Di: Karin Eldor
Monster Contributing Writer
I social media sono un’arma a doppio taglio per i datori di lavoro. Da un lato serve come strumento promozionale gratuito per la tua azienda grazie che consente ai dipendenti di condividere foto legate al lavoro e notizie positive sui loro canali di social media personali. D’altra parte, ha introdotto la necessità di regolamentare queste comunicazioni senza soffocarle. Come disse Voltaire per primo, ” con un grande potere viene una grande responsabilità.,”
Con i Millennial esperti di tecnologia nella forza lavoro e ora la Generazione Z (quelli nati nel 1995 o più tardi) alle calcagna, i confini tra” personale “e” professionale” sono diventati sempre più sfocati online. Di conseguenza, la tua azienda farebbe bene a mantenere determinati guardrail per garantire che non vengano condivisi pubblicamente segreti commerciali o negatività del marchio.
Questo è il motivo per cui molte aziende hanno istituito una politica di social media sul posto di lavoro come parte dei loro sforzi di formazione onboarding o risorse umane., Questo documento fornisce ai dipendenti una chiara comprensione di ciò che è consentito pubblicare sui propri canali e di ciò che è off-limits.
Senza una tale politica, la vostra azienda è a rischio di affrontare problemi legali o anche un incubo di pubbliche relazioni a causa di un hack account.
La tua azienda ha una politica sui social media sul posto di lavoro? Prima di iniziare a scrivere uno, prendere in considerazione alcune linee guida di base.
I pro di una politica sui social media
Ricorda che potrebbero essere necessarie due politiche separate sui social media:
1. Uno per i canali di social media personali di ciascun dipendente.
2., Uno che si riferisce agli account di social media aziendali, che potrebbero essere gestiti da diversi dipendenti. (Community management è di solito parte dei seguenti dipartimenti: Servizio clienti, Risorse umane e/o Marketing / Social Media).
Quest’ultimo dipende dalla natura del business, ovviamente, e non si applica a tutte le società.
Un importante disclaimer per tutte le aziende: tutto ciò che pubblichi sui social media è scritto con inchiostro permanente e non può essere cancellato in modo permanente (anche se può essere cancellato). E questo vale per tutti.,
Nel caso in cui qualcuno twitta una dichiarazione deplorevole e lo cancella pochi minuti dopo, c’è sempre il rischio che qualcuno abbia preso uno “screenshot” di quel post e abbia iniziato a farlo circolare online. Ciò significa che anche i post cancellati possono diventare virali. (E si può certamente pensare ad alcune persone sotto i riflettori o anche le società i cui tweet hanno fatto notizia. Questa è la roba degli incubi aziendali!,)
Delineando chiaramente le “cose da fare” e le” cose da non fare ” dei social media a tutti i dipendenti (così come i soci del negozio, se applicabile), ti assicuri che ci pensino due volte prima di condividere una foto o una dichiarazione. E questo in sé è fondamentale, soprattutto se si considera che per le giovani generazioni nel mondo del lavoro, la condivisione sui social media è una seconda natura.
Che cosa va in una politica di social media?
Di seguito sono riportate alcune linee guida da considerare incluse in una politica generale sui social media, per tutti i dipendenti., Questo documento dovrebbe essere distribuito a tutti come parte del loro onboarding o formazione; può anche essere implementato come una nuova politica per tutti gli attuali dipendenti:
Le informazioni proprietarie sono off-limits: questo include (ma non è limitato a) foto delle prossime release di prodotto, o qualsiasi informazione riguardante prototipi, sessioni di brainstorming e riunioni di sviluppo, per esempio., Questo vieta anche soci al dettaglio di pubblicare le foto delle ricevute dei clienti (anche se il cliente è una celebrità o acquistato un ordine enorme), o il sistema POS registratore di cassa se il negozio ha avuto un giorno di vendite da record, per esempio.
