Comment garder votre projet sur la bonne voie avec les rapports d’État de projet

pourquoi les rapports d’État sont-ils importants?

Les meilleurs rapports d’état de projet créent une responsabilisation et une appropriation au sein de votre équipe. Ils détectent les problèmes, atténuent les risques et, surtout, s’assurent que vous êtes sur la bonne voie pour atteindre les objectifs de votre projet.

pour les clients, les rapports d’état du projet apportent de la valeur. Cela leur donne confiance que leur argent apporte de la valeur. Il peut faire bien paraître à leurs patrons., Il peut assurer la poursuite du financement à l’avenir. Il peut également sauver totalement votre cul en ce que vous avez une piste de papier au cas où les choses déraillent.

Les rapports D’état du projet sont créés une fois que votre plan de projet est en place et que les choses sont en mouvement. Si nous voulons être super précis, c’est pendant la phase de contrôle de la surveillance &. Généralement, ils sont envoyés sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Zut, vous pouvez même le faire tous les jours – mais seulement si nécessaire.

Les rapports d’état des projets peuvent être fournis selon diverses méthodes. Il n’y a pas de moyen parfait de le faire. Courriel., Surveillance& contrôle. Verbalement, puis suivi avec un PDF. Les options et les combinaisons sont infinies.

Les rapports D’état du projet ne sont pas et ne devraient pas servir de producteurs de tâches & PMS le font parce que cela fait partie des responsabilités du travail. C’est le devoir d’un producteur/chef de projet de faire des rapports d’état significatifs et utiles. Pas seulement pour « faire le rapport de situation » que personne ne lit.

que comprend un rapport sur l’État d’avancement du projet?,

dans votre rapport d’état, vous devez inclure les éléments suivants:

nom du projet/Nom du Client

cette étape doit être évidente. Assurez-vous d’enregistrer à qui le rapport est destiné et ce que le rapport implique (c.-à-d. ce projet).

vision du projet

ce devrait être une phrase simple sur ce qu’est votre projet et quel est l’objectif / la vision principale. Une vue de 10 000 pieds. La bonne nouvelle, c’est qu’une fois que c’est fait, vous n’aurez pas besoin de le réviser.,

exemples:

• incitez les clients qualifiés à « acheter” du kombucha via des appareils mobiles basés sur une interface utilisateur améliorée.
• avec ce projet, nous espérons augmenter les ventes de kombucha en ligne grâce à la mise en œuvre d’une campagne de marketing par e-mail goutte à goutte.
• lancer un site web d’ici juin 2018 qui permet aux clients d’acheter Killer Kombucha et reflète Killer Kombucha comme ayant la plus haute qualité & meilleur produit de sa catégorie.,

Project Health

il existe plusieurs façons différentes de faire tourner cela, mais j’aime beaucoup la « méthode stoplight”. Vert pour de bon. Jaune pour certains problèmes. Rouge pour cela est un gâchis chaud. Une note à l’appui est toujours utile.

exemples:

• vert: nous avons obtenu l’approbation sur les conceptions d’e-mails goutte à goutte. Pas de problèmes de budget en ce moment.
• jaune: les conceptions d’e-mail goutte à goutte ont besoin de révisions importantes, donc la date de livraison finale a été retardée de 1 semaine.
• rouge: la campagne d’e-mail goutte à goutte a radicalement changé de direction depuis le début., Nous devons mettre en place une réunion pour établir un wants/wishes pour le projet.

Un autre élément que je vous encourage fortement à inclure serait la chronologie des dépenses du projet&. En fournissant à votre client & des mises à jour régulières sur les performances du projet par rapport au budget et au calendrier, vous encouragerez la sensibilisation et la valeur des efforts du projet. C’est aussi un excellent record pour vous de voir les tendances et d’empêcher votre projet de sortir des sentiers battus.,

ce que nous avons accompli cette période

ceux-ci devraient être répertoriés au format puce. Gardez ces brèves& simples. Ce ne sont pas des billets Jira. N’expliquez pas le” comment  » juste quoi.

exemple:

