Hvorfor Er statusrapporter Viktig?
Det beste prosjektet, status-rapporter skape ansvarlighet og eierskap i teamet. De avdekke problemer, redusere risiko, og mest av alt – at du er på rett spor mot prosjektet ditt mål.
For kunder, prosjekt status-rapporter gir verdi. Det gir dem tillit til at deres penger er å levere verdi. Det kan gjøre dem ser bra ut til sine sjefer., Det kan sikre finansiering fortsetter i fremtiden. Det kan også helt spare rumpa i at du har et papir sti i tilfelle ting går av skinnene.
Prosjekt status rapporter som er opprettet etter at prosjektplanen er på plass og ting er i bevegelse. Hvis vi ønsker å få super nøyaktig, det er under Overvåking & Controlling-fase. Vanligvis, de er sendt på en ukentlig eller månedlig basis. Pokker, du kan selv gjøre det på den daglige – men bare hvis det er nødvendig.
Prosjekt status-rapporter, men kan leveres i en rekke metoder. Det er ingen perfekt måte å gjøre det på. E., Overvåking & Controlling. Verbalt, og deretter fulgt opp med en PDF-fil. Alternativene og kombinasjonene er uendelige.
Prosjekt status-rapporter er ikke, og bør ikke være en oppgave Produsenter & PMs gjøre fordi det er en del av arbeidsoppgaver. Det er en Produsent/prosjektleder har plikt til å gi et meningsfullt og nyttig status-rapporter. Ikke bare for å «gjøre status-rapport» som ingen leser.
Hva Gjør et Prosjekt Status Rapport Inneholde?,
I statusrapport, må du inkludere følgende:
Prosjekt Navn / Klient Navn
Dette trinnet bør være opplagt. Sørg for at du tar opp SOM rapporten er for og HVA rapporten innebærer (dvs. hva prosjektet).
– Prosjektet Vision
Dette bør være en enkel setning om hva prosjektet er og hva hovedmål/visjon er. En 10 000 ft vise. Den gode nyheten, er at når det er gjort – du trenger ikke å revidere det.,
Eksempel:
- Drive kvalifisert kunder til å «kjøpe» kombucha via mobile enheter basert på et forbedret BRUKERGRENSESNITT.
- Med dette prosjektet håper vi å øke online kombucha salg gjennom implementering av et drypp e-post markedsføring kampanje.
- Lansere et nettsted ved juni 2018 som lar kundene å kjøpe Killer Kombucha og reflekterer Killer Kombucha som har den høyeste kvalitet & best-smaking produkt i sin kategori.,
– Prosjektet Helse
Det finnes et par forskjellige måter du kan spinne dette, men jeg er ganske liker «stoplight metode». Grønt for godt. Gule for noen problemer. Rødt for dette er en hot mess. Et notat for å støtte er alltid nyttig.
Eksempel:
- Grønn: Vi har fått godkjenning på drypp e-design. Ingen økonomiske bekymringer på denne tiden.
- Gul: drypp e-post design behov for betydelige revisjoner, derfor den siste leveringsdato er blitt forsinket av 1 uke.
- Red: drypp e-post kampanje har drastisk endret retning etter at du startet., Vi trenger å sette opp et møte for å etablere en ønsker/ønsker for prosjektet.
et Annet element jeg sterkt oppfordre deg til å omfatte ville være det prosjektet tilbringe & tidslinjen. Ved å gi din klient & team jevnlige oppdateringer på hvordan prosjektet er å utføre i forhold til budsjett og tidslinjen, vil du oppmuntre til bevissthet og drive verdien av prosjektet innsats. Dette er også en FLOTT rekord for deg å se trender og hindre prosjektet fra å gå utenfor løypene.,
Hva Vi Avsluttet Denne TIDSRAMMEN
Disse skal være oppført i punkt format. Holde disse korte & enkel. De er ikke Jira billetter. Ikke forklare «hvordan» akkurat det.