Foto sede può anche essere discutibile: Alcune aziende sono reticenti circa i loro uffici centrali, e rifuggire dalla condivisione di foto della loro sede. Se questo è il caso della tua azienda, sii molto chiaro su quali stanze possono essere presenti sui social media e quali sono off-limits.,
Post personali sui social media feed personali: quando si tratta di canali personali dei dipendenti, non tutte le aree sono cristalline. Legalmente, i dipendenti sono liberi di pubblicare ciò che scelgono sui loro canali di social media personali (a patto che non infrangano nessuno dei termini e condizioni di quel canale).,
E mentre alcuni dipendenti aggiungono un disclaimer legale come “”Le opinioni espresse su questo sito sono mie e non rappresentano necessariamente le opinioni del mio datore di lavoro” alla loro biografia di Twitter, queste disclaimer non saranno sufficienti per proteggere un dipendente che va su un volgare sproloquio sul loro capo o trascina il nome del loro datore di lavoro nel fango dopo essere stato
Alla fine della giornata, i dipendenti devono essere ricordati che qualunque cosa pubblichino sui social media rappresenta il proprio marchio professionale. Pertanto, è importante procedere con cautela.,
I conflitti sul posto di lavoro dovrebbero rimanere offline: per quanto allettante possa essere, evitare di sfogare le frustrazioni o i conflitti sul posto di lavoro, che coinvolgano manager, colleghi o clienti. Anche post innocui come: “TGIF: questa è stata una settimana orribile al lavoro!”può aprire la porta per chiacchiere negative che circondano la vostra azienda.
Privacy su Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram: poiché LinkedIn e Twitter sono aperti al pubblico, i dipendenti dovrebbero essere ancora più consapevoli di ciò che pubblicano su questi social network., Se un dipendente potrebbe non voler esporre le proprie attività sociali, allora è meglio mantenere i propri feed Facebook e Instagram impostati su ” privato.”
Il tuo monitoraggio dei post: Tutto questo non significa che dovresti andare a caccia di streghe per cercare i dipendenti che infrangono il tuo codice di condotta sui social media. Basta monitorare qualsiasi marchio menziona sui social media, con l’aiuto di uno strumento di ascolto dei social media o facendo semplici ricerche di marca su Twitter e Instagram., Ci può anche essere una regola generale “se vedi qualcosa, dì qualcosa” nel caso di un dipendente scontento che pubblica un linguaggio minaccioso ai propri account di social media.,
Politiche di social media aziendali per gli account aziendali: Se alcuni dipendenti interni hanno accesso ai tuoi account di social media aziendali, di solito vengono incluse le seguenti due misure di sicurezza (e aggiunte alle regole di cui sopra):
File in “data governance o sicurezza”: Assicurati che solo pochi membri del team interno abbiano password per le piattaforme di social media della tua azienda e aggiorna frequentemente le password per ridurre al minimo il rischio che finiscano nelle mani sbagliate.,
Trattare con ex dipendenti: se un dipendente viene lasciato andare o si dimette, assicurati di eliminare l’accesso di quella persona a tutti i canali di social media aziendali e modificare tutte le password dei social media al più presto, per garantire che l’ex dipendente non possa hackerare l’account.
Una linea guida generale per le politiche di social media: Tutti i dipendenti sono ambasciatori del vostro marchio datore di lavoro. Se stanno per pubblicare qualcosa che si vergognerebbero di dire ad alta voce, o che può perseguitarli nel futuro (a breve o lungo termine), allora dovrebbero pensarci due volte prima di pubblicarlo.,
In qualità di datore di lavoro, puoi mitigare questo rischio educando i dipendenti e proteggendo il tuo marchio allo stesso tempo. In un’epoca di oversharing in cui tutto sembra essere un gioco equo, la tua azienda eviterà di danneggiare la sua reputazione avendo queste politiche in atto.
Disclaimer legale: Nessuna delle informazioni fornite nel presente documento costituisce consulenza legale per conto di Monster.