• approbation obtenue pour 3 conceptions d’e-mail goutte à goutte

• transfert terminé à l’équipe de développement & calendrier de livraison confirmé

ce que nous prévoyons de compléter le prochain calendrier

clair, précis liste des tâches ici présentée au format Bullet.,

Exemple:

• Développer les trois e-mails
• Effectuer le contrôle qualité interne & test
• Passer au client QA & test

les Problèmes/Obstacles

C’est là que vous pouvez soulever un drapeau rouge ou des obstacles qui vous empêchent de progresser.

exemple:

• Si nous n’obtenons pas les commentaires des clients avant le 06/02, nous risquons de ne pas pouvoir envoyer l’e-mail aux consommateurs le jour même où le produit sera disponible en magasin.,

tâches à venir& jalons

une vue de 10000 pieds de ce qui se passe. Est-il quelque chose que le spectateur devrait revoir? Ce qui est à venir?,

exemples:

• dd/mm: Client QA & Testing
• DD/mm: Email Deployment

voici à quoi cela ressemble tous ensemble:

facultatif éléments à inclure en fonction de votre projet:

• liens vers la chronologie de votre projet
• liens vers les livrables terminés
• éléments d’action
• GIFs amusants, liens vers des listes de lecture d’équipe, etc.,
• remerciements ou remerciements hebdomadaires aux membres de l’équipe et aux clients
• liens vers des articles pertinents/tendances de l’industrie
• Un journal de RAID

N’incluez rien de tout cela:

• jeter de L’ombre
• Blabber
• Questions

comment créer un rapport D’État liste détaillée de tout ce qui devrait être inclus dans un statut report…it il est temps de commencer à signaler! Voici un guide étape par étape détaillant comment s’asseoir et créer un rapport d’état.,

Rassemblez vos données

avant de rédiger un rapport, vous devez recueillir les informations dont vous avez besoin. Cela signifie extraire des données de diverses sources afin que vous ayez une compréhension complète de la période, du budget, des événements et d’autres éléments importants.

obtenir les données de votre logiciel de gestion de projet

Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, de nombreuses données clés de votre projet seront prêtes à être utilisées dans votre rapport, telles que le budget utilisé ou les heures passées., Voici quelques-uns des meilleurs outils que je recommanderais si vous n’en utilisez pas déjà un:

Vous pouvez également voir les aperçus complets de ces outils de gestion de projet.

obtenir les données de votre chronologie de projet

votre chronologie de projet doit inclure les dates, les événements et / ou les actions dans l’ordre dans lequel ils se sont produits. C’est un excellent premier endroit pour chercher à recueillir des informations pour votre rapport d’état. Ce document vous rappellera également les échéances à venir sur lesquelles vous devriez attirer l’attention.

compiler des informations financières

vous aurez très probablement des rapports sur les coûts et la budgétisation., Par conséquent, il est impératif d’avoir ces détails facilement disponibles lorsque vous vous asseyez pour créer votre rapport d’état. Tirez des feuilles de temps, des notes de frais, des relevés bancaires et des estimations whatever tout ce qu’il faut pour obtenir un tableau financier complet.

déterminer le statut de RAG

vous voudrez informer votre client et / ou votre équipe si le projet est sain, Bloqué ou en crise. Cependant, vous devez d’abord faire vos recherches et développer une thèse dans quel domaine vous tombez. C’est au chef de projet d’attirer l’attention sur les changements de statut, du rouge (mauvais), de L’Ambre (OK) ou du vert (tout bon).,

enregistrer avec Votre Équipe

Vous avez maintenant les informations que vous) êtes conscient et B) ont jugé important. Mais il pourrait être judicieux de vérifier avec votre équipe et de voir si elle a des mises à jour ou des détails supplémentaires à ajouter.

Source D’un modèle de rapport D’État (facultatif)

Vous n’avez pas besoin de créer un rapport d’État à partir de zéro. Comme de nombreux types de documents, il existe un large éventail de modèles à utiliser si vous le souhaitez. Il suffit d’échanger le logo du lieu de détention pour le logo de votre entreprise et le tour est joué, prêt à commencer à créer des rapports.,

Découvrez ci-dessous le modèle de rapport d’état du projet dans L’adhésion à DPM.

aperçu des Segments clés

pour votre propre santé mentale, parcourez l’ensemble du document et laissez De courtes notes de 3 à 4 mots dans les principales catégories pour vous guider en tant que Contour. C’est trop facile d’oublier quelque chose ou d’aller sur une tangente. Votre plan aidera à garder les choses sur la bonne voie.

