miért fontosak az Állapotjelentések?
a legjobb projekt Állapotjelentések elszámoltathatóságot és tulajdonjogot hoznak létre a csapatán belül. Feltárják a problémákat, enyhítik a kockázatokat, és legfőképpen-biztosítják, hogy a projekt céljai felé haladjon.
az ügyfelek számára a projekt állapotjelentései értéket adnak. Ez bizalmat ad nekik, hogy pénzük értéket ad. Ez lehet, hogy jól néz ki, hogy a főnökök., Biztosíthatja, hogy a finanszírozás a jövőben is folytatódjon. Azt is teljesen menteni a segged, hogy van egy papír nyomvonal esetén a dolgok mennek le a síneken.
A projekt állapotjelentései a projekt terv végrehajtása után jönnek létre, és a dolgok mozgásban vannak. Ha azt szeretnénk, hogy szuper pontos, ez alatt a Monitoring & kontrolling fázis. Általában heti vagy havi rendszerességgel kerülnek elküldésre. Heck, akkor is csinálni a napi-de csak akkor, ha szükséges.
projekt Állapotjelentések lehet szállítani a különböző módszerek. Nincs tökéletes módja ennek. E-mail., Monitoring & Controlling. Szóban, majd követte a PDF. A lehetőségek és kombinációk végtelenek.
A projekt állapotjelentései nem, és nem szolgálhatnak Feladattermelőkként & a PMs azért teszi, mert része a munkaköri feladatoknak. A Producer / projektmenedzser feladata, hogy értelmes és hasznos állapotjelentéseket készítsen. Nem csak azért, hogy” tegye meg az állapotjelentést”, amit senki sem olvas.
mit tartalmaz a projekt állapotjelentése?,
az állapotjelentésben a következőket kell tartalmaznia:
projekt neve / ügyfél neve
ennek a lépésnek nyilvánvalónak kell lennie. Győződjön meg róla, hogy rögzíti, hogy ki a jelentés, és mit jelent a jelentés (azaz. milyen projekt).
Project Vision
ennek egyszerű mondatnak kell lennie arról, hogy mi a projekt, és mi a fő cél/látás. A 10.000 ft nézet. A jó hír az, hogy ha ez megtörtént – akkor nem kell, hogy vizsgálja felül.,
példák:
- vezesse a minősített ügyfeleket, hogy “vásároljanak” kombuchát mobileszközökön keresztül egy továbbfejlesztett felhasználói felület alapján.
- ezzel a projekttel reméljük, hogy csepegtető e-mail marketing kampány végrehajtásával növeljük az online kombucha értékesítést.
- indítson el egy weboldalt 2018 júniusáig, amely lehetővé teszi az ügyfelek számára a Killer Kombucha megvásárlását, és tükrözi a Killer Kombucha-t, mint a legmagasabb minőséget & kategóriájában a legjobb ízű termék.,
Project Health
van néhány különböző módon lehet forgatni ezt, de nagyon szeretem a “stopplight módszer”. Zöld örökre. Sárga bizonyos kérdésekben. Vörös ez egy forró rendetlenség. A támogató megjegyzés mindig hasznos.
példák:
- Zöld: megkaptuk jóváhagyását csepegtető e-mail tervek. Jelenleg nincs költségvetési aggodalom.
- sárga: a csepegtető e-mail tervek jelentős módosításokat igényelnek, ezért a végső szállítási határidő 1 héttel késik.
- Red: a csepegtető e-mail kampány drasztikusan eltolódott az irány kezdete óta., Össze kell állítanunk egy találkozót, hogy meghatározzuk a projekt akaratát/kívánságait.
egy másik elem, amelyet nagyon bátorítok, hogy vegye fel, a projektköltség & idővonal. Azáltal, hogy az ügyfél & csapat rendszeres frissítéseket, hogy a projekt végrehajtása ellen költségvetés és idővonal, akkor ösztönözni fogja a figyelmet, és vezetni az érték a projekt erőfeszítések. Ez is egy nagy rekord az Ön számára, hogy a trendek, valamint megakadályozzák a projekt megy le a pályák.,
mi befejeztük ezt az időkeretet
ezeket bullet formátumban kell felsorolni. Tartsa ezeket a rövid & egyszerű. Ezek nem Jira jegyek. Ne magyarázza meg a” Hogyan”, csak mi.
példa:
- kapott jóváhagyást 3 csepegtető e-mail minták
- befejezett Átadás Fejlesztő csapat & megerősített szállítási idővonal
mit tervezünk befejezni a következő időkeret
egyértelmű, pontos feladat lista itt bemutatott Bullet formátumban.,
Példa:
- Fejleszteni a három e-mailt
- Végezze el a belső MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI & tesztelés
- Elmúlik ügyfél QA & tesztelés
Kérdések/Útlezárások
Ez az, ahol vörös zászlót lengetni, vagy az akadályokat tartja, hogy halad előre.
