comment va votre système de classement? Frustrant? Trouvez-vous qu’il est trop difficile de se rappeler où vont les choses? Avez-vous déjà du mal à trouver un documentagain spécifique une fois que vous l’avez caché? Vous pouvez même avoir trois ou quatre fichiers qui contiennent les mêmes informations mais sont étiquetés différemment-quel gâchis!
résoudre le problème
Qu’est-ce qui cause la chute d’un système de classement? Les Chances sont que ce n’était pas beaucoup d’un « système” pour commencer., Plus probablement, c’était juste un assortiment aléatoire defichiers individuels qui n’avaient vraiment aucun lien les uns avec les autres.
pour créer un système de classement vraiment efficace, vous devez commencer par un plan.Simplement gifler une étiquette sur un dossier ne le coupera pas. Ne vous inquiétez pas cependant; nous allons mettre en place un système de classement qui peut accueillir tout type de papier – maison ou bureau., Pour les fournitures, Tout ce dont vous avez vraiment besoin, ce sont plusieurs couleurs de dossiers de couleur cuttab 2/5, et des dossiers suspendus en bas de boîte
création de catégories de fichiers
regardez votre système de classement actuel (ou cette pile de papier que vous voulez classer depuis des mois) et commencez à trier vos documents »Finances » pourrait en être un;” trucs de maison » pourrait en être un autre. À ce stade, nous ne nous concentrons pas sur les détails de votre système de classement. Franchement, il doesn’tmatter si c’est une facture de carte de crédit ou un relevé bancaire en ce moment. Nous nous inquiéterons de ces distinctions plus tard.,
sous-catégorie
choisissez l’une de vos piles « catégorie majeure” et trions-la à nouveau.Cette fois, pensez à diviser votre papier en sous-catégories plus petites. Par exemple, votre pile » finances « pourrait être divisée en:
- compte d’épargne
- compte courant
- prêt étudiant
- compte de carte de crédit
Soyez précis; ne dites pas simplement qu’il s’agit de”relevés bancaires ». Déterminez le compte auquel ils appartiennent et divisez chacun en une pile distincte. Nous ne voulons pas de fichiers « bunking » avec d’autres fichiers – tout le monde obtient son propre separatefolder.,
code couleur
chaque grande catégorie de documents doit être affectée d’une couleur différente (votre choix) – et ensuite nous allons mettre chacune de ses sous-catégories dans un dossier de fichier individualhanging. Dans l’exemple ci-dessus, « finances” peut être Vert, etchacun de vos comptes obtient un dossier de fichier Vert séparé. Cela semble être un smallthing, mais le codage couleur de votre système vous fera économiser énormément de temps à remplir et à récupérer des papiers.
être capable de regarder dans votre tiroir de fichiers et de voir des corps distincts d’informations brisés par la couleur a tout simplement du sens pour votre cerveau., Quand vous savez que votre section financière est verte, votre section de maison est bleue et vos papiers de voiture sont en rouge, vous n’avez même pas à penser parce que votre main va naturellement à la partie droite de votre tiroir à dossiers.
création d’étiquettes
maintenant que tout le monde a son propre dossier coloré, nous devons étiqueter chaque fichier.Lors de la création de vos étiquettes, passez du général au spécifique. Ne me dites pas que vous déposez des documents pour votre « carte de crédit Visa » – appelez-le”carte de crédit: Visa ».,Lorsque vous organisez vos dossiers par ordre alphabétique, tous les fichiers » carte de crédit « (peu importe combien vous avez) – seront ensemble dans votre section” finances ».
Notre objectif est de conserver des fichiers à proximité les uns des autres. Pour ce faire, recommencez pour chaque regroupement de fichiers jusqu’à ce que vous ayez étiqueté chaque fichier dans chaque catégorie principale. Personnellement, j’utilise les étiquettes Viewables® parce qu’elles sont soignées, faciles à lire et que je peux les imprimer depuis mon ordinateur.,
remplir votre tiroir
Tout ce que vous avez à faire maintenant est de mettre les fichiers dans chaque catégorie majeure dans alphabeticalorder, puis de mettre les catégories principales elles-mêmes dans le tiroir dans alphabeticalorder.
placez les dossiers colorés dans les dossiers du bas de la boîte suspendue pour les garder en hauteur dans le tiroir. Les onglets de coupe 2/5 montrent au-dessus des fichiers suspendus, et les onglets sont en ligne droite pour une lecture facile.
chaque fois que vous avez besoin de trouver un document ou de mettre quelque chose dans un dossier, cherchez d’abord la catégorie principale correcte (facilement identifiée par les deux étiquettes et la couleur)., Avec le bon système de classement, il est facile de mettre la main surle fichier correct sans beaucoup de recherche.
par Ramona Creel
regardez ou écoutez comment mettre en place un système de classement efficace sur le Podcast « Keeping You Organized ».