Számlák fizetendő folyamat

a fizetendő számlák folyamata vagy funkciója rendkívül fontos, mivel szinte az összes vállalat fizetését magában foglalja a bérszámfejtésen kívül. A számlafizetési folyamatot egy nagyvállalat számlafizetési részlege, egy közepes méretű társaság kis személyzete, vagy egy könyvelő vagy esetleg egy kisvállalkozás tulajdonosa végezheti.

a Társaság méretétől függetlenül a fizetendő számlák feladata, hogy csak a Társaság számláit és számláit fizesse ki, amelyek jogszerűek és pontosak., Ez azt jelenti, hogy mielőtt egy eladó számlát belépett a számviteli nyilvántartásokat, ütemezett fizetés a számla tükröznie kell:

• mi a vállalat elrendelte
• mi a cég megkapta
• a megfelelő fajlagos költségek, számítások, összesen, feltételek, stb.

a Társaság készpénz-és egyéb eszközeinek védelme érdekében a fizetendő számlafolyamatnak belső ellenőrzéssel kell rendelkeznie., Néhány ok, a belső ellenőrzés, hogy:

• megakadályozza a kifizető csalárd számla
• megakadályozza a kifizető pontatlan számla
• megakadályozzák megfizetni az eladó számla kétszer
• lehet biztos abban, hogy eladó a számlák elszámolt

Rendszeresen vállalatok kérjen szakmai segítséget, hogy javítsa a belső kontrollok.

a fizetendő elszámolásnak hatékonynak és pontosnak kell lennie ahhoz, hogy a vállalat pénzügyi kimutatásai pontosak és teljesek legyenek., A kettős könyvelés miatt az eladó számlájának elmulasztása valójában két számlát okoz a helytelen összegek jelentésében. Például, ha egy javítási költséget nem időben rögzítenek:

1. a felelősséget kihagyják a mérlegből, és
2. a javítási költséget kihagyják az eredménykimutatásból.

Ha a javítási számlát kétszer rögzítik, akkor két probléma is lesz:

1. a kötelezettségek túlértékelődnek, és
2. a javítási költségek túlértékelődnek.,

más szóval, anélkül, hogy a fizetési folyamat naprakész és jól futna, a Társaság vezetése és a pénzügyi kimutatások többi felhasználója pontatlan visszajelzést kap a vállalat teljesítményéről és pénzügyi helyzetéről.

a rosszul futó számlák fizetési folyamata azt is jelentheti, hogy hiányzik a kedvezmény bizonyos számlák korai kifizetésére. Ha az eladói számlákat nem fizetik ki, amikor esedékessé válnak, a beszállítói kapcsolatok feszülhetnek. Ez ahhoz vezethet, hogy egyes gyártók készpénzt követelnek a szállításkor., Ha ez bekövetkezne, annak szélsőséges következményei lehetnek egy készpénzszíjas társaság számára.

csakúgy, mint a számlák fizetésének késedelme problémákat okozhat, így a számlák túl hamar fizethetnek. Ha a szállítói számlákat a szükségesnél korábban fizetik ki, előfordulhat, hogy nem áll rendelkezésre készpénz más számlák fizetésére esedékességük szerint.

beszerzési utasítás

a megrendelést vagy PO-t egy vállalat készíti el, hogy pontosan közölje és dokumentálja azt, amit a vállalat megrendel az eladótól. A megrendelés papíralapú változata egy több példányos űrlap, több ember számára terjesztett másolatokkal., A nép vagy osztály kap egy példányt a PO közé:

• a kérő személy egy PO kiállítani az áruk vagy szolgáltatások
• a számlákat osztály
• a fogadó osztály
• az eladó
• az a személy, készül a megrendelés

A megrendelés jelzi, egy PO-szám, dátum készített, a cég nevét, a forgalmazó nevét, neve, telefonszáma, kapcsolattartó személy, a tételek vásárolt, a mennyiség, egység árak, szállítás módja, dátuma szükséges, valamint az egyéb vonatkozó információk.,

a megrendelés egy példányát a háromirányú mérkőzésen fogjuk használni, amelyet később tárgyalunk.

átvételi jelentés

a fogadó jelentés a vállalat dokumentációja a kapott árukról. A fogadó jelentés lehet papírforma vagy számítógépes bejegyzés. Az átvevő jelentésben szereplő áruk mennyiségét és leírását össze kell hasonlítani a vállalat megrendelésére vonatkozó információkkal.

a beérkező jelentés és a rendelési információk egyeztetése után össze kell hasonlítani őket a szállítói számlával., Ezért a fogadó jelentés a háromirányú mérkőzés három dokumentumának második része (amelyet hamarosan tárgyalunk).

Szállítói számla

a szállító vagy az eladó számlát küld annak a társaságnak, amely az árut és/vagy szolgáltatást hitelre megkapta. Amikor a számla vagy számla érkezik, az ügyfél utal rá, mint egy eladó számla. Minden szállítói számlát a feldolgozásért fizetendő számlákra irányítanak., A számla hitelesítését és jóváhagyását követően az összeget jóváírják a Társaság által fizetendő számlán, és egy másik számlára is megterhelik (gyakran költségként vagy eszközként).

a szállítói számla ellenőrzésének közös technikája a háromirányú mérkőzés.

