Mantenere i documenti elettronici organizzati può essere un bel lavoro di routine nel mondo “wired” di oggi.
Oltre a memorizzare i documenti localmente su desktop, laptop o dispositivi mobili, sempre più aziende utilizzano il cloud per applicazioni aziendali di base e archiviazione di file.
Complicando ulteriormente il problema di archiviazione è la necessità per molte aziende di condividere documenti tra i dipendenti., All’interno di un ufficio, questo è in genere realizzato utilizzando un file server o Network Attached Storage Device (NAS).
Se è richiesto l’accesso mobile condiviso, i documenti possono essere archiviati nel cloud e condivisi assegnando le autorizzazioni di accesso.
Il risultato di tutto questo può essere un incubo di gestione dei file con alcuni dei documenti di una persona memorizzati nel cloud e alcuni localmente, e anche singoli documenti memorizzati solo in un luogo o nell’altro.,
L’organizzazione è la chiave per la gestione elettronica dei file
Ovunque i documenti siano archiviati è importante mantenerli organizzati e aggiornati. L’obiettivo della gestione elettronica dei file è quello di garantire che si può trovare quello che stai cercando, anche se siete alla ricerca di anni dopo la sua creazione.
La maggior parte degli uomini d’affari hanno in un momento o in un altro stato nella posizione imbarazzante di avere una chiamata del cliente e non essere in grado di individuare rapidamente la fattura rilevante o altri documenti importanti del cliente., Altrettanto fastidioso è rimescolare intorno a fine anno cercando di trovare documenti relativi ai conti aziendali per il contabile o peggio ancora, il fisco.
La corretta organizzazione dei documenti digitali è particolarmente critica in un ambiente condiviso – se uno dei tuoi dipendenti è assente (temporaneamente o permanentemente!) si dovrebbe essere in grado di individuare facilmente tutti i documenti creati o gestiti da quella persona.
La potenziale perdita di problemi di dati con dipendenti scontenti e in partenza è un motivo in più per proteggere i dati aziendali.,
Questi suggerimenti per la gestione dei file ti aiuteranno a mantenere accessibili i tuoi file:
1. Utilizzare le cartelle di installazione predefinite per i file di programma
Utilizzare le posizioni dei file predefinite quando si installano programmi applicativi. In Windows, per convenzione i file di programma dell’applicazione risiedono nella directory (Lettera di unità:)->Programmi. L’installazione di applicazioni altrove è confusa e non necessaria.
2. Un posto per tutti i documenti
Posizionare tutti i documenti in una singola cartella “root”., Per un singolo utente in un ambiente Windows, il percorso predefinito è la cartella Documenti.
In un ambiente di condivisione file prova a fare lo stesso. Creare una singola cartella principale (chiamata “Documenti condivisi” per esempio) e memorizzare tutti i documenti in sottocartelle all’interno della cartella principale. Avere un’unica posizione per tutti i documenti elettronici rende più facile trovare le cose e per eseguire backup e archivi.
3. Creare cartelle in una gerarchia logica
Questi sono i cassetti dello schedario del computer, per così dire., Usa un linguaggio semplice per nominare le tue cartelle; non vuoi guardare questo elenco di cartelle in futuro e chiederti cosa significa “TFK” o qualsiasi altra abbreviazione interessante che hai inventato.
4. Cartelle Nest All’interno di cartelle
Creare altre cartelle all’interno di queste cartelle principali in caso di necessità. Ad esempio, una cartella denominata “Fatture” potrebbe contenere cartelle denominate “2018”, “2017” e “2016”. Una cartella denominata per un client potrebbe includere le cartelle “dati cliente”e ” corrispondenza”., L’obiettivo è quello di avere ogni file in una cartella piuttosto che avere un gruppo di file orfani elencati.
Non creare strutture di cartelle complesse e profondamente stratificate. Ove possibile, utilizzare invece nomi di file descrittivi.
5. Segui le convenzioni di denominazione dei file
Usa nomi di file descrittivi per una facile identificazione e recupero, ma non esagerare: i nomi di file / percorsi hanno limiti di lunghezza che variano tra i sistemi operativi.
Sotto Windows la lunghezza massima del percorso completo per un file (ad es., la lettera di unità + nomi delle cartelle + nome file) è di 260 caratteri. Utilizzare abbreviazioni comuni ove possibile, come Jan per gennaio o Corp per Corporation.
6. Essere specifici
Dare ai file elettronici nomi logici e specifici e includere le date nei nomi dei file, se possibile. L’obiettivo quando si nominano i file è quello di essere in grado di dire di cosa si tratta il file senza doverlo aprire e guardare. Quindi, se il documento è una lettera a un cliente che gli ricorda che il pagamento è in ritardo, chiamalo qualcosa come “overdue_20180115”; piuttosto che qualcosa come “lettera”., Come farai a sapere chi è la lettera senza aprirla?
Se si condividono file tramite e-mail o dispositivi portatili, è possibile che il nome del file includa informazioni più specifiche, poiché le informazioni sulla cartella non verranno incluse nel file condiviso.
Ad esempio, se il documento si trova in Documenti\Fatture\2017\Clienti\Doe_John_20180416.doc e il file è condiviso o inviato via email tutto il destinatario vedrà è il Doe_John_20170416.doc e potrebbe non essere in grado di dire che il file è una fattura cliente senza aprirlo.
7., File as You Go
Il momento migliore per archiviare un documento è quando lo crei per la prima volta. Quindi prendi l’abitudine di usare la finestra di dialogo “Salva con nome” per archiviare il tuo documento e nominarlo, mettendolo al posto giusto in primo luogo.
8. Ordina i tuoi file per la tua comodità
Se ci sono cartelle o file che usi molto, costringili in cima all’elenco dei file rinominandoli con un ! o un AA all’inizio del nome del file.
9., Elimina regolarmente i tuoi file
A volte ciò che è vecchio è ovvio come nell’esempio della cartella denominata “Fatture” sopra. Se non lo è, mantieni le tue cartelle ordinate eliminando i vecchi file.
Non eliminare i file relativi alle attività commerciali a meno che non si sia assolutamente certi che non sarà mai più necessario il file. Invece, nella vostra collezione principale di cartelle sotto la cartella principale, creare una cartella chiamata ” Vecchio “o” Inattivo ” e spostare i vecchi file in esso quando ci si imbatte in loro.
10., Eseguire il backup dei file regolarmente
Se si sta copiando i file su un’altra unità o su nastro, è importante impostare e seguire un regolare regime di backup.
Una buona gestione dei file rende facile trovare ciò che si desidera
La gestione dei documenti elettronici dovrebbe essere parte di una strategia generale di gestione dei documenti per la propria azienda. Un piano di gestione dei documenti corretto dovrebbe includere tutti gli aspetti della gestione dei documenti, tra cui archiviazione, recupero, backup e sicurezza.,
La funzione di ricerca è una cosa meravigliosa, ma non corrisponderà mai alla facilità di poter andare direttamente in una cartella o in un file. Se segui questi suggerimenti per la gestione dei file in modo coerente, anche se non sai dove si trova qualcosa, sai dove dovrebbe essere – un enorme vantaggio quando si tratta di trovare ciò che stai cercando. Buone pratiche di gestione dei file farà risparmiare tempo e denaro.,