Eksempel:
- Innhentet godkjennelse for 3 drypp e-post design
- Fullført avlevering til utvikling team & bekreftet levering tidslinjen
Hva Vi Planlegger Å Fullføre Neste TIDSRAMME
Fjern, presis oppgave liste her presentert i punkt format.,
Eksempel:
- Utvikle de tre e-poster
- Utføre intern QA & testing
- Pass av å klienten QA & testing
Problemer/Veisperringer
Dette er hvor du kan heve noen røde flagg eller hindringer for å holde deg fra å flytte fremover.
Eksempel:
- Hvis vi ikke får tilbakemelding fra kunde av 06/02 efta-domstolens, vil vi være i fare for å ikke være i stand til å sende e-post til forbrukere samme dag som produktet vil være tilgjengelig i butikkene.,
Kommende Oppgaver & Milepæler
10000 ft bilde av hva som skjer. Er det noe som betrakteren bør omtale? Hva er det neste som kommer?,
Eksempel:
- dd/mm: Klienten QA & Testing
- dd/mm: E-Distribusjon
Her er hva det ser ut som alle sammen:
Valgfrie Elementer for Å Inkludere Basert På Prosjektet Ditt:
- Linker til ditt prosjekt tidslinjen
- Lenker til fullført leveransen
- Action elementer
- Morsomme gif-filer, lenker til lag spillelister, etc.,
- Ukentlige takker yous eller takknemlighet til team medlemmer og kunder
- Lenker til relevante artikler/trendene i bransjen
- ET RAID log
ikke ta med Noe Av Dette:
- Kaste Skygge
- Blabber
- Spørsmål
Hvordan Å Lage Et Prosjekt statusrapport
Nå har du en detaljert liste over alt som skal være med i en statusrapport…det er på tide å starte rapportering! Her er en steg-for-steg guide for informasjon om hvordan du faktisk sette deg ned og LAGE en statusrapport.,
Samle Data
Før du skriver en rapport du har til å samle inn den informasjonen du trenger for å rapportere på. Dette betyr å trekke data fra ulike kilder, slik at du har en fullstendig forståelse av tidsramme, budsjett, hendelser og andre elementer som er av betydning.
Hent Data Fra prosjektledelse Programvare
Hvis du bruker en PM programvare, er mye av nøkkelen project data vil være klar til bruk i rapporten, som for eksempel økonomiske brukt eller timer., Her er noen av de beste verktøy jeg vil anbefale hvis du ikke bruker en allerede:
Du kan også se den fullstendige oversikter over disse project management verktøy.
Hent Data fra Tidslinjen
på tidslinjen i prosjektet Ditt bør inneholde noen datoer, hendelser og/eller handlinger i den rekkefølgen som de oppstod. Dette er en flott første sted å lete for å samle informasjon for din status rapport. Dette dokumentet vil også minne deg om kommende frister for at du bør ringe oppmerksomhet til.
Kompilere Finansiell Informasjon
vil Du mest sannsynlig bli rapportering på kostnader og budsjettering., Derfor er det viktig å ha disse opplysningene tilgjengelig når du setter deg ned for å bygge din status rapport. Trekk fra timeregistreringer, reiseregninger, kontoutskrifter, og estimater…uansett hva det tar å få en fullstendig økonomisk bilde.
Bestemme FILLE Status
vil Du ønsker å la klienten og/eller team vite om prosjektet er sunt, steilet, eller i krise. Men første du trenger å gjøre din forskning og utvikle en avhandling for hvilket område du faller inn. Det er opp til prosjektleder å ringe oppmerksomhet til status endres, fra Rødt (dårlig), Gult (ok) eller Grønn (bra).,
Check-In med Din Team
Du har nå fått informasjon om at du A) er klar over, og B) har ansett som viktig. Men det kan være lurt å sjekke med ditt team og se om de har noen flere oppdateringer eller detaljer for å legge til.
Kilde-en statusrapport Mal (valgfritt)
Du trenger ikke å opprette en statusrapport fra bunnen av. I likhet med mange typer dokumenter det er et bredt spekter av maler tilgjengelig for deg å bruke om du så ønsker. Bare bytt ut holding sted logo for din bedrift logo og voila, klar til å starte rapportering.,
Lære nedenfor om prosjektet statusrapport mal i DPM-Medlemskap.
