Come mantenere il progetto in pista con i rapporti sullo stato del progetto

Perché i rapporti sullo stato sono importanti?

I migliori rapporti sullo stato del progetto creano responsabilità e proprietà all’interno del tuo team. Scoprono i problemi, mitigano i rischi e, soprattutto, assicurano di essere sulla buona strada verso gli obiettivi del progetto.

Per i client, i rapporti sullo stato del progetto forniscono valore. Dà loro la fiducia che il loro denaro sta offrendo valore. Può farli guardare bene ai loro capi., Può garantire che i finanziamenti continuino in futuro. Si può anche salvare totalmente il culo in quanto si dispone di una traccia cartacea nel caso in cui le cose vanno fuori dai binari.

I rapporti sullo stato del progetto vengono creati dopo che il piano di progetto è stato impostato e le cose sono in movimento. Se vogliamo ottenere super preciso, è durante il monitoraggio & Fase di controllo. In genere, vengono inviati su base settimanale o mensile. Diamine, puoi anche farlo ogni giorno – ma solo se necessario.

I rapporti sullo stato del progetto possono essere forniti in una varietà di metodi. Non esiste un modo perfetto per farlo. Email., Monitoraggio & Controllo. Verbalmente, e poi seguito con un PDF. Le opzioni e le combinazioni sono infinite.

I rapporti sullo stato del progetto non sono e non dovrebbero servire come produttori di attività& PMS perché fa parte delle responsabilità del lavoro. È dovere di un produttore / Project Manager fare report di stato significativi e utili. Non solo per “fare il rapporto sullo stato” che nessuno legge.

Cosa include un report sullo stato di un progetto?,

Nel report di stato, è necessario includere quanto segue:

Nome progetto / Nome client

Questo passaggio dovrebbe essere ovvio. Assicurati di registrare PER CHI è il rapporto e COSA comporta il rapporto (es. quale progetto).

Project Vision

Questa dovrebbe essere una semplice frase su quale sia il tuo progetto e quale sia l’obiettivo / visione principale. Una vista di 10.000 piedi. La buona notizia, è che una volta che è fatto – non sarà necessario rivederlo.,

Esempi:

• Guida i clienti qualificati ad “acquistare” kombucha tramite dispositivi mobili basati su un’interfaccia utente migliorata.
• Con questo progetto, speriamo di aumentare le vendite online di kombucha attraverso l’implementazione di una campagna di email marketing a goccia.
• Lanciare un sito web entro giugno 2018 che permette ai clienti di acquistare Killer Kombucha e riflette Killer Kombucha come avere la più alta qualità & best-tasting prodotto nella sua categoria.,

Project Health

Ci sono alcuni modi diversi per girare questo, ma mi piace molto il “metodo stoplight”. Verde per sempre. Giallo per alcuni problemi. Rosso per questo è un pasticcio caldo. Una nota di supporto è sempre utile.

Esempi:

• Verde: Abbiamo ottenuto l’approvazione sui progetti di e-mail a goccia. Nessun problema di bilancio in questo momento.
• Giallo: I progetti di e-mail a goccia necessitano di revisioni significative, pertanto la data di consegna finale è stata ritardata di 1 settimana.
• Rosso: La campagna di email a goccia ha drasticamente spostato la direzione dall’inizio., Abbiamo bisogno di set-up un incontro per stabilire un desideri / desideri per il progetto.

Un altro elemento che ti incoraggio vivamente a includere sarebbe il progetto spend& timeline. Fornendo al tuo cliente & aggiornamenti regolari sul rendimento del progetto rispetto al budget e alla tempistica, incoraggerai la consapevolezza e promuoverai il valore degli sforzi del progetto. Questo è anche un ottimo record per vedere le tendenze e impedire al tuo progetto di uscire dai sentieri.,

Cosa abbiamo completato Questo LASSO DI TEMPO

Questi dovrebbero essere elencati in formato bullet. Mantenere questi brevi & semplice. Non sono biglietti Jira. Non spiegare il “come” solo cosa.

