tartása az elektronikus dokumentumok szervezett lehet elég házimunka a mai “vezetékes” világban.
amellett, hogy a dokumentumokat helyben tárolja asztali számítógépeken, laptopokon vagy mobileszközökön, egyre több vállalkozás használja a felhőt alapvető üzleti alkalmazásokhoz és fájltárolókhoz.
a tárolási problémát tovább bonyolítja, hogy sok vállalkozásnak meg kell osztania a dokumentumokat az alkalmazottak között., Egy irodán belül ez általában fájlkiszolgáló vagy hálózati csatolású tárolóeszköz (NAS) használatával érhető el.
Ha megosztott mobil hozzáférés szükséges, a dokumentumok tárolhatók a felhőben, és megoszthatók hozzáférési engedélyek hozzárendelésével.
ennek eredménye lehet egy fájlkezelési rémálom, amely egy személy felhőben tárolt dokumentumainak egy részét, néhány helyi, sőt egyes dokumentumokat csak egy helyen vagy a másikban tárolnak.,
A szervezet a kulcs az elektronikus fájlkezeléshez
bárhol is tárolja a dokumentumokat, fontos, hogy azokat szervezetten és naprakészen tartsa. Az elektronikus fájlkezelés célja annak biztosítása, hogy megtalálja azt, amit keres, még akkor is, ha évekkel a létrehozása után keresi.
a legtöbb üzletemberek egy időben vagy egy másik volt a kínos helyzetben, hogy egy ügyfél hívást, és nem tudja gyorsan megtalálni a vonatkozó számla vagy más fontos ügyfél dokumentumok., Ugyanilyen bosszantó az, hogy az év végén megpróbálják megtalálni a könyvelő vállalati számláira vonatkozó dokumentumokat, vagy még rosszabb, az adóember.
a digitális dokumentumok megfelelő szervezése különösen kritikus a megosztott környezetben – ha az egyik alkalmazott hiányzik (ideiglenesen vagy véglegesen!) képesnek kell lennie arra, hogy könnyen megtalálja az adott személy által létrehozott vagy kezelt dokumentumokat.
az elégedetlen, távozó alkalmazottakkal kapcsolatos adatproblémák potenciális elvesztése még egy ok az üzleti adatok védelmére.,
ezek a fájlkezelési tippek segítenek a fájlok elérésében:
1. Használja az alapértelmezett telepítési mappákat a Programfájlokhoz
használja az alapértelmezett fájlhelyeket az alkalmazásprogramok telepítésekor. A Windows alatt, az egyezmény alkalmazásprogram fájlok a (meghajtó levél:)->Program Files könyvtár alatt találhatók. Az alkalmazások máshol történő telepítése zavaró és szükségtelen.
2. Egy hely az összes dokumentumhoz
helyezze az összes dokumentumot egyetlen “gyökér” mappába., Egyetlen felhasználó számára Windows környezetben az alapértelmezett hely a Saját dokumentumok mappa.
fájlmegosztó környezetben próbálja meg ugyanezt tenni. Hozzon létre egy gyökérmappát (például “megosztott dokumentumok”), majd tárolja az összes dokumentumot almappákban a gyökérmappában. Miután egy helyen minden elektronikus dokumentumok megkönnyíti, hogy megtalálja a dolgokat, és futtatni mentések és archívumok.
3. Mappák létrehozása logikai hierarchiában
ezek a számítógép iratszekrényének fiókjai., Egyszerű nyelv használatával nevezze meg a mappákat; nem akarja, hogy a jövőben megvizsgálja ezt a mappalistát, és kíváncsi legyen, hogy mit jelent a” TFK ” vagy bármilyen más érdekes rövidítés, amelyet feltalált.
4. Fészek mappák mappákban
Hozzon létre más mappákat ezeken a fő mappákon belül, szükség szerint. Például egy “számlák” nevű mappa tartalmazhat “2018”, “2017” és “2016”nevű mappákat. Egy kliensnek elnevezett mappa tartalmazhatja az “ügyféladatok” és a “levelezés”mappákat., A cél az, hogy minden fájl egy mappában legyen, ahelyett, hogy egy csomó árva fájl szerepelne.
ne hozzon létre összetett, mélyen réteges mappastruktúrákat. Ahol csak lehetséges, használjon leíró fájlneveket.
