garder vos documents électroniques organisés peut être une corvée dans le monde « filaire » d’aujourd’hui.
en plus de stocker des documents localement sur des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables ou des appareils mobiles, de plus en plus d’entreprises utilisent le cloud pour les applications professionnelles de base et le stockage de fichiers.
compliquer encore le problème de stockage est la nécessité pour de nombreuses entreprises de partager des documents entre les employés., Dans un bureau, cela est généralement accompli à l’aide d’un serveur de fichiers ou D’un périphérique de stockage en réseau (NAS).
Si un accès mobile partagé est requis, les documents peuvent être stockés dans le cloud et partagés en attribuant des autorisations d’accès.
le résultat de tout cela peut être un cauchemar de gestion de fichiers avec certains documents d’une personne stockés dans le cloud et certains localement, et même des documents individuels stockés uniquement à un endroit ou à l’autre.,
L’organisation est la clé de la gestion électronique des fichiers
partout où les documents sont stockés, il est important de les garder organisés et à jour. L’objectif de la gestion de fichiers électroniques est de vous assurer que vous pouvez trouver ce que vous cherchez, même si vous le Recherchez des années après sa création.
La plupart des gens d’affaires ont à un moment ou à un autre été dans la position embarrassante d’avoir un appel client et de ne pas être en mesure de localiser rapidement la facture pertinente ou d’autres documents clients importants., Tout aussi ennuyeux est de se bousculer à la fin de l’année en essayant de trouver des documents relatifs aux comptes de l’entreprise pour le comptable ou pire encore, le fisc.
Une bonne organisation des documents numériques est particulièrement essentielle dans un environnement partagé – si l’un de vos employés est absent (temporairement ou définitivement!) vous devriez être en mesure de localiser facilement tous les documents créés ou gérés par cette personne.
la perte potentielle de données avec des employés mécontents et partant est une raison de plus pour protéger vos données d’entreprise.,
Ces fichiers, la gestion des conseils pour vous aider à garder votre disposition des fichiers:
1. Utiliser les dossiers D’Installation par défaut pour Program Files
utilisez les emplacements des fichiers par défaut lors de l’installation de programmes d’application. Sous Windows, par convention, les fichiers de programme d’application résident sous le répertoire (lettre de lecteur:)->Program Files. Installer des applications ailleurs est déroutant et inutile.
2. Un seul endroit pour tous les Documents
placez tous les documents dans un seul dossier « racine »., Pour un seul utilisateur dans un environnement Windows, l’emplacement par défaut est le dossier Mes Documents.
Dans un fichier de partage de l’environnement essayer de faire de même. Créez un dossier racine unique (appelé « Documents partagés » par exemple) et stockez tous les documents dans des sous-dossiers à l’intérieur du dossier racine. Avoir un seul emplacement pour tous les documents électroniques facilite la recherche d’objets et l’exécution de sauvegardes et d’archives.
3. Créer des dossiers dans une hiérarchie logique
Ce sont les tiroirs du classeur de votre ordinateur, pour ainsi dire., Utilisez un langage simple pour nommer vos dossiers; vous ne voulez pas regarder cette liste de dossiers à l’avenir et vous demander ce que « TFK” ou toute autre abréviation intéressante que vous avez inventée signifie.
4. Imbriquer les dossiers dans les dossiers
créez d’autres dossiers dans ces dossiers principaux au besoin. Par exemple, un dossier intitulé « Factures” peut contenir des dossiers appelés « 2018”, « 2017” et « 2016”. Un dossier nommé pour un client peut inclure les dossiers « données client »et » correspondance »., Le but est d’avoir tous les fichiers dans un dossier plutôt que d’avoir un tas de fichiers orphelins répertoriés.
Ne pas créer, complexe et profondément couches de structures de dossier. Dans la mesure du possible, utilisez plutôt des noms de fichiers descriptifs.
5. Suivez les Conventions de nommage des fichiers
utilisez des noms de fichiers descriptifs pour faciliter l’identification et la récupération, mais n’allez pas trop loin – les noms de fichiers/chemins ont des limites de longueur qui varient d’un système d’exploitation à l’autre.
sous Windows, la longueur maximale du chemin d’accès complet pour un fichier (par exemple, la lettre de lecteur + noms de dossier + nom de fichier) est de 260 caractères. Utilisez des abréviations courantes dans la mesure du possible, telles que Jan pour janvier ou Corp pour Société.
6. Soyez spécifique
donnez des noms logiques et spécifiques aux fichiers électroniques et incluez des dates dans les noms de fichiers si possible. L’objectif lorsque vous nommez des fichiers est de pouvoir dire de quoi il s’agit sans avoir à l’ouvrir et à regarder. Donc, si le document est une lettre à un client lui rappelant que le paiement est en retard, appelez-le quelque chose comme » overdue_20180115″; plutôt que quelque chose comme”lettre »., Comment saurez-vous à qui la lettre est destinée sans l’ouvrir?
Si vous partagez des fichiers par e-mail ou sur des appareils portables, vous voudrez peut-être que le nom du fichier inclue des informations plus spécifiques, car les informations du dossier ne seront pas incluses avec le fichier partagé.
par exemple, si votre document réside dans Mes Documents\factures\2017\clients\Doe_John_20180416.doc et le fichier est partagé ou envoyé par e-mail tout le destinataire verra est le Doe_John_20170416.doc et peut ne pas être en mesure de dire que le fichier est une facture client sans l’ouvrir.
7., Fichier au fur et à mesure
Le Meilleur moment pour déposer un document est lorsque vous le Créez pour la première fois. Prenez donc l’habitude d’utiliser la boîte de dialogue « Enregistrer sous » pour classer votre document et le nommer, en le plaçant au bon endroit en premier lieu.
8. Commandez vos fichiers pour votre commodité
S’il y a des dossiers ou des fichiers que vous utilisez beaucoup, forcez-les en haut de la liste des fichiers en les renommant avec un ! ou un AA Au début du nom du fichier.
9., Éliminez vos fichiers régulièrement
parfois, ce qui est ancien est évident comme dans l’exemple du dossier nommé « factures » ci-dessus. Si ce n’est pas le cas, gardez vos dossiers épurés en effaçant les anciens fichiers.
Ne supprimez pas les fichiers liés à l’entreprise, sauf si vous êtes absolument certain que vous n’aurez plus jamais besoin du fichier. Au lieu de cela, dans votre collection principale de dossiers sous votre dossier racine, créez un dossier appelé « ancien » ou « Inactif » et déplacez-y les anciens fichiers lorsque vous les rencontrez.
10., Sauvegardez vos fichiers régulièrement
que vous copiez vos fichiers sur un autre lecteur ou sur une bande, il est important de configurer et de suivre un régime de sauvegarde régulier.
une bonne gestion des fichiers facilite la recherche de ce que vous voulez
La gestion des documents électroniques devrait faire partie d’une stratégie globale de gestion de documents pour votre entreprise. Un plan de gestion de documents approprié devrait inclure tous les aspects de la gestion des documents, y compris le stockage, la récupération, les sauvegardes et la sécurité.,
la fonction de recherche est une chose merveilleuse mais elle ne correspondra jamais à la facilité de pouvoir aller directement dans un dossier ou un fichier. Si vous suivez ces conseils de gestion de fichiers de manière cohérente, même si vous ne savez pas où est quelque chose, vous savez où il devrait être – un énorme avantage quand il s’agit de trouver ce que vous cherchez. De bonnes pratiques de gestion de fichiers permettront à votre entreprise d’économiser du temps et de l’argent.,