Esempio:

• Ottenuto l’approvazione per 3 a goccia email disegni

• Completato il passaggio al team di sviluppo & consegna confermata timeline

Cosa Abbiamo in programma Di Completare Successivo lasso di tempo

Chiaro, compito preciso elenco qui presentato in formato di elenco puntato.,

Esempio:

• Sviluppare i tre messaggi di posta elettronica
• Eseguire interno di controllo qualità & test
• Passare al client QA & test

Problemi/Ostacoli

Questo è dove si può sollevare le bandiere rosse o gli ostacoli che ti impediscono di andare avanti.

Esempio:

• Se non otteniamo il feedback del cliente entro il 06/02, saremo in pericolo di non poter inviare l’e-mail ai consumatori lo stesso giorno in cui il prodotto sarà disponibile nei negozi.,

Prossime attività& Milestones

Una vista di 10000 piedi di quello che sta succedendo. C’è qualcosa che lo spettatore dovrebbe rivedere? Cosa succede dopo?,

Esempi:

• gg/mm: Cliente QA & Test
• gg/mm: Distribuzione di e-Mail

Ecco cosa sembra che tutte insieme:

Optional Includono Basato Sul Progetto:

• Link alla timeline del progetto
• Link a termine risultati finali
• elementi
• Divertente gif”, ” link del team, playlist, ecc.,
• Settimanale ringraziamenti e gratitudine ai membri del team e clienti
• Link a tutti gli articoli/tendenze del settore
• UN RAID log

non Includere Questo:

• Gettare Ombra
• Blabber
• Domande

Come Creare Un Rapporto di Stato del Progetto

Ora che avete una lista dettagliata di tutto ciò che deve essere incluso in un rapporto di stato…è ora di iniziare la segnalazione! Ecco una guida passo-passo in dettaglio come effettivamente sedersi e CREARE un rapporto di stato.,

Raccogli i tuoi dati

Prima di scrivere un rapporto devi raccogliere le informazioni su cui devi riferire. Ciò significa estrarre dati da varie fonti in modo da avere una piena comprensione del periodo di tempo, del budget, degli eventi e di altri elementi importanti.

Ottieni dati dal tuo software di gestione del progetto

Se stai utilizzando un software PM, molti dei tuoi dati chiave del progetto saranno pronti per essere utilizzati nel tuo rapporto, come il budget utilizzato o le ore trascorse., Ecco alcuni degli strumenti principali che consiglierei se non ne stai già usando uno:

Puoi anche vedere le panoramiche complete di questi strumenti di gestione del progetto.

Ottieni dati dalla timeline del progetto

La timeline del progetto dovrebbe includere date, eventi e / o azioni nell’ordine in cui si sono verificati. Questo è un ottimo primo posto per cercare di raccogliere informazioni per il vostro rapporto di stato. Questo documento ti ricorderà anche le prossime scadenze a cui dovresti richiamare l’attenzione.

Compilare informazioni finanziarie

È molto probabile che sia segnalazione sui costi e budgeting., Pertanto, è indispensabile avere questi dettagli prontamente disponibili quando ci si siede per costruire il vostro rapporto di stato. Tirare da schede attività, note spese, estratti conto bancari e stime whatever tutto il necessario per ottenere un quadro finanziario completo.

Determinare lo stato RAG

Si vuole lasciare il vostro cliente e / o team di sapere se il progetto è sano, in fase di stallo, o in crisi. Tuttavia, devi prima fare la tua ricerca e sviluppare una tesi per quale area cadi. Spetta al project manager richiamare l’attenzione sui cambiamenti di stato, da rosso (cattivo), ambra (ok) o Verde (tutto buono).,

Effettua il check – in con il tuo team

Ora hai le informazioni che A) sei a conoscenza e B) hai ritenuto importanti. Ma potrebbe essere saggio per il check-in con il tuo team e vedere se hanno ulteriori aggiornamenti o dettagli da aggiungere.

Fonte un modello di rapporto di stato (opzionale)

Non è necessario creare un rapporto di stato da zero. Come molti tipi di documenti, c’è una vasta gamma di modelli disponibili per l’uso, se lo si desidera. Basta scambiare il logo del luogo di detenzione per il logo della tua azienda e voilà, pronto per iniziare a segnalare.,

Scopri di seguito il modello di report sullo stato del progetto in DPM Membership.

