7 Modi per scrivere una migliore To-Do List e ottenere di più fatto

To-do list sono un ottimo modo per tenere traccia delle attività in sospeso, ma possono essere poveri motivatori. Spesso finiscono troppo lunghi, troppo corti, troppo vaghi, troppo confusi, troppo impegnati, ingombranti, stantii e dimenticati, o anche troppo meticolosamente pianificati.

Non sembra una pratica complicata—scrivere alcune cose che vuoi fare ogni giorno—ma così spesso lo è.,

Se hai trovato la tua semplice lista di cose da fare tutt’altro, usa una o più di queste sette tecniche per creare una lista di cose da fare migliore.

Nota perché ogni cosa da fare nella tua lista è importante

Per molti di noi, le to-do list si sentono come catene. Ci rendono miserabili e indeboliscono la nostra energia piuttosto che motivarci a fare di più.,

Art Markman, professore di psicologia e marketing, presso l’Università del Texas a Austin, dice che questo è perché la nostra to-do list sono troppo spesso solo collezioni di noioso, stressante, o banali operazioni:

Se si confrontarsi ogni giorno con i promemoria di solo il meno divertente del tuo lavoro, probabilmente di vento fino a minare la vostra motivazione per venire a lavorare.

Se questo suona come la tua lista di cose da fare, Markman suggerisce una soluzione molto semplice: riformulare la tua lista per concentrarti sul tuo scopo più grande al lavoro., Se colleghi i compiti della tua lista di cose da fare al tuo scopo più grande, si sentiranno meno noiosi e banali e più importanti e motivanti.

Considera di aggiungere una frase a ogni attività nella tua lista di cose da fare che spieghi il valore del completamento di tale attività. Se è possibile definire chiaramente perché un compito deve essere fatto, vi sentirete più motivati a completarlo.

Elimina attività Low/No-Value e Nice-To-Dos

Un altro vantaggio della definizione del valore delle attività nella tua lista delle cose da fare: ti aiuta a trovare le attività che probabilmente non vale la pena fare., Se non riesci a capire quale valore fornirà il completamento di un’attività, probabilmente dovresti semplicemente eliminarlo dalla tua lista.

Uno dei problemi più comuni con le liste delle cose da fare è che sono schiaccianti. Quando aggiungi costantemente nuove cose da fare alla tua lista mentre ti vengono in mente, spesso finisci con dozzine o centinaia di cose da fare.

Ogni giorno, devi analizzare tutti questi elementi per decidere su cosa concentrarti in seguito. E ogni giorno, la crescente dimensione della vostra lista si sottolinea fuori. Si può mai ottenere attraverso di loro tutti.,

Eliminazione di basso valore, no-valore, e nice-to-do attività dalla vostra lista aiuta a creare una migliore to-do list perché rende la vostra lista più gestibile, meno stressante, e più skimmable. Mantiene i vostri compiti più urgenti e importanti top-of-mind e ti aiuta a evitare di essere distratti da compiti che non si muove l’ago.,

E se sei preoccupato che perderai traccia delle attività che potresti eventualmente voler fare in tempo eliminandole dalla tua lista, puoi usare uno strumento come MeisterTask per spostare quelle cose da fare sulla propria lista “un giorno” che puoi rivedere occasionalmente quando hai finito le cose da fare.

Questo mantiene separati i tuoi elenchi di cose da fare importanti e non importanti, ma ti consente di tenere traccia delle cose da fare che potresti voler affrontare quando il lavoro è lento.,

Creare un Elenco Di cose da Fare per Ogni Settimana o Ogni Giorno

Se hai cancellato tutti i tuoi no/basso valore di nice-to-have compiti dal tuo elenco di cose da fare e trovo ancora travolgente, considerare l’utilizzo di uno dei seguenti priorità tecniche per creare una to-do list per ogni settimana o ogni giorno:

• MITs – Zen to Done di Leo Babauta raccomanda di iniziare ogni giorno con la scelta tra l’una e le tre attività che è necessario concentrarsi su quel giorno. Queste sono le tue attività più importanti (MITs) e non dovresti lavorare su nient’altro fino a quando queste attività non saranno completate.,
• Metodo Ivy Lee-Alla fine di ogni giornata lavorativa, scegli sei attività su cui concentrarti domani, ordinale in priorità da 1 a 6 e poi lavora su tali attività in ordine di priorità il giorno successivo fino a quando tutte e sei le attività sono complete.
• 1-3-9 – All’inizio di ogni giornata lavorativa, scegli 13 attività su cui concentrarti: un’attività ad alta priorità, tre attività a media priorità e nove attività a bassa priorità. Completare prima l’attività ad alta priorità, seguita dalle attività a media priorità e infine dalle attività a bassa priorità.,

A seconda delle dimensioni dei tuoi compiti, puoi completare questi esercizi all’inizio di ogni giorno o all’inizio di ogni settimana. Se le tue attività richiedono solo poche ore per essere completate, ogni giorno dovrebbe funzionare bene. Se hai compiti per lo più di più giorni, pianifica e assegna priorità settimanalmente.

