To-do lijsten zijn een geweldige manier om uitstaande taken bij te houden, maar ze kunnen slechte motivatoren zijn. Ze eindigen vaak te lang, te kort, te vaag, te verwarrend, overcommitted, log, muf en vergeten, of zelfs te zorgvuldig gepland.
het lijkt geen ingewikkelde praktijk—het opschrijven van een paar dingen die je elke dag gedaan wilt krijgen—maar zo vaak is het dat wel.,
Als u uw eenvoudige to-do lijst iets anders heeft gevonden, gebruik dan een of meer van deze zeven technieken om een betere to-do lijst te maken.
merk op waarom elke taak op uw lijst belangrijk is
voor velen van ons voelen to-do lijsten aan als ketels. Ze maken ons ellendig en sap onze Energie in plaats van ons te motiveren om meer gedaan te krijgen.,
Art Markman, hoogleraar psychologie en marketing aan de Universiteit van Texas in Austin, zegt dat dit komt omdat Onze to-do lijsten te vaak alleen maar verzamelingen van saaie, stressvolle of banale taken zijn:
als je jezelf elke dag confronteert met herinneringen aan alleen de minst plezierige delen van je werk, zal het waarschijnlijk je motivatie om naar het werk te komen verzwakken.
als dat klinkt als uw takenlijst, stelt Markman een zeer eenvoudige oplossing voor: uw lijst opnieuw inlijsten zodat deze gericht is op uw grotere doel op het werk., Als u de taken op uw to-do lijst aan te sluiten op uw grotere doel, zullen ze minder saai en banaal en belangrijker en motiverend voelen.
overweeg om een zin toe te voegen aan elke taak in uw takenlijst die de waarde van het voltooien van die taak uitlegt. Als u duidelijk kunt definiëren waarom een taak moet worden gedaan, voelt u zich meer gemotiveerd om het te voltooien.
Verwijder taken met lage/Geen Waarde en Nice-To-Dos
een ander voordeel van het definiëren van de waarde van de taken op uw takenlijst: het helpt u de taken te vinden die waarschijnlijk niet de moeite waard zijn., Als u niet kunt achterhalen welke waarde het invullen van een taak zal bieden, moet u waarschijnlijk gewoon verwijderen van uw lijst.
een van de meest voorkomende problemen met takenlijsten is dat ze overweldigend zijn. Wanneer u voortdurend nieuwe taken aan uw lijst toevoegt terwijl ze in uw hoofd verschijnen, eindigt u vaak met tientallen of honderden taken.
elke dag moet je al die items doorlezen om te beslissen waar je je vervolgens op wilt concentreren. En elke dag, de groeiende omvang van uw lijst stress je uit. Misschien kom je er nooit doorheen.,
het verwijderen van low-value, no-value, en nice-to-do taken uit uw lijst helpt u een betere to-do lijst te maken omdat het uw lijst meer beheersbaar, minder stressvol, en meer skimmable maakt. Het houdt uw meest dringende en belangrijke taken top-of-mind en helpt u voorkomen dat afgeleid door taken die de naald niet zal bewegen.,
en als je bang bent dat je taken uit het oog verliest waar je uiteindelijk tijd voor wilt maken door ze uit je lijst te verwijderen, kun je een tool als MeisterTask gebruiken om die taken te verplaatsen naar hun eigen “someday” lijst die je af en toe kunt bekijken als je geen dingen meer te doen hebt.
Dit houdt uw belangrijke en onbelangrijke takenlijsten apart, maar laat u bijhouden welke leuke taken u wilt aanpakken wanneer het werk traag is.,
Maak een takenlijst voor elke Week of elke dag
als u al uw no/low-value en nice-to-have taken uit uw takenlijst hebt verwijderd en het nog steeds overweldigend vindt, overweeg dan een van de volgende prioriteitstechnieken te gebruiken om een individuele takenlijst voor elke week of dag te maken:
- MITs-Zen to Done ‘ s Leo Babauta raadt aan om elke dag te beginnen door tussen één en drie taken te kiezen waarop u zich op die dag zult concentreren. Dit zijn je belangrijkste taken (MITs), en je moet niet werken aan iets anders totdat deze taken zijn voltooid.,
- Ivy Lee methode-kies aan het einde van elke werkdag zes taken om op morgen te focussen, bestel ze in prioriteit van 1-6, en werk de volgende dag aan die taken in prioriteitsvolgorde totdat alle zes taken zijn voltooid.
