Hoe is uw bestandssysteem? Frustrerend? Vind je het te moeilijk om je te herinneren waar de dingen heen gaan? Heb je ooit moeite om een specifiek document te vinden als je het eenmaal hebt opgeborgen? U kunt zelfs drie of vier bestanden die dezelfde informatie bevatten, maar zijn anders gelabeld-wat een puinhoop!
het probleem oplossen
Wat veroorzaakt de ondergang van een bestandssysteem? De kans is groot dat het niet veel van een “systeem” om te beginnen., Waarschijnlijker, het was gewoon een willekeurig assortiment vanindividuele bestanden die echt geen verbinding met elkaar had.
om een echt effectief bestandssysteem te maken, moet u beginnen met een plan.Gewoon een label op een map slaan zal het niet knippen. Maak je echter geen zorgen; we gaan een archiefsysteem opzetten dat geschikt is voor elk type papier – thuis of kantoor., Voor leveringen alles wat je echt nodig hebt zijn verschillende kleuren van 2/5 cuttab gekleurde mappen, en sommige box bottom opknoping mappen
het creëren van bestandscategorieën
Kijk naar uw huidige archiefsysteem (of die stapel papier dat u al maanden aan Bestand) en beginnen met het sorteren van uw documenten in brede categorieën.”Financiën “zou er een kunnen zijn;” huis spullen ” zou er een kunnen zijn. Op dit moment richten we ons niet op de details van je archiefsysteem. Eerlijk gezegd maakt het niet uit of het nu een creditcard rekening of een bankafschrift is. We zullen ons later zorgen maken over dat onderscheid.,
Subcategoriseren
Kies een van uw” hoofdcategorie ” stapels en laten we het opnieuw sorteren.Denk deze keer na over het opsplitsen van je papier in kleinere subcategorieën. Bijvoorbeeld, uw” financiën ” stapel kan worden onderverdeeld in:
- spaarrekening
- betaalrekening
- studentenlening
- kredietkaartrekening
Wees specifiek; zeg niet alleen dat het “bankafschriften”zijn. Bepaal tot welke rekening ze behoren en breek elk uit in een aparte stapel. We willen geen bestanden “bunking” met andere bestanden-iedereen krijgt zijn of haar eigen separatefolder.,
kleurcodering
elke belangrijke categorie papierwerk moet een andere kleur (yourchoice) worden toegewezen – en dan gaan we elk van de subcategorieën in een individualhanging file folder plaatsen. In het bovenstaande voorbeeld kan “financiën” groen zijn, en elk van uw accounts krijgt een aparte groene bestandsmap. Het lijkt een klein ding, maar kleur-codering van uw systeem bespaart u een enorme hoeveelheid tijd infiling en het ophalen van papieren.
in staat zijn om in de lade van uw bestand te kijken en verschillende lichamen van informatie te zien die op kleur zijn uitgebroken, is alleen maar logisch voor uw hersenen., Wanneer u weet dat uw financiële sectie is groen, uw huis sectie is blauw en uw auto papierenzijn in rood, Je hoeft niet eens na te denken, omdat je hand gewoon natuurlijk gaat naar het juiste deel van uw dossier lade.
Label maken
nu iedereen zijn eigen gekleurde map heeft, moeten we elk bestand labelen.Bij het maken van uw labels, verplaatsen van algemeen naar specifiek. Vertel me niet dat je het indienen van papierwerk voor uw “Visa credit card – – noem het”credit card: Visa”.,Wanneer u uw mappen Alfabetisch rangschikken, alle van de “credit card” bestanden (ongeacht hoeveel je hebt) – zal samen in uw “financiën” sectie.
ons doel is om gerelateerde bestanden dicht bij elkaar te houden. Doe dit opnieuw voor elke groep bestanden totdat je elk bestand in elke hoofdcategorie hebt gelabeld. Persoonlijk gebruik ik de Viewables® labels omdat ze netjes, makkelijk leesbaar zijn en ik ze vanaf mijn computer kan printen.,
uw lade opvullen
het enige wat u nu moet doen is de bestanden binnen elke hoofdcategorie in alfabetische volgorde plaatsen en vervolgens de hoofdcategorieën zelf in de lade in alfabetische volgorde plaatsen.
plaats de gekleurde mappen in de onderste mappen om ze in de lade te houden. De 2/5 cut tabs tonen boven de hangende bestanden, en de tabs zijn in een rechte lijn voor gemakkelijk lezen.
wanneer u een document wilt vinden of iets in een map wilt plaatsen, zoekt u eerst naar de juiste hoofdcategorie (gemakkelijk te herkennen aan zowel de labels als de kleur)., Met het juiste archiveringssysteem is het gemakkelijk om uw handen op het juiste bestand te zetten zonder veel zoeken.
door Ramona Creel
kijk of luister hoe je een effectief bestandssysteem kunt opzetten op de Podcast “houd je georganiseerd”.