Quando si utilizzano questi metodi, aiuta ad avere uno strumento di to-do list che lo rende facile da trascinare e rilasciare le cose da fare in diverse corsie. Ad esempio, ecco come è possibile impostare MeisterTask per funzionare perfettamente per il metodo 1-3-9.,

Scomponi le cose da fare grandi in cose da fare più piccole

Uno dei modi più rapidi per essere sopraffatti quando guardi la tua lista di cose da fare è avere una lista piena di compiti mostruosi che richiederanno settimane per essere completati.

Diciamo che uno dei vostri compiti è ” piano 2020 calendario editoriale.,” E ‘ un enorme impresa composto di molte piccole attività come:

• comportamento di ricerca di parola chiave
• comportamento competitivo di ricerca
• controllo e catalogo di contenuti esistenti
• consultare le idee backlog
• sollecitare idee dal servizio di assistenza e vendita
• chiedi ai clienti di idee
• valutare tutte le idee
• creare calendario

Che settimana di lavoro hai combinati in un singolo a fare la voce.

Invece di avere molte attività molto grandi nelle tue liste, dedica un po ‘ di tempo a suddividere quelle attività di grandi dimensioni nei più piccoli componenti completabili.,

Questo non solo renderà più facile pianificare i tuoi giorni e le tue settimane, ma ti darà anche la soddisfazione di vedere più elementi completati nella tua lista, il che dovrebbe aiutarti a motivarti a continuare a lavorare attraverso la tua lista.,

Scrivere “Quello che io Probabilmente Fare” la Lista

Mark Forster, autore di molti produttività libri, una volta condotto una produttività esperimento, dove scrisse la sua lista di to-do per il giorno e poi riporlo in un cassetto. Forster sperava che scrivere la lista sarebbe stato sufficiente per fargli ricordare cosa c’era su di esso e fare tutto.,

Purtroppo, quando la fine della giornata rotolò, Forster tirò fuori la lista dal suo cassetto e si rese conto che non aveva fatto nemmeno un compito nella lista!

Pensando al motivo per cui l’esperimento è fallito, Forster ha escogitato un altro approccio: il giorno dopo, ha scritto un elenco di ciò che pensava di fare effettivamente. Questo è stato più di un elenco di previsione che il tipo di speranza lista dei desideri la maggior parte di noi fanno per le nostre liste di attività quotidiane.

Ancora una volta, Forster ha messo la lista nel cassetto. Ma questa volta, è riuscito a completare ogni attività della lista—e tutto senza guardarlo una volta!,

Il trucco di questo approccio, dice Forster, è fare la lista in risposta alla domanda:

Cosa penso che farò oggi?

La domanda cambia il modo in cui ti avvicini alla creazione di un elenco di cose da fare per il giorno. Invece di pianificare in base a ciò che speri di realizzare, pianifichi in base a ciò che credi di realizzare, il che ti aiuta a creare un piano migliore e più realistico.,

Usando questo approccio, Forster ha scoperto che non solo ha fatto di più durante il giorno, ma è persino riuscito a superare alcuni compiti che aveva rimandato per molto tempo.

Se trovi che la tua realtà raramente corrisponde al piano che fai prima del tempo, prova a fare la tua lista di cose da fare in risposta alla domanda di Forster e vedi quale differenza fa per la tua produttività.

Rendi pubblica la tua lista di cose da fare

Anche se potrebbe non essere pratico per ogni lista di cose da fare, un altro modo per scrivere una lista di cose da fare migliore è rendere pubblica la tua lista in modo che chiunque possa vederla.,

Questo è qualcosa che lo sviluppatore di software Joe Reddington ha fatto nel 2016, dicendo “è stato il cambiamento più efficace nella mia produttività in almeno due, forse cinque anni.”

