Come va il tuo sistema di archiviazione? Frustrante? Trovi che è troppo difficile ricordare dove vanno le cose? Hai mai problemi a trovare un documento specificodi nuovo una volta che lo hai nascosto? Si può anche avere tre o quattro file thatcontain le stesse informazioni, ma sono etichettati in modo diverso-che casino!
Risolvere il problema
Che cosa causa la caduta di un sistema di archiviazione? Le probabilità sono che non era molto ofa “sistema” per cominciare., Più probabilmente, era solo un assortimento casuale difile individuali che in realtà non avevano alcuna connessione tra loro.
Per creare un sistema di archiviazione veramente efficace, è necessario iniziare con un piano.Semplicemente schiaffeggiare un’etichetta su una cartella non la taglierà. Non preoccupatevi però; we’regoing per impostare un sistema di archiviazione che può ospitare qualsiasi tipo di carta – homeor ufficio., Per le forniture tutto ciò di cui hai veramente bisogno sono diversi colori di 2/5 cartelle colorate cuttab e alcune cartelle appese in basso
Creazione di categorie di file
Guarda il tuo attuale sistema di archiviazione (o quel mucchio di carta che stai cercando di archiviare per mesi) e inizia a ordinare i tuoi documenti in ampie categorie.”Finanze” potrebbe essere uno; “roba casa” potrebbe essere un altro. A questo punto, non ci concentriamo sui dettagli del tuo sistema di archiviazione. Francamente non importa se si tratta di una carta di credito o di un estratto conto bancario in questo momento. Ci preoccuperemo di queste distinzioni più tardi.,
Sottocategorizzazione
Scegli uno dei tuoi pali “categoria principale” e ordiniamolo di nuovo.Questa volta, pensa a rompere la tua carta in sottocategorie più piccole. Ad esempio, il tuo mucchio di “finanze” potrebbe essere diviso in:
- conto di risparmio
- conto corrente
- prestito per studenti
- conto della carta di credito
Sii specifico; non dire semplicemente che sono “estratti conto bancari”. Determina a qualeaccount appartengono e suddividono ciascuno in una pila separata. Non vogliamo che tutti i file “bunking” con altri file – ognuno ottiene il proprio separatefolder.,
Codifica a colori
A ciascuna categoria principale di documenti dovrebbe essere assegnato un colore diverso (yourchoice) – e poi metteremo ciascuna delle sue sottocategorie in una cartella di file individuale. Nell’esempio sopra, “finanze” potrebbe essere verde, eogni account ottiene una cartella di file verde separata. Sembra un piccolo, ma la codifica a colori del tuo sistema ti farà risparmiare un’enorme quantità di tempo per tamponare e recuperare documenti.
Essere in grado di guardare nel cassetto dei file e vedere corpi distinti di informazioni spezzati dal colore ha SENSO per il tuo cervello., Quando Lei sa che la sezione di yourfinancial è verde, la sua sezione di casa è blu e la Sua macchina papersare in rosso, Lei non ha nemmeno bisogno di pensare perché la sua mano solo naturallygoes alla parte destra del Suo cassetto di archivio.
Creazione di etichette
Ora che ognuno ha la propria cartella colorata, dobbiamo etichettare ogni file.Quando crei le tue etichette, passa da generale a specifico. Non dirmi che stai archiviando documenti per la tua “carta di credito Visa” – chiamala “carta di credito: Visa”.,Quando organizzi le tue cartelle in ordine alfabetico, tutti i file ” carta di credito “(non importa quanti ne hai) – saranno insieme nella sezione” finanze”.
Il nostro obiettivo è quello di mantenere i file correlati in prossimità gli uni agli altri. Fai questo ancora e ancora per ogni raggruppamento di file finché non hai etichettato ogni filein ogni categoria principale. Personalmente uso le etichette Viewables® perché sono pulite, facili da leggere e posso stamparle dal mio computer.,
Riempire il cassetto
Tutto quello che dovete fare ora è mettere i file all’interno di ogni categoria principale in alphabeticalorder, e poi mettere le categorie principali stessi nel cassetto in alphabeticalorder.
Posiziona le cartelle colorate nelle cartelle inferiori della scatola appesa per tenerle in posizione verticale nel cassetto. Le schede tagliate 2/5 mostrano sopra i file appesi e le tabsare in linea retta per una facile lettura.
Ogni volta che hai bisogno di trovare un documento o mettere qualcosa in una cartella, cerca prima la categoria principale corretta (facilmente identificata da entrambe le etichette e dal colore)., Con il giusto sistema di archiviazione è facile mettere le mani sul file corretto senza molte ricerche.
di Ramona Creel
Guarda o Ascolta su come impostare un sistema di archiviazione efficace sul podcast “Tenerti organizzato”.