Skissere Viktige Segmenter
For din egen mentale helse, zip gjennom hele dokumentet og la kort 3-4 ord skrive notater i de store kategoriene for å hjelpe deg som en disposisjon. Det er altfor lett å glemme noe eller gå av på en tangent. Din disposisjon vil bidra til å holde ting på riktig spor.
Oppsummering
Den første delen vil du ønsker å skissere er rapporten sammendrag. I motsetning til resten av din disposisjon, kan du lage 2-3 full, uberørte setninger her., Dette kommer til å diktere tone og retning resten av rapporten vil ta.
Eksempel: Denne rapporten skal skissere gjeldende status for online markedsføring prosjekt for Killer Kombucha. Vi vil ta på status for filter e-post markedsføring kampanje, med fokus på den nåværende utformingen oppgaver og segmentering av publikum lister.
Den sentrale Elementer/Milepæler
Skriv ned 2-3 sentrale elementer og/eller milepæler som du har tenkt å ta med i rapporten. Du vil ikke være i stand til å røre på hver lille detalj av arbeidet ditt så bør du plukke et helhetlig fokus.,
Eksempel:
- E-blast header bildet godkjent
- Venter på kroppen tekst revisjoner fra klienten
- Ferdigstilt publikum segmentering anbefalinger
Notater & Lenker
Noe annet å legge til? Noe du ønsker å lenke ut til? Har du en tanke som ikke passer inn andre steder? La deg selv en melding her.
Skriv En Stygg Første Utkast
Det første du kommer til å gjøre – er å lage en Stygg Første Utkastet av status rapport., Jeg lærte om den Stygge Første Utkast fra «Alle Skriver» av Ann Handley og jeg har brukt den til mye av innsatsen som en PM.
i Utgangspunktet, dette er hvor du bare ord kaster opp alt du vet om prosjektet innenfor angitt mal. For meg er dette tiden hvor jeg tenker tilbake, og jeg tror frem til hva som skjer. Denne øvelsen er viktig fordi det tillater deg å virkelig tenke gjennom og fordøye det som skjer på ditt prosjekt. Det tillater deg å dumpe all informasjon ut – uten å straffe deg selv for å redigere og formatere underveis.
Så, ta en pause.,
Rediger innhold
Komme tilbake og endre din status rapport. Du ønsker å sikre din status rapporten er nøyaktig og tydelig feil. Sende perfekt rapporter viser dine kunder, team at du har lagt tid og tenkte i status-rapporten – at det er viktig og av verdi. Enkle feil kan sende melding om at du ikke bryr deg.,
kontroller at status rapport som inneholder følgende:
- Prosjekt Navn/Klient Navn
- Prosjekt Vision
- Prosjekt Helse
- Hva ble nylig fullført
- Hva du har tenkt å fullføre neste
- Problemer/Veisperringer
- Kommende Oppgaver & Milepæler
Også…..
- Klipp ut ordet fett. Kan du si ting enklere? Mer direkte?
- Korrekt grammatikk, tegnsetting, rettskriving
- Legg til i noe du har glemt, eller som er endret siden den første utkast.
- Kan du få det ned til én side?, Ikke nødvendig – men dette vil hjelpe deg å unngå informasjon overbelastning.
Send & Levere
Nå har du opprettet ditt prosjekt statusrapport og den er klar for sending. Godt gjort! Her er noen tips for å sikre at det er positivt mottatt av teamet og kunden.
Legg til Sukker Før Du Sender
Det som er viktig her er at du distribuere det til ditt team og klienter med en liten «sukker». Jeg lærte dette verdifulle ferdigheter fra en sjef for et par år siden. Være gratis. Å Være Snill. Gå ut av veien for å levere denne statusrapport med en dose av skriftlig juble., Med andre ord, unngå å høres ut som en robot.
Ditt prosjekt status rapporter vil bli mottatt mer positivt med en gjennomtenkt merk vs. bare en link for å «se her», som sender en melding til andre at dokumentet er ikke viktig.
