hoe houdt u uw Project op schema met Projectstatusrapporten

Waarom zijn statusrapporten belangrijk?

de beste project status rapporten creëren verantwoordelijkheid en eigendom binnen uw team. Ze brengen problemen aan het licht, beperken risico ‘ s en bovenal zorgen ervoor dat u op koers bent om uw projectdoelen te bereiken.

voor clients bieden projectstatusrapporten waarde. Het geeft hen het vertrouwen dat hun geld waarde levert. Het kan ervoor zorgen dat ze er goed uitzien voor hun bazen., Het kan ervoor zorgen dat de financiering in de toekomst wordt voortgezet. Het kan je ook helemaal redden in dat je een papieren spoor hebt voor het geval dingen ontsporen.

projectstatusrapporten worden aangemaakt nadat uw projectplan op zijn plaats is en de dingen in beweging zijn. Als we supernauwkeurig willen worden, is het tijdens de Monitoring & controlerende fase. Meestal worden ze verzonden op een wekelijkse of maandelijkse basis. Heck, je kunt het zelfs doen op de dagelijkse – maar alleen als het nodig is.

project status rapporten kunnen worden geleverd in een verscheidenheid van methoden. Er is geen perfecte manier om het te doen. Mail., Monitoring & Controlling. Mondeling, en vervolgens gevolgd met een PDF. De opties en combinaties zijn eindeloos.

project status rapporten zijn niet, en zouden niet moeten dienen als taak producenten & PMs doen omdat het deel uitmaakt van de taak verantwoordelijkheden. Het is de plicht van een producent/projectmanager om zinvolle en nuttige statusrapporten te maken. Niet alleen om “het statusrapport te doen” dat niemand leest.

wat bevat een Projectstatusrapport?,

in uw statusrapport moet u het volgende opnemen:

Projectnaam / Clientnaam

deze stap moet duidelijk zijn. Zorg ervoor dat u registreert voor wie het rapport is en wat het rapport met zich meebrengt (dwz. welk project).

Project Vision

dit zou een eenvoudige zin moeten zijn over wat uw project is en wat het belangrijkste doel/visie is. Een zicht van 10,000 ft. Het goede nieuws is dat als het eenmaal gedaan is, je het niet hoeft te herzien.,

voorbeelden:

• stuur gekwalificeerde klanten naar “aankoop” kombucha via mobiele apparaten op basis van een verbeterde gebruikersinterface.
• met dit project hopen we de online verkoop van kombucha te verhogen door de implementatie van een drip e-mailmarketingcampagne.
• lanceer tegen juni 2018 een website waarmee klanten Killer Kombucha kunnen kopen en die Killer Kombucha weergeeft als zijnde van de hoogste kwaliteit & best smakend product in zijn categorie.,

Projectgezondheid

er zijn een paar verschillende manieren om dit te draaien, maar de “stoplight methode”bevalt me wel. Groen voor altijd. Geel voor sommige problemen. Rood voor dit is een hete puinhoop. Een opmerking voor ondersteuning is altijd nuttig.

voorbeelden:

• groen: We hebben goedkeuring verkregen voor drip-e-mailontwerpen. Geen zorgen over de begroting op dit moment.
• geel: de drip-e-mailontwerpen moeten aanzienlijk worden herzien, daarom is de uiteindelijke leveringsdatum met 1 week uitgesteld.
• Red: de drip-e-mailcampagne is drastisch van richting veranderd sinds het starten., We moeten een vergadering opzetten om een wensen/wensen voor het project vast te stellen.

een ander item dat ik u ten zeerste aanbeveel op te nemen, is de projectuitgaven & tijdlijn. Door uw cliënt & team regelmatige updates te geven over hoe het project presteert tegen het budget en de tijdlijn, zult u bewustwording stimuleren en de waarde van projectinspanningen vergroten. Dit is ook een geweldig record voor u om trends te zien en te voorkomen dat uw project van de trails gaat.,

wat hebben we deze termijn voltooid

deze MOETEN in opsommingsteken worden weergegeven. Houd deze korte & eenvoudig. Het zijn geen JIRA tickets. Leg het ‘ hoe ‘ niet uit.

voorbeeld:

