het organiseren van uw elektronische documenten kan een hele klus zijn in de huidige “bekabelde” wereld.
naast het lokaal opslaan van documenten op desktops, laptops of mobiele apparaten gebruiken steeds meer bedrijven de cloud voor zakelijke toepassingen en bestandsopslag.
het opslagprobleem wordt nog ingewikkelder doordat veel bedrijven documenten moeten delen tussen werknemers., Binnen een kantoor wordt dit meestal bereikt door een bestandsserver of NAS (network attached storage device) te gebruiken.
als gedeelde mobiele toegang vereist is, kunnen documenten in de cloud worden opgeslagen en gedeeld door toegangsrechten toe te kennen.
het resultaat van dit alles kan een nachtmerrie voor bestandsbeheer zijn waarbij sommige documenten van een persoon in de cloud worden opgeslagen en sommige lokaal, en zelfs individuele documenten die alleen op de ene of de andere plaats worden opgeslagen.,
organisatie Is de sleutel tot elektronisch Bestandsbeheer
overal waar de documenten worden opgeslagen is het belangrijk om ze georganiseerd en up-to-date te houden. Het doel van elektronisch bestandsbeheer is ervoor te zorgen dat u kunt vinden wat u zoekt, zelfs als u op zoek bent naar het jaren na de oprichting.
De meeste zakenmensen hebben op een of ander moment in de gênante positie van het hebben van een klant gesprek geweest en niet in staat om snel de relevante factuur of andere belangrijke klant documenten te vinden., Even vervelend is klauteren rond op het einde van het jaar proberen om documenten met betrekking tot de bedrijfsrekeningen voor de accountant of nog erger, de belastingman te vinden.
een goede organisatie van digitale documenten is vooral cruciaal in een gedeelde omgeving – als een van uw medewerkers afwezig is (tijdelijk of permanent!) u moet in staat zijn om gemakkelijk te lokaliseren alle documenten die zijn gemaakt of beheerd door die persoon.
het potentiële verlies van gegevens problemen met ontevreden, vertrekkende werknemers is een reden te meer om uw bedrijfsgegevens te beschermen.,
deze tips voor bestandsbeheer helpen u uw bestanden toegankelijk te houden:
1. Gebruik de standaard installatiemappen voor programmabestanden
Gebruik de standaard bestandslocaties bij het installeren van programma ‘ s. Onder Windows bevinden toepassingsprogramma-bestanden zich onder de map (stationsletter:) – >programmabestanden. Het installeren van toepassingen elders is verwarrend en onnodig.
2. Eén plaats voor alle documenten
plaats alle documenten onder een enkele” root ” – map., Voor een enkele gebruiker in een Windows-omgeving is de standaardlocatie de map Mijn documenten.
probeer hetzelfde te doen in een omgeving voor het delen van bestanden. Maak een enkele hoofdmap (genaamd “Gedeelde documenten” bijvoorbeeld) en sla alle documenten op in submappen in de hoofdmap. Het hebben van een enkele locatie voor alle elektronische documenten maakt het gemakkelijker om dingen te vinden en om back-ups en archieven uit te voeren.
3. Mappen aanmaken in een logische hiërarchie
Dit zijn de laden van de archiefkast van uw computer, zogezegd., Gebruik eenvoudige taal om uw mappen te noemen; u wilt niet naar deze lijst met mappen in de toekomst kijken en zich afvragen wat “TFK” of welke andere interessante afkorting u uitgevonden betekent.
4. Nestmappen binnen mappen
Creëer andere mappen binnen deze hoofdmappen indien nodig. Bijvoorbeeld, een map genaamd “facturen” kan mappen genaamd bevatten “2018”, “2017” en “2016”. Een map met de naam van een client kan de mappen “klantgegevens” en “correspondentie”bevatten., Het doel is om elk bestand in een map in plaats van het hebben van een bos van verweesde bestanden vermeld.
maak geen complexe, diepgelaagde mapstructuren aan. Gebruik waar mogelijk beschrijvende bestandsnamen.
5. Volg de Bestandsnaamgevingsconventies
gebruik beschrijvende bestandsnamen voor eenvoudige identificatie en ophalen, maar ga niet overboord-bestand / padnamen hebben lengtelimieten die variëren tussen besturingssystemen.
onder Windows de maximale volledige padlengte voor een bestand (bijv., de stationsletter + mapnamen + bestandsnaam) is 260 tekens. Gebruik waar mogelijk gemeenschappelijke afkortingen, zoals Jan voor Januari of Corp voor corporatie.
6. Wees specifiek
geef elektronische bestanden logische, specifieke namen en voeg data in bestandsnamen indien mogelijk. Het doel bij het benoemen van bestanden is om te kunnen vertellen waar het bestand over gaat zonder het te openen en te kijken. Dus als het document is een brief aan een klant hem eraan te herinneren dat de betaling is te laat, noem het iets als “overdue_20180115”; in plaats van iets als “brief”., Hoe weet je aan wie de brief is zonder hem te openen?
Als u bestanden deelt via e-mail of draagbare apparaten, wilt u misschien dat de bestandsnaam specifiekere informatie bevat, omdat de mapinformatie niet bij het gedeelde bestand wordt opgenomen.
bijvoorbeeld, als uw document zich bevindt in Mijn Documenten \ facturen \ 2017 \ klanten \ Doe_John_20180416.doc en het bestand wordt gedeeld of gemaild alle de ontvanger zal zien is de Doe_John_20170416.doc en kan niet in staat zijn om te vertellen dat het bestand is een klant factuur zonder het te openen.
7., File as You Go
de beste tijd om een document te archiveren is wanneer u het voor het eerst maakt. Dus maak er een gewoonte van om het dialoogvenster “Opslaan als” te gebruiken om uw document te archiveren en een naam te geven, om het in de eerste plaats op de juiste plaats te plaatsen.
8. Bestel uw bestanden voor uw gemak
als er mappen of bestanden zijn die u veel gebruikt, dwing ze dan naar de top van de bestandenlijst door ze te hernoemen met een ! of een AA aan het begin van de bestandsnaam.
9., Regelmatig bestanden opruimen
soms is wat oud is duidelijk zoals in het voorbeeld van de map met de naam “facturen” hierboven. Als het niet, houd uw mappen opgeruimd door het opruimen van de oude bestanden.
verwijder bedrijfsgerelateerde bestanden niet tenzij u er absoluut zeker van bent dat u het bestand nooit meer nodig zult hebben. In plaats daarvan, in uw belangrijkste verzameling van mappen onder uw hoofdmap, Maak een map met de naam “Oude” of “inactief” en verplaats oude bestanden in het wanneer je ze tegenkomt.
10., Back-up van uw bestanden regelmatig
of u nu uw bestanden kopieert naar een ander station of naar tape, het is belangrijk om een regelmatig back-upschema in te stellen en te volgen.
goed bestandsbeheer maakt het vinden van wat u wilt gemakkelijk
het beheren van elektronische documenten moet deel uitmaken van een algemene documentbeheerstrategie voor uw bedrijf. Een goed documentbeheerplan moet alle aspecten van het verwerken van documenten omvatten, inclusief opslag, ophalen, back-ups en beveiliging.,
De zoekfunctie is een prachtig ding, maar het zal nooit overeenkomen met het gemak om direct naar een map of bestand te kunnen gaan. Als u deze tips voor bestandsbeheer consequent volgt, zelfs als u niet weet waar iets is, weet u waar het moet zijn – een enorm voordeel als het gaat om het vinden wat u zoekt. Goede praktijken voor bestandsbeheer zullen uw bedrijf tijd en geld besparen.,