Miksi tilannekatsauksia Tärkeää?
parhaan projektin tilanneraportit luovat vastuullisuutta ja omistajuutta tiimissäsi. He paljastavat asioita, lieventävät riskejä ja ennen kaikkea – varmistavat, että olet edistynyt projektisi tavoitteiden saavuttamisessa.
asiakkaille projektin tilanneraportit antavat arvoa. Se antaa heille luottamusta siihen, että heidän rahansa tuottavat arvoa. Se voi saada heidät näyttämään hyviltä pomoilleen., Se voi varmistaa rahoituksen jatkumisen tulevaisuudessa. Se voi myös täysin pelastaa sinut siinä, että sinulla on paperijälki, jos asiat menevät raiteilta.
projektin tilanneraportit laaditaan sen jälkeen, kun projektisuunnitelmasi on valmis ja asiat ovat liikkeessä. Jos haluamme saada super tarkka, se on seurannan aikana & Kontrollivaihe. Tyypillisesti ne lähetetään viikoittain tai kuukausittain. Heck, voit jopa tehdä sen päivittäin-mutta vain tarvittaessa.
projektin tilanneraportteja voidaan toimittaa useilla eri menetelmillä. Ei ole täydellistä tapaa tehdä sitä. Sähköposti., Valvonta & kontrollointi. Suullisesti, ja sitten seurasi PDF. Vaihtoehdot ja yhdistelmät ovat loputtomat.
Projekti-tila-raportit eivät ole, ja ei pitäisi toimia tehtävän Tuottajien & PMs tehdä, koska se on osa työn vastuu. Tuottajan / projektipäällikön velvollisuus on tehdä mielekkäitä ja hyödyllisiä tilanneraportteja. Ei vain ”tee tilanneraportti”, jota kukaan ei lue.
mitä hankkeen tilanneraportti Sisältää?,
teidän raportti, sinulla on oltava seuraavat:
Projektin Nimi / Asiakkaan Nimi
Tämä vaihe pitäisi olla itsestään selvää. Varmista, että kirjaat, kenelle raportti on tarkoitettu ja mitä raportti sisältää (ts. mikä projekti).
Projektin Visio
Tämän pitäisi olla yksinkertainen lause siitä, mitä projekti on ja mitä tärkein tavoite/visio on. 10 000 jalan näkymä. Hyvä uutinen on, että kun se on tehty – sinun ei tarvitse tarkistaa sitä.,
esimerkkejä:
- ajaa päteviä asiakkaita ”ostamaan” kombuchaa mobiililaitteilla parannetun käyttöliittymän perusteella.
- tämän hankkeen, toivomme lisätä online kombucha myynti toteuttamalla tippua sähköpostin markkinointikampanja.
- Käynnistää verkkosivuilla viimeistään kesäkuussa 2018, jonka avulla asiakkaat voivat ostaa Tappaja Kombucha ja heijastaa Tappaja Kombucha kuin ottaa korkealaatuisia & parhaat-makuista tuotetta sen luokkaan.,
Projekti-Terveys –
On olemassa muutamia eri tapoja, joilla voit spin tämä, mutta olen aivan kuten ”stoplight” – menetelmä. Vihreä lopullisesti. Keltainen joillekin ongelmille. Punainen tähän on kuuma sotku. Tukilapusta on aina apua.
Esimerkkejä:
- Vihreä: Olemme saaneet hyväksynnän tippua email malleja. Tällä hetkellä ei ole budjettihuolia.
- Keltainen: tippasähköpostimallit tarvitsevat merkittäviä korjauksia, joten lopullinen toimituspäivä on viivästynyt 1 viikolla.
- Red: tippumissähköpostikampanja on siirtänyt rajusti suuntaa alusta lähtien., Meidän on järjestettävä kokous, jossa luodaan toivomus hankkeelle.
Toinen erä, olen erittäin rohkaista teitä sisällyttämään olisi hankkeen viettää & aikajana. Antamalla asiakkaallesi & joukkue säännöllisiä päivityksiä siitä, miten hanke on suorittaa vastaan, budjetti ja aikataulu, voit kannustaa tietoisuutta ja ajaa arvo-hankkeen toimia. Tämä on myös hyvä ennätys voit nähdä trendejä ja estää projektin pois polkuja.,
Mitä teimme AIKATAULU
Nämä olisi lueteltu bullet muodossa. Pidä nämä lyhyet & yksinkertaiset. Ne eivät ole Jiran lippuja. Älä selitä ”miten” juuri mitä.