• verkregen goedkeuring voor 3 drip e-mail ontwerpen

• voltooide overdracht aan ontwikkelingsteam & bevestigde levertijd

wat we van plan zijn om het volgende tijdsbestek te voltooien

duidelijk, nauwkeurig takenlijst hier weergegeven in opsommingsteken.,

voorbeeld:

• Ontwikkel de drie e-mails
• voer interne QA uit & testen
• doorgeven aan client QA & testen

problemen/wegblokkades

dit is waar u alle rode vlaggen of obstakels kunt oproepen die u ervan weerhouden vooruit te gaan.

voorbeeld:

• als we tegen 06/02 geen klantfeedback krijgen, lopen we het risico dat we de e-mail niet naar consumenten kunnen sturen op dezelfde dag dat het product in de winkels verkrijgbaar is.,

aankomende taken & mijlpalen

een 10000 ft beeld van wat er gaande is. Is er iets dat de kijker moet bekijken? Wat komt er nu?,

Voorbeelden:

• dd/mm: Opdrachtgever QA & Test
• dd/mm: e-Mail Implementatie

Hier is wat het lijkt allemaal samen:

Optionele Items die Gebaseerd zijn Op Uw Project:

• Links naar uw project tijdlijn
• Links naar voltooid deliverables
• Actie-items
• Grappige gif ‘ s, links naar team playlists, enz.,
• wekelijkse dank aan teamleden en cliënten
• Links naar relevante artikelen/industrie trends
• een RAID-log

bevat niets van dit:

• Shade
• Blabber
• vragen

Hoe maak je een project Status rapport

nu dat je hebt een gespecificeerde lijst van alles wat in een status moet worden opgenomen report…it tijd om te beginnen met rapporteren! Hier is een stap-voor-stap handleiding waarin wordt beschreven hoe u daadwerkelijk kunt gaan zitten en een statusrapport kunt maken.,

Verzamel uw gegevens

voordat u een rapport schrijft, moet u de informatie verzamelen waarover u moet rapporteren. Dit betekent dat het trekken van gegevens uit verschillende bronnen, zodat u een volledig begrip van het tijdschema, budget, evenementen, en andere items die van belang zijn.

Gegevens ophalen uit uw projectbeheersoftware

als u een PM-software gebruikt, zullen veel van uw belangrijke projectgegevens klaar zijn voor gebruik in uw rapport, zoals het gebruikte budget of de bestede uren., Hier zijn een paar van de top tools die ik zou aanraden als je er nog geen gebruikt:

je kunt ook de volledige overzichten van deze Project management tools zien.

Gegevens ophalen uit uw projecttijdlijn

uw projecttijdlijn moet alle data, gebeurtenissen en / of acties bevatten in de volgorde waarin ze plaatsvonden. Dit is een geweldige eerste plek om te zoeken om informatie te verzamelen voor uw statusrapport. Dit document zal u ook herinneren aan eventuele komende deadlines die u aandacht moet vragen.

financiële informatie samenstellen

u zult hoogstwaarschijnlijk rapporteren over kosten en budgettering., Daarom is het noodzakelijk om deze gegevens direct beschikbaar te hebben wanneer u gaat zitten om uw statusrapport op te bouwen. Haal uit timesheets, onkostendeclaraties, bankafschriften en schattingen … alles wat nodig is om een compleet financieel beeld te krijgen.

bepaal RAG Status

u wilt uw cliënt en / of team laten weten of het project gezond, vastgelopen of in crisis is. Echter, je moet eerst je onderzoek doen en een thesis ontwikkelen voor welk gebied je valt in. Het is aan de projectmanager om aandacht te vragen voor statuswijzigingen, van rood (slecht), Amber (oke), of groen (alles goed).,

Check-in met uw Team

u hebt nu de informatie waarvan u A) op de hoogte bent en B) belangrijk hebt geacht. Maar het zou verstandig zijn om in te checken met uw team en te zien of ze extra updates of details toe te voegen.

bron een statusrapport sjabloon (optioneel)

u hoeft geen statusrapport vanaf nul aan te maken. Net als vele soorten documenten, is er een breed scala aan sjablonen beschikbaar voor u om te gebruiken als u daarvoor kiest. Verwissel gewoon het bedrijfslogo voor uw bedrijfslogo en voila, klaar om te beginnen met rapporteren.,

leer hieronder meer over het project status rapport sjabloon in DPM lidmaatschap.