példa:
- ha 06/02-ig nem kapunk ügyfél visszajelzést, akkor veszélybe kerülünk, hogy nem tudjuk elküldeni az e-mailt a fogyasztóknak ugyanazon a napon, amikor a termék elérhető lesz a boltokban.,
közelgő feladatok & mérföldkövek
a 10000 ft nézet, hogy mi folyik itt. Van valami, amit a nézőnek felül kell vizsgálnia? Mi következik?,
Példa:
- nn/hh: Ügyfél QA & Tesztelés
- nn/hh: e-Mail Telepítés
Itt van, amit úgy tűnik, minden együtt:
nem Kötelező Elemeket Tartalmazza Alapján A Projekt:
- Linkek a projekt ütemterv
- Linkek kitöltött eredmények
- Akció elem
- Vicces gif-ek, a linkeket csapat lejátszási listák, stb.,
- Heti köszönöm vagy a hála a csapat tagjai, illetve az ügyfelek
- Linkek releváns cikkek/trendek
- A RAID log
nem Tartalmazza Ezt:
- Dobd Árnyékban
- Fecsegő
- Kérdés
, Hogyan Kell Létrehozni Egy Projekt Státusz Jelentés
Most, hogy van egy tételes listát kell venni az állapot jelentése, ideje, hogy elkezd jelentkezik! Itt van egy lépésről-lépésre útmutató, amely részletezi, hogyan lehet ténylegesen leülni, és hozzon létre egy állapotjelentést.,
Gyűjtse össze az adatait
mielőtt jelentést írna, gyűjtenie kell a jelentéshez szükséges információkat. Ez azt jelenti, hogy különböző forrásokból származó adatokat húz, hogy teljes mértékben megértse az időkeretet, a költségvetést, az eseményeket és más fontos elemeket.
adatok beszerzése a projektmenedzsment szoftverből
ha PM szoftvert használ, sok kulcsfontosságú projektadata készen áll arra, hogy felhasználja a jelentésben, például a felhasznált költségvetést vagy az eltöltött órákat., Íme néhány a legjobb eszközök azt ajánlom, ha nem használ egy már:
azt is látni a teljes áttekintést a projekt menedzsment eszközök.
adatok beszerzése a projekt Idővonalából
a projekt idővonalának tartalmaznia kell minden dátumot, eseményt és/vagy műveletet a bekövetkezett sorrendben. Ez egy nagyszerű első hely, ahol információkat gyűjthet az állapotjelentéshez. Ez a dokumentum emlékeztetni fogja Önt a közelgő határidőkre is, amelyekre fel kell hívnia a figyelmet.
pénzügyi információk összeállítása
valószínűleg a költségekről és a költségvetésről fog beszámolni., Ezért elengedhetetlen, hogy ezek a részletek könnyen elérhetők legyenek, amikor leül az állapotjelentés elkészítéséhez. Húzza ki az időkereteket, a költségjelentéseket, a bankszámlakivonatokat és a becsléseket … bármibe is kerül, hogy teljes pénzügyi képet kapjunk.
határozza meg a RAG státuszt
tudatni fogja ügyfelével és / vagy csapatával, hogy a projekt egészséges, elakadt vagy válságban van. Azonban először meg kell tennie a kutatást, majd dolgozzon ki egy tézist, amelyre a területre esik. A projektmenedzser feladata, hogy felhívja a figyelmet az állapotváltozásokra, a piros (rossz), a borostyán (rendben) vagy a zöld (minden jó).,
Bejelentkezés a csapatoddal
most már rendelkezel azokkal az információkkal, amelyekről A) tisztában vagy B) fontosnak tartottad. De lehet, hogy bölcs dolog, hogy check-in a csapat, hogy ha bármilyen további frissítéseket vagy részleteket hozzá.
forrás Állapotjelentési sablon (opcionális)
nem kell állapotjelentést létrehoznia a semmiből. Mint sok típusú dokumentumok, van egy széles sablonok elérhető az Ön számára, ha úgy dönt. Csak cserélje ki a holding place logót a cég logójára és a voilára, készen áll a jelentéstétel megkezdésére.,
Tudjon meg többet az alábbiakban a projekt állapotjelentési sablonjáról a DPM tagságban.