Le Résumé

La première section, vous aurez envie de contour est le résumé du rapport. Contrairement au reste de votre CONTOUR, vous voudrez peut-être construire 2-3 phrases complètes et Vierges ici., Cela va dicter le ton et la direction du reste du rapport.

exemple: ce rapport décrit l’état actuel du projet de marketing en ligne pour Killer Kombucha. Nous aborderons l’état de la campagne de marketing par e-mail goutte à goutte, en mettant l’accent sur les tâches de conception actuelles et la segmentation des listes d’audience.

Les Éléments-Clé/Jalons

Notez 2-3 éléments clés et/ou des étapes que vous prévoyez d’adresse dans votre rapport. Vous ne serez pas en mesure de toucher à tous les petits détails de votre travail, vous devez donc choisir une orientation cohérente.,

exemple:

• image D’en-tête E-blast approuvée
• En attente des révisions du corps du texte du client
• recommandations de segmentation D’audience finalisées

les Notes& liens

autre chose à ajouter? Quelque chose que vous voulez relier à? Avoir une pensée qui ne rentre pas ailleurs? Laissez une note ici.

écrivez un premier brouillon laid

la première chose que vous allez faire – est de créer un premier brouillon laid de votre rapport d’état., J « ai appris le premier brouillon laid de” tout le monde écrit » par Ann Handley et je l « ai appliqué à beaucoup d » efforts en tant que Premier ministre.

fondamentalement, c’est là que vous venez de dire tout ce que vous savez sur le projet dans votre modèle d’ensemble. Pour moi, c’est le moment où je pense et je pense ce qui se passe. Cet exercice est important car il vous permet de vraiment réfléchir et digérer les événements de votre projet. Il vous permet de vider toutes les informations – sans vous punir d’éditer et de formater en cours de route.

Ensuite, prendre une pause.,

Modifier Votre Travail

revenir et modifier votre statut de rapport. Vous voulez vous assurer que votre rapport d’état est exact et exempt d’erreurs. L’envoi de rapports parfaits montre à vos clients et à votre équipe que vous avez consacré du temps et de la réflexion au rapport d’état – qu’il est important et utile. Des erreurs simples peuvent envoyer le message que vous ne vous souciez pas.,

vérifiez que votre rapport de situation comprend les éléments suivants:

• nom du projet/Nom du Client
• Vision du projet
• santé du projet
• ce qui a été récemment terminé
• ce que vous prévoyez d’accomplir ensuite
• problèmes/barrages routiers
• tâches à venir & jalons

aussi…..

• Couper le mot en gras. Pouvez-vous dire les choses plus simples? Plus direct?
• corriger la grammaire, la ponctuation, l’orthographe
• ajoutez tout ce que vous avez oublié ou qui a changé depuis votre premier brouillon.
• pouvez-vous le réduire à une page?, Non requis-mais cela vous aidera à éviter la surcharge d’informations.

envoyer& livrer

Maintenant, vous avez créé votre rapport d’état de projet et il est prêt pour l’envoi. À la bonne heure! Voici quelques conseils pour vous assurer qu’il est reçu positivement par l’équipe et votre client.

ajoutez du sucre avant d’envoyer

ce qui est important ici, c’est que vous distribuiez à votre équipe et à vos clients un peu de « sucre”. J’ai appris cette compétence précieuse d’un patron il y a quelques années. Être gratuit. Être Gentil. Faites tout votre possible pour livrer ce rapport de situation avec une dose de joie écrite., En d’autres termes, évitez de ressembler à un robot.

vos rapports d’état de projet seront reçus de manière plus positive avec une note réfléchie plutôt qu’un lien vers « regardez ici” qui envoie un message aux autres que le document n’est pas important.