Three-way match

a fizetendő folyamat gyakran a háromirányú egyezés néven ismert technikát használja annak biztosítására, hogy csak érvényes és pontos szállítói számlákat rögzítenek és fizetnek., A háromirányú mérkőzés a következőket foglalja magában:

csak akkor, ha a három dokumentum adatai egyetértésben vannak, az eladó számlája bekerül a fizetendő számlába, és fizetésre kerül.

a vállalat erőforrásainak jó belső ellenőrzése fokozódik, ha a vállalat külön alkalmazottat rendel egy meghatározott, korlátozott felelősséggel., A következő ábra a fizetendő számlák szétválasztásának (vagy elkülönítésének) fogalmát szemlélteti:

a feladatok elválasztása esetén egynél több tisztességtelen személynek kell lopnia a társaságtól. Ezért a kisvállalkozások, amelyek nem rendelkeznek elegendő személyzettel a munkavállalók felelősségének elválasztására, nagyobb kockázatot jelentenek a lopásra.

a háromirányú mérkőzés illusztrálásához tegyük fel, hogy a BuyerCo-nak 10 festékkazettára van szüksége a nyomtatókhoz., BuyerCo kiad egy megrendelést, hogy SupplierCorp 10 patron a $ 60 per patron, hogy kell szállítani 10 nap. A Po egy példányát elküldik a szállítónak, egy példányt a patronokat igénylő személyhez, egy példányt a fogadó osztályhoz, egy példányt a fizetendő számlákhoz, egy példányt pedig a PO-t készítő személy megőrzi. Amikor a BuyerCo megkapja a patronokat, egy fogadó jelentés készül.

a háromutas mérkőzés magában foglalja a következő információk összehasonlítását:

1. a vállalat beszerzési megbízásának leírása, mennyisége, költsége és feltételei.,
2. az átvevő jelentésben feltüntetett áruk leírása és mennyisége.
3. az eladó számláján szereplő leírás, mennyiség, költség, feltételek és matematika.

miután megállapította, hogy az információk összeegyeztethetők, a szállítói számla beírható a fizetendő felelősségszámla-számlába. A számviteli szoftverbe bevitt információk tartalmazzák a számla hivatkozási adatait (eladónév vagy kód, számlaszám és dátum stb.).), a fizetendő számlákon jóváírandó összeg, a terhelendő összeg(ek) és számla(ok), valamint a kifizetés időpontja., A fizetés időpontja a számlán feltüntetett feltételek, valamint a Társaság fizetési politikája alapján történik.

végül a dokumentumokat le kell bélyegezni vagy perforálni kell, hogy jelezzék, hogy bekerültek a számviteli rendszerbe, elkerülve ezzel a duplikált fizetést.

utalványok

egyes vállalatok utalványt használnak a jóváhagyási folyamat teljességének dokumentálására vagy” garanciájára”. Az utalványt fedőlapként jelenítheti meg az igazoló dokumentumok csatolásához (megrendelés, jelentés átvétele, eladó számlája stb.,) és az egyes szállítói számlákra vagy számlákra vonatkozó jóváhagyások, számlaszámok és egyéb információk feltüntetésére.

az eladói számla kifizetésekor az utalványt és annak mellékleteit (beleértve a kiállított csekk másolatát is) egy fizetett utalvány/számlafájl tárolja. Ha papíralapú dokumentumokról van szó, egy irodai gép az utalványon és annak mellékletein keresztül perforálhatja a “fizetett” szót. Ez azért van így, hogy biztosítsa, hogy a duplikált fizetés nem történik meg.

a ki nem fizetett számlák és utalványok egy nyitott fájlban lesznek tárolva.,

szállítói számlák beszerzési megrendelések vagy jelentések fogadása nélkül

nem minden szállítói számla rendelkezik beszerzési megrendelésekkel vagy jelentések fogadásával. Ennélfogva, a háromirányú mérkőzés nem mindig lehetséges. Például egy vállalat a következő hónapban nem ad ki vételi megbízást elektromos segédprogramjának előre meghatározott mennyiségű villamos energiára. Ugyanez igaz a telefonra, a földgázra, a csatornára és a vízre, az áruszállításra stb.

vannak olyan kifizetések is, amelyek havonta szükségesek a bérleti szerződések vagy egyéb szerződések teljesítéséhez., Ilyenek például a tárolóhely havi bérleti díja, irodabérlés, gépjármű-kifizetések, berendezések lízingje, karbantartási megállapodások stb. Annak ellenére, hogy ezek a kötelezettségek nem rendelkeznek megrendelésekkel, a felelősség változatlan: csak a törvényes és pontos összegeket fizesse meg.

A gyártók nyilatkozatai

a gyártók gyakran nyilatkozatokat küldenek ügyfeleiknek, hogy jelezzék a kifizetetlen összegeket (számlaszám szerint felsorolva). Amikor egy szállítói nyilatkozat érkezik, a nyilatkozat részleteit össze kell hasonlítani a vállalat nyilvántartásaival.,

Az a tény, hogy egy vállalat mind a számlákat, mind a nyilatkozatokat átveheti az eladótól, azt jelenti, hogy fennáll a duplikált fizetés lehetősége. A duplikált fizetés elkerülése érdekében a vállalatok gyakran a következő szabályt állapítják meg: csak az eladói számlákból fizetnek; soha ne fizessen az eladói nyilatkozatokból.