Av: Karin Eldor
Monster Medvirkende Forfatter
Sosiale medier er et tveegget sverd for arbeidsgivere. På den ene siden det fungerer som en gratis salgsfremmende verktøy for din bedrift takk som lar de ansatte til å dele arbeid-relaterte bilder og positive nyheter på deres personlige sosiale medier. På den annen side, det har innført behovet for å regulere disse kommunikasjoner uten kvelende dem. Som Voltaire første sa: «med stor makt følger et stort ansvar.,»
Med tech-savvy Millennials i arbeidsstyrken og nå Generasjon Z (de som er født i 1995 eller senere) på hælene, linjene mellom «personlig» og «profesjonell» har blitt stadig mer uklare online. Som et resultat, vil selskapet gjøre det bra for å opprettholde visse guardrails for å sikre at ingen forretningshemmeligheter eller merkevare negativitet er offentlig delt.
Dette er grunnen til at mange selskaper har innført en arbeidsplass social media policy som en del av deres onboarding eller menneskelige ressurser treningsinnsats., Dette dokumentet gir ansatte en klar forståelse av hva de har lov til å legge ut på sine egne kanaler, og det er off-limits.
Uten en slik politikk, vil din bedrift står i fare for å møte juridiske problemer eller selv en pr-mareritt på grunn av en konto hack.
Har din bedrift ha en arbeidsplass social media politikk? Før du begynner å skrive en, vurdere noen grunnleggende retningslinjer.
Fordeler Av En Social Media Policy
Husk at to separate social media politikk kan være nødvendig:
1. Ett for hver av de ansatte personlig på sosiale medier.
2., En som er relatert til corporate social media-kontoer, noe som kan være styrt av flere ansatte. (Community management er vanligvis en del av følgende avdelinger: Kundeservice, Menneskelige Ressurser og/eller Markedsføring / Sosiale Media).
Den sistnevnte avhenger av arten av virksomheten, selvfølgelig, og gjelder ikke for hvert selskap.
En viktig ansvarsfraskrivelse for alle selskaper: Uansett hva du legger ut på sosiale medier er skrevet i permanent blekk, og kan ikke være permanent slettet (selv om det kan være slettet). Og som gjelder for alle.,
I tilfelle at noen tweets en beklagelig uttalelse, og sletter det noen minutter senere, det er alltid risiko for at noen tok en «skjermdump» av det innlegget, og begynte å sirkulere på nettet. Det betyr også slettede innlegg kan gå viral. (Og du kan sikkert tenke på noen folk i rampelyset eller selskaper som tweets har skapt store overskrifter. Dette er ting av bedriftens mareritt!,)
Ved å tydelig beskriver «dos» og «don ‘ ts» av sosiale medier til alle ansatte (som vel som store associates, hvis det er aktuelt), du sikre at de tenke to ganger om å dele et bilde eller en uttalelse. Og dette i seg selv er avgjørende, spesielt med tanke på at for yngre generasjoner i arbeidslivet, deling på sosiale media er andre natur.
Hva som går inn i en social media politikk?
Det følgende er noen retningslinjer for å vurdere inkludert i en general social media politikk, for alle ansatte., Dette dokumentet bør være distribuert til alle, som en del av deres onboarding eller trening; det kan også være rullet ut som en ny politikk for alle nåværende ansatte:
Proprietær informasjon er off-limits: Dette inkluderer (men er ikke begrenset til) bilder av kommende produktlanseringer, eller noen informasjon om prototyper, brainstorm økter og utvikling møter, for eksempel., Denne forbyr også retail kollegaer fra å legge ut bilder av kunden kvitteringer (selv om klienten er en kjendis, eller har kjøpt et stort rekkefølge), eller kassaapparat POS-systemet dersom butikken hadde en rekordhøy omsetning dag, for eksempel.
