10 filbehandling Tips for å Holde alle Dine Elektroniske Filer Organisert

å Holde dine elektroniske dokumenter organisert kan være litt av et ork i dagens «kablet» verden.

I tillegg til å lagre dokumenter lokalt på stasjonære pcer, bærbare datamaskiner eller mobile enheter som flere og flere bedrifter bruker skyen for grunnleggende business programmer og fillagring.

Ytterligere kompliserer lagring problemet er behov for mange bedrifter å dele dokumenter mellom ansatte., Innenfor et kontor, dette er vanligvis gjort ved å bruke en fil-server eller nettverkstilkoblede lagringsenheter (NAS).

resultatet av alt dette kan bli en fil management mareritt med noen av en persons dokumenter som er lagret i skyen, og noen lokalt, og til og med enkelte dokumenter som er lagret kun på ett sted, eller det andre.,

Organisasjon Er Nøkkelen til en Elektronisk Fil Management

uansett Hvor dokumenter er lagret, er det viktig å holde orden på dem, og up-to-date. Målet med elektronisk fil management er å sikre at du kan finne det du leter etter, selv om du er på jakt etter det år etter etableringen.

de Fleste forretnings-folk har på ett eller annet tidspunkt vært i en pinlig stilling av å ha en kunde ringer og ikke være i stand til å raskt finne relevant faktura eller andre viktige kunden dokumenter., Like irriterende er desperat rundt ved utgangen av året prøver å finne dokumenter knyttet til regnskaper for regnskapsfører eller enda verre, taxman.

for Forsvarlig organisering av digitale dokumenter er spesielt kritisk i et felles miljø – hvis en av dine ansatte er fraværende (midlertidig eller permanent!) du burde være i stand til å enkelt finne alle dokumenter som er opprettet eller administrert av denne personen.

Den potensielle tap av data problemer med misfornøyde, avgang ansatte er det en mer grunn til å beskytte bedriftens data.,

Disse filbehandling tips vil hjelpe deg å holde filene dine tilgjengelig:

1. Bruk Standard Installasjon Mapper for programfiler

Bruk standard plassering av filer når du installerer programmer. Under Windows, av konvensjonen program filer som ligger under (stasjonsbokstav:)->programfiler katalogen. Installere programmer andre steder er forvirrende og unødvendig.

2. Ett Sted for Alle Dokumenter

Plassere alle dokumenter i en enkelt «root» – mappen., For en enkelt bruker i et Windows-miljø, standardplasseringen er Mine Dokumenter-mappen.

I en fildeling miljø prøve å gjøre det samme. Opprette en enkelt rot-mappen (kalt «Delte Dokumenter» for eksempel), og lagre alle dokumenter i undermapper i rot-mappen. Å ha et enkelt sted for alle elektroniske dokumenter som gjør det lettere å finne ting og til å kjøre backup og arkiv.

3. Opprette Mapper i en Logisk Hierarki

Dette er den skuffer på din datamaskin, arkivskap, så å si., Bruk et enkelt språk å gi navn til mapper som du ikke ønsker å se på denne listen over mapper i fremtiden og lurer på hva «TFK» eller hva andre interessante forkortelse du oppfunnet betyr.

4. Neste Mapper I Mapper

Opprett andre mapper i disse viktigste mapper som behovet oppstår. For eksempel en mappe som heter «Faktura» kan inneholde mapper kalt «2018», «2017» og «2016». En mappe kalt for en klient kan inkludere mapper «kundedata» og «korrespondanse»., Målet er å få hver fil i en mappe i stedet for å ha en haug av foreldreløse filer.

5. Følg File Naming Conventions

Bruk beskrivende filnavn for enkel identifisering og henting, men ikke gå over bord – fil/bane navn har lengde grenser som varierer mellom operativsystemer.

Under Windows maksimal full bane lengde for en fil (f.eks., stasjonsbokstaven + mappe navn + fil) er 260 tegn. Bruk vanlige forkortelser, der det er mulig, for eksempel Jan for januar eller Corp for Corporation.

6. Vær Spesifikk

Gi elektroniske filer logisk, spesifikke navn og inkluderer datoer i fil-navn hvis det er mulig. Målet når du gir navn til filer, er å være i stand til å fortelle hva filen er om uten å måtte åpne den og se. Så hvis dokumentet er et brev til en kunde minner ham om at betaling er forfalt, kalle det noe sånt som «overdue_20180115», snarere enn noe som «brev»., Hvordan vil du vite hvem de er letter å uten å åpne det?

Hvis du deler filer via e-post eller bærbare enheter, kan det hende du ønsker å ha fil omfatte mer spesifikk informasjon, siden den mappen informasjon vil ikke bli inkludert i den delte filen.

For eksempel, hvis dokumentet finnes i Mine Dokumenter\Fakturaer\2017\Kunder\Doe_John_20180416.doc og filen er delt, eller mailet alle mottakeren vil se er Doe_John_20170416.doc og kan ikke være i stand til å fortelle at filen er en faktura uten å åpne det.

7., Filen som Du Går

Den beste tiden å anlegge et dokument er første gang du oppretter det. Så få i vane med å bruke «Lagre Som» dialog-boksen til fil dokumentet, samt navn på det, sette det på riktig plass i første omgang.

8. For Filene for Din Bekvemmelighet

Hvis det er mapper eller filer som du bruker mye, tvinge dem til toppen av listen ved å gi dem med ! eller en AA-på begynnelsen av fil.

9., Å beholde Filene Dine med jevne mellomrom

noen Ganger hva som er gammelt er åpenbar som i eksempel på mappen som heter «Faktura» ovenfor. Hvis det ikke er, hold dine mapper ryddig ved å tømme ut den gamle filer.

10., Sikkerhetskopiere Filene Dine med jevne mellomrom

Enten du kopiere filene dine til en annen stasjon eller på tape, det er viktig å sette opp og følge et vanlig sikkerhetskopiere diett.

God Administrasjon Gjør Finne Hva Du Vil Lett

Administrere elektroniske dokumenter bør være en del av et samlet dokument management strategi for din bedrift. En skikkelig document management plan skal omfatte alle aspekter ved håndtering av dokumenter, inkludert lagring, gjenfinning, backup og sikkerhet.,

søk-funksjonen er en flott ting, men det vil aldri matche den enkle å være i stand til å gå direkte til en mappe eller fil. Hvis du følger disse filbehandling tips konsekvent, selv om du vet ikke hvor noe er, vet du hvor det skal være – en stor fordel når det gjelder å finne det du leter etter. God filen praksis vil spare din bedrift for tid og penger.,

– >