het correct berekenen van payroll kan een uitdaging zijn, vooral wanneer u eigenaar bent van een klein bedrijf. Uw expertise ligt in ondernemerschap — niet per se in het bijhouden van de verschillende arbeids-en belastingwetgeving die van toepassing zijn op elk van uw medewerkers. Of u nu een enkele werknemer of een groot personeel, het opzetten van een nauwkeurige, betrouwbare payroll systeem zal ernstige problemen voor uw werknemers en uw bedrijf te voorkomen.,
solliciteer naar een Employer Identification Number (ein)
uw EIN is een uniek nummer dat specifiek aan uw bedrijf is toegekend voor IRS-doeleinden. Dit nummer identificeert uw bedrijf bij het rapporteren van informatie over uw werknemers aan federale en staatsoverheidsinstanties. Voorbeelden van deze informatie zijn de totale inkomsten en belastingen die namens hen zijn betaald. U kunt horen de EIN aangeduid als een formulier SS-4 of een belasting — ID-deze zijn hetzelfde als de EIN.
solliciteer rechtstreeks via de IRS voor uw EIN., De meest handige manier om deze transactie te voltooien is door middel van een online applicatie. Aanvragen worden echter ook per fax en post geaccepteerd.
controleer de staats-en lokale regelgeving op aanvullende ein-vereisten
hoewel veel staten en gemeenten uw federale EIN accepteren voor identificatie, vereisen sommige afzonderlijke nummers voor belastingdoeleinden. Voorbeelden hiervan zijn New York, Massachusetts en South Carolina. U kunt uw stad en/of staat regelgeving te bepalen door een bezoek aan de juiste staat small business website.,
begrijp het verschil tussen onafhankelijke contractant en werknemer
of u onafhankelijke contractanten of werknemers in dienst heeft, heeft een aanzienlijke invloed op de wijze waarop inkomsten -, Medicare -, Sociale Zekerheid-en werkloosheidsbelastingen worden betaald, dus het is van cruciaal belang om het onderscheid tussen de twee te begrijpen.
De basistest komt neer op de volgende drie vragen:
- bepaalt de werkgever wanneer, waar en hoe het werk wordt voltooid? Als dat zo is, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.
- controleert de werkgever de financiële aspecten van het werk?, Worden bijvoorbeeld kosten vergoed? Biedt de werkgever werkgerelateerde tools, zoals computers? Als dat zo is, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.
- is de relatie aan de gang, of is de werknemer in dienst voor een specifiek project zonder verwachting van blijvende werkgelegenheid? Biedt de werkgever de werknemer voordelen aan, zoals ziektekostenverzekering en betaalde vrije tijd? Als de relatie aan de gang is en / of als er voordelen worden geboden, is de werknemer waarschijnlijk een werknemer.,
vereiste Werknemersformulieren opvragen
zodra uw eigen documenten op orde zijn, bent u klaar om uw werknemers in te huren. Zorg ervoor dat u belasting en payroll informatie te verzamelen binnen de eerste paar dagen van de werkgelegenheid om ervoor te zorgen dat ze hun eerste salaris te ontvangen in een tijdig. U kunt het gebruik van directe storting door medewerkers aanmoedigen voor snellere betalingen.
elke werknemer moet een federaal Bronformulier W-4 invullen, waarmee u de juiste bron kunt berekenen., Werknemers moeten ook een I-9-formulier invullen om te controleren of ze wettelijk toegestaan zijn om in de Verenigde Staten te werken.
Kies uw loonperiode
hoe minder loonperioden u hebt, hoe gemakkelijker het is om uw loonlijst af te ronden. Sommige staten eisen echter dat werknemers volgens een bepaald schema worden betaald, bijvoorbeeld wekelijks of tweewekelijks. Als u de loonlijst minder vaak dan een keer per week wilt uitvoeren, neem dan contact op met uw Ministerie van Arbeid om te bepalen of uw voorgestelde loonperiode voldoet aan de regelgeving van de staat.,
Creëer Payroll-gerelateerde processen
voordat u in staat bent om accurate loonstrookjes uit te geven, hebt u een methode nodig om de werkuren bij te houden. Er zijn veel tools beschikbaar voor dit doel, van eenvoudige aanmeldingsbladen tot platforms die werknemersactiviteit op telefoons of computers bijhouden. Het is ook belangrijk om het opzetten van beleid voor betaalde vrije tijd als u van plan bent om het aan te bieden, overuren te betalen en alle andere voordelen.,
aan de andere kant moet u beschikken over een proces om ervoor te zorgen dat inhoudingen voor uitkeringen, belastingen en dergelijke worden betaald aan de juiste leveranciers en agentschappen namens uw werknemers.
selecteer een Payroll Platform
Als u van plan bent om de payroll in-house af te handelen, zorg er dan voor dat u of uw boekhouder vertrouwd is met de nuances van deze taak. Er zijn verschillende hoogwaardige payroll platforms beschikbaar om dingen gemakkelijker te maken., Nochtans, verkiezen de meeste kleine bedrijven de uitbestede controllerdiensten, aangezien deze beroeps de kennis en ervaring hebben om loonlijst nauwkeurig en op tijd te produceren.
produceer uw Payroll
zodra u of uw controller de persoonlijke gegevens van werknemers in uw payrollsysteem heeft ingevoerd, bent u klaar om uw eerste payroll run te produceren. Met behulp van de tijdwaarneming tools die u hebt in de plaats voor uurwerk (niet-vrijgestelde) werknemers, voer of rapporteer het aantal uren voor elke. Loontrekkende (vrijgestelde) werknemers hoeven hun uren niet te melden. Ze worden elke week hetzelfde bedrag betaald.,
Opmerking: Als u werkkosten in uw boekhouding doet, wilt u nog steeds dat werknemers in loondienst hun uren bijhouden. Het zal geen factor in hun wekelijkse loon, maar je wilt in staat zijn om nauwkeurig toe te wijzen tijd om banen om de kosten te begrijpen. Overweeg het gebruik van een time tracking programma dat synchroniseert met uw grootboek accounting software om deze rapporten te produceren. Velen zullen een synchronisatie met uw payroll zo goed, zodat u ze kunt gebruiken voor werknemers in loondienst en per uur.,
vereiste Records behouden
bepaalde payroll-gerelateerde records moeten worden bewaard voor IRS-doeleinden. Als algemene regel, moet u alle records voor personen die actief in dienst zijn, ongeacht de duur van hun ambtstermijn te bewaren. Veel gegevens moeten gedurende een bepaalde periode na beëindiging van het dienstverband worden bewaard. Zo moeten bijvoorbeeld arbeidsbelastingregisters gedurende ten minste vier jaar worden bewaard. Specifieke instructies zijn beschikbaar via de IRS.,
bereken en betaal de loonbelasting van de federale en staat
tenslotte bent u als werkgever verantwoordelijk voor het betalen van de loonbelasting en het opstellen van bepaalde rapporten. Over het algemeen moeten de verslagen elk kwartaal of jaarlijks worden ingediend. Gebruik middelen die beschikbaar zijn via de IRS en uw staat belastingkantoor om ervoor te zorgen dat alle belastingen en rapporten op de juiste wijze worden behandeld.
nauwkeurig, on-time payroll is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van uw bedrijf. Ten eerste, payroll fouten zijn een zekere manier om werknemers overstuur., Ten tweede kunnen belastingfouten leiden tot aanzienlijke boetes en boetes. Overweeg zorgvuldig hoe uw payroll zal worden behandeld om ervoor te zorgen dat u de meest voorkomende valkuilen te vermijden.,