Esimerkki:
- Saatu hyväksyntä 3 tippua email malleja
- Valmis vaihdon kehitys tiimi & vahvistanut toimitus aikajanalla
Mitä aiomme Täydellinen Seuraava AIKATAULU
Selkeä, tarkka tehtäväluettelo täällä esitetty bullet muodossa.,
Esimerkki:
- Kehittää kolme sähköpostit
- Suorittaa sisäisen QA & testaus
- Siirtää pois asiakkaan QA & testaus
Kysymyksiä/Tiesulkuja
Tämä on, jos voit kerätä kaikki punaiset liput tai esteitä pitää sinut liikkumasta eteenpäin.
Esimerkki:
- Jos me ei saada asiakkaan antama palaute 06/02, me olla vaarassa ei pysty lähettämään sähköpostia kuluttajille samana päivänä kuin tuote on saatavilla myymälöissä.,
Tulevan Tehtävät & Virstanpylväät
10000 ft näkemys siitä, mitä on tekeillä. Onko mitään, mitä katsojan pitäisi tarkastella? Mitä seuraavaksi?,
Esimerkkejä:
- dd/mm: Asiakkaan QA & Testaus
- dd/mm: Sähköpostin Käyttöönotto
Tässä mitä se näyttää kaikki yhdessä:
Valinnaiset Kohteet Ovat Perustuu Teidän Projekti:
- Linkkejä oman projektin aikajanalla
- Linkkejä valmistunut tuotokset
- Toiminnan kohteita
- Hauskoja gif-kuvia, linkkejä joukkue soittolistoja, jne.,
- Viikoittain kiitoskirjeen tai kiitollisuutta tiimin jäsenet ja asiakkaat
- Linkkejä asiaa koskeviin artikloihin/teollisuuden suuntauksia
- RAID-kirjautuminen
Älä Sisällytä Mitään Tämän:
- Heittää Sävy
- Höpinöitäsi
- Kysymyksiä
Miten Luoda Projektin tilanneraportti
Nyt sinulla on tarkka lista kaikesta, joka olisi sisällytettävä tila-raportti…se on aika aloittaa raportointi! Tässä on askel-askeleelta opas yksityiskohtaisesti miten todella istua alas ja luoda tilanneraportin.,
Kerää Tietoja
Ennen kuin voit kirjoittaa raportin, sinun täytyy kerätä tiedot, sinun täytyy raportoida. Tämä tarkoittaa tietojen keräämistä eri lähteistä, jotta sinulla on täysi käsitys aikataulusta, budjetista, tapahtumista ja muista tärkeistä asioista.
Saada Tietoja Projektin Hallinnan Ohjelmistoja,
Jos käytät PM ohjelmisto, paljon avain projektin tiedot tulee olla valmis voit käyttää teidän raportti, kuten budjetti käytetty tai tunteja., Tässä muutamia alkuun työkalut suosittelen, jos et käytä jo:
Voit myös nähdä koko katsauksia näistä projektinhallinnan työkalut.
Hanki tietoja projektisi aikajanasta
projektin aikajanan tulisi sisältää kaikki päivämäärät, tapahtumat ja / tai toimet siinä järjestyksessä kuin ne tapahtuivat. Tämä on hyvä ensimmäinen paikka etsiä kerätä tietoa tilaraportti. Tämä asiakirja muistuttaa myös tulevista määräajoista, joihin kannattaa kiinnittää huomiota.
kerää taloudelliset tiedot
todennäköisesti raportoit kuluista ja budjetoinnista., Siksi on välttämätöntä saada nämä tiedot helposti saatavilla, kun istut alas rakentaa tilaraportti. Vedä aikaheitoista, kuluraporteista, tiliotteista ja arvioista … mitä tahansa tarvitaan täydellisen taloudellisen kuvan saamiseksi.
Määrittää RÄTTI Tila
haluat anna asiakkaasi ja/tai joukkue tietää, onko hanke on terve, pysähtynyt, tai kriisissä. Sinun on kuitenkin ensin tehtävä tutkimuksesi ja kehitettävä opinnäytetyö, mille alalle lankeat. Projektipäällikön tehtävänä on kiinnittää huomiota tilamuutoksiin, punaisesta (huonosta), meripihkaan (OK) tai vihreään (kaikki hyvä).,
lähtöselvitys tiimisi kanssa
sinulla on nyt tiedot, joista A) olet tietoinen ja B) olet pitänyt niitä tärkeinä. Mutta se voisi olla viisasta kirjautua sisään tiimisi ja katso, jos heillä on lisäpäivityksiä tai yksityiskohtia lisätä.
Lähde tilanneraportti Malli (valinnainen)
Sinun ei tarvitse luoda tila-raportti tyhjästä. Kuten monet asiakirjat, on olemassa laaja valikoima malleja voit käyttää, jos niin haluat. Vain vaihtaa holding place logo yrityksen logo ja voila, valmis aloittamaan raportoinnin.,
Lue alla projektin tilanneraporttimalli DPM-jäsenyydestä.