hovedkontor bilder kan også være tvilsomt: Noen selskaper er hemmelighetsfull om sine hovedkontorer, og viker unna fra å dele bilder av sine hovedkvarter. Hvis dette er tilfellet for din bedrift, være veldig klar på hvilke rom som er lov til å være med på sosiale medier og hvilke som er off-limits.,
Personlig innlegg på personlig på sosiale medier feeds: Når det gjelder de ansattes personlige tv, ikke alle områder er krystallklart. Lovlig, ansatte står fritt til å legge inn hva de velger på sin personlige sosiale medier (så lenge de ikke bryter noen av kanalen vilkår og betingelser).,
Og mens noen ansatte legge til en juridisk ansvarsfraskrivelse som «»meninger uttrykt på denne siden er mine egne, og representerer ikke nødvendigvis synspunktene til min arbeidsgiver» til deres Twitter-bio, disse ansvarsfraskrivelsene vil ikke være nok for å beskytte en ansatt som går på en vulgær bable om sin sjef eller drar sin arbeidsgivers navn i gjørma etter å ha gått for en kampanje.
På slutten av dagen, ansatte trenger å bli minnet på at det de legger ut på sosiale medier representerer sine egne profesjonelle merket. Derfor er det viktig å trå varsomt.,
Arbeidsplassen konflikter bør forbli i frakoblet modus: så fristende Som det kan være, unngå lufting om arbeidsplassen frustrasjoner og konflikter, om de involverer ledere, kolleger eller kunder. Selv ufarlig innlegg som: «TGIF: dette var en fryktelig uke på jobb!»åpne døren for negative skravling rundt ditt selskap.
Personvern på Facebook, LinkedIn, Twitter og Instagram: Siden LinkedIn og Twitter er åpne for publikum, ansatte bør være enda mer oppmerksom på hva de legger på disse sosiale nettverkene., Hvis en ansatt kan ikke ønsker at deres sosiale aktiviteter utsatt, så de er best av å holde sine Facebook og Instagram-feeds satt til «privat.»
Din overvåking av innlegg: Alt dette betyr ikke at du bør gå på en heksejakt for å lete etter ansatte for å bryte sosiale medier code of conduct. Bare å overvåke hvilken som helst merke nevner på sosiale medier, med hjelp av en sosial media lytter verktøy eller gjøre enkle merkenavnet søk på Twitter og Instagram., Det kan også være en generell «hvis du ser noe, si noe» – regelen i tilfelle av en misfornøyd ansatt innlegg truende språk til deres sosiale medier-kontoer.,
Corporate social media politikk for bedriftskunder: Hvis noen interne ansatte har tilgang til bedriftens sosiale medier-kontoer, og deretter de to følgende sikkerhetstiltak er vanligvis inkludert (og lagt til reglene ovenfor):
Fil under «data-governance eller sikkerhet»: sørg bare for et par interne medlemmene i teamet har passord til bedriftens sosiale medier og oppdatere passord ofte for å minimere risikoen for deres havner i gale hender.,
å gjøre med ex-ansatte: Hvis en ansatt la gå eller trekker seg, må du slette den aktuelle personens tilgang til alle bedriftens sosiale mediekanaler og endre alle sosiale medier passord ASAP, for å sikre at den tidligere ansatte ikke kan hacke kontoen.
En generell retningslinje for social media politikk: Alle ansatte er ambassadører for arbeidsgiveren din merkevare. Hvis de er i ferd med å legge ut noe som de ville skamme meg over å si høyt, eller som kan hjemsøke dem i (nær sikt eller lang sikt) fremtiden, så de bør tenke to ganger om å poste det.,
Som en arbeidsgiver, du kan redusere denne risikoen ved å utdanne ansatte og beskytte merkevaren din på samme tid. I en tid med altfor selvutleverende der alt ser ut til å være rettferdig spill, vil din bedrift vil unngå å skade sitt omdømme ved å ha slike retningslinjer på plass.
Juridisk Ansvarsfraskrivelse: Ingen av opplysningene som er gitt i dette dokumentet utgjør juridisk rådgivning på vegne av Monster.