conflicten op het werk moeten offline blijven: hoe verleidelijk het ook kan zijn, vermijd het uiten van frustraties of conflicten op het werk, of het nu managers, collega ‘ s of klanten betreft. Zelfs onschuldige berichten als: “TGIF: dit was een verschrikkelijke week op het werk!”kan de deur openen voor negatieve chatter rond uw bedrijf. Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter en Twitter: aangezien LinkedIn en Twitter toegankelijk zijn voor het publiek, moeten werknemers zich nog meer bewust zijn van wat ze op deze sociale netwerken plaatsen., Facebook Instagram als een werknemer niet wil dat hun sociale activiteiten worden blootgesteld, dan zijn ze het beste af het houden van hun Facebook-en Instagram-feeds ingesteld op “privé.”
uw toezicht op berichten: dit alles betekent niet dat u op heksenjacht moet gaan om te zoeken naar werknemers die uw sociale media gedragscode overtreden. Gewoon controleren van een merk vermeldingen op sociale media, met de hulp van een social media luisteren tool of het doen van eenvoudige merknaam zoekopdrachten op Twitter en Instagram., Er kan ook een algemene “als je iets ziet, iets zeggen” – regel zijn in het geval van een ontevreden werknemer die bedreigende taal op hun sociale media-accounts plaatst.,
Corporate social media policies voor corporate accounts: als sommige interne medewerkers toegang hebben tot uw corporate social media accounts, dan zijn de volgende twee beveiligingsmaatregelen meestal opgenomen (en toegevoegd aan de bovenstaande regels):
bestand onder “data governance or security”: zorg ervoor dat slechts enkele interne teamleden wachtwoorden hebben voor de social media platforms van uw bedrijf en werk de wachtwoorden regelmatig bij om het risico te minimaliseren dat ze in verkeerde handen komen.,
omgaan met ex-werknemers: als een werknemer wordt ontslagen of ontslag neemt, zorg er dan voor dat u de toegang van die persoon tot alle sociale mediakanalen verwijdert en alle wachtwoorden van sociale media zo snel mogelijk wijzigt, om ervoor te zorgen dat de voormalige werknemer het account niet kan hacken.
een algemene richtlijn voor social media beleid: alle werknemers zijn ambassadeurs van uw employer brand. Als ze op het punt staan om iets te posten dat ze zich zouden schamen om hardop te zeggen, of dat hen kan achtervolgen in de (nabije of lange termijn) toekomst, dan moeten ze twee keer nadenken over het plaatsen van het.,
als werkgever kunt u dit risico beperken door werknemers op te leiden en tegelijkertijd uw merk te beschermen. In een tijdperk van oversharing waarin alles eerlijk spel lijkt te zijn, zal uw bedrijf voorkomen dat het beschadigen van zijn reputatie door het hebben van dit beleid op zijn plaats.
juridische Disclaimer: geen van de hierin verstrekte informatie vormt juridisch advies namens Monster.