vázolja fel a Kulcsszegmenseket
a saját józanságához, zipelje át a teljes dokumentumot, majd hagyja rövid 3-4 word jot jegyzeteket a fő kategóriákban, hogy segítsen vázlatként irányítani. Túl könnyű elfelejteni valamit, vagy egy tangensre menni. A vázlat segít megőrizni a dolgokat a pályán.
az összefoglaló
az első szakasz, amelyet körvonalazni szeretne, a jelentés összefoglalása. A vázlat többi részével ellentétben itt érdemes 2-3 teljes, tiszta mondatot készíteni., Ez fogja diktálni a jelentés többi részének hangját és irányát.
példa: ez a jelentés felvázolja a Killer Kombucha online marketing projekt jelenlegi állapotát. Érinteni fogjuk a csepegtető e-mail marketing kampány státuszát, amelynek középpontjában a jelenlegi tervezési feladatok állnak, valamint a Közönséglisták szegmentálása.
A kulcselemek / mérföldkövek
2-3 kulcselemet és/vagy mérföldköveket tartalmaznak, amelyeket a jelentésben meg kíván oldani. Nem lesz képes megérinteni a munka minden apró részletét, ezért koherens fókuszt kell választania.,
példa:
- E-blast fejléc kép jóváhagyva
- várakozás a test szöveg felülvizsgálatát az ügyfél
- véglegesített közönség szegmentáció ajánlások
A megjegyzések & linkek
bármi mást hozzáadni? Valami, amihez hozzá akarsz kapcsolódni? Van egy gondolat, hogy nem fér el máshol? Hagyjon itt egy üzenetet.
írjon egy csúnya első tervezetet
az első dolog, amit meg fog tenni–, hogy hozzon létre egy csúnya első tervezetet az állapotjelentésről., Ann Handley “Everybody Writes” című művéből tanultam meg a csúnya első vázlatot, és sok erőfeszítésre alkalmaztam miniszterelnökként.
alapvetően ez az, ahol csak szó hányni mindent tudsz a projektről a beállított sablonon belül. Számomra ez az az idő, amikor visszagondolok, és azt hiszem, előre, hogy mi folyik itt. Ez a gyakorlat azért fontos, mert lehetővé teszi, hogy valóban átgondolja és megemésztse a projekt eseményeit. Ez lehetővé teszi, hogy kiírja az összes információt – anélkül bünteti magát szerkeszteni, formázni az út mentén.
ezután szünetet tartson.,
edit Your Work
Come back and edit your status report. Biztosítani szeretné, hogy az állapotjelentése pontos és egyértelmű legyen a hibákról. Küldés tökéletes jelentések azt mutatja, hogy az ügyfelek és a csapat, hogy már fel időt, és gondoltam, hogy a helyzetjelentés -, hogy fontos és értékes. Az egyszerű hibák elküldhetik az üzenetet, hogy nem érdekel.,
ellenőrizze, hogy az állapot jelentése a következőket tartalmazza:
- Projekt Neve/Ügyfél Neve
- Projekt Látás
- Projekt Egészségügyi
- Mi volt a közelmúltban befejezett
- hogy Mi a terve a teljes következő
- Kérdések/Útlezárások
- Következő Feladatok & Mérföldkövek
Is…..
- vágja le a zsír szót. Tudsz egyszerűbb dolgokat mondani? Közvetlenebb?
- helyes nyelvtan, írásjelek, helyesírás
- adjon hozzá mindent, amit elfelejtett, vagy ez megváltozott az első tervezet óta.
- le tudod vinni egy oldalra?, Nem szükséges – de ez segít elkerülni az információ túlterhelését.
Send & Deliver
most már létrehozta a projekt állapotjelentését, és készen áll a küldésre. Szép munka! Íme néhány tipp annak biztosítására, hogy pozitívan fogadta a csapat, valamint az ügyfél.
cukor hozzáadása a
elküldése előtt az a fontos, hogy egy kis “cukorral”terjessze a csapatát és az ügyfeleket. Ezt az értékes képességet egy főnöktől tanultam néhány évvel ezelőtt. Legyen ingyenes. Légy Kedves. Menj el az utat, hogy ezt az állapotjelentést egy adag írásbeli felvidítással szállítsd., Más szavakkal, kerülje a robot hangzását.
a projekt állapotjelentései pozitívabban érkeznek egy átgondolt megjegyzéssel szemben. csak egy link a “look here” – hez, amely üzenetet küld másoknak, hogy a dokumentum nem fontos.
szállít mellett a Status Meeting
gyakori, hogy a status reports adnak ki egyidejűleg a status report meeting. Általános napirendi pontként szolgál, és mások számára hátrahagyja a napirendet., Erre nincs szükség, de minden bizonnyal nagyszerű lehetőséget nyújt a csapat és/vagy az ügyfél számára, hogy megvitassák a projektet, és felerősítsék a kockázatokat, kihívásokat vagy aggályokat. Az állapotjelentés újbóli kiadása, ha az állapotértekezlet során változások történtek.