Outline Segmenti chiave

Per la propria sanità mentale, zip attraverso l’intero documento e lasciare brevi 3-4 parole note jot nelle categorie principali per aiutare a guidare l’utente come un contorno. È troppo facile dimenticare qualcosa o andare su una tangente. Il tuo profilo aiuterà a mantenere le cose in pista.

Il riepilogo

La prima sezione che si desidera delineare è il riepilogo del report. A differenza del resto del tuo schema, potresti voler costruire 2-3 frasi complete e incontaminate qui., Questo sta per dettare il tono e la direzione il resto della relazione prenderà.

Esempio: Questo rapporto illustrerà lo stato attuale del progetto di marketing online per Killer Kombucha. Toccheremo lo stato della campagna di email marketing drip, con particolare attenzione alle attività di progettazione attuali e alla segmentazione delle liste del pubblico.

Gli elementi chiave/Pietre miliari

Annotare 2-3 elementi chiave e / o pietre miliari che si prevede di affrontare nel rapporto. Non sarai in grado di toccare ogni piccolo dettaglio del tuo lavoro, quindi dovresti scegliere un focus coerente.,

Esempio:

• E-blast header image approved
• In attesa di revisioni del testo del corpo dal client
• Raccomandazioni di segmentazione del pubblico finalizzate

Le note& Link

Altro da aggiungere? Qualcosa a cui vuoi collegarti? Hai un pensiero che non si adatta altrove? Lasciatevi un biglietto qui.

Scrivi una brutta prima bozza

La prima cosa che farai è creare una brutta prima bozza del tuo rapporto sullo stato., Ho imparato a conoscere la brutta prima bozza di “Everybody Writes” di Ann Handley e l’ho applicata a molti sforzi come PM.

Fondamentalmente, questo è dove basta vomitare tutto ciò che sai sul progetto all’interno del tuo modello impostato. Per me, questo è il momento in cui penso indietro e penso in avanti a quello che sta succedendo. Questo esercizio è importante perché ti permette di pensare davvero e digerire gli avvenimenti sul tuo progetto. Esso consente di scaricare tutte le informazioni fuori – senza punire se stessi per modificare e formattare lungo la strada.

Quindi, fai una pausa.,

Modifica il tuo lavoro

Torna indietro e modifica il tuo rapporto di stato. Si desidera assicurarsi che il rapporto sullo stato sia accurato e privo di errori. L’invio di report perfetti mostra ai tuoi clienti e al tuo team che hai messo tempo e pensieri nel rapporto sullo stato, che è importante e di valore. Errori semplici possono inviare il messaggio che non ti interessa.,

controlla che il tuo status report include i seguenti:

• Nome del Progetto/Nome del Client
• Visione del Progetto
• Progetto
• che Cosa è stato recentemente completato
• che Cosa si prevede di completare avanti
• Problemi/Ostacoli
• le Prossime Attività & Milestone

Anche…..

• Taglia la parola grasso. Puoi dire cose più semplici? Più diretto?
• Correggi la grammatica, la punteggiatura, l’ortografia
• Aggiungi tutto ciò che hai dimenticato o che è cambiato dalla tua prima bozza.
• Si può ottenere fino a una pagina?, Non richiesto – ma questo ti aiuterà a evitare il sovraccarico di informazioni.

Invia& Consegna

Ora hai creato il tuo rapporto sullo stato del progetto ed è pronto per l’invio. Ben fatto! Ecco alcuni suggerimenti per assicurarti che sia ricevuto positivamente dal team e dal tuo cliente.

Aggiungi zucchero prima di inviare

Ciò che è importante qui è che distribuisci al tuo team e ai tuoi clienti con un po ‘ di “zucchero”. Ho imparato questa preziosa abilità da un capo qualche anno fa. Essere gratuito. Sii gentile. Fai di tutto per consegnare questo rapporto sullo stato con una dose di allegria scritta., In altre parole, evitare di suonare come un robot.

I tuoi rapporti sullo stato del progetto saranno ricevuti in modo più positivo con una nota riflessiva rispetto a un link a “guarda qui” che invia un messaggio agli altri che il documento non è importante.