Levere Sammen med En Status Møtet
Det er vanlig at status-rapporter er utgitt samtidig som en statusrapport møte. Den tjener som en generell dagsorden og legge bak element for andre., Dette er ikke nødvendig, men det gir absolutt en flott mulighet for team og/eller klienten til å diskutere prosjektet, og uplevel noen risiko, utfordringer eller problemer. Re-problemet statusrapport om det er gjort endringer i status møte.
Effektive Måter Å Sende En statusrapport
Slakk, e-post, basecamp, Teamweek, etc. Velg en metode og hold deg til den. Jeg ville prøve, og oppfordrer deg til å unngå å sende i flere medier, slik at du skaper mindre arbeid for deg selv og for å sikre publikum vet hvordan og når det vil bli levert.,
Bekreft Mottak & Engasjement
Den siste tingen du kan gjøre er å «sende» status rapport og sjekk ut. Teamet og kunden er ansvarlig for å lese det – det er din jobb å følge opp for å håndheve at ansvarlighet.
Spør publikum i rapporten for å bekrefte at de har lest rapporten innen 24 timer. En enkel «fikk det» eller tommelen opp emoji via Slakk er stor. Har de spørsmål? Ønsker du å sikre at prosjektet statusrapport leses og er et effektivt verktøy for prosjekt-kommunikasjon.,
Noen som ikke svarer – følge opp direkte. Ikke svar alle og kaller dem ut. Det er dårlig form.
Skyll & Gjenta (+ tilbakemelding!
Den siste rådet jeg har er å be publikum om å gi tilbakemelding. Dette er et dokument for dem. Ønsker du å sikre det er å hjelpe – ikke vondt.
Sjekk-i innimellom for å se om det er noe du kan klippe, inkludere eller forbedre for å gjøre din status rapporter både i team og kunder bedre.,
Prosjekt statusrapport Beste Praksis
Okay, nå som vi vet hva det er, og hva det inneholder, og hvordan man kan gjøre – her er noen generelle huskeregler for å hjelpe og veilede deg underveis. Her er mine beste råd for å skape en statusrapport for aldre:
Imøtekomme ulike læringsstiler
Husk: Ikke alle kan lese en hel tekst dokument og ha den pinnen. Inkluderer tekst, skrive notater, grafikk og koblinger i din status rapport for å markere viktige områder. I tillegg, planlegge en klient facetime med hver rapport., Snakke det ut og stille spørsmål on-the-fly vil gjøre mer av betydning for kunden.
Holde Ting Enkelt, Dum! (KISS)
Ah, ja—good ol’ K. I. S. S. rektor. Holde statusrapport enkel, for din klient skyld, og dine. Hvis en statusrapport er å ta altfor lang tid å lage eller lese gjennom, du redusere sannsynligheten for at disse ting kommer til å skje (eller i det minste skje med noen grad av nøyaktighet).,
Opphold ansvarlig ved planlegging løpende status møter
Den første statusrapport + møtet kan føle seg som litt av en scramble, men det bare blir lettere etter hvert som tiden går. Snart, vil du faller inn i en rutine som gjør at det er andre natur å bygge og dele en statusrapport. Planlegge regelmessige status møter rett utenfor balltre, ikke som du er klar for dem, for å holde deg ansvarlig for en frist.
Prøv å lage status møter litt mer moro
Menneskelig samhandling gjør oss godt, menneskelig. Ta et kort øyeblikk på å fange opp på ikke-jobb-relaterte ting., Bryte isen med noe tilfeldig og minneverdig, bare holde seg borte fra «faux pas» emner som sladder eller politikk. Være en aktiv lytter og gjør en innsats for å kommunisere på en måte som føles naturlig, ikke som du har en agenda.
Alltid har en status report on-the-go
ikke la din status rapport forberedelser til den aller siste liten. I stedet har en in-progress-dokument som du kan legge til hendelser som skjer i sanntid. Tenk på det på denne måten: Hvis noen trenger en umiddelbar statusrapport ut-av-det-blå, du vil ha noe som du kan vise dem med en gang. Vær alltid forberedt!,