- 1-3-9-Kies aan het begin van elke werkdag 13 taken om zich op die dag te concentreren: één taak met hoge prioriteit, drie taken met middelhoge prioriteit en negen taken met lage prioriteit. Voltooi eerst de taak met hoge prioriteit, gevolgd door de taken met middelhoge prioriteit en ten slotte de taken met lage prioriteit.,
afhankelijk van de omvang van uw taken kunt u deze oefeningen aan het begin van elke dag of aan het begin van elke week uitvoeren. Als uw taken slechts een paar uur duren om te voltooien, moet dagelijks goed werken. Als je meestal meerdaagse taken hebt, plan en prioriteer wekelijks.
bij het gebruik van deze methoden, helpt het om een to-do list tool te hebben die het gemakkelijk maakt om uw taken naar verschillende banen te slepen en neer te zetten. Bijvoorbeeld, hier is hoe je MeisterTask zou kunnen instellen om perfect te werken voor de 1-3-9 methode.,
grote taken opsplitsen in kleinere taken
een van de snelste manieren om overweldigd te raken bij het bekijken van uw takenlijst is door een lijst te hebben gevuld met monsterlijke taken die weken in beslag zullen nemen.
laten we zeggen dat een van uw taken is “plan 2020 redactionele kalender.,”Dat is een enorme onderneming die bestaat uit vele kleinere taken, zoals:
- voer keyword research uit
- voer competitief onderzoek uit
- audit en catalogus bestaande inhoud
- reviewideeën backlog
- vraag ideeën aan bij klantenservice en verkoop
- Vraag klanten om ideeën
- evalueer alle ideeën
- creëer agenda
dat is weken werk u hebt gecombineerd in een enkele to-do regelitem.
in plaats van veel zeer grote taken op uw lijsten te hebben, besteed enige tijd aan het opsplitsen van die grote taken in de kleinste completeerbare componenten.,
Dit zal het niet alleen gemakkelijker maken om uw dagen en weken te plannen, maar het zal u ook de voldoening geven om meer voltooide items op uw lijst te zien, wat u zou moeten motiveren om uw weg door uw lijst te blijven werken.,
grote taken gemakkelijk afbreken met MindMeister
aan de slag
Schrijf een “What I’ ll Probably Do” lijst
Mark Forster, de auteur van vele productiviteitsboeken, voerde eens een productiviteitsexperiment uit waarin Hij Zijn to-do lijst schreef voor de dag en leg het dan weg in een lade. Forster hoopte dat het schrijven van de lijst genoeg zou zijn om hem te laten herinneren wat er op stond en het allemaal gedaan te krijgen.,
helaas, toen het einde van de dag rondrolde, trok Forster de lijst uit zijn lade en realiseerde hij zich dat hij niet eens één taak op de lijst had gedaan!na te denken over de reden waarom het experiment mislukte, Forster kwam met een andere aanpak: de volgende dag, schreef hij een lijst van wat hij dacht dat hij daadwerkelijk zou doen. Dit was meer een voorspellings lijst dan het soort hoopvolle wishlist die de meesten van ons maken voor onze dagelijkse takenlijsten.
nogmaals, Forster legt de lijst in de lade. Maar deze keer slaagde hij erin om elke taak op de lijst te voltooien—en dat allemaal zonder er één keer naar te kijken!,
De truc voor deze aanpak, zegt Forster, is het maken van de lijst in antwoord op de vraag:
wat denk ik eigenlijk dat ik vandaag zal doen?
Het stellen van die vraag verandert hoe u een to-do-lijst voor de dag aanpakt. In plaats van te plannen op basis van wat je hoopt te bereiken, plan je op basis van wat je gelooft dat je daadwerkelijk zult bereiken, wat je helpt een beter, realistischer plan te maken.,
Met deze aanpak ontdekte Forster dat hij niet alleen meer gedaan kreeg gedurende de dag, maar hij slaagde er zelfs in om door een aantal taken te komen die hij lange tijd had uitgesteld.
Als u merkt dat uw realiteit zelden overeenkomt met het plan dat u van tevoren maakt, probeer dan uw to-do-lijst te maken in antwoord op de vraag van Forster en kijk wat het verschil maakt voor uw productiviteit.
maak uw takenlijst Openbaar
hoewel het misschien niet praktisch is voor elke takenlijst, is een andere manier om een betere takenlijst te schrijven uw lijst openbaar te maken zodat iedereen deze kan zien.,
Dit is iets wat softwareontwikkelaar Joe Reddington deed in 2016, zeggende: “Het is de meest effectieve verandering in mijn productiviteit geweest in ten minste twee, mogelijk vijf jaar.”
