calculer correctement la paie peut être un défi, surtout lorsque vous êtes propriétaire d’une petite entreprise. Votre expertise réside dans l’entrepreneuriat — pas nécessairement dans le suivi des différentes lois du travail et fiscales qui s’appliquent à chacun de vos employés. Que vous ayez un seul travailleur ou un grand personnel, la mise en place d’un système de paie précis et fiable évitera de graves problèmes pour vos employés et votre entreprise.,
demander un Numéro d’Identification d’Employeur (EIN)
Votre EIN est un numéro unique attribué spécifiquement à votre entreprise pour l’IRS fins. Ce numéro identifie votre entreprise Lorsque vous signalez des informations sur vos employés aux agences gouvernementales fédérales et étatiques. Des exemples de cette information comprennent le revenu total et les impôts payés en leur nom. Vous pouvez entendre l’EIN désigné comme un formulaire SS-4 ou un ID FISCAL – ce sont les mêmes que L’EIN.
Demandez votre EIN directement auprès de l’IRS., Le moyen le plus pratique de compléter cette transaction est d’utiliser une application en ligne. Cependant, les demandes sont également acceptées par télécopieur et par la poste.
vérifiez les réglementations nationales et locales pour les exigences supplémentaires en matière D’EIN
bien que de nombreux États et localités acceptent votre EIN fédéral pour l’identification, certains nécessitent des numéros séparés à des fins fiscales. Les exemples incluent New York, le Massachusetts et la Caroline du Sud. Vous pouvez déterminer les règlements de votre ville et/ou de votre état en visitant le site Web des petites entreprises de l’état approprié.,
comprendre la différence entre un entrepreneur indépendant et un employé
que vous employiez des entrepreneurs indépendants ou des employés a un impact significatif sur la façon dont le revenu, L’Assurance-Maladie, La Sécurité Sociale et les impôts sur le chômage sont payés, il est donc essentiel de comprendre la distinction entre les deux.
Le test de base se résume aux trois questions suivantes:
- l’employeur de contrôle, quand, où et comment le travail est terminé? Si oui, le travailleur est probablement un employé.
- l’employeur contrôle – t-il les aspects financiers du travail?, Par exemple, les dépenses sont remboursées? L’employeur fournit-il des outils liés au travail, comme des ordinateurs? Si oui, le travailleur est probablement un employé.
- la relation est-elle en cours ou le travailleur est-il employé pour un projet précis sans s’attendre à un emploi continu? L’employeur offre des avantages, tels que l’assurance-maladie et les congés payés, pour le travailleur? Si la relation est continue et / ou si des avantages sont offerts, le travailleur est probablement un employé.,
Obtenir les Employés
une Fois que vos documents sont en ordre, vous êtes prêt à engager vos employés. Assurez-vous de recueillir des informations fiscales et de paie dans les premiers jours de l’emploi pour vous assurer qu’ils reçoivent leur premier chèque de paie en temps opportun. Vous voudrez peut-être encourager les employés à utiliser le dépôt direct pour des paiements plus rapides.
chaque employé doit remplir un formulaire de retenue D’impôt fédéral W-4, qui vous permet de calculer la retenue d’impôt correcte., Les employés doivent également remplir un formulaire I-9 pour vérifier qu’ils sont légalement autorisés à travailler aux États-unis.
choisissez votre période de paie
moins vous avez de périodes de paie, plus il est facile de compléter votre paie. Cependant, certains États exigent que les employés soient payés selon un certain horaire, par exemple hebdomadaire ou bihebdomadaire. Si vous souhaitez exécuter la paie moins souvent qu’une fois par semaine, contactez votre département D’État du travail pour déterminer si votre période de paie proposée est conforme aux réglementations de l’état.,
créer des processus liés à la paie
avant de pouvoir émettre des chèques de paie précis, vous aurez besoin d’une méthode de suivi des heures des employés. Il existe de nombreux outils disponibles à cet effet, des feuilles de connexion de base aux plates-formes qui suivent l’activité des employés sur les téléphones ou les ordinateurs. Il est également important de mettre en place des politiques pour les congés payés si vous prévoyez d’offre, la rémunération des heures supplémentaires et autres avantages.,
de l’autre côté, vous devez avoir un processus en place pour vous assurer que les déductions pour avantages sociaux, taxes et autres sont payées aux fournisseurs et agences appropriés au nom de vos employés.
sélectionnez une plateforme de paie
Si vous envisagez de gérer la paie en interne, assurez-vous que vous ou votre comptable êtes à l’aise avec les nuances de cette tâche. Il existe plusieurs plates-formes de paie de haute qualité disponibles pour faciliter les choses., Cependant, la plupart des petites entreprises préfèrent les services de contrôleur externalisés, car ces professionnels ont les connaissances et l’expérience nécessaires pour produire la paie avec précision et à temps.
produire votre paie
Une fois que vous ou votre contrôleur avez entré les informations personnelles des employés dans votre système de paie, vous êtes prêt à produire votre première exécution de paie. À l’aide des outils de chronométrage que vous avez mis en place pour les travailleurs horaires (non exemptés), entrez ou déclarez le nombre d’heures pour chacun. Les travailleurs salariés (exonérés) n’ont pas à déclarer leurs heures. Ils sont payés le même montant chaque semaine.,
Remarque: Si vous effectuez des coûts de travail dans votre comptabilité, vous voudrez toujours que les employés salariés suivent leurs heures. Il ne sera pas pris en compte dans leur salaire hebdomadaire, mais vous voudrez être en mesure d’allouer avec précision le temps aux emplois pour comprendre les coûts. Envisagez d’utiliser un programme de suivi du temps qui se synchronise avec votre logiciel de comptabilité générale pour produire ces rapports. Beaucoup auront également une synchronisation avec votre paie afin que vous puissiez les utiliser pour les employés salariés et horaires.,
conserver les dossiers requis
certains dossiers liés à la paie doivent être conservés aux fins de L’IRS. En règle générale, vous devez conserver tous les dossiers des personnes qui travaillent activement, quelle que soit la durée de leur mandat. De nombreux dossiers doivent être conservés pendant une certaine période après la fin de l’emploi. Par exemple, les dossiers d’impôt sur l’emploi doivent être conservés pendant au moins quatre ans. Des instructions spécifiques sont disponibles via L’IRS.,
calculer et payer les charges sociales fédérales et étatiques
enfin, en tant qu’employeur, vous êtes responsable des paiements de charges sociales et de la production de certains rapports. En général, les rapports sont dues trimestriellement ou annuellement. Utilisez les ressources disponibles via L’IRS et votre bureau des impôts de l’État pour vous assurer que toutes les taxes et tous les rapports sont traités de manière appropriée.
Une paie précise et à temps est l’une des responsabilités les plus importantes de votre entreprise. Premièrement, les erreurs de paie sont un moyen infaillible de contrarier les employés., Deuxièmement, les erreurs fiscales peuvent entraîner des amendes et des pénalités importantes. Réfléchissez attentivement à la façon dont votre paie sera traitée pour vous assurer d’éviter les pièges les plus courants.,