Calcolo del libro paga correttamente può essere una sfida, soprattutto quando sei un piccolo imprenditore. La tua esperienza risiede nell’imprenditorialità – non necessariamente nel tenere traccia delle varie leggi sul lavoro e fiscali che si applicano a ciascuno dei tuoi dipendenti. Se si dispone di un singolo lavoratore o di un grande personale, la creazione di un accurato, affidabile sistema di buste paga eviterà gravi problemi per i dipendenti e il vostro business.,
Richiedi un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)
Il tuo EIN è un numero univoco assegnato specificamente alla tua azienda per scopi IRS. Questo numero identifica la tua azienda quando segnala informazioni sui tuoi dipendenti alle agenzie governative federali e statali. Esempi di queste informazioni includono il reddito totale e le imposte pagate per loro conto. Si può sentire l’EIN indicato come un modulo SS-4 o un codice fiscale — questi sono gli stessi come l’EIN.
Applicare per il vostro EIN attraverso l’IRS direttamente., Il modo più conveniente per completare questa transazione è attraverso un’applicazione online. Tuttavia, le domande sono accettate anche via fax e posta.
Controlla le normative statali e locali per ulteriori requisiti EIN
Sebbene molti stati e località accettino il tuo EIN federale per l’identificazione, alcuni richiedono numeri separati ai fini fiscali. Gli esempi includono New York, Massachusetts e Carolina del Sud. Puoi determinare la tua città e / o le normative statali visitando il sito Web delle piccole imprese dello stato appropriato.,
Comprendere la differenza tra appaltatore indipendente e dipendente
Se si impiegano appaltatori indipendenti o dipendenti impatti in modo significativo come reddito, Medicare, Sicurezza sociale, e le tasse di disoccupazione sono pagati, quindi è fondamentale per capire la distinzione tra i due.
Il test di base si riduce alle seguenti tre domande:
- Il datore di lavoro controlla quando, dove e come il lavoro è completato? Se è così, il lavoratore è probabilmente un dipendente.
- Il datore di lavoro controlla gli aspetti finanziari del lavoro?, Ad esempio, le spese sono rimborsate? Il datore di lavoro fornisce strumenti legati al lavoro, come i computer? Se è così, il lavoratore è probabilmente un dipendente.
- Il rapporto è in corso o il lavoratore è impiegato per un progetto specifico senza alcuna aspettativa di lavoro continuato? Il datore di lavoro offre benefici, come l’assicurazione sanitaria e il tempo libero pagato, al lavoratore? Se la relazione è in corso e / o se vengono offerti benefici, il lavoratore è probabilmente un dipendente.,
Ottieni i moduli dipendenti richiesti
Una volta che i tuoi documenti sono in ordine, sei pronto per assumere i tuoi dipendenti. Essere sicuri di raccogliere informazioni fiscali e del libro paga entro i primi giorni di lavoro per garantire che ricevono il loro primo stipendio in modo tempestivo. Si potrebbe desiderare di incoraggiare l’uso dei dipendenti di deposito diretto per i pagamenti più rapidi.
Ogni dipendente deve compilare un modulo di ritenuta fiscale federale W-4, che consente di calcolare la ritenuta fiscale corretta., I dipendenti devono anche compilare un modulo I – 9 per verificare che siano legalmente autorizzati a lavorare negli Stati Uniti.
Scegli il tuo periodo di paga
Meno periodi di paga hai, più facile è completare il tuo libro paga. Tuttavia, alcuni stati richiedono che i dipendenti siano pagati secondo un determinato programma, ad esempio, settimanale o bisettimanale. Se si desidera eseguire il libro paga meno spesso di una volta alla settimana, contattare il Dipartimento di Stato del Lavoro per determinare se il periodo di paga proposto è conforme alle normative statali.,
Crea processi relativi alle buste paga
Prima di poter emettere buste paga accurate, è necessario un metodo per monitorare le ore dei dipendenti. Ci sono molti strumenti disponibili per questo scopo, dai fogli di accesso di base alle piattaforme che monitorano l’attività dei dipendenti su telefoni o computer. È anche importante impostare politiche per il tempo libero pagato se si prevede di offrirlo, pagare gli straordinari e altri benefici.,
Dall’altro lato, è necessario disporre di un processo in atto per garantire che le detrazioni per benefici, tasse e simili siano pagate ai fornitori e alle agenzie appropriati per conto dei propri dipendenti.
Seleziona una piattaforma per il libro paga
Se prevedi di gestire il libro paga internamente, assicurati che tu o il tuo contabile siate a vostro agio con le sfumature di questo compito. Ci sono diverse piattaforme di alta qualità del libro paga disponibili per rendere le cose più facili., Tuttavia, la maggior parte delle piccole imprese preferiscono servizi di controllo in outsourcing, come questi professionisti hanno la conoscenza e l’esperienza per produrre payroll con precisione e in tempo.
Produci il tuo libro paga
Una volta che tu o il tuo controllore avete inserito le informazioni personali dei dipendenti nel tuo sistema di buste paga, sei pronto a produrre la tua prima corsa di buste paga. Utilizzando gli strumenti di cronometraggio che hai in atto per i lavoratori orari (non esenti), inserisci o segnala il numero di ore per ciascuno. I lavoratori dipendenti (esenti) non devono segnalare le loro ore. Sono pagati lo stesso importo ogni settimana.,
Nota: se stai facendo costi di lavoro nella tua contabilità, vorrai comunque che i dipendenti salariati monitorino le loro ore. Non sarà fattore nella loro paga settimanale, ma si vuole essere in grado di allocare con precisione il tempo di posti di lavoro per capire i costi. Considerare l’utilizzo di un programma di monitoraggio del tempo che si sincronizza con il software di contabilità generale per produrre questi rapporti. Molti avranno una sincronizzazione con il tuo libro paga così da poterli utilizzare per dipendenti salariati e orari allo stesso modo.,
Conservare i record richiesti
Alcuni record relativi alle buste paga devono essere conservati ai fini IRS. Come regola generale, è necessario conservare tutti i record per gli individui che sono attivamente impiegati, indipendentemente dalla durata del loro mandato. Molti record devono essere conservati per un certo periodo dopo la cessazione dell’occupazione. Ad esempio, i documenti fiscali sull’occupazione devono essere conservati per almeno quattro anni. Istruzioni specifiche sono disponibili attraverso l’IRS.,
Calcola e paga le imposte federali e statali sui salari
Infine, tu come datore di lavoro sei responsabile di effettuare i pagamenti delle imposte sui salari e produrre determinati rapporti. Generalmente, le relazioni sono dovute trimestralmente o annualmente. Utilizzare le risorse disponibili attraverso l’IRS e l’ufficio delle imposte dello stato per garantire che tutte le tasse e le relazioni siano gestite in modo appropriato.
Il libro paga accurato e puntuale è una delle responsabilità più importanti della tua azienda. In primo luogo, gli errori del libro paga sono un modo infallibile per sconvolgere i dipendenti., In secondo luogo, gli errori fiscali possono comportare multe e sanzioni significative. Considerare attentamente come il vostro libro paga sarà gestito per essere sicuri di evitare le insidie più comuni.,