Jäsennys avainaloilla
oman järki, zip läpi koko asiakirjan ja jätä lyhyt 3-4 word hiukkaakaan muistiinpanoja suurimmissa luokat auttaa opas sinua ääriviivat. On aivan liian helppoa unohtaa jotain tai lähteä tangentille. Hahmotelma auttaa pitämään asiat järjestyksessä.
Tiivistelmä
ensimmäinen kohta tulet haluavat ääriviivat on raportin yhteenveto. Toisin kuin muut ääriviivat, kannattaa rakentaa 2-3 täyttä, koskematon lauseita täällä., Tämä sanelee sen sävyn ja suunnan, mihin muu mietintö vie.
esimerkki: tässä raportissa hahmotellaan Killer Kombuchan verkkomarkkinointiprojektin nykytilaa. Aiomme käsitellä tilan tippua sähköpostin markkinointikampanja, jossa keskitytään nykyisen suunnittelun tehtävät ja segmentointi yleisö luettelot.
Keskeiset erät/välitavoitteet
Jot alas 2-3 keskeistä erää ja / tai välitavoitteita, joita aiot käsitellä raportissasi. Et voi koskettaa jokaista pientä yksityiskohtaa työstäsi, joten sinun pitäisi valita johdonmukainen painopiste.,
Esimerkki:
- E-blast otsikko hyväksytty
- Odottaa leipäteksti korjaukset asiakas
- Valmiiksi yleisön segmentointi suositukset
Muistiinpanot & Linkit
Mitään muuta lisättävää? Haluatko yhdistää sen johonkin? Onko ajatus, joka ei sovi muualle? Jätä itsellesi viesti.
Kirjoita Ruma Ensimmäisen Luonnoksen
ensimmäinen asia aiot tehdä – on luoda Ruma Ensimmäinen Luonnos oman tilan raportin., Olen oppinut Ruma Ensimmäinen Luonnos ”Kaikki Kirjoittaa” Ann Handley ja olen soveltanut sitä paljon ponnisteluja kuin PM.
periaatteessa tässä kohtaa vain sanoitat oksennuksen kaiken, mitä tiedät projektista asetetun mallin sisällä. Minulle tämä on aika, jolloin ajattelen taaksepäin ja odotan innolla, mitä tapahtuu. Tämä harjoitus on tärkeä, koska sen avulla voit todella miettiä ja sulatella tapahtumia projektin. Sen avulla voit jättää kaikki tiedot pois-rankaisematta itseäsi muokata ja muotoilla matkan varrella.
sitten, pidä tauko.,
Edit your Work
Come back and edit your status report. Haluat varmistaa, että tilaraporttisi on tarkka ja virheetön. Täydellisten raporttien lähettäminen osoittaa asiakkaillesi ja tiimillesi, että olet laittanut aikaa ja ajatellut tilanneraporttia – että se on tärkeää ja arvokasta. Yksinkertaiset virheet voivat lähettää viestin, että et välitä.,
tarkista, että tila-raportti sisältää seuraavat:
- Projektin Nimi/Asiakkaan Nimi
- Projektin Visio
- Hanke Terveys
- Mitä oli äskettäin valmistunut
- Mitä aiot suorittaa seuraava
- Kysymyksiä/Tiesulkuja
- Tulevia Tehtäviä & Virstanpylväät
Myös…..
- leikkasi sanan rasva. Voitko sanoa asiat yksinkertaisemmin? Suoremmin?
- Korjaa kielioppi, välimerkki, oikeinkirjoitus
- lisää mihin tahansa unohdit, tai se on muuttunut ensimmäisestä luonnoksestasi.
- Saatko sen alas yhdelle sivulle?, Ei tarvita – mutta tämä auttaa välttämään tiedon ylikuormitus.
Lähetä & Toimittaa
Nyt olet luonut projektin raportti ja se on valmis lähetettäväksi. Hienoa työtä! Tässä muutamia vinkkejä sen varmistamiseksi, että tiimi ja asiakkaasi ottavat sen vastaan myönteisesti.
lisää sokeria ennen kuin lähetät
mikä tässä on tärkeää, että jakelet tiimillesi ja asiakkaille hieman ”sokeria”. Opin tämän arvokkaan taidon pomolta muutama vuosi sitten. Kehu itseäsi. Ole Ystävällinen. Mene ulos tapa toimittaa tämän tilanneraportin annos kirjallista kannustusta., Toisin sanoen vältä kuulostamasta robotilta.
projektin tilannekatsauksia on saanut enemmän positiivisesti harkittuja huomaa, vs. vain linkki ”katso täältä”, joka viestittää muille, että asiakirja ei ole tärkeää.