livrer en même temps qu’une réunion de statut

Il est courant que les rapports de statut soient publiés en même temps qu’une réunion de rapport de statut. Il sert d’ordre du jour Général et de point de départ pour les autres., Ce n’est pas nécessaire, mais c’est certainement une excellente occasion pour l’équipe et/ou le client de discuter du projet et de relever les risques, les défis ou les préoccupations. Publiez à nouveau le rapport d’état si des modifications ont été apportées pendant la réunion d’état.

moyens efficaces d’envoyer un rapport D’État

Slack, email, basecamp, Teamweek, etc. Choisissez une méthode et respectez-la. J’essaierais de vous encourager à éviter d’envoyer plusieurs supports afin de créer moins de travail pour vous-même et de vous assurer que le public sait comment et quand il sera livré.,

confirmer la réception& Engagement

la dernière chose que vous pouvez faire est « envoyer” le rapport d’état et vérifier. Votre équipe et votre client sont responsables de la lecture – c’est à vous de faire le suivi pour faire respecter cette responsabilité.

demandez à l’auditoire de votre rapport de confirmer qu’il a lu le rapport dans les 24 heures. Un simple” got it  » ou thumbs up emoji via Slack est génial. Ont-ils des questions? Vous voulez vous assurer que le rapport d’état du projet est en cours de lecture et constitue un outil efficace pour la communication du projet.,

toute personne qui ne répond pas-suivre directement. Ne répondez pas à tous et appelez-les. C’est une mauvaise forme.

Rincer & Répéter (+ commentaires)!

le dernier conseil que j’ai est de demander à votre public de fournir des commentaires. Ceci est un document pour eux. Vous voulez vous assurer que cela aide-pas mal.

Enregistrez-vous de temps en temps pour voir s’il y a quelque chose que vous pouvez couper, inclure ou améliorer pour que vos rapports d’état servent mieux votre équipe et vos clients.,

rapport D’État du projet meilleures pratiques

maintenant que nous savons ce que c’est, ce qu’il comprend et comment en créer un, voici quelques choses à faire et à ne pas faire pour vous guider. Voici mon meilleur conseil pour créer un rapport d’État pour les âges:

adapter différents styles d’apprentissage

rappelez-vous: tout le monde ne peut pas lire un document texte entier et le faire coller. Incluez du texte, des notes, des visuels et des liens dans votre rapport d’État pour mettre en évidence les zones importantes. De plus, planifiez un facetime client avec chaque rapport., Parler et poser des questions à la volée aura plus d’impact pour votre client.

Gardez les choses simples, stupides! (Baiser)

Ah, oui—le bon vieux K. I. S. S. principal. Gardez le rapport d’état simple, pour le bien de votre client et le vôtre. Si un rapport d’État prend beaucoup trop de temps à créer ou à lire, vous réduisez la probabilité que ces choses se produisent (ou, du moins, se produisent avec n’importe quel niveau de précision).,

restez responsable en planifiant des réunions d’état récurrentes

le premier rapport d’état + réunion peut sembler un peu compliqué, mais cela devient plus facile avec le temps. Bientôt, vous tomberez dans une routine qui en fait une seconde nature pour créer et partager un rapport d’état. Planifiez des réunions de statut récurrentes dès le départ, et non comme vous êtes prêt pour elles, pour vous tenir responsable d’une date limite.

essayez de rendre les réunions de statut un peu plus amusantes

l’interaction humaine nous rend, Eh bien, humains. Prenez un bref moment pour rattraper les choses non liées au travail., Brisez la glace avec quelque chose de décontracté et de mémorable, restez à l’écart des sujets « faux pas” comme les potins ou la Politique. Soyez un auditeur actif et faites un effort pour converser d’une manière qui semble naturelle, pas comme si vous aviez un agenda.

ayez toujours un rapport d’état sur le pouce

ne laissez pas vos préparatifs de rapport d’état jusqu’à la toute dernière minute. Au lieu de cela, disposez d’un document en cours que vous pouvez ajouter au fur et à mesure que les événements se produisent en temps réel. Pensez-y de cette façon: si quelqu’un a besoin d’un rapport de situation immédiat à l’improviste, vous voulez quelque chose que vous pouvez lui montrer tout de suite. Toujours être prêt!,