Crediteurenproces

het crediteurenproces of de functie is enorm belangrijk omdat het bijna alle betalingen van een bedrijf buiten de payroll omvat. De crediteuren proces kan worden uitgevoerd door een crediteuren afdeling in een grote onderneming, door een klein personeel in een middelgrote onderneming, of door een boekhouder of misschien de eigenaar in een klein bedrijf.

ongeacht de grootte van de onderneming, is de opdracht van crediteuren alleen de facturen en facturen van de onderneming te betalen die legitiem en accuraat zijn., Dit betekent dat voordat de factuur van een verkoper in de boekhouding wordt opgenomen en op het tijdstip van betaling moet worden betaald, de factuur de volgende gegevens moet bevatten:

• Wat de onderneming had besteld
• Wat de onderneming heeft ontvangen
• de juiste eenheidskosten, berekeningen, totalen, voorwaarden, enz.

om de kasmiddelen en andere activa van een onderneming te beschermen, moet het crediteurenproces interne controle hebben., Enkele redenen voor interne controles zijn:

• voorkomen dat een frauduleuze factuur wordt betaald
• voorkomen dat een onjuiste factuur wordt betaald
• voorkomen dat tweemaal een leveranciersfactuur wordt betaald
• zorg ervoor dat alle leveranciersfacturen verantwoord zijn

periodiek moeten bedrijven professionele hulp zoeken om hun interne controles te verbeteren.

het proces van crediteuren moet ook efficiënt en nauwkeurig zijn, wil de jaarrekening van de onderneming juist en volledig zijn., Als gevolg van dubbele boeking zal een weglating van een leveranciersfactuur er feitelijk toe leiden dat twee accounts onjuiste bedragen rapporteren. Bijvoorbeeld, als een reparatiekosten niet tijdig worden geboekt:

1. De verplichting wordt weggelaten uit de balans en
2. de reparatiekosten worden weggelaten uit de winst-en verliesrekening.

als de factuur van de verkoper voor een reparatie tweemaal wordt geregistreerd, zullen er ook twee problemen zijn:

1. de verplichtingen zullen worden overschat, en
2. reparatiekosten zullen worden overschat.,

met andere woorden, zonder dat het crediteurenproces up-to-date en goed loopt, zullen het management van de onderneming en andere gebruikers van de jaarrekening onnauwkeurige feedback krijgen over de prestaties en financiële positie van de onderneming.

een slecht uitgevoerd crediteurenproces kan ook betekenen dat een korting ontbreekt voor het vroegtijdig betalen van sommige rekeningen. Als leveranciersfacturen niet worden betaald wanneer ze opeisbaar worden, kunnen leveranciersrelaties worden gespannen. Dit kan leiden tot sommige leveranciers eisen contant bij levering., Als dat gebeurt, kan dat extreme gevolgen hebben voor een bedrijf met weinig geld.

net zoals vertragingen bij het betalen van rekeningen problemen kunnen veroorzaken, Zo kan het betalen van rekeningen te vroeg. Als leveranciersfacturen eerder dan nodig worden betaald, is er mogelijk geen contant geld beschikbaar om andere rekeningen te betalen op hun vervaldata.

inkooporder

een inkooporder of PO wordt door een bedrijf opgesteld om precies te communiceren en te documenteren wat het bedrijf bij een verkoper bestelt. De papieren versie van een inkooporder is een multi-copy formulier met kopieën verspreid over meerdere mensen., De personen of afdelingen ontvangen een kopie van de PO zijn:

• de aanvrager die een PO te worden afgegeven voor de goederen of diensten
• de accounts payable afdeling
• de ontvangende afdeling
• leverancier
• de persoon die de bestelling

De bestelling zal geven aan een PO-nummer, datum opgesteld, bedrijfsnaam, de naam van de leverancier van de naam, de naam en het telefoonnummer van een contactpersoon, een beschrijving van de items worden gekocht, de hoeveelheid, eenheid prijzen, verzending, datum nodig, en andere relevante informatie.,

een kopie van de inkooporder zal worden gebruikt in de drieweg match, die we later zullen bespreken.

Ontvangstrapport

een ontvangstrapport is de documentatie van de goederen die het heeft ontvangen. Het ontvangende rapport kan een papieren formulier of het kan een computerinvoer zijn. De hoeveelheid en de beschrijving van de goederen die op het ontvangende rapport worden weergegeven, moeten worden vergeleken met de informatie op de inkooporder van het bedrijf.

nadat de ontvangen rapport-en inkooporderinformatie zijn afgestemd, moeten deze worden vergeleken met de leveranciersfactuur., Daarom is het ontvangende rapport het tweede van de drie documenten in de drieweg match (die binnenkort zal worden besproken).

Leveranciersfactuur

de leverancier of verkoper stuurt een factuur naar het bedrijf dat de goederen en / of diensten op krediet heeft ontvangen. Wanneer de factuur of factuur is ontvangen, zal de klant ernaar verwijzen als een leveranciersfactuur. Elke leveranciersfactuur wordt doorgestuurd naar crediteuren voor verwerking., Nadat de factuur is geverifieerd en goedgekeurd, wordt het bedrag bijgeschreven op de crediteurenrekening van het bedrijf en wordt het ook afgeschreven op een andere rekening (vaak als last of actief).

een veelgebruikte techniek voor het verifiëren van een leveranciersfactuur is de drieweg match.