toimittaa yhdessä Tilannekokouksen
kanssa on yleistä, että tilanneraportteja annetaan samaan aikaan tilanneraporttikokouksen kanssa. Se toimii yleisenä asialistana ja jättää asian muiden käsiteltäväksi., Tätä ei tarvita, mutta se tarjoaa varmasti tiimille ja/tai asiakkaalle loistavan mahdollisuuden keskustella hankkeesta ja nostaa riskejä, haasteita tai huolenaiheita. Anna tilanneraportti uudelleen, jos tilakokouksen aikana on tehty muutoksia.
tehokkaat tavat lähettää tilanneraportti
Slack, Sähköposti, basecamp, Teamweek jne. Valitse menetelmä ja pidä siitä kiinni. Yrittäisin rohkaista sinua välttämään useiden meedioiden lähettämistä, jotta luot vähemmän työtä itsellesi ja varmistat, että yleisö tietää, miten ja milloin se toimitetaan.,
Vahvista Kuitti & Sitoutuminen
viimeinen asia, jonka voit tehdä, on ”lähetä” – tila-raportti ja tarkista ulos. Tiimisi ja asiakkaasi ovat vastuussa sen lukemisesta – se on sinun tehtäväsi seurata valvoa, että vastuuvelvollisuus.
Kysy yleisö raportti vahvistaa, että he ovat lukeneet raportin 24 tunnin kuluessa. Yksinkertainen ”got it” tai peukku emoji kautta Slack on hyvä. Onko heillä kysyttävää? Haluat varmistaa, että projektin tilanneraportti on luettavissa ja on tehokas työkalu projektiviestintään.,
kuka tahansa, joka ei vastaa – seuraa suoraan. Älä vastaa ja huuda. Se on huono muoto.
Huuhtele & Toista (+ palaute)!
viimeinen neuvoni on pyytää yleisöäsi antamaan palautetta. Tämä on heille asiakirja. Haluat varmistaa, että se auttaa – ei vahingoittaa.
Check-in joskus nähdä, onko mitään voit leikata, sisällyttää tai parantaa, jotta tilaraportteja palvella tiimisi ja asiakkaiden paremmin.,
Projektin Tila-Raportti Parhaiden Käytäntöjen
Okei, nyt, että me tiedämme, mitä se on ja mitä se sisältää, ja miten tehdä yksi – tässä on joitakin yleisiä do: n ja kiellot auttaa opastaa sinua pitkin. Tässä on minun paras neuvoja askartelu tila-raportti ikäisille:
Majoittaa eri oppimistyylejä
Muista: kaikki Eivät voi lukea koko tekstin asiakirjan ja on se kiinni. Sisällytä tilaraporttiisi teksti, jot-muistiinpanot, grafiikka ja linkit korostamaan tärkeitä alueita. Lisäksi, aikataulu joitakin asiakkaan facetime jokaisen raportin., Puhumalla se ulos ja kysymällä kysymyksiä-The-fly tekee enemmän vaikutusta asiakkaasi.
Keep Things Simple, Stupid! (KISS)
ah, yes—the good ol’ K. I. S. S. principal. Pidä tilanneraportti yksinkertaisena, asiakkaasi ja sinun takiasi. Jos tila-raportti kestää liian kauan luoda tai lukea läpi, olet vähentää todennäköisyyttä, että nämä asiat eivät tapahdu (tai ainakin tapahtua missä tahansa tarkkuus).,
Pysy tilivelvollinen ajoita toistuva tila kokoukset
ensimmäinen tila-raportti + kokous voi tuntua hieman muokkaamaan, mutta se vain helpottuu, kun aikaa kuluu. Pian sorrut rutiiniin, joka tekee toisen luonteen rakentaa ja jakaa tilanneraportin. Aikataulu toistuva tila kokouksiin, oikeus pois bat, ei koska olet niihin valmis, pitää itse vastuussa määräajassa.
Yrittää tehdä tilan kokoukset hauskempaa
Ihmisen vuorovaikutus tekee meistä, hyvin, ihminen. Ota hetki kiinni muista kuin työhön liittyvistä asioista., Riko jää jotain rento ja ikimuistoinen, vain pysyä erossa ”faux pas” aiheita, kuten juoruja tai politiikkaa. Ole aktiivinen kuuntelija ja yritä keskustella tavalla, joka tuntuu luonnolliselta, ei kuin sinulla olisi agenda.
aina tilanneraportti on-the-go
älä jätä tilanneraporttivalmisteluja ennen aivan viime tinkaan. Sen sijaan, on keskeneräinen asiakirja, johon voit lisätä, koska tapahtumat tapahtuvat reaaliajassa. Ajattele asiaa näin: Jos joku tarvitsee välittömästi tilanneraportin tyhjästä, haluat jotain, jonka voit näyttää heille heti. Ole aina valmis!,