waarom had een openbare to-do lijst zo ’n groot effect op Reddington’ s productiviteit? Het ging allemaal over hoe hij zijn to-do lijst schreef.zodra hij de lijst openbaar maakte en besefte dat andere mensen hem konden lezen, zag Reddington dingen die hij over het hoofd had gezien toen de lijst privé was. Hij had dubbele taken opgenomen, geschreven taken als vragen in plaats van verklaringen waar hij op kon handelen, en had veel slecht geschreven taken op zijn lijst.,
Reddington ging door zijn lijst en herschreef veel van zijn taken, evenals het verwijderen van duplicaten. Het proces van het herschrijven van taken zodat ze zinvol waren voor andere mensen, zei Reddington, deed hem er zorgvuldig over nadenken en definieerde ze beter:
wanneer je een to-do item schrijft voor iemand anders om te lezen, vertel je hen wat er eigenlijk moet gebeuren, maar wanneer je het voor jezelf schrijft, laat je een cryptische noot achter.,
zelfs als u uw volledige takenlijst niet openbaar wilt maken, kunt u de voordelen van Reddington ‘ s experiment repliceren door u voor te stellen dat iemand anders uw takenlijst zal lezen.
Het schrijven van uw taken alsof ze gelezen worden door iemand anders zal u dwingen om ze duidelijker te verwoorden en te definiëren, waardoor het gemakkelijker en sneller wordt om er later op te handelen.
Teken uw takenlijst
wilt u onthouden wat u moet doen in plaats van voortdurend naar een lijst te verwijzen?, Als dat zo is, heb je waarschijnlijk de beste kans om te onthouden wat je moet doen als je je to-do lijst te tekenen in plaats van alleen het opschrijven van taken.
in een studie uit 2016 gaven onderzoekers mensen 40 seconden om woorden te tekenen of ze herhaaldelijk op te schrijven. Na het tekenen/schrijven van een verscheidenheid aan woorden, werd de deelnemers gevraagd om de woorden te herinneren. Degenen die de woorden hadden getekend herinnerden zich meer dan twee keer zoveel woorden als degenen die hun woorden opschreven.
de onderzoekers geloven dat het verschil te wijten kan zijn aan hoeveel verschillende vaardigheden we gebruiken bij het tekenen., We moeten ons het item in ons hoofd voorstellen, nadenken over zijn fysieke eigenschappen om erachter te komen hoe we het in een tekening kunnen afbeelden, en onze motorische vaardigheden gebruiken om het op de pagina te tekenen.
De auteurs van het onderzoek zeggen dat deze combinatie ervoor kan zorgen dat we een sterker geheugen van het woord creëren:
wij geloven dat het voordeel ontstaat omdat tekenen helpt om een meer samenhangend geheugenspoor te creëren dat visuele, motorische en semantische informatie beter integreert.,
dus als je merkt dat je niet genoeg gedaan krijgt omdat je vergeet wat je gepland hebt voor de dag—of je verspilt tijd door steeds opnieuw naar je to-do lijst te kijken tijdens de dag—probeer het in plaats daarvan te tekenen. Het zal je verbazen hoeveel beter je je alles herinnert wat je gedaan wilde krijgen.
als tekenen niet uw sterkste kant is, kunt u ook proberen een mindmapping tool zoals MindMeister te gebruiken om meer visuele takenlijsten te maken.,
de visuele aard van een mindmap helpt u een beeld te maken in uw geest van de dingen die u moet doen, en u kunt ook afbeeldingen toevoegen aan uw mindmap voor nog meer visuele aanwijzingen om te verwijzen wanneer u probeert te herinneren wat er moet worden gedaan.
begin met het bouwen van een betere To-Do lijst
hoewel de juiste technieken u zeker kunnen helpen bij het bouwen van een betere to-do lijst, kunnen de juiste tools ook helpen. Als je op zoek bent naar een betere to-do tool, overweeg dan om MindMeister en MeisterTask samen te gebruiken.,
Mind-mapping tool MindMeister maakt het eenvoudig om visuele to-do lijsten te maken, om te brainstormen over de taken die u moet doen, en om grote taken op te splitsen in kleinere componenten.
vervolgens, met de MindMeister-MeisterTask integratie, kunt u uw taken rechtstreeks naar taakbeheertool MeisterTask sturen waar u uw dagen kunt plannen met MITs of 1-3-9 en uw takenlijst met anderen kunt delen.
met de juiste technieken en de juiste tools bent u goed op weg naar een betere to-do lijst.,
oorspronkelijk gepubliceerd in November 2016, is dit bericht bijgewerkt met enkele extra tips over het bouwen van een betere to-do lijst.
begin met het bouwen van een betere takenlijst
probeer MeisterTask