Drieweg match

het crediteurenproces maakt vaak gebruik van een techniek die bekend staat als de drieweg match om ervoor te zorgen dat alleen geldige en nauwkeurige leveranciersfacturen worden geregistreerd en betaald., De drie-weg overeenkomst houdt het volgende in:

alleen wanneer de details in de drie documenten in overeenstemming zijn, zal een factuur van de verkoper worden opgenomen in de crediteuren rekening en gepland voor betaling.

goede interne controle over de middelen van een bedrijf wordt verbeterd wanneer het bedrijf een afzonderlijke werknemer met een specifieke, beperkte verantwoordelijkheid toewijst., De volgende grafiek illustreert het concept van de scheiding (of scheiding) van rechten met betrekking tot crediteuren:

wanneer de rechten worden gescheiden, zal meer dan één oneerlijk persoon nodig zijn om van de onderneming te stelen. Kleine bedrijven die niet over voldoende personeel beschikken om de verantwoordelijkheden van de werknemers te scheiden, lopen dus een groter risico op diefstal.

om de drieweg overeenkomst te illustreren, laten we aannemen dat BuyerCo 10 cartridges toner nodig heeft voor zijn printers., BuyerCo geeft een inkooporder uit aan SupplierCorp voor 10 cartridges Aan $ 60 per cartridge die binnen 10 dagen geleverd moeten worden. Een kopie van de PO wordt naar de leverancier gestuurd, een kopie gaat naar de persoon die de cartridges opvraagt, een kopie gaat naar de ontvangende dienst, een kopie gaat naar crediteuren en een kopie wordt bewaard door de persoon die de PO voorbereidt. Wanneer BuyerCo de cartridges ontvangt, wordt een ontvangstrapport opgesteld.

De Drieweg match bestaat uit het vergelijken van de volgende informatie:

1. beschrijving, hoeveelheid, kosten en voorwaarden op de inkooporder van het bedrijf.,
2. de omschrijving en de hoeveelheid van de goederen die in het bericht van ontvangst zijn vermeld.
3. de beschrijving, hoeveelheid, kosten, Voorwaarden en wiskunde op de leveranciersfactuur.

nadat is vastgesteld dat de informatie aansluit, kan de factuur van de verkoper op de te betalen passiefrekening worden opgenomen. De in de boekhoudsoftware ingevoerde informatie omvat factuurreferentie-informatie (naam of code van de leverancier, factuurnummer en datum, enz.), het bedrag dat moet worden gecrediteerd op de te betalen rekeningen, het bedrag(de bedragen) en de rekening(en) die moeten worden gedebiteerd en de datum waarop de betaling moet worden verricht., De betalingsdatum is gebaseerd op de Voorwaarden op de factuur en het betalingsbeleid van de onderneming.

ten slotte moeten de documenten worden gestempeld of geperforeerd om aan te geven dat zij in het boekhoudsysteem zijn opgenomen, zodat een dubbele betaling wordt vermeden.

Vouchers

sommige bedrijven gebruiken een voucher om de volledigheid van het goedkeuringsproces te documenteren of “te bevestigen”. U kunt een voucher visualiseren als een omslagblad voor het bijvoegen van de ondersteunende documenten (inkooporder, ontvangstrapport, factuur van de leverancier, enz.,) en voor het noteren van de goedkeuringen, rekeningnummers en andere informatie voor elke factuur of factuur van de leverancier.

wanneer de leveranciersfactuur is betaald, worden de voucher en de bijbehorende bijlagen (inclusief een kopie van de afgegeven cheque) opgeslagen in een betaald voucher/factuurbestand. Als het gaat om papieren documenten, kan een kantoormachine het woord “betaald” perforeren via de voucher en de bijlagen. Dit wordt gedaan om ervoor te zorgen dat een dubbele betaling niet zal plaatsvinden.

de onbetaalde facturen en vouchers worden bewaard in een open bestand.,

leveranciersfacturen zonder inkooporders of rapporten ontvangen

niet alle leveranciersfacturen hebben inkooporders of rapporten ontvangen. Daarom is de drie-weg match niet altijd mogelijk. Een onderneming geeft bijvoorbeeld geen inkooporder uit aan haar elektriciteitsbedrijf voor een vooraf vastgestelde hoeveelheid elektriciteit voor de volgende maand. Hetzelfde geldt voor de telefoon, aardgas, riolering en water, vracht-in, enzovoort.

Er zijn ook betalingen die elke maand nodig zijn om te voldoen aan leaseovereenkomsten of andere contracten., Voorbeelden zijn de maandelijkse huur voor een opslagruimte, kantoorhuur, auto betalingen, apparatuur leases, onderhoudsovereenkomsten, enz. Hoewel deze verplichtingen geen inkooporders hebben, blijft de verantwoordelijkheid ongewijzigd: betaal alleen de bedragen die legitiem en accuraat zijn.

afschriften van verkopers

verkopers sturen vaak afschriften naar hun klanten om aan te geven welke bedragen (vermeld op factuurnummer) onbetaald blijven. Wanneer een leveranciersverklaring wordt ontvangen, moeten de gegevens op de verklaring worden vergeleken met de administratie van het bedrijf.,

het feit dat een bedrijf zowel facturen als afschriften van een verkoper kan ontvangen, betekent dat er sprake is van een dubbele betaling. Om een dubbele betaling te voorkomen, stellen bedrijven vaak de volgende regel vast: betaal alleen uit leveranciersfacturen; betaal nooit uit leveranciersverklaringen.