Perché una lista di cose da fare pubblica ha avuto un effetto così grande sulla produttività di Reddington? Era tutto su come ha scritto la sua lista di cose da fare.

Non appena ha reso pubblica la lista e si è reso conto che altre persone potevano leggerla, Reddington ha visto cose che aveva trascurato quando la lista era privata. Aveva incluso compiti duplicati, compiti scritti come domande piuttosto che dichiarazioni su cui poteva agire e aveva molti compiti scritti male nella sua lista.,

Reddington è andato oltre la sua lista e riscritto molti dei suoi compiti, così come l’eliminazione di duplicati. Il processo di riscrittura delle attività in modo che avessero un senso per le altre persone, ha detto Reddington, lo ha fatto riflettere attentamente e definirli meglio:

Quando scrivi un oggetto da fare per qualcun altro da leggere, dici loro cosa deve effettivamente accadere, ma quando lo scrivi per te stesso, ti lasci una nota criptica.,

Anche se non vuoi rendere pubblico l’intero elenco delle attività, puoi replicare i vantaggi dell’esperimento di Reddington immaginando che qualcun altro leggerà la tua lista delle cose da fare.

Scrivere i tuoi compiti come se fossero letti da qualcun altro ti costringerà ad articolarli e definirli in modo più chiaro, rendendo più facile e veloce agire su di essi in un secondo momento.

Disegna la tua lista di cose da fare

Vuoi solo ricordare cosa devi fare invece di dover fare riferimento a una lista costantemente?, Se è così, probabilmente avrai le migliori possibilità di ricordare cosa devi fare se disegni la tua lista di cose da fare invece di scrivere semplicemente le attività.

In uno studio del 2016, i ricercatori hanno dato alle persone 40 secondi per disegnare parole o scriverle ripetutamente. Dopo aver disegnato/scritto una varietà di parole, ai partecipanti è stato chiesto di ricordare le parole. Coloro che avevano disegnato le parole ricordavano più del doppio delle parole di coloro che scrivevano le loro parole.

I ricercatori ritengono che la differenza possa essere dovuta al numero di abilità diverse che usiamo quando disegniamo., Dobbiamo immaginare l’oggetto nella nostra mente, pensare alle sue proprietà fisiche per capire come raffigurarlo in un disegno e usare le nostre capacità motorie per disegnarlo sulla pagina.

Gli autori dello studio dicono che questa combinazione potrebbe farci creare una memoria più forte della parola:

Crediamo che il vantaggio nasca perché il disegno aiuta a creare una traccia di memoria più coesa che integra meglio le informazioni visive, motorie e semantiche.,

Quindi se trovi che non stai facendo abbastanza perché dimentichi ciò che hai pianificato per il giorno—o stai perdendo tempo a guardare la tua lista di cose da fare più e più volte durante il giorno-prova a disegnarlo invece. Potreste essere sorpresi di quanto meglio si ricorda tutto ciò che si voleva ottenere fatto.

Se il disegno non è il tuo forte, puoi anche provare a utilizzare uno strumento di mappatura mentale come MindMeister per creare elenchi di cose da fare più visivi.,

La natura visiva di una mappa mentale ti aiuterà a creare un’immagine nella tua mente delle cose che devi fare, e puoi anche allegare immagini alla tua mappa mentale per ulteriori spunti visivi a cui fare riferimento quando stai cercando di ricordare cosa deve essere fatto.

Iniziare a costruire una migliore To-Do List

Mentre le tecniche giuste possono certamente aiutare a costruire una migliore to-do list, gli strumenti giusti possono aiutare, anche. Se stai cercando uno strumento migliore per fare, considera l’utilizzo di MindMeister e MeisterTask insieme.,

Mind-mapping strumento MindMeister rende facile creare visual to-do list, per brainstorming le attività che dovete fare, e di suddividere le attività di grandi dimensioni in componenti più piccoli.

Quindi, con l’integrazione MindMeister-MeisterTask, puoi inviare le tue attività direttamente allo strumento di gestione delle attività MeisterTask dove puoi pianificare le tue giornate usando MITs o 1-3-9 e condividere la tua lista di cose da fare con gli altri.

Con le giuste tecniche e gli strumenti giusti, sarai sulla buona strada per una migliore lista di cose da fare.,

Originariamente pubblicato nel novembre 2016, questo post è stato aggiornato con alcuni suggerimenti aggiuntivi su come costruire una migliore lista di cose da fare.