Hvordan er ditt filing system? Frustrerende? Synes du at det er for vanskelig toremember hvor ting går? Har du noen gang ha problemer med å finne en bestemt documentagain når du har gjemt den bort? Du kan til og med ha tre eller fire filer thatcontain den samme informasjonen, men er merket annerledes – hva et rot!
Fikse Problemet
Hva som fører til undergang av en filing system? Sjansene er at det ikke var mye ofa «systemet» til å begynne med., Mer sannsynlig, at det bare var et tilfeldig utvalg ofindividual filer som virkelig hadde ingen tilknytning til hverandre.
for Å lage en virkelig effektiv filing system, du trenger for å starte med en plan.Bare slapping en etikett på en mappe, vil ikke kutte den. Ikke bekymre deg, vi’regoing å sette opp et arkivsystem som kan imøtekomme alle typer papir – homeor office., For rekvisita-alt du egentlig trenger er flere farger av 2/5 cuttab farget mapper, og noen av boksen nederst henger mapper
Opprette Filen Kategorier
Se på din nåværende filing system (eller at bunken med papir som du har beenmeaning til fil for måneder), og begynne å sortere dokumentene inn i kategorier.»Økonomi» kan være ett, «house ting» kan være en annen. På dette punktet, vi’renot fokus på detaljer for innlevering system. Helt ærlig det spiller’tmatter hvis det er en kredittkortregning eller en kontoutskrift akkurat nå. Vi vil worryabout de skiller senere.,
Subcategorizing
velg en av dine «store kategorien» hauger, og la oss gå gjennom det igjen.Denne gangen, tenke på å bryte papir inn i mindre undergrupper. Forexample, din «økonomi» hoper kan deles inn i:
- sparekonto
- brukskonto
- studielån
- kredittkort
Bli bestemt; ikke bare si at de er «kontoutskrifter». Bestemme whichaccount de tilhører og bryte hvert ut i en egen haug. Vi trenger ikke wantany filer «bunking» med andre filer – alle får sin egen separatefolder.,
Farge Koding
Hver store kategorien av papirarbeid bør være tilordnet en annen farge (yourchoice) – og så kommer vi til å sette hvert av sine underkategorier til en individualhanging fil mappe. I eksempelet ovenfor, «økonomi», kan være grønn, andeach av kontoene dine får en egen grønn fil mappe. Det virker som en smallthing, men farge-koding systemet vil spare deg en enorm mengde tid infiling og henting av papir.
Er i stand til å se i filen skuffen og se forskjellige organer informationbroken ut av color bare gir MENING til hjernen din., Når du vet at yourfinancial delen er grønn, huset delen er blå, og bilen papersare i rødt, trenger du ikke engang å tenke, fordi din hånd bare naturallygoes til den høyre delen av filen din skuff.
Etikett å Gjøre
Nå er at alle har sine egne farget mappen, trenger vi å merke hver fil.Når du oppretter din etiketter, flytte fra generell til spesifikk. Ikke fortell meg youare innlevering av papirer for «Visa kredittkort» – kall det «kredittkort: Visa».,Når du ordne mapper alfabetisk, alle av den «kredittkort» filer(uansett hvor mange du har) – vil være sammen i «økonomi» – delen.
Vårt mål er å holde relaterte filer i umiddelbar nærhet til hverandre. Gjør thisagain og igjen for hver gruppering av filer før du har merket alle filein hvert store kategori. Jeg personlig bruker Viewables® etiketter fordi theyare pen, lett å lese og jeg kan skrive dem ut fra min datamaskin.,
Fylle Skuff
Alt du trenger å gjøre nå er å sette filer i hver store kategori i alphabeticalorder, og deretter sette den hovedkategorier seg inn i skuffen i alphabeticalorder.
Plasser farget mapper i hengende boksen nederst mapper for å holde dem uprightin skuffen. 2/5 kuttet fanene over de hengende filer, og tabsare i en rett linje for enkel lesing.
Når du trenger å finne et dokument eller sette noe i en mappe, er det bare lookfirst for riktig store kategori (det er lett å identifisere både labelsand fargen)., Med riktig filing system er det enkelt å sette hendene onthe riktig fil uten mye søking.
ved Ramona Creel
Se eller Høre om Hvordan å Sette Opp en Effektiv Innlevering System på «for å Holde Deg Organisert» Podcast.