omlijnde Sleutelsegmenten

voor uw eigen gezond verstand, zip door het hele document en laat korte 3-4 word jot notities in de hoofdcategorieën om u te helpen begeleiden als een omtrek. Het is veel te gemakkelijk om iets te vergeten of af te gaan op een raaklijn. Uw overzicht zal helpen om de dingen op koers te houden.

de samenvatting

het eerste deel dat u wilt schetsen is de samenvatting van het rapport. In tegenstelling tot de rest van je omtrek, zou je hier 2-3 volledige, ongerepte zinnen willen construeren., Dit zal de toon en richting van de rest van het verslag bepalen.

Voorbeeld: dit rapport schetst de huidige status van het online marketing project voor Killer Kombucha. We zullen ingaan op de status van de drip e-mailmarketingcampagne, met een focus op de huidige ontwerptaken en segmentatie van publiekslijsten.

de Key Items / Milestones

noteer 2-3 key items en / of milestones die u van plan bent aan te pakken in uw rapport. U zult niet in staat zijn om aan te raken op elk klein detail van uw werk, dus je moet kiezen voor een coherente focus.,

voorbeeld:

• e-blast header image approved
• Waiting on body text revisions from the client
• Finaled audience segmentation recommendations

the Notes & Links

iets anders toe te voegen? Iets waar je een link naar wilt maken? Heb je een gedachte die niet ergens anders past? Laat hier een briefje achter.

Schrijf een lelijk eerste concept

het eerste wat je gaat doen – is een lelijk eerste concept van je statusrapport maken., Ik leerde over de lelijke eerste ontwerp van “iedereen schrijft” door Ann Handley en ik heb toegepast op veel inspanningen als een PM.

in principe is dit het moment waarop je alles wat je weet over het project binnen je set template uitbraakt. Voor mij is dit het moment waarop ik terugdenk en vooruitdenk naar wat er aan de hand is. Deze oefening is belangrijk omdat het je in staat stelt om echt na te denken en de gebeurtenissen op je project te verteren. Hiermee kunt u alle informatie te dumpen uit – zonder jezelf te straffen om te bewerken en te formatteren langs de weg.

neem dan een pauze.,

Bewerk uw werk

kom terug en bewerk uw statusrapport. U wilt ervoor zorgen dat uw statusrapport accuraat is en geen fouten bevat. Het verzenden van perfecte rapporten laat uw klanten en team zien dat u tijd en aandacht hebt gestoken in het statusrapport – dat het belangrijk en waardevol is. Eenvoudige fouten kunnen het bericht sturen dat het je niet kan schelen.,

Controleer of uw statusrapport het volgende bevat:

• Projectnaam/Clientnaam
• Projectvisie
• projectstatus
• wat u van plan bent de volgende
• problemen/wegblokkades
• toekomstige taken&mijlpalen

ook…..

• snijd het woord vet. Kun je dingen eenvoudiger zeggen? Directer?
• correcte grammatica, interpunctie, spelling
• voeg alles toe wat u bent vergeten, of dat is veranderd sinds uw eerste concept.
• kunt u het naar één pagina brengen?, Niet vereist – maar dit zal u helpen informatie-overbelasting te voorkomen.

Send & Deliver

nu hebt u uw project status rapport gemaakt en het is klaar voor verzending. Goed gedaan! Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat het positief ontvangen door het team en uw klant.

voeg suiker toe voordat u

verstuurt wat hier belangrijk is, is dat u distribueert naar uw team en klanten met een beetje “suiker”. Ik leerde deze waardevolle vaardigheid van een baas een paar jaar geleden. Wees complimenteus. Wees Aardig. Doe je uiterste best om dit statusrapport af te leveren met een dosis geschreven vrolijkheid., Met andere woorden, vermijd klinken als een robot.

uw project status rapporten zullen positiever worden ontvangen met een doordachte noot vs. gewoon een link naar “kijk hier” die een bericht naar anderen stuurt dat het document niet belangrijk is.