Consegna insieme a una riunione di stato

È comune che i rapporti di stato vengano emessi contemporaneamente a una riunione di rapporto di stato. Serve come un ordine del giorno generale e lasciare alle spalle voce per gli altri., Questo non è richiesto, ma certamente fornisce una grande opportunità per il team e / o cliente per discutere il progetto e uplevel eventuali rischi, sfide o preoccupazioni. Riemettere il rapporto di stato se sono state apportate modifiche durante la riunione di stato.

Modi efficaci per inviare un rapporto di stato

Slack, email, basecamp,Teamweek, ecc. Scegli un metodo e attenersi ad esso. Vorrei cercare di incoraggiarti a evitare di inviare più mezzi in modo da creare meno lavoro per te stesso e garantire che il pubblico sappia come e quando verrà consegnato.,

Conferma la ricezione & Engagement

L’ultima cosa che puoi fare è “inviare” il rapporto di stato e controllare. Il tuo team e il tuo cliente sono responsabili della lettura – è tuo compito seguire per far rispettare tale responsabilità.

Chiedi al pubblico del tuo rapporto di confermare di aver letto il rapporto entro 24 ore. Un semplice” capito ” o pollice in su emoji via Slack è grande. Hanno domande? Si desidera assicurarsi che il rapporto sullo stato del progetto venga letto ed è uno strumento efficace per la comunicazione del progetto.,

Chiunque non risponda-segui direttamente. Non rispondere a tutti e chiamarli fuori. E ‘ una forma scadente.

Risciacquare & Ripetere (+feedback)!

L’ultimo consiglio che ho è quello di chiedere al pubblico di fornire un feedback. Questo è un documento per loro. Si vuole garantire che sta aiutando – non male.

Check-in di tanto in tanto per vedere se c’è qualcosa che si può tagliare, includere o migliorare per rendere i rapporti di stato servire il vostro team e clienti meglio.,

Report sullo stato del progetto Best Practice

Ok, ora che sappiamo di cosa si tratta, cosa include e come crearne uno, ecco alcune cose da fare e da non fare generali per aiutarti a guidarti. Ecco il mio miglior consiglio per creare un rapporto sullo stato per le età:

Ospitare diversi stili di apprendimento

Ricorda: non tutti possono leggere un intero documento di testo e farlo attaccare. Includi testo, note jot, immagini e link nel tuo rapporto sullo stato per evidenziare aree importanti. Inoltre, pianificare alcuni client facetime con ogni rapporto., Parlare fuori e fare domande on-the-fly farà più di un impatto per il vostro cliente.

Mantieni le cose semplici, stupide! (BACIO)

Ah, sì – il buon vecchio K. I. S. S. preside. Mantenere il rapporto di stato semplice, per il bene del cliente e la vostra. Se un rapporto di stato sta prendendo troppo tempo per creare o leggere, si sta diminuendo la probabilità che queste cose stanno per accadere (o, almeno, accadere con qualsiasi livello di precisione).,

Rimani responsabile programmando riunioni di stato ricorrenti

Il primo rapporto sullo stato + riunione può sembrare un po ‘ una corsa, ma diventa solo più facile col passare del tempo. Presto, cadrai in una routine che rende seconda natura per costruire e condividere un rapporto di stato. Pianificare riunioni di stato ricorrenti destra fuori del blocco, non come si è pronti per loro, per tenere conto di una scadenza.

Prova a rendere le riunioni di stato un po ‘ più divertenti

L’interazione umana ci rende, beh, umani. Prenditi un breve momento per recuperare il ritardo su cose non legate al lavoro., Rompere il ghiaccio con qualcosa di informale e memorabile, basta stare lontano da “faux pas” argomenti come pettegolezzi o politica. Essere un ascoltatore attivo e fare uno sforzo per conversare in un modo che si sente naturale, non come si dispone di un ordine del giorno.

Avere sempre un rapporto di stato on-the-go

Non lasciare i preparativi rapporto di stato fino all’ultimo minuto. Invece, avere un documento in corso che è possibile aggiungere a come gli eventi accadono in tempo reale. Pensate in questo modo: Se qualcuno ha bisogno di un rapporto di stato immediato out-of-the-blue, si desidera qualcosa che si può mostrare loro subito. Siate sempre preparati!,