hogy van a bejelentési rendszer? Frusztráló? Úgy találja, hogy túl nehézemlékezz arra, hogy hol mennek a dolgok? Előfordult már, hogy nehezen talált egy konkrét dokumentumot, miután elrejtette? Lehet, hogy három vagy négy fájlja is vanugyanazokat az információkat tartalmazza, de másképp vannak címkézve – milyen rendetlenség!
A probléma megoldása
mi okozza a bejelentési rendszer bukását? Valószínű, hogy nem volt sok ofa “rendszer” kezdeni., Valószínűbb, hogy csak egy véletlenszerű választék voltegyéni fájlok, amelyek valóban nem voltak kapcsolatban egymással.
egy valóban hatékony nyilvántartási rendszer létrehozásához el kell kezdenie egy tervet.Egyszerűen egy címkét egy mappára csapva nem vágja le. Ne aggódj, bár; mi ‘ regoing, hogy hozzanak létre egy nyilvántartási rendszer, amely képes befogadni bármilyen típusú papír-homeor iroda., A kellékek minden, amire igazán szüksége van több színben 2/5 cuttab színes mappák, és néhány doboz alsó lógó mappák
létrehozása Fájlkategóriák
nézd meg a jelenlegi iratkezelő rendszer (vagy az a halom papír, amit have beenmeaning fájlba), és elkezd válogatás a dokumentumokat széles kategóriákba.”Pénzügyek “lehet egy;” ház cucc ” lehet egy másik. Ezen a ponton nem a nyilvántartási rendszer részleteire összpontosítunk. Őszintén szólva nem mindegy, hogy bankkártyáról vagy bankszámlakivonatról van-e szó. Majd később foglalkozunk ezekkel a megkülönböztetésekkel.,
Subcategorizing
válasszon egyet a “fő kategória” cölöpök közül, majd rendezzük át újra.Ezúttal gondoljon arra, hogy a papírt kisebb alkategóriákba bontja. Forexample, a ” pénzügyek “halom lehet osztani:
- megtakarítási számla
- folyószámla
- diákhitel
- hitelkártya számla
legyen konkrét; ne csak azt mondják, hogy ezek a”bankszámlakivonatok”. Határozzuk meg, hogy melyikhez tartoznak, és törjük ki őket egy külön halomba. Nem akarjuk, hogy a fájlok “összekapcsolódjanak” más fájlokkal – mindenki megkapja saját separatefolder-jét.,
színkódolás
a papírmunka minden fő kategóriájához más színt kell rendelni – yourchoice) – majd mindegyik alkategóriáját egy individualhanging fájlmappába tesszük. A fenti példában a” pénzügyek ” zöld lehet, ésminden fiókja külön zöld fájlmappát kap. Úgy tűnik, mintha egy kis dolog, de színkódolás a rendszer takarít meg egy hatalmas mennyiségű időt infiling és visszakeresése papírok.
az, hogy a fájlfiókban megnézhetjük a különböző színű információs testeket, csak az agyunknak van értelme., Ha tudja, hogy a pénzügyi részlege zöld, a házrésze kék, az autó papírjai pirosak, akkor nem is kell gondolkodnia, mert a keze természetesenmegy a fájlfiók jobb oldalára.
címke készítése
most, hogy mindenkinek megvan a saját színes mappája, minden fájlt fel kell címkéznünk.A címkék létrehozásakor LÉPJEN az általánosról a konkrétra. Ne mondja, hogy papírmunkát nyújt be a “Visa hitelkártyájához ” – hívja”hitelkártya: vízum”.,Ha gondoskodik a mappák betűrendben, az összes “hitelkártya” fájlokat (nem számít, hogy hány van) – együtt lesz a “pénzügyek” részben.
célunk, hogy a kapcsolódó fájlokat egymáshoz közel tartsuk. Tegye meg ezt újra és újra minden egyes fájlcsoporthoz, amíg meg nem jelölt minden fájlt minden nagyobb kategóriában. Én személy szerint azért használom a Viewables® címkéket, mert tiszták, könnyen olvashatóak, és ki tudom nyomtatni őket a számítógépemről.,
A fiók kitöltése
csak annyit kell tennie, hogy a fájlokat az egyes fő kategóriákba helyezi az alphabeticalorder-ben, majd maguk a fő kategóriákat a fiókba helyezi az alphabeticalorder-ben.
helyezze a színes mappákat lógó doboz alsó mappákba, hogy azok a fiókban maradjanak. A 2/5 cut lapok a függő fájlok felett jelennek meg, a fülekegyenes sorban vannak a könnyű olvashatóság érdekében.
amikor dokumentumot kell találnia, vagy valamit egy mappába kell helyeznie, csak keresse megelőször a megfelelő fő kategóriát (könnyen azonosítható mind a címkék, mind a szín)., A megfelelő nyilvántartási rendszerrel könnyű kezeket tennia megfelelő fájl sok keresés nélkül.
írta: Ramona Creel
nézze meg vagy hallgassa meg, hogyan állíthat be egy hatékony nyilvántartási rendszert a “szervezés megtartása” podcaston.