naast een Statusvergadering leveren

het is gebruikelijk dat statusrapporten tegelijk met een statusrapportvergadering worden uitgegeven. Het dient als een algemene agenda en laat een punt achter voor anderen., Dit is niet nodig, maar het biedt zeker een geweldige kans voor het team en/of de klant om het project te bespreken en eventuele risico ‘ s, uitdagingen of zorgen te verhogen. Geef het statusrapport opnieuw uit als er tijdens de statusvergadering wijzigingen zijn aangebracht.

effectieve manieren om een statusrapport te verzenden

Slack, email, basecamp, Teamweek, enz. Kies een methode en vasthouden aan het. Ik zou proberen en u aanmoedigen om te voorkomen dat het verzenden van meerdere media, zodat u minder werk voor jezelf te creëren en ervoor te zorgen dat het publiek weet hoe en wanneer het zal worden geleverd.,

bevestig ontvangst & Engagement

Het Laatste wat u kunt doen is het statusrapport verzenden en uitchecken. Uw team en klant zijn verantwoordelijk voor het lezen van het – het is uw taak om follow-up om die verantwoording af te dwingen.

vraag het publiek van uw rapport om te bevestigen dat ze het rapport binnen 24 uur hebben gelezen. Een eenvoudige “got it” of duim omhoog emoji via Slack is geweldig. Hebben ze vragen? U wilt ervoor zorgen dat het project status rapport wordt gelezen en is een effectief instrument voor project communicatie.,

Iedereen die niet reageert-volg direct op. Geef niet allemaal antwoord en roep ze op. Dat is een slechte vorm.

spoelen & herhalen (+ feedback)!

Het Laatste advies dat ik heb is om uw publiek te vragen feedback te geven. Dit is een document voor hen. Je wilt er zeker van zijn dat het helpt en geen pijn doet.

Check-In af en toe om te zien of er iets is dat u kunt knippen, toevoegen of verbeteren om uw statusrapporten beter van dienst te laten zijn voor uw team en klanten.,

Project Status rapport Best Practices

Ok, nu we weten wat het is, en wat het bevat, en hoe je er een kunt maken – hier zijn enkele algemene do ’s en don’ ts om je verder te helpen. Hier is mijn beste advies voor het maken van een statusrapport voor de leeftijden:

geschikt voor verschillende leerstijlen

onthoud: niet iedereen kan een heel tekstdocument lezen en het laten plakken. Voeg tekst, notities, afbeeldingen en koppelingen toe aan uw statusrapport om belangrijke gebieden te markeren. Bovendien, plan een aantal client facetime met elk rapport., Praten het uit en het stellen van vragen on-The-fly zal meer van een impact maken voor uw klant.

houd het simpel, dom! (KISS)

Ah, yes—the good ol’ K. I. S. S. principal. Hou het statusrapport simpel, voor je cliënt en de jouwe. Als een statusrapport veel te lang duurt om te maken of door te lezen, verkleint u de kans dat deze dingen gaan gebeuren (of, op zijn minst, gebeuren met een niveau van nauwkeurigheid).,

blijf verantwoordelijk door terugkerende statusvergaderingen te plannen

het eerste statusrapport + vergadering kan een beetje een scramble lijken, maar het wordt alleen maar makkelijker naarmate de tijd vordert. Binnenkort zul je in een routine vallen die het tweede natuur maakt om een statusrapport op te bouwen en te delen. Plan terugkerende statusbijeenkomsten direct uit de vleermuis, niet als je er klaar voor bent, om jezelf verantwoordelijk te houden voor een deadline.

probeer statusvergaderingen wat leuker te maken

menselijke interactie maakt ons, nou ja, menselijk. Neem een kort moment om bij te praten over niet-werkgerelateerde dingen., Breek het ijs met iets casual en gedenkwaardig, gewoon wegblijven van” faux pas ” onderwerpen zoals roddels of politiek. Wees een actieve luisteraar en doe een inspanning om te converseren op een manier die natuurlijk aanvoelt, niet alsof je een agenda hebt.

heb altijd een statusrapport on-the-go

verlaat uw statusrapport niet tot het laatste moment. In plaats daarvan, hebben een document in uitvoering dat u kunt toevoegen aan als gebeurtenissen gebeuren in real-time. Zie het zo: als iemand onmiddellijk een statusrapport nodig heeft, wil je iets dat je ze meteen kunt laten zien. Wees altijd voorbereid!,