5. Kövesse a
leíró fájlnevek használata az egyszerű azonosításhoz és visszakereséshez, de ne menjen a fedélzetre-a fájl / elérési út nevek hossza az operációs rendszerek között változik.
Windows alatt a fájl maximális teljes elérési útja (pl., a meghajtó betűje + mappanevek + fájlnév) 260 karakter. Használjon közös rövidítéseket, ahol csak lehetséges, például Jan for Jan vagy Corp for Corporation.
6. Legyen specifikus
adjon logikai, konkrét neveket az elektronikus fájloknak, és ha lehetséges, adjon meg dátumokat a fájlnevekben. A fájlok elnevezésekor az a cél, hogy meg tudjuk mondani, mi a fájl, anélkül, hogy meg kellene nyitnunk. Tehát, ha a dokumentum egy levelet, hogy az ügyfél emlékeztetve rá, hogy a Fizetési késedelmes, hívja valami hasonló “overdue_20180115”; ahelyett, hogy valami hasonló “levél”., Honnan fogja tudni, hogy ki a levél anélkül, hogy kinyitná?
Ha fájlokat oszt meg e-mailben vagy hordozható eszközökön, akkor érdemes lehet, hogy a fájl neve pontosabb információkat tartalmazzon, mivel a mappa adatai nem szerepelnek a megosztott fájlban.
például, ha a dokumentum a dokumentumok\számlák\2017\ügyfelek\Doe_John_20180416 mappában található.doc és a fájl megosztott vagy e-mailben minden címzett látni fogja a Doe_John_20170416.lehet, hogy nem tudja megmondani, hogy a fájl ügyfélszámla, anélkül, hogy megnyitná.
7., Fájl ahogy megy
a dokumentum benyújtásának legjobb ideje az, amikor először hozza létre. Tehát szokjon a” Mentés másként ” párbeszédpanel használatával a dokumentum benyújtásához, valamint annak megnevezéséhez, először a megfelelő helyre helyezve.
8. Rendelje meg a fájlokat az Ön kényelme érdekében
ha vannak olyan mappák vagy fájlok, amelyeket sokat használ, kényszerítse őket a fájllista tetejére úgy, hogy átnevezi őket ! vagy AA a fájlnév elején.
9., Cull a fájlokat rendszeresen
néha mi a régi nyilvánvaló, mint a példa a mappa neve” számlák ” felett. Ha nem, tartsa a mappákat a régi fájlok törlésével.
ne törölje az üzleti vonatkozású fájlokat, kivéve, ha teljesen biztos abban, hogy soha többé nem lesz szüksége a fájlra. Ehelyett a gyökérmappa alatti mappák fő gyűjteményében hozzon létre egy “régi” vagy “inaktív” nevű mappát, majd helyezze át a régi fájlokat, amikor találkozik velük.
10., Rendszeresen készítsen biztonsági másolatot a fájlokról
függetlenül attól, hogy a fájlokat más meghajtóra vagy szalagra másolja-e, fontos a rendszeres biztonsági mentési rendszer beállítása és követése.
jó Fájlkezelés teszi megtalálni, amit akarsz könnyű
kezelése elektronikus dokumentumok részét kell képeznie egy átfogó dokumentumkezelési stratégia az üzleti. A megfelelő dokumentumkezelési tervnek tartalmaznia kell a dokumentumok kezelésének minden aspektusát, beleértve a tárolást, a visszakeresést, a biztonsági mentéseket és a biztonságot.,
a keresési funkció csodálatos dolog, de soha nem egyezik meg azzal a könnyűséggel, hogy közvetlenül egy mappába vagy fájlba léphet. Ha következetesen követi ezeket a fájlkezelési tippeket, még akkor is, ha nem tudja, hol van valami, akkor tudja, hol kell lennie – hatalmas előny, amikor megtalálja azt, amit keres. A jó fájlkezelési gyakorlatok időt és pénzt takarítanak meg.,