állapotjelentés küldésének hatékony módjai
Laza, e-mail, basecamp, Teamweek stb. Válasszon egy módszert, és ragaszkodjon hozzá. Arra bátorítanám, hogy ne küldjön több médiumot, hogy kevesebb munkát hozzon létre magának, és biztosítsa, hogy a közönség tudja, hogyan és mikor fogják kézbesíteni.,
nyugtázás megerősítése & elkötelezettség
az utolsó dolog, amit tehetünk, hogy” elküldjük ” az állapotjelentést, majd kijelentkezünk. A csapat és az ügyfél elszámoltatható elolvasása – ez a feladata, hogy kövesse nyomon érvényesíteni, hogy az elszámoltathatóság.
kérje meg a jelentés közönségét, hogy erősítse meg, hogy 24 órán belül elolvasta a jelentést. Egy egyszerű “megvan” vagy hüvelykujj emoji keresztül laza nagy. Vannak kérdéseik? Biztosítani szeretné, hogy a projekt állapotjelentése olvasható legyen, és hatékony eszköz a projektkommunikációhoz.,
bárki, aki nem válaszol – közvetlenül Kövesse nyomon. Ne válaszolj és hívd ki őket. Ez rossz forma.
& ismétlés (+ visszajelzés)!
az utolsó tanácsom az, hogy felkérjem a közönséget, hogy adjon visszajelzést. Ez egy dokumentum számukra. Azt szeretné, hogy ez segít-nem fáj.
Check-in alkalmanként, hogy ha van valami, amit lehet vágni, közé, vagy javítani, hogy a status jelentések szolgálja a csapat és az ügyfelek jobb.,
Project Status Report legjobb gyakorlatok
Oké, most, hogy tudjuk, mi ez, és mit tartalmaz, és hogyan lehet egy-itt van néhány általános do ‘s és don’ ts, hogy segítsen végigvezetni. Itt van a legjobb tanácsom egy állapotjelentés elkészítéséhez a korosztály számára:
különböző tanulási stílusok befogadása
ne feledje: nem mindenki tudja elolvasni az egész szöveges dokumentumot, és ragaszkodjon hozzá. A fontos területek kiemeléséhez szövegeket, jot jegyzeteket, látványterveket, valamint linkeket kell tartalmaznia az állapotjelentésben. Ezenkívül ütemezzen be néhány ügyfél facetime-ot minden jelentéssel., Beszél ki kérdéseket on-the-fly teszi nagyobb hatással az ügyfél.
tartsa a dolgokat egyszerű, hülye! (KISS)
Ah, igen-a jó öreg K. I. S. S. igazgató. Tartsa egyszerűnek az állapotjelentést, az ügyfele és a tiéd érdekében. Ha egy állapotjelentés túl sokáig tart ahhoz, hogy létrehozzon vagy átolvasson, akkor csökkenti annak valószínűségét, hogy ezek a dolgok megtörténnek (vagy legalábbis bármilyen pontossági szinten megtörténnek).,
legyen elszámoltatható ütemezésével ismétlődő állapot ülések
az első állapotjelentés + találkozó úgy érzi, mint egy kis tülekedés, de ez csak könnyebbé válik, mint az idő múlásával. Hamarosan egy olyan rutinba kerülsz, ami másodlagossá teszi az állapotjelentés elkészítését és megosztását. Menetrend ismétlődő állapot ülések rögtön a denevér, nem, ahogy készen áll rájuk, hogy tartsa magát elszámoltatható a határidő.
próbálja meg, hogy Állapot találkozók kicsit szórakoztatóbb
emberi interakció tesz minket, nos, az emberi. Vegyünk egy rövid pillanatot, hogy utolérjék a nem munkával kapcsolatos dolgokat., Törd meg a jeget valami alkalmi és emlékezetes, csak maradj távol a” faux pas ” témák, mint a pletyka vagy a politika. Légy aktív hallgató, és törekedj arra, hogy olyan módon beszélgess, amely természetesnek érzi magát, nem úgy, mintha lenne napirended.
mindig legyen állapotjelentése útközben
ne hagyja el az állapotjelentés előkészületeit az utolsó pillanatig. Helyette, van egy folyamatban lévő dokumentum, amely felveheti az események történnek valós időben. Gondolj rá így: ha valakinek azonnali állapotjelentésre van szüksége a kéken kívül, szeretne valamit, amit azonnal megmutathat nekik. Mindig legyen felkészülve!,